Access je sučelje upravitelja baze podataka koje omogućava korisnicima da uvezu jedan ili više dijelova baze podataka programa Excel u sistem kako bi mogli pronaći podudarnosti između ili unutar svojih polja (polja). Budući da jedna Access datoteka može sadržavati više Excel proračunskih tablica, ovaj je program također odličan za prikupljanje ili analizu velikih količina Excel proračunskih tablica u programu Access. Samo trebate učiniti nekoliko ključnih koraka.
Korak
1. dio 3: Priprema za uvoz Excel u Access
Korak 1. Otvorite oba programa na računaru
Morat ćete kupiti i preuzeti Microsoft Office plan koji uključuje Excel i Access. To možete učiniti samo putem Microsoftove web stranice.
- Nakon preuzimanja programa kliknite "Start" u sustavu Windows i odaberite "Svi programi".
- Kliknite "Microsoft Office", a zatim s padajućeg izbornika odaberite "Pristup" (ili "Excel"). Možda je Excel proračunska tablica poslana e -poštom ili je preuzeta s web lokacije. Datoteka će otvoriti Office program na vašem računaru.
Korak 2. Očistite Excel proračunsku tablicu prije nego je uvezete u Access
Kako bismo vam olakšali stvari, preporučujemo vam da učinite nekoliko jednostavnih koraka prije uvoza Excel datoteke u Access. Ključno je da podaci između proračunskih tablica koje se uvoze moraju biti dosljedni.
- Bilo bi dobro osigurati da prvi red Excel proračunske tablice sadrži naslove stupaca (ili nazive ćelija) i da se može razumjeti jasno i jednostavno. Na primjer, za kolonu koja sadrži prezimena ljudi preporučujemo da navedete naslov kolone "Prezime". Omogućite jasne i točne naslove kako biste lakše uskladili naslove stupaca jednog Excel lista s drugim.
- Access vam omogućuje povezivanje dva ili više polja između više radnih listova. Recimo da imate radni list programa Excel koji sadrži podatke o platnim spiskovima. Ova proračunska tablica sadrži ime i prezime osobe, adresu i iznos plaće. Recimo da želite upariti list u Pristupu drugom Excel listu koji sadrži informacije o kampanji za finansijske doprinose. Ovaj drugi list sadrži ime, adresu i donaciju osobe. Pristup vam omogućava da uporedite naslov jedne kolone sa drugom. Na primjer, možete povezati naslove imena da vidite ljude s istim imenom koji se pojavljuju u obje baze podataka.
- Skenirajte Excel list kako biste bili sigurni da se sa svakom vrstom podataka postupa na isti način i očistite ga prije uvoza u Access. To se u Accessu naziva „relacijskim“. Na primjer, ako vaša tablica obračuna plaća sadrži prva, prezimena i srednja početna imena u jednoj koloni, ali druga proračunska tablica sadrži samo imena u zasebnim stupcima, Access neće prikazivati podudaranja. Naslovi kolona/polja moraju se potpuno podudarati.
Korak 3. Podijelite informacije u stupce u Excelu
Da biste zaobišli ovaj problem, informacije je potrebno podijeliti u stupce u Excelu kako to ne bi rezultiralo "bez podudaranja" u programu Access.
- Na primjer, možete podijeliti ime, srednje slovo i prezime tako da svako ima svoju kolonu. Ako je drugi radni list strukturiran na isti način, kada povežete, recimo, prezime s prezimenom u programu Access, rezultati podudaranja pojavljuju se za ista imena.
- Da biste podijelili stupac u Excelu, označite stupac koji sadrži podatke koje želite podijeliti. Kliknite na podatke "podaci" na alatnoj traci u programu Excel. Kliknite "tekst u stupce". Obično ćete odabrati opciju "razgraničeno". Pritisnite sljedeći (sljedeći).
Korak 4. Nastavite koristiti čarobnjak za razdvajanje konvergentnih stupaca
Sada ste spremni za izvršavanje procesa podjele informacija koje su povezane u jednu kolonu u nekoliko kolona.
- Odaberite kako "razgraničiti" podatke u koloni. Odnosno, svaki podatak u koloni je nečim odvojen. Obično je ovaj separator razmak, zarez ili točka -zarez. Često su ove informacije jednostavno odvojene prostorom. Na primjer, u sljedećem primjeru recite da se ime "Budi A. Dodo" pojavljuje u jednoj koloni. Ime (Budi) i inicijali A. odvojeni su razmacima. Dodovo prezime i inicijali A. također su razdvojeni razmakom. Dakle, odaberite razmak u čarobnjaku za razgraničenje.
