Potvrda o zaposlenju (ili pismo o verifikaciji zaposlenja) je službena prepiska koju poslodavac obično napiše stranci koja je uputila zahtjev, s ciljem potvrđivanja radne povijesti zaposlenika. Uvjerenje o zaposlenju obično je potrebno za podnošenje zahtjeva za kredit, iznajmljivanje nekretnine, podnošenje zahtjeva za novi posao ili iz drugih razloga radi provjere radne povijesti. Prilikom pisanja potvrde o zaposlenju objasnite ko ste, navedite iskren sažetak dužnosti zaposlenika i provjerite posao. Ovaj certifikat mora koristiti profesionalni memorandum i sadržavati kontakt podatke i potpis. Pročitajte donje upute kako biste saznali kako napraviti potpunu i tačnu potvrdu o zaposlenju.
Korak
1. dio 2: Priprema za pisanje potvrde o zaposlenju
Korak 1. Razmislite zašto pišete potvrdu o zaposlenju
Sadržaj i ton jezika pisma zavise od primaoca. Za finansijske institucije koristite profesionalni ton jezika i uključite finansijske informacije (npr. Plate, provizije, povišice i bonusi). S druge strane, ako pišete potvrdu o zaposlenju za zaposlenika koji se prijavljuje za novi posao, ton jezika može biti neformalniji i možda nećete uključivati financijske podatke.
Shvativši njegovu svrhu i opseg, možete napisati pismo koje odgovara potrebama primatelja
Korak 2. Razmislite ko bi to trebao napisati
Obično potvrdu o zaposlenju piše nadzornik. U ovoj situaciji, zaposlenik će od vas kao poslodavca zatražiti da napišete pismo o zaposlenju za određene svrhe. S druge strane, zaposlenici mogu sami napisati potvrdu o zaposlenju. U ovoj situaciji vi ćete kao zaposlenik to sami napisati, a zatim zatražiti od šefa da ga potpiše ili promijeni po potrebi. Kad god je to moguće, poslodavac bi to trebao napisati u ime zaposlenika, a ne obrnuto.
- Ako ste šef koji piše pisma zaposlenicima, možete ih strukturirati prema vlastitim specifikacijama i kontrolirati poruke u njima. Osim toga, kao poslodavac, pismo koje napišete smatra se autentičnim i poštenim. Međutim, glavna prepreka je vrijeme koje je potrebno. Kao šef, naravno, imate zauzet raspored, dok će priprema ovog pisma potrajati. Zbog toga su potvrde o zaposlenju obično kratke i sažete pa ne gubite previše vremena, posebno ako ste to već učinili.
- Ako ste zaposlenik koji sam piše, možete odrediti koje ćete podatke proslijediti primateljima i ne morate pronaći vremena za razmjenu ideja sa svojim šefom. Osim toga, šef također nije opterećen vremenom koje mu je potrebno za pisanje (ako to napišete sami, šef će možda biti sretan jer to ne mora učiniti sam). Međutim, šef uvijek mora potpisati i postoji mogućnost da to neće učiniti nakon čitanja sadržaja vašeg pisma. Ako je to slučaj, trebate ga prepisati ili nagovoriti da to sam napiše umjesto vas.
Korak 3. Prikupite potrebne informacije
Nakon što znate primatelja i tko će pisati pismo, morate prikupiti potrebne podatke u pismu.
- Ako ste šef, razgovarajte sa zaposlenikom da vidite šta želi uključiti. Razgovarajte o tome ko je primalac, koja je svrha pisma, koje specifikacije treba uključiti i kada ga treba poslati.
- Ako ste zaposlenik i sami napišete pismo, sve potrebne informacije već postoje, ali prvo biste trebali razgovarati sa svojim šefom i pitati kakvo pismo on ili ona očekuje. Ovo osigurava da napišete pismo koje je u skladu sa specifikacijama poslodavca i dobijete njegov potpis.
Dio 2 od 2: Pisanje potvrde o zaposlenju
Korak 1. Koristite memorandum kompanije
Na službenom memorandumu kompanije napišite potvrdu o zaposlenju. Ako ste šef, ovaj je papir besplatan za korištenje. Ako ste zaposlenik, prvo pitajte možete li ih koristiti. Službeni memorandum kompanije ovjerit će vaše pismo i navesti primatelja da povjeruje u njegov sadržaj.
Ako nemate službene memorandume, možete koristiti računar za kreiranje zaglavlja pisama. Zaglavlje treba sadržavati naziv kompanije, adresu, broj telefona i adresu e -pošte. Navedite i podatke o autoru pisma (i naslovu) i datumu pisma
Korak 2. Adresirajte pismo primaocu što je moguće konkretnije
Ako znate ime primatelja, obratite se direktno dotičnoj osobi. Ako ne znate ko će ga čitati, obratite se organizaciji sa predmetom koji opisuje sadržaj pisma.
- Na primjer, ako znate adresu i ime primatelja, napišite ih odmah ispod zaglavlja. Pratite ga odgovarajućim pozdravom, poput "Poštovani [gospodine Sudirman]".
- Ako ne znate kome je pismo upućeno, pošaljite ga odgovarajućem odjelu sa predmetom koji opisuje sadržaj pisma. Na primjer, za pismo finansijskoj instituciji s ciljem dobijanja kredita, možete poslati pismo lokalnoj podružnici sa naslovom "Opis zaposlenika za zahtjev za kredit". Dopunite ga pozdravom, poput "Kome je stalo".
