Upravljanje događajima je odlično iskustvo, bilo da se radi o privatnoj zabavi, korporativnom događaju, za porodicu i prijatelje, ili vjenčanju i drugim formalnim događajima. Ovaj posao je jako težak za obavljanje, ali i vrlo zadovoljavajući. Zaista možete napraviti razliku za uključene ljude, koji će cijeniti vaše gostoprimstvo i trud da organizirate rođendansku zabavu, godišnjice, samo vjenčanje ili bilo koju drugu proslavu. Koraci u nastavku naučit će vas kako biti dobar menadžer događaja, dati prijedloge za rješavanje problema i izbjeći sve probleme pažljivim planiranjem.
Korak
1. dio od 5: Ovladavanje osnovama
Korak 1. Odredite ciljeve koje želite postići
Sve ovo izgleda previše logično, ali morate to zapisati da biste saznali koja će lokacija najbolje funkcionirati, proračunsko pravo, svrha događaja, broj (ili vrsta) gostiju i koje strategije ćete slijediti vašeg određenog događaja. Šta je idealan krajnji rezultat? Šta želite postići?
- Nakon što odlučite koji ćete događaj voditi (proslava, prikupljanje sredstava, obrazovanje, prodaja, prijedlozi itd.), Razmislite zašto to radite. Poznavanje vaše motivacije može vam pomoći da ostanete fokusirani i energični.
- Postavljanje nekih ciljeva također vam može pomoći da dođete do pravog cilja. Ne možete nastaviti pokušavati pogoditi neodređeni cilj! Kada imate samo 40.000.000 IDR, 00 i želite doseći 50.000.000 IDR, 00, ciljajte taj iznos i pomoći će vam se da dođete do cilja.
Korak 2. Odaberite datum i vrijeme
Ova dva su najvažnija faktora u planiranju događaja. Ne birajte datum i vrijeme koji će spriječiti mnoge ljude da dođu ili će svi vaši napori oko planiranja događaja biti uzaludni. Također, izbjegavajte postavljanje ova dva elementa predaleko od sadašnjosti - ili čak preblizu - ili će vaši gosti zaboraviti na vaš događaj i napraviti druge planove. Nemojte biti pogođeni Goldilocks sindromom dok upravljate događajima!
U idealnom slučaju, obavijestite goste dvije sedmice unaprijed. Na ovaj način imaju vremena za pravljenje planova i možete ih podsjetiti još jedan ili dva puta prije nego što dođe vrijeme. Pošaljite pozivnice za događaje nekoliko sedmica unaprijed ako je moguće
Korak 3. Odaberite mjesto
Nakon što odredite vrstu i vrijeme događaja, razmislite o mjestu. Pristupite potencijalnim lokacijama tako što ćete pripremiti datume i ono što će vam trebati. Koju vrstu zgrade želite koristiti i kako bi prostor bio uređen? Hoće li gosti sjediti na klupama u redovima, običnim klupama, dobiti stol za ručavanje ili vanjske prostirke za piknik? Da li će vremenski uslovi uticati? Hoće li biti mjesta za ples, govorničko postolje ili pozornicu? Ako je tako, napravite plan kako biste bili sigurni da je mjesto koje želite dovoljno veliko.
- Uvijek unaprijed posjetite potencijalna mjesta i nacrtajte kartu. Ova se karta može koristiti kao "ratni plan" i omogućava vam da skicirate i dodijelite stolni prostor, rute usluga za hranu, pristup osobama s invaliditetom (ako je potrebno) i izgradnju izlaznih ruta, kao i način na koji ćete učitati različitu potrebnu opremu. Također biste trebali označiti lokaciju generatora energije, vanjske opreme poput hladnjaka, ledomata, roštilja ili peći itd. Također proučite lokaciju utičnica i kabela (možete ih pokriti pod tepih) i sve ostalo što bi moglo predstavljati sigurnosnu opasnost.
