Spajanje pošte uobičajena je funkcija u Office programima da stane u jedan dokument za više primalaca. Možete organizirati i kombinirati sve vrste dokumenata, uključujući koverte, naljepnice, pisama obrazaca, e -poštu, faksove i numerisane kupone. Pročitajte korake u nastavku da biste saznali kako koristiti spajanje pošte na računaru.
Korak
Metoda 1 od 3: Priprema
Korak 1. Napravite datoteku podataka
Podaci mogu biti datoteke proračunskih tablica (radni listovi), datoteke baze podataka ili čak tekstualni dokumenti u odgovarajućem formatu. Datoteke radnog lista se najčešće koriste; Ovaj vodič pretpostavlja da koristite radni list.
-
Podaci datoteke moraju sadržavati sve podatke koji će se promijeniti na svakoj kopiji. Na primjer, ako pišete obrazac, datoteka će sadržavati imena i moguće adrese svih ljudi kojima želite pisati.
Unesite podatke u svaku ćeliju duž retka, tako da se svaka vrsta informacija (ime, prezime, počast itd.) Nalazi u vlastitoj koloni
-
Kreirajte razumna imena stupaca. Spajanje pošte čita podatke u svakoj koloni i pretpostavlja da je prvi unos u svakoj koloni informacija zajednički naziv za tu vrstu informacija, pa koristite ime koje ima smisla.
Na primjer, započnite polje s imenom upisujući "ime", a zatim upišite sva imena ispod njega. Kada se od vas zatraži da unesete kolonu podataka u slovo, vidjet ćete "ime" kao opciju i odmah zapamtiti šta se nalazi u toj koloni
- Korisnici programa Microsoft Office koji koriste Outlook kao sredstvo za slanje e -pošte mogu koristiti Outlook adresar kao datoteku podataka, ako to žele.
Korak 2. Sačuvajte datoteku podataka
Sačuvajte datoteku kako biste je lako pronašli. Dajte mu ime koje ćete lako pamtiti.
Korak 3. Napišite svoj glavni dokument
Ovaj dokument će sadržavati informacije u njemu. Na primjer, ako pišete obrazac, glavni dokument je pismo. Svaka stavka koja će se sadržavati spojenim sadržajem (poput imena) trenutno je ostavljena prazna.
Metoda 2 od 3: Spajanje pošte u MS Office -u
Korak 1. Otvorite okno zadataka spajanja pošte
U glavnom dokumentu kliknite okno da biste ga otvorili. Ako ga ne vidite, idite na izbornik Alati i s popisa odaberite Spajanje pošte.
Korak 2. Odgovorite na pitanja koja postavlja MS Office
Funkcija spajanja pošte u sustavu Office uključuje nekoliko koraka osmišljenih kako bi vam olakšalo inteligentnije i preciznije kombiniranje datoteka.
- Počnite odabirom vrste dokumenta koji pišete. Kliknite ono što najbolje odgovara, a zatim kliknite Dalje.
- Odaberite početni dokument koji želite koristiti. Ako slijedite ove korake, možete odabrati korištenje ovog dokumenta. Pritisnite Dalje.
Korak 3. Odaberite datoteke za spajanje
Ovo je datoteka podataka koju ste ranije stvorili. Odaberite odgovarajući radio gumb, a zatim kliknite Dalje da biste locirali datoteku i povezali je s glavnim dokumentom.
Ako želite koristiti Outlook adresar, kliknite tu opciju
Korak 4. Odaberite koje ćete podatke koristiti
Office vam omogućuje da odaberete ili poništite odabir redova informacija koje želite. Možete odabrati stavke informacija u datoteci podataka koje želite spojiti u glavni dokument, tako da će datoteka s podacima kasnije biti korisnija ako je koristite za različite stvari. Kada ste zadovoljni, kliknite Dalje.
Podaci se mogu sortirati klikom na naslove stupaca u svakoj koloni. Ovo može biti korisno ako želite brzo pretraživati mnogo informacija
Korak 5. Unesite polja s podacima
Na sljedećoj stranici okna zadataka od vas će se tražiti da napišete dokument ako to već niste učinili i bit će vam predstavljene različite opcije za umetanje podataka iz datoteke u dokument.
-
Unesite kolonu podataka postavljanjem kursora u tu kolonu podataka, a zatim klikom na odgovarajuće dugme na traci zadataka da biste je tamo umetnuli.
