Microsoft Access je program za izgradnju baze podataka koji omogućava svakome stvaranje i upravljanje bazama podataka. Ovaj program je pogodan za male projekte velikim preduzećima i djeluje vrlo vizualno. To ga čini izvrsnim za unos podataka jer ne morate raditi s tablicama ili radnim listovima. Pogledajte prve korake u nastavku kako biste započeli s iskorištavanjem Microsoft Accessa na najbolji način.
Korak
1. dio od 6: Stvaranje nove baze podataka
Korak 1. Kliknite karticu Datoteka i odaberite "Novo"
Baza podataka je mjesto gdje se vaši podaci pohranjuju u različitim oblicima. Možete izabrati stvaranje prazne baze podataka ili odabrati postojeći predložak.
- Prazna baza podataka je standardna baza podataka programa Access i preporučuje se za lokalnu upotrebu. Kreiranje lokalne baze podataka uključivat će tablicu.
- Web baze podataka su dizajnirane da budu kompatibilne s Access web uređajima. Kreiranje web baze podataka uključivat će tablicu.
- Predlošci su baze podataka koje su dizajnirane za različite namjene. Odaberite predložak ako ne želite trošiti vrijeme na dizajniranje baze podataka.
Korak 2. Imenujte bazu podataka
Nakon što odaberete tip baze podataka, dajte joj ime koje odražava njen sadržaj. Ovo je posebno korisno ako ćete raditi s mnogo različitih baza podataka. Unesite naziv svoje baze podataka u okvir "Naziv datoteke". Odaberite "Kreiraj" da biste stvorili novu datoteku baze podataka.
Dio 2 od 6: Dodavanje podataka u bazu podataka
Korak 1. Odredite najbolju strukturu svojih podataka
Ako kreirate praznu bazu podataka, morat ćete razmisliti o tome kako organizirati svoje podatke i dodati odgovarajuće strukture podataka. Postoje različiti načini oblikovanja i interakcije s vašim podacima u programu Access:
- Tabele - Tabele su primarni način skladištenja podataka u vašoj bazi podataka. Tablice se mogu usporediti s radnim listovima u Excelu: podaci su organizirani u stupce i tablice. Stoga je uvoz podataka iz programa Excel i drugih programa za obradu brojeva jednostavan proces.
- Obrasci - Obrasci su način dodavanja podataka u vašu bazu podataka. Iako podatke možete dodati u bazu podataka izravno u tablicama, upotreba obrazaca ubrzat će vizualni unos podataka.
- Izvještaji - Izvještaji su korisni za sažimanje i prikaz podataka iz vaše baze podataka. Izvještaji se koriste za analizu podataka i odgovaranje na određena pitanja, na primjer o tome koliko je profita ostvareno ili gdje ima najviše kupaca. Izvještaji su dizajnirani za štampanje.
- Upit - Upit je način na koji primate i sortirate podatke. Možete ga koristiti za prikaz određenih unosa iz različitih tablica. Također možete koristiti upite za dodavanje i ažuriranje podataka.
Korak 2. Kreirajte svoju prvu tablicu
Ako pokrenete praznu bazu podataka, počet ćete s praznom tablicom. Možete početi unositi podatke u ovu tablicu, ručno ili kopiranjem iz drugog izvora.
- Svaki podatak mora biti pohranjen u svoju kolonu (polje), dok se podaci moraju staviti u svoj red. Na primjer, podaci o svakom korisniku pohranjeni su u nizu, dok su dostupna polja različiti podaci o tom potrošaču (ime, prezime, adresa e -pošte itd.)
- Možete imenovati oznake stupaca kako biste lakše znali naziv svakog polja. Dvaput kliknite na zaglavlje stupca da biste ga preimenovali.
Korak 3. Uvezite podatke iz drugih izvora
Ako želite uvesti iz podržane datoteke ili lokacije, možete postaviti Access da prihvati informacije i doda ih u vašu bazu podataka. Ovo je korisno za primanje podataka s web servera ili drugih dijeljenih izvora.