- Pritisnite sljedeći, a zatim dovršite (završeno). Program će razdvojiti Budija, A. i Dodo u tri kolone. Zatim ovim novim stupcima možete dati nove naslove kako biste naznačili vrstu informacija koje sadrže (prezime, ime itd.) Najbolje je prvo stvoriti nekoliko praznih stupaca desno od podijeljenih podataka kako bi se podaci gurnuli u novu praznu kolonu (umesto -umesto prepisivanja kolona koje već sadrže informacije).
Dio 2 od 3: Uvoz programa Excel u Access
Korak 1. Otvorite program Access na svom računaru
Idite na meni računarskog programa. idite na izbornik Start, odaberite Microsoft Office i kliknite Microsoft Access. Morate otvoriti novu praznu Access bazu podataka da biste mogli uvesti Excel.
- Odaberite "prazna baza podataka na radnoj površini" da biste stvorili novu bazu podataka u programu Access.
- Dajte mu novo ime ako želite. Kliknite "stvori" (stvoriti).
Korak 2. Uvezite Excel proračunsku tablicu u Access
Sljedeći korak je prevlačenje Excel proračunske tablice (jedne ili više) u bazu podataka programa Access.
- Kliknite jednom na "Vanjski podaci" na alatnoj traci u Access upravitelju baze podataka. Odaberite "Excel". U nekim verzijama programa Access ova funkcija se može pronaći klikom na "file" na alatnoj traci i "Get External Data".
- Kad se pojavi "naziv datoteke", kliknite "pregledaj" da biste pronašli Excel listu na svom računaru.
- Neka polje za potvrdu "uvoz izvornih podataka u novu tablicu u trenutnoj bazi podataka" ne bude označeno. Ova postavka je unaprijed zadana.
- Kada pronađete proračunsku tablicu koju želite uvesti na računalo, kliknite je. Pritisnite "OK". Ovaj korak će vas odvesti do čarobnjaka za uvoz Excela u Access.
3. dio od 3: Korištenje čarobnjaka za dovršetak procesa uvoza
Korak 1. Prođite kroz korake u čarobnjaku koji se pojavljuje u programu Access
Da biste dovršili proces uvoza proračunske tablice, dovršite korake u čarobnjaku.
- Odaberite radni list u Excel proračunskoj tablici koji želite uvesti. Međutim, ponekad ljudi kreiraju više stranica u jednoj Excel tablici, koje se mogu pregledati klikom na oznake na dnu proračunske tablice. Ako je tako, morate čarobnjaku za pristup reći odabrani radni list. Kliknite na dugme Dalje.
- Na sljedećoj stranici nalazi se okvir koji pita ima li prvi red Excel lista naslove stupaca. To znači da bi redove u proračunskoj tablici koji predstavljaju podatke u svakoj koloni (npr. Prezime, adresu, plaću itd.) Trebalo prvo očistiti kako bi prvi red bio naslov stupca. Zatim provjerite "da da prvi red sadrži naslove stupaca" (da, prvi red sadrži naslove stupaca). Ovo je najjednostavniji način. Kliknite na dugme Dalje.
- Ako vaš prvi red ne sadrži naslove stupaca, na sljedećoj stranici će se postaviti pitanje želite li imenovati ono što se u Accessu naziva "poljima" (to su naslovi stupaca). Ako prije uvoza niste preporučili svako od ovih polja jasnim i lako pamtljivim imenima (preporučuje se), to učinite ovdje.
Korak 2. Dovršite proces uvoza
Ostalo je još nekoliko koraka u procesu uvoza. Sljedeća stranica čarobnjaka će vas pitati želite li identificirati primarni ključ.
- Ovaj korak nije obavezan, ali se može učiniti. Primarni ključ znači da će računarski program dodijeliti jedinstveni broj svakoj liniji informacija. Ovaj korak može biti koristan kasnije pri sortiranju podataka. Kliknite na dugme Dalje.
- Završni ekran u čarobnjaku ima prostor koji sadrži početno ime. Uvezeni Excel list možete preimenovati (datoteka će postati "tablica" u programu Access na lijevoj strani stranice kada završi uvoz).
- Pritisnite "uvoz", a zatim "zatvori". Na lijevoj strani ekrana vidjet ćete tablicu. List je sada uvezen u Access.
- Ako želite povezati više od jednog skupa podataka, ponovite ovaj postupak s jednom ili više drugih proračunskih tablica. Sada ste spremni za uparivanje podataka na listu u programu Access.
Upozorenje
- Ako je Excel datoteka iz neke druge verzije sustava Office, a ne Access, proces uvoza mogao bi biti malo težak.
- Još jednom naglašavamo da morate očistiti proračunsku tablicu prije uvoza. Jedan od razloga je analiza postojanja problema u podacima.
- Uvijek čuvajte kopiju izvorne tablice kako se ovaj postupak ne bi trebao ponavljati ako pogriješite.
- Ne možete uvesti više od 255 ćelija/kutija u Access.