- Hoće li vam zakonski trebati dozvola lokalne uprave? U većini slučajeva ova je dozvola potrebna za otvaranje barova, ali ponekad i za buku, pristup vozilima i parkiranje, velike građevine kao što su paviljoni, gužve i druge svrhe.
Korak 4. Odredite broj ljudi koje ćete pozvati
Koliko ljudi možete pozvati na osnovu budžeta i mjesta? Neki događaji su strogo ograničeni na dopuštanje da prisustvuju samo pozvani, što olakšava planiranje, ali mnogi drugi mogu dopustiti dodatne ljude, poput djece, supružnika ili prijatelja. Također znajte da što više gostiju imate, to će vam trebati više članova posade.
- Da biste izbjegli logističke probleme, pobrinite se da uvijek postoji dovoljno prostora za kretanje ljudi po pozvanom.
- U starijim ustanovama broj gostiju obično nazivaju "pax", pa ako vidite riječi "150 Pax" na višenamjenskoj zgradi, to znači da je kapacitet 150 gostiju.
Korak 5. Odredite budžet
Idealno bi bilo da imate nekoliko ljudi na koje možete računati da izračunate koliko će vam novca biti potrebno za ovaj događaj. Hoćete li platiti osoblje? Iznajmljujete opremu i mjesta za sastanke? Opskrba hranom i pićem? Štampanje brošura ili razglednica? Odredite razuman iznos i prilagodite plan na osnovu tog iznosa. Ne dozvolite da prekoračite svoj budžet ako ne morate.
Možda ste u situaciji da je moguće dobiti sponzore ili donacije, ali većina nas obično nema takvu sreću. Ako ne možete predvidjeti da će dodatni novac doći, uštedite koliko god možete. Umjesto unajmljivanja ugostiteljskih usluga, oformite događaj na sreću (gosti sami donose hranu). Još uvijek možete pripremiti neku hranu, ali općenito sve što trebate učiniti je nabaviti stol za blagovanje, pribor za kuhanje i hladnjak. Umjesto da unajmite fotografa, snimite vlastiti događaj. Budite kreativni po potrebi
Korak 6. Okupite tim
Postavite servisni tim (čak i ako ovaj tim uključuje prijatelje i rodbinu ili druge volontere) koji će se baviti različitim relevantnim odjeljcima, čak i ako događaj ne vodite profesionalno i samo organizujete male porodične događaje. Suština dobrog upravljanja događajima velikih razmjera je navesti ljude da vode određena područja i pobrinuti se da svi članovi tima znaju veliki plan.
Vaša posada bi trebala biti obaviještena o važnim stvarima što je prije moguće, baš kao i svi drugi timovi koje plaćate i svi gosti koje pozovete. Obavijestite svakog člana posade o zadatku što je prije moguće i dajte im mogućnosti kad god je to moguće. Također pokušajte dovesti nekoliko ljudi u pripravnost - jer će uvijek doći do manjih problema u svakom aspektu događaja
Korak 7. Kreirajte dnevni red događaja
Odlučite šta će se dogoditi na vašem događaju. Kada će govornici početi govoriti? Hoće li biti zakazanih igara, aktivnosti ili prezentacija? Koliko je potrebno gostima da pojedu? Definirajte detaljan raspored aktivnosti tokom dana.
Uvijek ostavite mjesta za greške; neće postojati niti jedan događaj na ovom svijetu koji bi mogao do minuta proteći baš onako kako je planirano. Ljudi će stizati kasno, govori će trajati duže, redovi hrane neće glatko teći ili će vam naići milion drugih problema. Dakle, iako morate znati što se događa, shvatite da je to samo pomoć u organizaciji i ništa nije sigurno
2. dio od 5: Trčanje
Korak 1. Pošaljite pozivnicu
Ako ne, kako će ljudi znati da ste domaćin događaja? Pošaljite pozivnicu! Ne zanemarujte ovo. Pozivnice su glavno lice vašeg događaja. Prvi dojmovi o tome što ljudi mogu očekivati i natjeraju ih da odluče trebaju li doći. Ovaj poziv mora biti dobar.