- Kliknite karticu Vanjski podaci
- Odaberite vrstu datoteke koju želite uvesti. U odjeljku "Uvoz i veza" vidjet ćete nekoliko opcija za tipove podataka. Možete kliknuti Više da vidite više opcija. ODBC znači Open Database Connectivity i uključuje baze podataka kao što je SQL.
- Pregledajte lokacije podataka. Ako se podaci nalaze na serveru, morate unijeti adresu servera.
- U sljedećem prozoru odaberite "Odredite kako i gdje želite pohraniti podatke u trenutnu bazu podataka". Odaberite "OK". Slijedite korake za uvoz podataka.
Korak 4. Dodajte još jednu tabelu
Morat ćete pohraniti različite zapise u različite baze podataka. Ovo će učiniti da vaša baza podataka radi glatko. Na primjer, možda imate tablicu s podacima o korisniku i drugu tablicu za informacije o naručivanju. Tada možete povezati tablicu s podacima o kupcu s tablicom s podacima o narudžbi.
U odjeljku "Kreiraj" na kartici Početna kliknite gumb "Tablica". Nova tablica će se pojaviti u vašoj bazi podataka. Informacije možete unijeti na isti način kao i prvu tablicu
Dio 3 od 6: Upravljanje odnosima između tablica
Korak 1. Shvatite kako brave funkcioniraju
Svaka tablica će imati jedinstveni primarni ključ za svaki unos. Access u početku stvara ID stupac čiji se broj povećava sa svakim unosom. Ova kolona će djelovati kao "primarni ključ". Tabele takođe mogu imati polja "stranog ključa", koja su povezana polja iz drugih tabela u bazi podataka. Povezana polja će imati iste podatke.
- Na primjer, u tablici Narudžbe možda imate polje Korisnički ID za bilježenje onoga što je kupac naručio. Možete stvoriti odnos za to polje s poljem ID u tablici Kupci.
- Korištenje odnosa između tablica pomoći će u dosljednosti, efikasnosti i jednostavnosti pristupa vašim podacima.
Korak 2. Kliknite karticu Alati baze podataka, a zatim kliknite gumb Relacije u odjeljku Odnosi
Ovo će otvoriti novi prozor sa pregledom svih tabela u bazi podataka. Svako polje će biti prikazano pod imenom svake tabele.
Morate stvoriti polje za "strani ključ" prije stvaranja odnosa. Na primjer, ako želite koristiti korisnički ID u tablici Narudžbe, stvorite polje s imenom Korisnik u tablici i ostavite polje prazno. Uverite se da je format isti kao i polje sa kojim povezujete (npr. Brojeve)
Korak 3. Prevucite polje koje želite da koristite kao strani ključ u polje koje ste kreirali za spoljni ključ
Kliknite na dugme Kreiraj u prozoru koji se pojavi da biste postavili odnos između polja. Pojavit će se linija između dvije tablice koja povezuje dva polja.
Potvrdite okvir "Primijeni referentni integritet" pri stvaranju odnosa. To znači da će se, ako se podaci promijene u jednom polju, promijeniti i u drugim poljima. Time će vaši podaci biti točniji
4. dio od 6: Kreiranje upita
Korak 1. Shvatite ulogu upita
Upiti su radnje koje vam omogućuju brzi pregled, dodavanje i uređivanje podataka u bazi podataka. Postoji mnogo vrsta upita, od jednostavnih pretraživanja do stvaranja novih tablica na temelju postojećih podataka. Upiti su važni u stvaranju izvještaja.
Upiti su podijeljeni u dvije glavne vrste: Odabir i Radnja. Prvi upit izvlači podatke iz tablice i može ih izračunati, dok drugi može dodavati, uređivati i brisati podatke iz tablice
Korak 2. Pomoću čarobnjaka upita stvorite osnovni upit za odabir
Ako želite koristiti osnovni upit za odabir, upotrijebite čarobnjak za upite da vas vodi kroz korake. Čarobnjaku upita možete pristupiti sa kartice Kreiraj. Ovo vam omogućava da prikažete određena polja iz tabele.
