Povratne informacije su jedan od glavnih aspekata koji mogu pomoći zaposlenima i studentima da se poboljšaju. Osim što se smatraju važnim, povratne informacije su također neophodna komponenta u većini ureda i učionica. To se može vidjeti posebno ako imate zaposlene ili ako ste odgovorni za podučavanje drugih. Pisanje povratnih informacija putem e-pošte postaje sve važnije kako sve više radnika komunicira i radi na daljinu. Ako ste nadzornik učinka zaposlenika, napišite povratne informacije o njihovom učinku. Ako ste učitelj, napišite povratne informacije za svoje učenike.
Korak
Metoda 1 od 3: Pisanje povratnih informacija za zaposlene putem e -pošte
Korak 1. Recite razlog zašto zaposleniku šaljete e-poštu (e-mail)
Možete mu to reći u temi e -pošte ili u tijelu e -poruke. Međutim, dobra je ideja da to stavite u temu e -pošte kako bi znao šta će e -poruka pročitati.
Na primjer, napišite "Povratne informacije o prijedlogu projekta - odličan početak!" o temi e -pošte
Korak 2. Započnite e -poštu prijateljskom rečenicom
Ovo će pokazati zaposlenima da pružate prijateljske, a ne kritične povratne informacije. Osim toga, ovo povećava vjerovatnoću da će čitatelji e -pošte čitati i primati konstruktivne povratne informacije.
Napišite nešto poput: "Želim vam ugodan dan!"
Korak 3. Cijenite posao koji je zaposlenik obavio
Obično je osoba koja prima povratne informacije izvršila zadatak koji biste jako teško ocijenili, pa ga pohvalite na početku poruke e -pošte i obavijestite ga da cijenite njegov trud.
Mogli biste reći: „Hvala vam što ste toliko radili na ovom prijedlogu. Prijedlog je jako dobar.”
Korak 4. Prvo dajte zaposlenima pozitivne povratne informacije
Pozitivne povratne informacije učinit će oštru kritiku mekšom. Budite iskreni, ali ne zaboravite i njemu dati kompliment. Treba se usredotočiti na njegov trenutni posao ili na prethodno obavljen zadatak.
Recite: „Ovaj prijedlog je vrlo dobar. Napisali ste vrlo impresivan cilj, a vidim i da je došlo do velikog razvoja primijenjene metodologije.”
Korak 5. Zapišite negativne povratne informacije kao prijedloge
U stvari, pisanje prijedloga o tome koje točke treba zamijeniti je efikasnije, ali čitatelj neće moći dobro prihvatiti ovu vrstu savjeta. Na kraju se mogao osjećati obeshrabreno. Stoga zapišite povratne informacije sa svog stajališta i kako biste ih promijenili da napišete prijedlog.
Mogli biste napisati: “Zamijenit ću prvi dio za drugi dio, a zatim ponovo objasniti treći dio kako bi se i dio budžeta mogao napisati tamo. Osim toga, možete reći "Izbrisat ću drugi odlomak, ali ću na kraju dodati pregled tekućeg projekta"
Korak 6. Objasnite negativnu povratnu informaciju
Objasnite problem koji ima i gdje je problem ako je potrebno. Ako se njegova kritika odnosi na promjenu očekivanja ili smjera, obavijestite ga. Uključite i detaljne razloge zašto bi trebalo doći do promjene u tom odjeljku.
- Recite: „Radimo velike promjene u kompaniji, pa moramo napisati detaljniji prijedlog tako što ćemo ga razviti u nekoliko dijelova. Već sam dao pregled koji dijelovi se trebaju dalje razvijati.
- Ako želite napisati povratnu informaciju koja se odnosi na stav osobe, ne zaboravite dati konkretan primjer na šta mislite. Na primjer, ako želite kritizirati nošenje neprikladne odjeće na sastanku s klijentom, navedite primjer greške koju je on ili ona napravio. Na primjer, “Posljednji put kada smo vidjeli klijenta nosili ste japanke, a prije toga majicu. Ovakva odjeća ne odražava profesionalnost kompanije koju uvijek pokazujemo.”
Korak 7. Dajte mu prijedloge kako se može poboljšati
Vaše povratne informacije bit će beskorisne ako mu ne ponudite izlaz. Ovi prijedlozi mogu biti bilo šta, od određene liste ulaznih podataka do opće liste prijedloga postignuća.