-
Razmislite o tipičnim pozivnicama - u obliku razglednica, brošura itd. Ali također pokušajte ne koristiti papir: šaljite e -poštu, biltene ili koristite web stranice kao što su Facebook, Twitter i Eventbrite za slanje pozivnica, broja gostiju i kalendara.
Ispravka: ako želite dovesti što više ljudi, koristite Facebook i Twitter. Ako to pokušate ograničiti samo na VIP goste, izbjegavajte ove dvije usluge, inače ćete imati problema
Korak 2. Zabilježite one koji su potvrdili svoje prisustvo
Morat ćete računati unaprijed da biste saznali koliko i šta vam treba, pa bilježite! Možda se neće pojaviti brojevi, ali ćete ipak dobiti pregled. U tome vam mogu pomoći web stranice dizajnirane za upravljanje događajima - iako možete koristiti i radne listove za Facebook i Excel.
Korak 3. Pobrinite se za ono što imate za iznajmljivanje
Trebate li pronaći, unajmiti, rezervirati ili delegirati zadatke fotografima, graditeljima, dizajnerima i dekoraterima, gostujućim govornicima, sponzorima, zabavljačima ili bendovima, vjerskim vođama ili službenicima, plesačima ili demonstracijskim događajima? Uzmite u obzir sve ove aspekte za sjedenje i posluživanje hrane kako biste im mogli pripremiti jela i stolove ako je potrebno.
- Hoćete li pripremati hranu i piće? Ako je tako, koji će članovi tima nadzirati kuhanje, posluživanje i higijenu hrane? Kakvu hranu trebate poslužiti? Mogu li gosti imati alergije, vegetarijanske potrebe, dijabetes, vjerske potrebe poput halala ili košer -a, bez glutena itd.? Hoće li biti beba, male djece ili starijih/povrijeđenih koji ne mogu jesti čvrstu hranu?
-
Jesu li se vodili računa o aspektima zabave i logistike? U ovom odjeljku može se govoriti o muzičkoj opremi, paviljonima ili šatorima, kao i o dekorativnim efektima iz upravljanja pozornicom koji će vam trebati, poput mikrofona i pojačala, rasvjete, dalekovoda, projektora i ekrana za projekcije slajdova, dimnih strojeva ili drugih magičnih scenskih efekata., kao što su ogledala, natpisi kompanija i natpisi itd.
Ako angažirate podizvođača za vođenje zabave, posavjetujte se s njima kako biste bili sigurni da sami mogu nabaviti i pripremiti opremu, pored lokacije usluge, pozornice i rasporeda. Na ovaj način možete znati šta trebate učiniti kako biste im pomogli
- Pružateljima ugostiteljskih usluga, cvjećarima, zabavi i drugim važnim ljudima potrebno je puno vremena za pripremu. Iznenadni zahtjevi obično će koštati više. Osim toga, ako ne mogu održati svoju riječ, imat ćete vremena tražiti alternative.
Korak 4. Pronađite nekoga ko će biti domaćin (MC)
MC ne mora uvijek organizirati cijeli događaj, ali on ili ona će ga voditi. MC je obično član stranke koji će sastaviti govor, najaviti niz događaja poput obroka, plesa, važnih gostiju ili zabave. Često komunicirajte s tom osobom i redovno je informirajte.
Ponekad ćete možda morati biti MC. Ako je tako, vaš će zadatak biti mnogo teži jer morate raditi dok se cijeli događaj ne završi. Postavite vođe grupa za svoj uslužni tim tako da se njima mogu delegirati većina normalnih zadataka
Korak 5. Prikupite opremu
Prilikom zapošljavanja tima, provjerite još jednom i provjerite imaju li sa sobom potrebne stvari. U nekim slučajevima mogu pripremiti samo sebe ili određene namirnice; Možda ćete morati zasebno nabaviti potrebnu opremu. Ove alate možete iznajmiti, kupiti ili čak posuditi sa svojih društvenih mreža. Provjerite popis potrebnih stvari, od salveta do sistema zvučnika i spojnih kabela.
