Budući da se često koristi u osobne i neformalne svrhe, pisanje službene e -pošte može biti zastrašujuće. Međutim, ako morate napisati službenu e -poruku učitelju, šefu, poslovnom partneru, državnoj agenciji ili drugoj osobi kojoj je potrebna formalnost, samo slijedite ove jednostavne smjernice. Ukratko i jasno iznesite svoje mišljenje i slijedite pravila pisanja, stila i formalnog formata pisma. Na kraju, prije slanja provjerite i ispravite svoju e -poštu.
Korak
Metoda 1 od 3: Formatiranje e -pošte
Korak 1. Koristite profesionalnu adresu e -pošte
U idealnom slučaju, adresa e -pošte je varijacija vašeg pravog imena, a ne korisničko ime ili nadimak. Koristite točke, crtice ili podvlake, bez brojeva ili drugih slova, ako je moguće.
Na primjer [email protected] izgledalo bi neprofesionalno. U međuvremenu, [email protected] bi bila prikladnija za upotrebu
Korak 2. Koristite profesionalni font
Većina današnjih usluga e -pošte omogućuje vam pisanje u različitim fontovima i tekstovima. Međutim, za službenu e -poštu najbolje je držati se službenih fontova poput Times New Roman i Arial. Izbjegavajte ukrasne fontove poput Comic Sans ili Old English. Pored:
- Napišite svoju e-poštu fontom koji se lako čita, poput veličine 12.
- Izbjegavajte posebno pisanje, poput kurziva, podebljanih ili raznobojnih fontova, osim ako to odgovara sadržaju i namjeni e -pošte.
- Ne pišite e -poštu u potpunosti velikim slovima. Ovakvim pisanjem ćete izgledati kao da vičete na primatelja.
Korak 3. Dajte e -poruci kratak i precizan naslov (temu)
Upotrijebite nekoliko ključnih riječi koje se odnose na sadržaj e -pošte u naslovu. To će spriječiti primatelja da zanemari vašu e -poštu. E -poruke poslane bez naslova ili s nejasnim naslovom primatelju će se činiti nevažnima.
- Naslovi e -pošte kao što su "Brza pitanja", "Kontaktiranje vas" ili "Važne stvari" primatelju će izgledati nejasno.
- U međuvremenu, naslov e -pošte "Raspored, lista gostiju, pozivnica za ručak i sažetak sastanka za 12. mart" djelovao bi predugo i sadržavao više tema odjednom.
- S druge strane, naslov e -pošte "Sastanak o oštećenjima pokretnih stepenica 12. marta" prilično je kratak i jasan. Ovaj naslov može primatelju dati pregled glavne teme, kao i jasan datum.
Metoda 2 od 3: Pisanje sadržaja
Korak 1. Upotrijebite odgovarajući pozdrav
Službeni e -mail uvijek započnite pozdravom. Možete direktno napisati ime primaoca (ako znate). Dopunite ime primatelja njegovim naslovom ili titulom (g., Gđa, dr. Itd.). Možete i napisati "Poštovani" prije imena primatelja i naslova ako želite.
- Ako ne znate ime primatelja e -pošte, jednostavno napišite "Poštovani/a" ili "Zainteresirane strane".
- Nemojte koristiti "Zdravo", "Zdravo" ili druge neformalne pozdrave.
Korak 2. Predstavite se u prvom paragrafu (ako je potrebno)
Ako pišete nekome s kim prije niste kontaktirali, poput novog klijenta, menadžera ljudskih resursa ili državnog službenika, predstavite se i objasnite zašto šaljete e -poštu. Zapišite ovo u prvu ili drugu rečenicu svoje e -pošte.
Na primjer, prilikom slanja e -pošte sa prijavom za posao mogli biste napisati: "Moje ime je Maria Isabella. Kontaktirala sam vas da se prijavim za posao administrativnog pomoćnika objavljenog na web stranici JobXYZ.com."