- Možete navesti primjer kako bi mogao riješiti problem. Ovo je izvrsna opcija ako imate konkretan prijedlog na umu. Na primjer, recite „Za sljedeću prezentaciju koristite neutralne boje i nemojte koristiti prijelaze između slajdova. Osim toga, sastanku prisustvuju klijenti, pa nemojte koristiti ni žargon kompanije.”
- Alternativno, možete ga pitati koja rješenja bi želio učiniti kako bi riješio problem. Ova je opcija odličan način ako želite razgovarati o problemu koji može imati više mogućnosti rješenja. Na primjer, "Na koje načine možete poboljšati svoju sljedeću prezentaciju?" ili „Koje promjene biste htjeli unijeti u svoju sljedeću prezentaciju?“.
Korak 8. Podsjetite ga na moguće posljedice
Neki problemi na radnom mjestu mogu oštetiti naziv kompanije, pa zaposlenike treba upozoriti na to. U nekim situacijama nema velike posljedice ako zaposlenik pogriješi. Međutim, postoje i slučajevi kada ste izgubili klijenta ili niste u mogućnosti pružiti efikasnu uslugu zbog nedostatka zaposlenika. Ponekad postoje i posljedice po radnike ako ne poboljšaju situaciju. Odmah obavijestite svoje zaposlenike ako dođe do bilo kakvih problema.
- Na primjer, obavijestite ga da ste zabrinuti da će klijent otići zbog greške u papirologiji.
- Alternativno, recite zaposleniku da on ili ona možda neće biti uključeni u sljedeći projekt ako ne dođe do poboljšanja njegove sposobnosti pisanja dokumenata.
Korak 9. Završite e -poruku s ponudom da pojasnite i objasnite povratne informacije
Ovo je dobar način da prekinete e -poštu i pokažete mu da ga podržavate. Osim toga, zbog toga će se osjećati ugodno kada želi zatražiti pojašnjenje o stvarima koje ne razumije.
Na primjer, napišite rečenicu poput: "Molim vas, javite mi ako imate bilo kakvih pitanja ili trebate pojašnjenje po ovom pitanju."
Metoda 2 od 3: Pisanje povratnih informacija o recenzijama
Korak 1. Definirajte ciljeve pregleda učinka
Ovo je razlog zašto postoji evaluacija. Zaposleni će znati šta će čitati ako zna koje ciljeve imate i pomoći vam da osmislite povratne informacije za njega.
- Na primjer, fokusirate li se na poboljšanje učinka zaposlenih? Provodite li ocjenjivanje u cijeloj kompaniji kako biste utvrdili koja je stručna obuka potrebna? Radite li tromjesečne preglede?
- Obavijestite zaposlenika o ovom cilju kada mu date povratne informacije. Mogli biste reći: „Kompanija planira pružiti stručne obuke na osnovu potreba zaposlenih. Stoga dajem ocjene učinka za svakog zaposlenika.
Korak 2. Pregledajte prethodne povratne informacije
To se može uzeti na osnovu prethodno dostavljenih pregleda, kao i neformalnih povratnih informacija danih tokom evaluacionog perioda. Takođe biste trebali provjeriti šta je zaposlenik uradio nakon što ste dobili povratnu informaciju. Je li ga koristio da se poboljša? Ulazi li povratna informacija samo u desno uho, a napušta lijevo uho?
- Ako napravi promjene na osnovu prethodnih povratnih informacija, uvrstite ovo u pozitivnu kritiku o njemu.
- Ako zanemari stare povratne informacije, razgovarajte s njim o prethodnim pitanjima i nedostatku inicijative da slijedite prijedloge.
Korak 3. Opišite pozitivne povratne informacije i uključite konkretne primjere
Uvijek započnite sesiju povratnih informacija ostavljajući pozitivan komentar. Pohvalite zaposlenika za ono što je dobro učinio i dajte konkretne komentare o postignućima. Budite iskreni i pokušajte dati istu količinu povratnih informacija kao i broj negativnih komentara koje date.
- Navedite primjer, poput: „Pokazali ste inicijativu kada ste volontirali da vodite projekat. Osim toga, također pokazujete dobre liderske vještine kada se koordinirate s članovima tima, slušate prijedloge drugih i dodjeljujete ljude odgovarajućim zadacima.”