Dekoracija je važan dio svakog događaja. Stolnjaci, cvijeće, pokloni, svijeće, baloni, transparenti ili pozadine za fotografije, crveni tepisi itd. uvijek treba dobro planirati
Korak 6. Zadovoljite osnovne potrebe
Jedna od stvari koje mnogi početnici zaboravljaju je superiornost objekata na mjestu događaja. Ima li mjesto dovoljno objekata? Primjeri su toaleti i tuševi, parkirališta, lak pristup osobama s invaliditetom, svlačionice, spremišta i kuhinje, odvodi za vodu, hladnjaci za vino, pristup struji itd. Tako možete predvidjeti prepreke koje se mogu pojaviti.
Razmislite i izvan događaja: hoće li vam trebati prijevoz i smještaj za goste izvan grada/inozemstvo ili delegate hotela? Morate li rezervirati mjesto za njihov prijevoz do i sa događaja?
Korak 7. Znajte s kim ćete se sastati
Razumijevanje društvene hijerarhije događaja - čak i ako to nije vaš događaj - ključno je za znanje kako postupiti u svakoj situaciji. Budući da klijenti trebaju vjerovati u vas, saznajte sljedeće:
- Ko su ključni gosti - ovo je obično lako uočiti kada je događaj slavlje - na primjer, svatovi na vjenčanju. Međutim, klijent nije uvijek ključni gost iako se još uvijek može klasificirati kao jedna od strana u grupi. Ili vaš klijent možda uopće neće ni doći.
- Ko su gosti tipa domaćina - to su ljudi koji se često ponašaju kao domaćini za svojim stolovima i obično su dobri u druženju i motiviranju drugih gostiju. Korisni su za održavanje ugodne atmosfere i razgovor kada se stvari smire, poticanje ljudi na ples ili upoznavanje drugih gostiju radi novih prijateljstava. Oni su također obično pouzdani i korisni za ažuriranje događaja, jer mogu pomoći ili čak poslužiti kao gostujući govornik/MC u hitnim slučajevima. Ovakvi ljudi omogućavaju nesmetano održavanje događaja u prvom planu.
- Ko su gosti tipa mirotvorci? Ove ljude trebate imati na umu u svakom trenutku, jer će se oni truditi da se posavjetujete o problemima. Također ćete ih uključiti u rukovanje i raspravljanje ako je potrebno. Gosti u ovoj grupi su obično glava porodice, staratelj ili šef obezbjeđenja.
- Ko je donosilac odluka. U većini slučajeva donositelj odluka ste vi kao upravitelj, ali kada se trebate posavjetovati s gostima bez uključivanja ključne grupe (budući da su obično fokusirani na to da budu dobri domaćini), saznajte koga biste trebali vidjeti u hitnim slučajevima. Jednostavno rečeno, ova osoba će platiti račun za vaše usluge ili onoga koga nazivate "klijentom".
3. dio od 5: Približavanje ciljnoj liniji
Korak 1. Upoznajte mjesto održavanja
Prije početka događaja provjerite mjesto i odlučite kako ćete sastaviti stvari. Možda ćete morati navesti dodatne aranžmane kako biste prilagodili tlocrt - na primjer u pogledu ožičenja, rasvjete itd. A ako vam je ove stvari teško pronaći, gosti mogu doživjeti isto, pa razmislite o praktičnom aspektu!
