Po svojoj prirodi, e -pošta nije formalna kao pisano pismo. Međutim, postoje trenuci kada morate koristiti formalniji ton pri pisanju e -pošte. Razmislite ko je primalac, a zatim odaberite pravu čestitku. Nakon toga možete smisliti format pozdrava i napisati uvodnu rečenicu.
Korak
1. dio od 3: Razmatranje primalaca
Korak 1. Odlučite koliko morate biti formalni
Čak i ako napišete „formalnu“e -poruku, nivo formalnosti zavisi od osobe koja je prima. Na primjer, nivo formalnosti e -pošte predavaču nije ista kao e -poruka za prijavu za posao.
Prilikom prvog kontakta, radi sigurnosti, koristite formalniji ton
Korak 2. Pronađite ime primaoca
Istražite kako biste pronašli primatelje koje ne poznajete. Poznavanje imena učinit će pozdrav osobnijim čak i ako koristite formalnu tehniku.
Korak 3. Slijedite primjer primatelja
Ako vam primatelj prvo pošalje e -poruku, možete kopirati pozdrav koji koristi. Na primjer, ako koristi "Zdravo" i vaše ime, možete odgovoriti u istom stilu, koristeći "Zdravo" i njegovo ime.
2. dio od 3: Biranje pozdrava
Korak 1. Koristite “Poštovani”
Pozdrav "Dragi". (iza kojeg slijedi ime primatelja) se iz nekog razloga vrlo često koristi. Ovaj pozdrav je formalni, a ne pretjeran i toliko poznat da ne privlači mnogo pažnje, i to je u redu. Ne želite pozdrav koji se ističe jer nije na mjestu.
Korak 2. Pokušajte sa "S poštovanjem" ako ne znate ime primatelja
Ovaj pozdrav se relativno formalno koristi u poslovnoj e -pošti, posebno ako ne znate ime primatelja. Međutim, pametno je prvo potražiti ime ako je moguće.
Također možete upotrijebiti “Koga to može zabrinuti” ako je poruka e -pošte vrlo formalna i ne znate ime primatelja. Međutim, ovaj pozdrav ponekad čini ljude uvrijeđenima jer nije ličan
Korak 3. Razmislite o „Zdravo“ili „Zdravo“u manje formalnoj e -poruci
E -poruke općenito izgledaju manje formalno od pisama. Dakle, možete koristiti pozdrav poput "Zdravo" u prilično formalnoj e -pošti. Na primjer, ako pišete e -poruku predavaču, posebno onom koji vam je poznat, ipak je prikladno pozdraviti se.
Korak 4. Nemojte koristiti "Hej"
Dok je "Zdravo" prihvatljivo u poluformalnim e-porukama, "Hej" je druga priča. Ovaj pozdrav je vrlo ležeran, čak i u direktnom govoru. Zato ga trebate izbjegavati. Čak i ako dobro poznajete svog šefa, izbjegavajte korištenje "Hej" u e -porukama upućenim njemu ili njoj.
Korak 5. Koristite naslov umjesto imena ako je potrebno
Ponekad, kada pišete e -poruku nekome, znate samo njegovu poziciju u kompaniji ili organizaciji. U ovom slučaju samo upotrijebite naslov umjesto imena, na primjer “Poštovani. HR menadžer, „Poštovani. Odbor za zapošljavanje”, ili„ Poštovani. Profesor.
Korak 6. Dodajte pozdrav kako biste e -poštu učinili formalnijom
Ako je moguće, dodajte "Gospodine", "Oca", "Majku", "Dr." ili „Profesor“ispred imena primaoca radi formalnijeg utiska. Takođe, koristite svoje prezime ili puno ime, a ne samo ime.
Dio 3 od 3: Sastavite i započnite e -poštu
Korak 1. Postavite pozdrav u prvi red
Gornji red zauzima pozdrav koji ste odabrali, a zatim ime primatelja. Upotrijebite naslov ili naslov ako je moguće, kao što su „gospodin“, „majka“ili „dr.“, Nakon čega slijedi vaše ime i prezime.
Korak 2. Koristite zareze
Općenito, nakon pozdrava trebate koristiti zarez. U službenom pismu možete koristiti dvotočku, ali to je obično previše formalno za e -poštu. Zarez će biti dovoljan, ali možete koristiti dvotočku ako pišete uvodno slovo u e -poruci.
Korak 3. Pređite na sljedeći red
Selam ima svoje mjesto na vrhu. Nakon toga pritisnite tipku Enter za nastavak na sljedeći red. Ako umjesto razmaknutih rečenica koristite razmake za nove odlomke, postavite praznu liniju između pozdrava i prvog odlomka.
Korak 4. Predstavite se u uvodnoj rečenici, ako je potrebno
Za prvu e -poruku predstavite se čak i ako primatelja poznajete u stvarnom životu. Pružanjem ličnih podataka, primatelji će biti potaknuti da pročitaju vašu e -poštu.
- Na primjer, "Moje ime je Jessica Hartono i direktor sam marketinga u kompaniji ABC." Možete se i predstaviti primatelju, kao što je „Zovem se Rama Susanto i pohađam vaš čas marketinga (Marketing 101 svakog utorka i četvrtka popodne).“
- Ako već znate primatelja i poslali ste mu poruku e -poštom, upotrijebite prvu rečenicu kao pozdrav. Na primjer, “Hvala vam na tako brzom odgovoru” ili “Želim vam dobro zdravlje”.
Korak 5. Napišite tijelo e -pošte
Većina formalnih e -poruka dopire do srži stvari. To znači da bi prva i druga rečenica trebale objasniti zašto pišete primatelju. Zapamtite, budite što je moguće kraći o svom cilju.