Možete izbrisati pogrešno postavljena ili duplicirana polja podataka pritiskom na tipku Delete, baš kao i obična slova ili brojke
-
Unaprijed postavljene opcije će se malo promijeniti ovisno o vrsti dokumenta koji odaberete. Office čini sve da ispuni odgovarajuće podatke iz podataka koje ste naveli. Na primjer, ako pišete pismo poslovnog obrasca, možda ćete vidjeti opciju za umetanje bloka adrese koji uključuje ime i prezime i punu adresu svakog primatelja uredno raspoređenih u više redaka.
- Neke unaprijed postavljene opcije otvorit će vam dodatne prozore za popunjavanje odgovarajućih podataka. Sve je to manje -više jednostavno i lako razumljivo.
- Ako koristite unaprijed postavljene opcije i ne možete pronaći odgovarajuće informacije, kliknite gumb Podudaranje polja za definiranje vlastitog naziva stupca s podacima koji se podudara sa zadanim imenom. Na primjer, možete navesti kategoriju "Prezime" u datoteci podataka kako biste popunili podatke "Prezime" u bloku adresa.
- Da biste koristili vlastitu kolonu, kliknite više opcija. Moći ćete vidjeti imena koja ste dali svakoj koloni i umjesto toga ih koristiti.
Korak 6. Provjerite poštu
Spajanje pošte neće prikazivati određene informacije u poljima koja primjenjujete na glavni dokument dok ga ne odštampate, ali Office nudi funkciju pregleda koja vam omogućava da provjerite i provjerite da li će se informacije koje se pojavljuju podudarati sa kolonama koje želite dokument. Molimo vas da ih koristite dok ne budete zadovoljni prikazanom narudžbom.
Korak 7. Dovršite spajanje
Završni ekran okna zadataka spajanja pošte obavijestit će vas da je sve u redu i spremno za ispis vašeg dokumenta. Svaki skup informacija će se pojaviti u svakom štampanom dokumentu, a program će odštampati onoliko kopija skupa podataka.
Ako želite sami urediti određena slova, to možete učiniti i sa ovog ekrana na traci zadataka tako da prvo kliknete "uredi pojedina slova"
Metoda 3 od 3: Spajanje pošte na OpenOffice.org
Korak 1. Kreirajte bazu podataka
Korak 2. Unesite polja s podacima
Sada ste povezali svoje podatke s bazom podataka koju OpenOffice.org može razumjeti, a korištenje baze podataka za spajanje pošte jednostavno je ako znate gdje da tražite.
- Iz izbornika Umetanje odaberite polja, a zatim drugo … iz podmenija. Alternativno, možete pritisnuti Ctrl+F2.
- U prozoru koji se pojavi kliknite karticu Baza podataka.
-
Kliknite gumb Pregledaj u donjem desnom kutu prozora i pronađite datoteku baze podataka koju ste upravo stvorili.
Kada se odabere, baza podataka će se pojaviti na popisu pod nazivom odabir baze podataka s desne strane prozora
- S popisa vrsta na lijevoj strani prozora odaberite polja za spajanje pošte.
- Kliknite "+" pored baze podataka, a ispod nje će se pojaviti datoteka radnog lista. Pritisnite "+" pored nje, i vidjet ćete naziv stupca podataka koji ste odabrali prilikom kreiranja radnog lista.
-
Odaberite stupac podataka koji želite umetnuti, a zatim kliknite Umetni da biste kolonu podataka postavili u glavni dokument.
- Ne zaboravite postaviti kursor na mjesto gdje želite umetnuti stupac podataka prije nego pritisnete Umetni, u protivnom ćete ga morati premjestiti na ispravan položaj.
- Kao i u sustavu Office, tekstualna polja se u glavnom dokumentu tretiraju kao alfanumerički znakovi. Možete ga premjestiti pomoću razmaknice i izbrisati pomoću tipke Delete.
Korak 3. Dovršite spajanje
Provjerite položaj svakog stupca podataka. Kada završite, odštampajte glavni dokument. Spajanje pošte će odštampati jednu kopiju za svaki skup unosa u datoteci spojenoj u dokument.
Savjeti
- Programi za obradu teksta obično imaju predloške koje možete koristiti za kreiranje glavnog dokumenta.
- Svakako podijelite stupce na najkonkretnije ključne riječi. Na primjer, za imena možete koristiti nadimke (gospodin, gospođa, gospođica), ime i prezime. Koristite tri zasebne kolone za ime s jednom vrstom stupca podataka u svakoj koloni.