- Pohvalite dobar stav i trebate ga nastaviti.
Korak 4. Dajte konstruktivnu kritiku i navedite konkretne primjere
Usredotočite se na kritike koje mogu pružiti najviše koristi za kompaniju ili ciljanog zaposlenika. Obavijestite zaposlenika u kojim područjima mu je teško i zašto mu to predstavlja problem.
Navedite konkretne primjere. Na primjer, "U posljednje tri prezentacije zaboravili ste predstaviti svoj procijenjeni budžet i usporavanje projekata" ili "Prosječan broj projekata koje ste završili u prošlom tromjesečju bio je 6, ali ovaj put možete dovršiti samo 2. Mislim da je vaš učinak ispod prosjeka”
Korak 5. Definišite ciljeve učinka za naredni period evaluacije
To će pomoći zaposlenima da znaju koja područja trebaju poboljšati. Osim toga, od zaposlenih ćete također razumjeti šta kompaniji treba. Radniku će i ove povratne informacije biti korisnije jer na osnovu procjene zna šta kompanija želi od njega.
- Ciljevi trebaju biti kratki i specifični. Na primjer, “Zaposleni bi trebali prodavati 4 artikla dnevno”, “Zaposleni bi trebali poboljšati komunikaciju s klijentima” ili “Zaposleni bi trebali proći obuku za liderstvo”.
- Pobrinite se da ćete te ciljeve ostvariti u sljedećoj evaluaciji jer to zaposlenici očekuju.
Korak 6. Omogućite obuku za profesionalni razvoj
Dajte preporuke na osnovu konstruktivnih kritika koje ste dali. Ove se preporuke mogu temeljiti na postojećim izvorima, poput radionica, kurseva obuke, interne obuke ili mentorstva među zaposlenicima. Osim toga, možete ponuditi i besplatne tečajeve dostupne na mreži ako nemate dovoljno resursa.
- Budite otvoreni ako morate promijeniti prijedlog nakon razgovora sa zaposlenikom. Na primjer, zaposlenici mogu zatražiti stručno osposobljavanje na koje prije niste ni pomislili.
- Uzmite u obzir radne ciljeve zaposlenika. Na primjer, ako vaši zaposlenici žele preći na rukovodeće pozicije, mogli biste odabrati obuku za liderstvo kao opciju stručnog usavršavanja. Alternativno, ako ga zanima grafički dizajn, dopustite mu da pohađa kurs kako bi mogao iskoristiti svoje vještine za vašu kompaniju.
Korak 7. Ohrabrite zaposlenika da završi sesiju povratnih informacija
Bez obzira na to koliko je sjajan pregled učinka zaposlenika, niko ne voli da mu se govori šta mu nedostaje ili šta treba poboljšati, pa završite sesiju ohrabrujući zaposlenika da se osjeća ugodnije i manje obeshrabreno ili preopterećeno.
Recite nešto poput: „U prošlom kvartalu imali smo nekih nepredvidivih poteškoća, ali obavili ste odličan posao prilagođavajući obim posla. Volimo vaš rad i radujemo se što ćemo vidjeti više ove vrste posla u tekućem tromjesečju.”
Korak 8. Potaknite odgovor slušatelja
Ovaj odgovor može biti usmeni nakon što ste s njim o tome razgovarali, ili možete poslati obrazac za povratne informacije koji ćete popuniti. Dobit ćete bolji odgovor ako zaposlenima date vremena da razmisle o svojim ocjenama rada i napišu svoje odgovore u vašem odsustvu.
Zatražite od osobe povratnu informaciju o recenziji koju ste ostavili za nju. Na primjer, „Imate li neki prijedlog za mene, šta moram poboljšati prilikom davanja povratnih informacija? I "Jesu li moje povratne informacije bile jasne i dovoljno korisne?"
Metoda 3 od 3: Davanje povratnih informacija studentima
Korak 1. Usredotočite se na uspješnost učenja učenika
Svrha pružanja povratnih informacija je pomoći učenicima u učenju. Zato dajte pozitivne komentare koji ga usmjeravaju da poboljša svoje napore, a ne kritizira svoje greške. Iskoristite ovu sesiju za davanje uputa, a ne za njihovu kritiku.