Korak 3. Odredite prioritete najvažnijim informacijama
Nakon što ste se predstavili i naveli svoju glavnu svrhu slanja e -pošte, možete nastaviti s tijelom e -pošte. Navedite najvažnije informacije na samom vrhu. Na taj način ćete više cijeniti vrijeme primatelja i učiniti svrhu e -pošte jasnijom.
Na primjer, prilikom pisanja e -pošte vladinom službeniku, možete početi sa: "Moje ime je Maria Isabella. Dobio sam vašu e -adresu sa službene web stranice Gradskog suda u Salatigi. Šaljem ovo pismo kako bih izrazio prigovor na kartu koju sam dobio 29. februara 2015."
Korak 4. Dođite direktno do tačke pisma
U službenom pismu možete iznijeti svoje mišljenje direktno. Mali razgovor samo će čitatelja zbuniti i teško će razumjeti šta vam treba ili vam treba.
- Na primjer, kada pišete pismo profesoru u kampusu, ne morate obilaziti i pisati stvari poput: "Ja sam Maria Isabella. Poznajete li me? Hemija 221 je trenutno moj omiljeni predmet jer nastavni materijali su vrlo dobro organizirani. Dakle, uvijek mogu pratiti i znati šta će se testirati. Što se tiče ispita, sjećam se predstojećeg ispita."
- S druge strane, pisanjem e -pošte poput ove moglo bi biti jasnije: "Ja sam Maria Isabella. Studentica sam hemije 221 i htjela sam vam reći o mogućem sukobu rasporeda ispita."
Korak 5. Napišite kratku poruku e -pošte
Iako ne postoji ograničenje u pogledu dužine, dobra je ideja da e -poruku napravite samo na jednom ekranu laptopa ili računara.
Ako je vaša e -pošta dovoljno dugačka, podijelite je na nekoliko kratkih odlomaka. Ostavite prazan red između svakog pasusa umjesto da ga upisujete uvučeno
Korak 6. Koristite službeni jezik
Budući da su službene e -poruke napravljene u profesionalne svrhe, morate ostaviti dobar dojam. Koristite potpune rečenice i ljubazne izraze. Izbjegavajte sljedeće:
- Slang
- Nepotrebne skraćenice
- Upotreba emotikona i emojija
- Bezobrazne reči
- Joke
Korak 7. Koristite odgovarajući završni pozdrav
Baš kao i pozdravne čestitke, postoji nekoliko opcija za zatvaranje pozdrava koje se mogu koristiti u službenim pismima. Obavezno navedite svoje puno ime i naslov, kao i sve ostale naslove (ako ih ima). Primjeri pozdravnih pozdrava koji se mogu koristiti uključuju:
- "Srdačan pozdrav,"
- "S poštovanjem,"
- "Hvala ti,"
- "Pozdrav",
- "Vaš učenik",
Metoda 3 od 3: Priprema za slanje pisama
Korak 1. Uključite potrebne priloge
Ako morate uključiti privitak, svakako ga uključite u tijelo e -pošte kako bi ga ljudi koji ga čitaju mogli vidjeti. Pokušajte ograničiti broj privitaka i veličinu datoteka i koristite uobičajene i široko korištene vrste datoteka.
Na primjer, uključite obavijest kao što je "Prilažem PDF kopiju svog životopisa i portfelja."
Korak 2. Poboljšajte sadržaj, pravopis i gramatiku e -pošte
Ne oslanjajte se samo na usluge e -pošte pri otkrivanju vaših pravopisnih i gramatičkih grešaka. Pročitajte svoju e -poštu naglas ili neka neko provjeri i popravi to. Na taj način možete lako pronaći pravopisne greške i nejasne rečenice.
Korak 3. Uvjerite se da vaša e -pošta ne sadrži osjetljive podatke
Uvijek zapamtite da e -pošta nije siguran način komunikacije. Imajte na umu da se serveri e -pošte mogu hakirati ili primatelj može namjerno ili nenamjerno podijeliti informacije koje ne želite otkriti.
