Jedan od načina da preduzeća ostanu konkurentna je poboljšanje njihovih poslovnih procesa, kako s operativne tako i s financijske strane. Za to je potreban način za mjerenje napretka određenog procesa. "Ono što se ne može mjeriti ne može se upravljati." Poduzeće ne može upravljati procesom ako nema odgovarajuću metodu mjerenja. Stoga se metrike (mjerljivi detalji procesa) koriste za prikupljanje podataka prije i nakon implementacije promjena. Analizom ovih metrika dobivate podatke koji komuniciraju količinu poboljšanja koja je posljedica promjena procesa. Da biste započeli, prvo morate odabrati metriku koja odgovara procesu koji mjerite.
Korak
1. dio 3: Postavljanje sistema za poboljšanje procesa
Korak 1. Odredite šta treba mjeriti
Odnosno, šta mislite pod "poboljšanjem". Želite li proces koji je pouzdaniji, brži, efikasniji ili bolji u nečem drugom? Ovo će razjasniti vaš projekat. Pobrinite se da vaš proces proizvodi mjerljive rezultate.
Na primjer, kompanija koja želi povećati brzinu isporuke proizvoda mjerit će vrijeme isporuke. Kompanije za digitalizaciju podataka možda će htjeti izmjeriti postotak grešaka u znakovima u seriji ili procesuirati izlaz
Korak 2. Uvjerite se da je rječnik vašeg projekta dosljedan
Koristite uobičajeno razumljive izraze kako biste osigurali tačnost i dosljednost mjerenja. Time se osigurava pouzdanost informacija koje se dijele s drugim stranama s različitih lokacija i objekata. To će spriječiti nesporazume i pojasniti definicije svih varijabli koje se mjere.
Na primjer, kompanija mjeri vrijeme u danima. Druge podružnice iste kompanije mogu imati različita tumačenja riječi „jednog dana“. Možda misle o tome kao o osmosatnom radnom danu, a ne o 24 sata. Ovakve stvari mogu dovesti do nesporazuma između podružnica kompanije
Korak 3. Odlučite kako će se podaci prikupljati
Podatke treba prikupljati na isti način u cijelom poduzeću. Na primjer, ako jedno odjeljenje koristi slučajni uzorak za prikupljanje podataka, svi odjeli bi ga trebali slijediti. U suprotnom, podaci neće biti uporedivi. Osim toga, mjerne jedinice moraju biti iste. Pri mjerenju izlaza provjerite jesu li sve mjerne jedinice iste.
Na primjer, brzina isporuke može se mjeriti u minutama ili satima. Pretvaranje iz jedne jedinice u drugu samo je gubljenje vremena
Korak 4. Odredite standard preciznosti proračuna
To znači da jedno odjeljenje ne bi trebalo zaokruživati brojeve sve dok nema zareza, a drugo odjeljenje treba zaokružiti na dvije znamenke iza zareza. Razlika u razini detalja u brojkama pokvarit će rezultate. Ne zaboravite, manje jedinice obično daju točnije rezultate.
Na primjer, svi odjeli moraju se dogovoriti o načinu zaokruživanja brojeva
Dio 2 od 3: Određivanje odgovarajućih metrika za projekat
Korak 1. Odaberite primarnu metriku
Ključne metrike definiraju rezultate ili ciljeve poboljšanja procesa. Na primjer, proizvođač automobila može mjeriti broj automobila proizvedenih po satu. Prije nego što se izvrši poboljšanje procesa, prvo se uzima osnova mjerenja. Na kraju projekta, proces se ponovo mjeri. Zatim se vrši proračun broja poboljšanja u procesu.
Korak 2. Povežite ključne metrike s poslovnim metrikama
Poslovne metrike mjere kako poboljšanja operativnih procesa postižu jedan od ciljeva kompanije. Na primjer, ako je primarna metrika ubrzanje proizvodnje proizvoda, poslovna metrika može povećati profit ili smanjiti fiksne troškove. Postoji uzročno-posljedična veza između ključnih metrika i poslovnih metrika. Ovo odstupanje objašnjava razlog zašto poboljšanja ključnih metrika također poboljšavaju performanse kompanije.
Korak 3. Razmotrite moguće neočekivane ishode
Neočekivana opterećenja mogu nastati kao rezultat projekata poboljšanja procesa. Ako primarna metrika mjeri ono što bi trebalo poboljšati, postojat će i druge posljedične metrike za mjerenje onoga što se ne bi trebalo promijeniti. Uzastopne metričke podatke treba pribaviti prije, tokom i nakon projekta. Od mnogih mogućih posljedičnih metrika u projektu, samo neke imaju veliki utjecaj na kvalitetu ispisa i treba ih uzeti u obzir.
Na primjer, kompanija koja želi povećati brzinu isporuke ne bi trebala doživjeti povećane troškove zbog lošeg rukovanja i oštećenja proizvoda. U ovom slučaju, udio defekata proizvoda posljedična je metrika
Korak 4. Definišite finansijske metrike
Ušteda novca nije nužno primarna metrika kompanije. Međutim, kompanije moraju pratiti finansijske rezultate poboljšanja procesa. Ovo se ne treba miješati s računovodstvenim troškovima projekta. Finansijske metrike trebale bi biti alat za analizu finansijske koristi od preduzetih projekata. Mnoge kompanije nastavljaju pratiti finansijske pokazatelje i do godinu dana nakon završetka projekta.