Korak 3. Opišite ko ste
U prvom odlomku objasni ko si i svrhu pisanja pisma. Navedite svoj položaj, staž i koliko dugo poznajete zaposlenika koji je zatražio potvrdu. Ako ste zaposlenik koji piše sam, nastavite pisati kao da je pismo stiglo od vašeg šefa jer će ga on potpisati.
Na primjer, "Moje ime je Budi Jatmiko i zamjenik sam šefa marketinga i prodaje u PT -u. ABC. Radio sam u PT. ABC -u 12 godina i poznajem ovog zaposlenika sedam godina. Posljednje tri godine imam bio direktni nadzornik zaposlenika."
Korak 4. Omogućite verifikaciju
U sljedećem odlomku sadržaja sažet je posao zaposlenika, uključujući datum početka zaposlenja, naslov, je li posao privremeni ili stalni i radi li zaposlenik još uvijek. Ovaj paragraf pruža finansijske informacije zaposlenima ako je potrebno.
- Na primjer, "Ovo pismo je potvrda da zaposlenik zaista radi ovdje. On je radio u PT. ABC -u sedam godina, od 7. septembra 2003. On je na poziciji zamjenika direktora prodaje, što je stalno mjesto u PT. ABC. Do 7. januara 2011. još uvijek radi na toj poziciji u PT. ABC."
- Još jedan primjer: "Ovo pismo potvrđuje da je zaposlenik radio u PT. ABC -u sedam godina. Osoba o kojoj je riječ radila je u PT. ABC -u od 7. septembra 2003. do 7. januara 2011. Bio je zamjenik direktora prodaje u PT. ABC -u. Radio je kao stalni zaposlenik sedam godina u PT ABC -u sa platom od 35 miliona IDR mjesečno."
Korak 5. Sažmite dužnosti zaposlenika
Ovaj odlomak opisuje dužnosti zaposlenika, koje su vrlo potrebne u uvjerenju o zaposlenju za zaposlenike koji se prijavljuju za druge poslove. Iako potvrda o zaposlenju nije pismo preporuke, nema ništa loše u uključivanju pozitivne ocjene zaposlenika. Ove dodatne informacije poboljšat će vašu reputaciju kao poslodavca i pomoći zaposlenicima u pronalaženju novog posla, imovine ili kredita.
Na primjer, "Dužnosti zaposlenika u PT. ABC -u su sljedeće: Odgovoran je za prodaju radijatora u području Bogora i okolici. On ima rukovodeću poziciju i odgovoran je za motiviranje tima od sedam do devet ljudi. On mora osigurati zadovoljstva kupaca, rješavajte pritužbe kupaca i izvještavajte napredak prodaje svaka tri mjeseca u sjedištu."
Korak 6. Izbjegavajte osjetljive ili nezakonite informacije o zaposlenima
Postoje odredbe o tome šta se može uključiti u reference za zapošljavanje i druge izjave potencijalnim poslodavcima. Postoji odredba da podatke o zaposlenicima možete uključiti samo uz odgovarajuću dozvolu. Postoji i pravilo da možete otkriti bilo koju informaciju o dotičnom zaposleniku sve dok je to iskreno i u dobroj vjeri. Prije otkrivanja osjetljivih podataka, provjerite šta je prihvatljivo i prikladno uključiti, u skladu sa društvenom primjerenošću i važećim zakonom.
Korak 7. Navedite svoje kontakt podatke
Zadnji odlomak treba sadržavati vaše kontakt podatke (poslodavca). Ove informacije su potrebne ako primalac ima bilo kakvih pitanja. Obavezno navedite da vas primalac može kontaktirati.
Na primjer, "Ako imate pitanja ili trebate više informacija, slobodno me kontaktirajte na (021) 21215555 ili na [email protected]."
Korak 8. Potpišite i pošaljite
Nakon što je pismo napisano, završite ga zaključnim pozdravom, potpišite ga i dajte zaposleniku koji ga je zatražio ili ga poštom pošaljite primatelju.
- Zatvorite pismo sa pozdravom "S poštovanjem".
- Stavite svoj potpis zajedno sa punim imenom i prezimenom.
- Dodajte službeni ili verifikacijski pečat koji kompanije obično koriste za ovu vrstu pisma.
Savjeti
- Neki postupci za podnošenje zahtjeva za vizu zahtijevaju da zapišete poziciju koju će zaposlenik imati ako je viza odobrena. Možda ćete morati objasniti važnost posla zaposlenika koji se prijavljuje za vizu.
- Neki poslodavci traže od zaposlenika da sastavi pismo koje će zatim potpisati. Ako tražite od zaposlenika da sami napišu, pažljivo ih pročitajte prije potpisivanja.
- Neke kompanije imaju određenu osobu koja je zadužena za provjeru posla, a postoje i kompanije koje imaju poseban šablon. Ako ste u nedoumici, obratite se službi za ljudske resurse.
Upozorenje
- Unosite financijske podatke samo kada zaposlenik to zatraži. Ako ste zaposlenik i sami napišete pismo, možete unijeti onoliko podataka koliko je potrebno.
- Ne unosite lične podatke o zaposlenima ako oni to ne dopuštaju.
- Ako zaposlenik koji je zatražio potvrdu o zaposlenju više ne radi s vama, nemojte navesti razloge za odlazak čak i ako nema slučaja ili problema.