Nacrtajte plan raspoređivanja i rokove kad god je to moguće. Ako vam nešto ne odgovara, riješite se toga. Razgovarajte s upraviteljem web mjesta i saznajte što on ili ona mogu učiniti da vam pomognu, te postoje li pravila zoniranja koja morate slijediti, posebno u hitnim slučajevima
Korak 2. Razmislite o pripremi poklona za svoj tim
Članovi posade u njemu će vrijedno raditi. Kako biste pokazali zahvalnost i održali performanse, pripremite mali poklon koji ćete dati nakon završetka događaja. Flaširana pića, čokoladice sa granolom, druge sitnice, sve što vam odgovara, pomoći će im da održe moral.
Također razmislite o tome da im date broš ili marker za malu zabavu kako bi se osjećali dijelom događaja i zapamtili ga. Takođe se pobrinite da ih hranite i napojite! Tim je resurs koji biste trebali moći koristiti i u budućnosti
Korak 3. Provjerite sve timove i autsajdere
Prije događaja, pobrinite se da se svi slože. Dajte posadi jasna uputstva kako doći do mjesta događaja i navedite svoj kontakt broj ili posjetnicu kako bi mogli pozvati upute. Zaključite tako da sve bude bez pitanja.
Neka svi budu zadovoljni sa zadatkom. Neki ljudi ovo možda ne žele reći, pa ih pokušajte pročitati. Izgledaju li samouvjereno i samopouzdano? Ako ne, uvjerite ih, pregledajte zadatke i postavite nekoliko osnovnih pitanja. Kada ste u nedoumici, uparite sumnjivca sa sposobnijim partnerom
Korak 4. Pripremite listu kontakata i druge datoteke ako je potrebno
Lične postavke su jednako važne kao i aranžmani događaja. Ako ste uvijek uredni, čak i ako se neke stvari pokvare, sve će biti u redu. No, u suprotnom bi stanje događaja bilo potpuno uništeno. Evo nekoliko načina da se pripremite:
- Napravite listu kontakata sa telefonskim brojevima i adresama. U slastičarnici su mislili da ste vi ta koja će doći preuzeti narudžbu? Nema veze. Nazovite člana vašeg tima koji živi u blizini trgovine i neka ga pokupi na putu do lokacije događaja.
- Napravite kontrolnu listu. Na osnovu izvještaja tima ćete znati koje stvari, oprema i predmeti još uvijek nedostaju.
- U skladu s tim pripremite dokaz o plaćanju i potrebe za naplatu. Što ste temeljitiji, manje ćete problema imati u budućnosti.
Korak 5. Izbjegavajte promjene u zadnji čas
Hoće li biti redovnih umjetničkih promjena? Vjenčanja su obično ovakva, a klijent želi promjenu dizajna u zadnji čas, pa mu obavezno recite konačni datum promjene. Obično je ovaj rok 1 sedmica prije događaja, kako bi klijenti bili slobodni, ali ste i zaštićeni od promjena u zadnji tren koje su glomazne i skupe.
Ako su promjene jednostavne, male ili osnovne i mogu koristiti već instalirane ukrase, pokušajte ne odbiti zahtjev klijenta što je više moguće. Potrudite se da najbolje odgovorite potrebama klijenta u događaju koji može biti vrlo emotivan
4. dio 5: Rukovanje stvarnim događajem
Korak 1. Pripremite sve
Budite prvi koji će izaći na scenu i nadzirati pripreme. Pobrinite se da se svi pravilno prijave i počnite zvati ako to ne učine. Pomozite onima kojima je potrebna pomoć, ukažite na one koje treba usmjeriti i odmaknite se kad je to potrebno. Čuvajte se od ozljeda do kraja događaja.
Osjećat ćete se malo smirenije ako imate kontrolnu listu. Pripremite ovaj popis za posadu, vanjsku posadu, dekoraciju i instalaciju i opremu. Nakon što se sve provjeri, možete odahnuti
Korak 2. Delegirajte zadatke
Ne bojte se to učiniti. Glavni faktor koji izaziva stres u nekom događaju je vrijeme. Da biste uštedjeli novac, budite spremni podijeliti posao. Ako neko ne radi optimalno, dajte drugi zadatak koji mu više odgovara. Niste popravljač niti prelazite granice; Radite samo posao koji je vaša obaveza.