Možete dati pisane povratne informacije o studentskim zadacima, uključujući pisane zadatke, prezentacije i projekte
Korak 2. Dajte povratne informacije o sadržaju i mehanizmu isporuke zadatka
Oboje je važno za učenika jer mora znati poboljšati ove dvije komponente. Osim toga, postoji mnogo učenika koji u jednom području rade bolje nego u drugom. Na primjer, učenik može imati bistru ideju s dobrim razvojem ideja, ali ne može pravilno pisati, ne može pravilno koristiti interpunkciju i ima puno nepotpunih i netočnih rečenica.
- Ako dajete povratne informacije za usmeni projekt ili prezentaciju, svakako dajte povratne informacije o svakom dijelu zadatka.
- Na primjer, usmene prezentacije zahtijevaju povratne informacije o sadržaju i vještinama javnog govora. U međuvremenu, projekti zahtijevaju povratne informacije u smislu sadržaja, kreativnosti i metoda isporuke.
Korak 3. Dajte konkretne pozitivne i negativne povratne informacije
Komentari kao što su “dobar posao”, “poboljšanje” ili “poboljšanje” ne smatraju se dovoljno specifičnim; učenici ne znaju koje dijelove treba poboljšati i koje su stvari dovoljno dobre. Recite učenicima koja područja trebaju poboljšanja, a koja su dovoljno dobra.
- Napišite nešto poput: „Teza je jasna, dobro napisana i koristi format koji smo proučavali. Međutim, uvodna rečenica mora biti ispravljena jer nije povezana s vašom tezom”.
- Predložite: “Vaša ideja je dobro razvijena, ali preporučujem vam da provedete dodatne sesije kako biste poboljšali upotrebu zareza i vježbali pisanje savršenih rečenica”.
- Dajte kombinaciju pozitivnih komentara i konstruktivne kritike.
Korak 4. Predložite kako poboljšati sposobnost umjesto popravljanja greške
Možete označiti neke greške, ali nemojte uređivati previše studentskih radova. Zapišite sve probleme koje vidite u studentskim radovima, poput pretjerane upotrebe zareza. Nakon toga predložite što se time može poboljšati.
Na primjer, „U eseju ste koristili previše zareza. Dvaput provjerite pravila korištenja zareza i kako kombinirati rečenice sa zarezima. Ako dođete na dodatnu sesiju, možemo vježbati kako zajedno napisati dobar odlomak
Korak 5. Dajte prioritet svom sljedećem nacrtu ili zadatku
Postavljanje ovakvih prioriteta pomoći će učenicima da se usredsrede na druge stvari koje moraju postići. Možete dati prioritet svojim ciljevima učenja ili potrebama učenika, ovisno o vašem poslu.
Recite: "Sada biste se trebali usredotočiti na korištenje aktivnih rečenica i ne koristiti nepotpune rečenice."
Korak 6. Ograničite povratne informacije na jedno područje ili jednu sposobnost ako je to glavni problem
Fokusirajte se na trenutne ciljeve učenja ili potrebe učenika koje ocjenjujete. Pobrinite se da učenik zna da ocjenjujete samo neke dijelove njegovog eseja kako ne bi pretpostavio da je ostatak eseja savršen.
- Označite područja koja će biti u fokusu vaših povratnih informacija.
- Prije nego što vratite studentske radove, obavijestite ih da samo dajete povratne informacije o određenim dijelovima zadatka.
- Možete dopustiti učenicima da odaberu koje vještine ili odjeljke žele komentirati.
Korak 7. Nemojte opterećivati učenike
Ako ima previše grešaka, nemojte ih sve ispraviti u jednoj sesiji povratnih informacija. Ako ostavite previše komentara u jednoj sesiji, studenti se mogu osjećati preopterećeno i na kraju postati obeshrabreni. Zato ostavite komentar na najjednostavnije i najosnovnije stvari za ispravljanje.
- Na primjer, mogli biste početi sa načinima izbjegavanja pisanja nesavršenih rečenica i traženja riječi u rječniku ako ne zna kako ih napisati.
- Osim toga, možete se fokusirati i na ciljeve učenja za zadatak.
Korak 8. Motivirajte učenike da nastave učiti
Završite povratnu informaciju pozitivnim riječima i potaknite ga da nastavi pokušavati. Možete ga podsjetiti i na njegova postignuća u drugim zadacima pa će se i dalje truditi.