Kreiranje upita za odabir s kriterijima
Korak 1. Otvorite Dizajn upita
Možete koristiti kriterije za minimiziranje upita Select i prikazivanje samo potrebnih informacija. Za početak kliknite karticu Kreiraj i odaberite Dizajn upita.
Korak 2. Odaberite svoju tablicu
Otvorit će se okvir Prikaži tablicu. Dvaput kliknite na tablicu koju želite koristiti, a zatim kliknite Zatvori.
Korak 3. Dodajte polja u koja će se podaci izdvojiti
Dvaput kliknite na svako polje u tabeli koje želite dodati upitu. Polje će biti dodano na listu Dizajn.
Korak 4. Dodajte kriterijume
Možete koristiti različite vrste kriterija, poput teksta ili funkcija. Na primjer, ako želite prikazati cijenu veću od 50 USD iz polja Cijena, unesite
=50
o kriterijumima. Ako želite prikazati samo kupce iz Velike Britanije, unesite
UK
u okviru Kriterijumi.
U svakom upitu možete koristiti više kriterija
Korak 5. Kliknite "Pokreni" da vidite rezultat
Ovo dugme se nalazi na kartici Dizajn. Rezultati vašeg upita bit će prikazani u prozoru. Pritisnite Ctrl+S da sačuvate upit..
Kreiranje upita za odabir s parametrima
Korak 1. Otvorite Dizajn upita
Upit s parametrima omogućuje vam da postavite podatke koje želite primati svaki put kada pokrenete upit. Na primjer, ako imate bazu podataka kupaca iz različitih gradova, možete upotrijebiti upit s parametrima kako biste pitali za koji grad želite prikazati podatke.
Korak 2. Kreirajte upit Select i definirajte tablicu
Dodajte polja za koja želite dohvatiti podatke u upitu dvostrukim klikom na pregled tablice.
Korak 3. Dodajte parametre u odjeljak Kriteriji
Parametri su označeni znakom "" oko njih. Tekst u zagradama bit će prikazan na upitu koji se pojavi kada se upit izvrši. Na primjer, da biste zatražili unos grada, kliknite ćeliju Kriteriji za polje Grad i unesite
[Kom gradu?]
Možete završiti parametre sa? ili:, ali ne sa! ili
Korak 4. Kreirajte upit s mnogo parametara
Možete koristiti više parametara za stvaranje prilagođenog razmaka u rezultatima upita. Na primjer, ako je vaše željeno polje Datum, možete dobiti rezultate između određenih datuma upisivanjem koda> Između [Datum početka:] i [Datum završetka:]. Prilikom pokretanja upita dobit ćete dva upita.
Kreiranje upita za kreiranje tablice
Korak 1. Kliknite karticu Kreiraj i odaberite Dizajn upita
Pomoću upita možete dohvatiti određene podatke iz postojeće tablice i stvoriti novu tablicu s tim podacima. Ovo je vrlo korisno ako želite podijeliti određeni dio baze podataka ili stvoriti obrazac za određeni dio baze podataka. Prvo ćete stvoriti običan upit za odabir.
Korak 2. Odaberite tablicu iz koje želite dohvatiti podatke
Dvaput kliknite na tabele. Ako je potrebno, možete odabrati više tablica odjednom.
Korak 3. Odaberite polje iz kojeg želite dohvatiti podatke
Dvaput kliknite na svako polje koje želite dodati iz pregleda tabele. Ovo polje će biti dodano na vašu listu upita.
Korak 4. Postavite kriterijume
Ako želite navesti određene podatke u polju, upotrijebite odjeljak Kriteriji za njihovo postavljanje. Za detalje pogledajte odjeljak "Kreiranje upita za odabir s kriterijima".
Korak 5. Testirajte svoj upit kako biste bili sigurni da rezultati odgovaraju vašim potrebama
Prije nego kreirate tablicu, pokrenite upit kako biste bili sigurni da dohvaća ispravne podatke. Prilagodite kriterije i polja dok ne dobijete prave podatke.
Korak 6. Sačuvajte upit pritiskom na Ctrl+S
Upit će se pojaviti u navigacijskom okviru na lijevoj strani ekrana. Kliknite na upit da biste ga ponovo odabrali i kliknite na karticu Dizajn.