Prilikom delegiranja zadataka budite čvrsti, ali pristojni. Reci: "Johne, trebam te ovdje sada da pomogneš oko cateringa. Hvala." Vaša posada mora biti strastvena u upravljanju događajem. Pobrinite se da sve prođe glatko jer ste neophodna liderska figura
Korak 3. Budite fleksibilni
To znači da morate biti sigurni da sve ide prema planu i pomoći ili pokrenuti sigurnosni plan u slučaju da nešto pođe po zlu - i biti u mogućnosti to prihvatiti. Ako počnete biti pod stresom, nećete moći razmišljati ispravno. Kad um nije čist, nikada nećete postići dobre rezultate. Zato, kada govorniku treba deset minuta predugo i zanemaruje vaše signale ili pokušava da mu odvrati pažnju, opustite se. Samo prilagodite sesiju deserta, niko to neće primijetiti. Događaj će se i dalje nesmetano odvijati.
Problemi će se uvijek događati. Ne možete sve predvidjeti i što prije to prihvatite, to bolje. Mirni i stabilni menadžer događaja može biti vrlo koristan za bilo koji događaj; ali ako ste napeti i niste mirni, događaji mogu krenuti loše. Zato se opustite i krenite s tokom - vaša predstava se bliži kraju
Korak 4. Recite svima najnoviji razvoj događaja
Provjerite jesu li broj i potrebe gostiju i dalje točni na dan događaja i obavijestite servisni tim o svim promjenama što je prije moguće. Morate biti prvi par očiju koji će primijetiti ako nešto nije u redu.
Posavjetujte se s klijentom da vidite kako se osjeća; može biti uzbuđen, nervozan, zabrinut, dosadno ili iscrpljen i ima problema. Možete mu pomoći ako razumijete, izgovorite lijepe riječi i praktično mu pomognete. Odvojite vrijeme za stvaranje entuzijazma za goste i tim kada je to potrebno
Korak 5. Uradite svoj posao
Vjerujte i poštujte uslužni tim da učini svoje - kad im date solidne temelje, bit će dobro. Ponudite pomoć ako je potrebno, ali ovaj član tima treba imati dovoljno iskustva da mu uopće ne treba pomoć. Evo nekoliko stvari koje morate imati na umu:
- U početku se ponašajte kao recepcioner ili recepcioner. Upoznajte i pozdravite (ako je potrebno) svakog gosta pri dolasku. Prenesite uloge na MC kada događaj počne. Ovdje će vaša uloga menadžera biti aktivnija rješavanjem problema i osiguravanjem da svi zakulisni radovi, poput pripreme i posluživanja hrane, idu prema planu.
- Obratite pažnju na goste i ostanite u kontaktu s MC -om. Učinite to tajno za slučaj da trebate promijeniti planove.
- Držite se na distanci od ključnih gostiju - ova emisija govori o njima - ali provjerite ostanite li nadohvat ruke tako što ćete se prijaviti u određenim trenucima. Pitajte ih kako se osjećaju u vezi emisije, kao i sve moguće probleme, zahtjeve ili prijedloge koje imaju.
Korak 6. Za marketinške događaje pripremite suvenire
Uvjerite se da se svi gosti sjećaju dobrih provedenih trenutaka. Možda čak želite i više od sretnih uspomena: poput posjeta web stranicama, budućih donacija, aspekata usmene predaje itd. Podijelite suvenire kako biste bili sigurni da je vaš događaj postigao cilj. Bilo da se radi o slici, posteru ili hemijskoj olovci, pružiti gostima nešto što će podsjetiti goste na događaj odličan je način da ih se sjećate.
Korak 7. Čestitajte sebi nakon završetka događaja
Većina događaja je samostalna kada započne, ali naporan posao je u pripremnom periodu, što niko ne shvaća. Zato čestitajte sebi jer zaslužujete da budete sretni!