Na primjer, može se očekivati da će produženje vremena proizvodnje povećati prihod kompanije. Kompanija će pratiti prihode, zajedno s drugim faktorima, poput profita, od trenutka implementacije promjene, te mjeriti kako će utjecati promjena procesa
3. dio 3: Prikupljanje podataka
Korak 1. Izmjerite vrijeme
Procesno vrijeme mjeri dužinu koraka u procesu produženja proizvoda ili usluge. Ostale vremenske metrike mjere dužinu vremena u kojem projekat dodaje vrijednost, ili vrijeme potrebno za odgovor na zahtjev korisnika. Izračun metrike može biti postotak vremena isporuke.
Dokazano je da strategije za smanjenje vremena procesa povećavaju poslovanje. To može povećati proizvodnju i bržu isporuku proizvoda ili usluga. Ako su cijena i kvaliteta robe ili usluga isti kao i kod konkurenata, kupci će odlučiti kupiti robu ili usluge koje se brže prihvaćaju. Ako se vrijeme obrade može skratiti, šanse za primanje novih narudžbi i poslovanja bit će veće
Korak 2. Izmjerite troškove
Metrika troškova procjenjuje ukupne troškove proizvodnog procesa. Ova metrika mjeri i operativne troškove u odnosu na nivoe proizvodnje. Cijena po transakciji mjeri troškove proizvodnje jedne jedinice. Ušteda troškova mjeri smanjenje troškova po transakciji. Ušteda rada mjeri smanjenje radnih sati potrebnih za proizvodnju robe ili usluga.
Strategija smanjenja troškova postaje važna kada poslovni prihodi počnu opadati. Na primjer, Bank of America je u 2011. godini doživjela pad prihoda od kredita i trgovanja. Stoga su smanjili radnu snagu kako bi nastavili plaćati dioničarima. Upravitelji banaka i konzultanti odlučili su upotrijebiti metriku troškova za identifikaciju poslova koji se mogu otpisati radi uštede novca bez nanošenja štete kompaniji
Korak 3. Izmjerite kvalitetu
Metrike kvaliteta mjere zadovoljstvo kupaca. Podaci o zadovoljstvu korisnika mogu se dobiti putem anketa, pritužbi kupaca i drugih povratnih informacija. Metrike kvalitete također procjenjuju dodaje li proces korisniku vrijednost. Ova metrika također razmatra učestalost grešaka i prerada. Postotak grešaka će se vidjeti u nivou nedostataka proizvoda. Procenat završenosti i nivo tačnosti mjere učestalost procesa bez grešaka.
- Zdravstvena industrija uvelike se oslanja na pokazatelje kvalitete. Poboljšanje kvalitete mora se temeljiti na podacima. Analitičari gledaju finansijske i kliničke podatke kako bi utvrdili varijacije u pružanju zdravstvene zaštite. Postupak pružanja usluga se raščlanjuje, a zatim se traže rasipnička ili suvišna područja kako bi se stvorio proces koji donosi visokokvalitetne rezultate. Smanjenje troškova ne dodaje vrijednost ako ne može poboljšati ili održati određeni nivo kvalitete.
- Ključ za poboljšanje kvalitete je povećanje efikasnosti bez smanjenja efikasnosti. Efikasnost se odnosi na količinu resursa potrebnih za isporuku proizvoda ili usluge. Učinkovitost se odnosi na to koliko su ciljevi proizvoda ili usluge postignuti.
Korak 4. Izmjerite izlaz
Output metrics mjere količinu proizvoda ili usluge pružene u određenom vremenskom periodu. Proizvodni ciljevi moraju biti usklađeni sa zahtjevima kupaca. Izlazni metrički pokazatelji također se odnose na zaostale zalihe i višak zaliha (zbir oba treba biti minimalan). Konačno, rad u tijeku se mjeri kako bi se utvrdio broj proizvoda ili usluga u obradi.
Jedna strategija za povećanje proizvodnje u proizvodnji je standardizirani rad. Na primjer, u automobilskoj industriji proizvođači automobila imaju standardne metode ugradnje automobila. Proizvođači mogu postaviti standarde proizvodnog procesa za povećanje proizvodnje. Metrike mogu pomoći u analizi koliko proces poboljšava rezultat. Za proces se kaže da je uspješan ako je proizvod napravljen u određenom vremenu s povećanjem broja novih standardiziranih procesa
Korak 5. Izmjerite složenost procesa
Ova metrika mjeri broj koraka u proizvodnom procesu koje je potrebno proći. Ova metrika također prikazuje učestalost usporavanja procesa zbog promjena ruku ili zahtjeva za odobrenje nadzornika. Broj koraka u procesu se broji zajedno sa koracima procesa dodavanja vrijednosti. Ovi koraci čine proizvod ili uslugu vrijednijim. Metrika također mjeri učestalost povrata proizvoda za popravke nedostataka.