Korak 7. Kliknite "Napravi tablicu" u odjeljku "Vrsta upita"
Pojavit će se prozor koji traži novo ime tablice. Unesite naziv tablice i kliknite U redu.
Korak 8. Kliknite Pokreni
Vaša nova tablica bit će kreirana na temelju upita koji ste sami izgradili. Tablica će se pojaviti u navigacijskom okviru na lijevoj strani ekrana.
Kreiranje upita za dodavanje
Korak 1. Otvorite Upit koji je kreiran ranije
Upit za dodavanje možete koristiti za dodavanje podataka u postojeću tablicu iz druge tablice. Ovo je korisno ako trebate dodati podatke u tablicu koju ste stvorili upitom za kreiranje tablice.
Korak 2. Pritisnite dugme Dodaj na kartici Dizajn
Ovo će otvoriti prozor Dodavanje. Odaberite tablicu u koju želite dodati podatke.
Korak 3. Promijenite kriterije upita po želji
Na primjer, ako kreirate tablicu s kriterijima "2010" u polju "Godina", promijenite je u godinu koju želite dodati, na primjer "2011".
Korak 4. Postavite gdje želite dodati podatke
Pobrinite se da postavite ispravna polja za svaku kolonu u koju dodajete podatke. Na primjer, korištenjem gornjih promjena, podatke treba dodati u okvir Godina u retku "Dodaj u".
Korak 5. Pokrenite upit
Kliknite "Pokreni" na kartici Dizajn. Upit će biti izvršen i podaci će biti dodati u tabelu. Zatim možete dodati tablicu kako biste provjerili jesu li podaci ispravno unijeti.
5. dio od 6: Kreiranje i upotreba obrazaca
Korak 1. Odaberite tablicu za koju želite stvoriti obrazac
Obrasci vam omogućuju pregled podataka u svakom polju i kretanje između unosa i brzo i jednostavno stvaranje novih unosa. Obrasci su vrlo važni ako unosite podatke kroz duži vremenski period, jer je mnogima lakše koristiti od tablica.
Korak 2. Pritisnite dugme Obrazac na kartici Kreiranje
Ovo će automatski stvoriti obrazac na osnovu polja u tabeli. Access stvara polja dovoljne veličine, ali možete promijeniti veličinu i premjestiti elemente na obrascu po želji.
- Ako ne želite da se određena polja pojavljuju na obrascu, kliknite desnom tipkom miša i odaberite Izbriši.
- Ako vaša tablica ima odnos, ispod svakog unosa pojavit će se niz podataka koji prikazuje povezane podatke. To vam omogućuje lakše uređivanje povezanih podataka. Na primjer, svaki prodavač u vašoj bazi podataka može imati podatke o klijentima povezanim sa svojim unosom.
Korak 3. Pronađite obrazac
Gumbi za usmjeravanje pri dnu korisni su za kretanje između unosa. Okviri na obrascu bit će ispunjeni vašim podacima dok se krećete između unosa. Pomoću dugmadi u uglu možete prijeći na prvi ili posljednji zapis.
Korak 4. Pritisnite dugme Tehnički list da biste koristili tabelu
Ovo dugme se nalazi u gornjem lijevom kutu i omogućit će vam da počnete mijenjati sadržaj svojih podataka pomoću obrasca.
Korak 5. Promijenite unose koje ste unijeli
Možete urediti tekst u cijelom okviru za svaki unos kako biste promijenili postojeće podatke u tablici. Izvršene promjene će se odmah pojaviti na tabeli i povezanim podacima.
Korak 6. Dodajte novi unos
Kliknite gumb "Dodaj zapis" u blizini navigacijskih gumba da biste stvorili novi unos na kraju retka. Pomoću okvira možete unijeti podatke u prazna polja u tablici. Ovo je jednostavan način dodavanja informacija, umjesto korištenja prikaza tablice.
Korak 7. Sačuvajte obrazac kada završite
Sačuvajte obrazac pritiskom na Ctrl + S da biste mu kasnije mogli pristupiti. Obrazac će se pojaviti u navigacijskom okviru na lijevoj strani ekrana.
Dio 6 od 6: Izrada izvještaja
Korak 1. Odaberite tablicu ili upit
Izvještaji će vam omogućiti da prikažete sažetak svojih podataka. Izvještaji se često koriste za izvještaje o platama i isporukama i mogu se prilagoditi za bilo koju upotrebu. Izvještaji preuzimaju podatke iz tablica ili upita koje ste stvorili.
Korak 2. Kliknite karticu Kreiraj
Odaberite vrstu izvještaja koji želite stvoriti. Postoji nekoliko načina na koje možete sastaviti izvještaje. Access može automatski generirati izvještaje za vas, a možete stvoriti i prilagođene izvještaje.
- Izvještaj - Ovo će generirati automatski izvještaj sa svim podacima iz vašeg izvora. Ovdje nema grupiranja podataka, ali za male baze podataka ova vrsta izvještaja može biti prikladna za vaše potrebe.
- Prazan izvještaj - Ovo će stvoriti prazan izvještaj koji možete popuniti po želji. Možete odabrati jedno od dostupnih polja za kreiranje prilagođenog izvještaja.
- Čarobnjak za izvještaje - Čarobnjak za kreiranje izvještaja provest će vas kroz proces kreiranja izvještaja, omogućavajući vam odabir i grupiranje podataka te oblikovanje podataka.
Korak 3. Odaberite izvor podataka za vaš prazan izvještaj
Ako odaberete generiranje praznog izvještaja, morate odabrati izvor podataka. Prvo kliknite karticu Rasporedi i odaberite List svojstava. Ili možete pritisnuti Alt+Enter.
Kliknite strelicu prema dolje pored Izvor zapisa. Pojavit će se popis vaših tablica i upita. Odaberite tablicu ili upit i vaše će se opcije odabrati za izvještaj
Korak 4. Dodajte polja svom izvještaju
Kada dobijete izvore, svom izvještaju možete dodati polja. Kliknite karticu "Oblikovanje", a zatim "Dodaj postojeće polje". S desne strane pojavit će se popis polja.
- Kliknite i povucite polja koja želite dodati u okvir za dizajn. Unos će se pojaviti u vašem izvještaju. Kada dodate dodatna polja, ona će se automatski postaviti sa postojećim poljima.
- Veličinu polja možete promijeniti klikom na njegov ugao i povlačenjem miša.
- Uklonite polje iz izvještaja klikom na njegov naslov i pritiskom na Delete.
Korak 5. Grupirajte svoje izvještaje
Grupiranje vam omogućuje brzu obradu informacija iz izvještaja jer su povezani podaci već organizirani. Na primjer, možda biste željeli grupirati prodaju prema regiji ili prema prodavaču. Grupisanje vam omogućava upravo to.
- Kliknite karticu Dizajn, a zatim kliknite "Grupiraj i sortiraj".
- Desnom tipkom miša kliknite bilo gdje u polju koje želite grupirati. Na izborniku odaberite "Group On".
- Za grupu će se stvoriti glava. Naslove zaglavlja možete prilagoditi grupama oznaka.
Korak 6. Sačuvajte i podijelite izvještaj
Nakon što izvještaj bude dovršen, možete ga spremiti i podijeliti ili odštampati kao i svaki drugi dokument. Koristite izvještaje za razmjenu izvještaja o učinku s investitorima, kontakt informacije o radnicima i još mnogo toga.
Savjeti
Microsoft Access otvara se u načinu "Backstage View", koji nudi opcije izbornika koje vam omogućuju otvaranje baze podataka, stvaranje nove baze podataka ili pristup naredbama za uređivanje baze podataka
Upozorenje
Neke funkcije u programu Access nisu uvijek dostupne, ovisno o vrsti baze podataka koju kreirate. Na primjer, ne možete dijeliti stolnu bazu podataka na Internetu, a određene značajke radne površine, poput broja upita, nisu dostupne u web bazi podataka
== Izvor ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