Nakon događaja odvojite vrijeme za sastanak i zahvalite se klijentu. Preporučuje se da ponudite prikladan i srdačan dar kako biste zapamtili vrijeme provedeno s njima, jer mali dodiri poput ovih obogaćuju iskustvo i omogućuju im da vam ubuduće predlažu vaše usluge. Ako darujete darove na nekom događaju, darove nakon događaja, poput cvijeća, fotografije omiljenih trenutaka na njihovom događaju (npr. Rezanje vrpce, vrhunac izložbe, dodjelu nagrada, vjenčani poljubac, duvanje rođendanskih svijeća itd.) Ili druge poklone može biti prikladno
Korak 8. Očistite mjesto i idite kući
Kao što mame kažu: "Ostavite u istom stanju u kojem ste došle", tako su i principi koji se primjenjuju na prostore. Stvari treba ostaviti u istom stanju u kojem su bile prije nego što ste do njih došli - posao upravljanja događajima osjetljiv je posao koji nema mnogo prostora za greške. Zato obavijestite članove svoje posade da je vrijeme za čišćenje lokacije i ne dopustite im da odu kući dok se sve ne riješi. Trebali biste i intervenirati!
Osim što je dobra stvar, sprječava vas i naplaćivanje skupljih računa. Mnoga mjesta dodatno će naplatiti čišćenje ako za to imaju priliku. Zato se potrudite izbjeći skrivene naknade
Korak 9. Dovršite posao promjene, plaćanja i zahvale svim uključenim stranama
Možda ćete se morati dogovoriti za povrat iznajmljene ili posuđene opreme i posavjetovati se s klijentom o njegovom iskustvu. Čak i ako ne dobijete plaću, odvojite vrijeme da im se zahvalite i kažete da ste uživali voditi događaj s njima. Možete li međusobno razmijeniti posjetnice?
Hvala i članovima posade! Uvjerite se da su sve strane plaćene (i jesu platile), sačuvajte račune i obavite posao. Morate biti jedan od posljednjih koji je napustio mjesto - provjerite je li sve u redu
5. dio od 5: Rješavanje problema
Korak 1. Znajte kako se ponašati s gostima koji kasne i imaju drugih problema
Ovo je uobičajen problem, pa se bolje pripremite. Kašnjenje je neizbježno (npr. Zbog nepredviđenih problema u prometu) i obično ga mogu tolerirati drugi gosti koji dođu na vrijeme. Stoga postoji nekoliko stvari koje možete učiniti kako biste to spriječili:
- Uverite se da je vreme događaja jasno napisano na pozivnici. Ako koristite RSVP sistem, također provjerite je li vrijeme potvrđeno. Kad naiđete na prepreku koju se ne može lako riješiti, komunicirajte s (putem vašeg kontakt lista) upravnim vijećem, relevantnim gostima (obično vodećim članom stranke), zabavljačima i kuhinjskim osobljem. Ako su događaji u kašnjenju gosti (npr. Mladoženja i nevjesta), obično:
- Morate kontaktirati gosta na čekanju kako biste provjerili predviđeno vrijeme dolaska. Odmah se obratite kuhinji o najnovijim dostignućima kako bi mogli prilagoditi brzinu kuhanja u skladu s vremenom.
- Izbjegavajte objavljivanje da je događaj odgođen zbog određenih gostiju (jer će zabava sama to shvatiti), ali obavijestite glavne goste da ste svjesni situacije. Recite im šta planirate, ali dopustite im i da ponude prijedloge jer obično poznaju gosta i znaju što trebaju učiniti u tom kontekstu.
- Obratite pažnju na vrijeme govora. Ako ključni gosti dođu kasno, poslužite dodatna predjela i/ili rana pića kako biste spriječili da se ostalim gostima koji dođu na vrijeme dosadi i osigurajte da ostanu zauzeti.
- Ako će gosti zakasniti (na primjer kada poslužuju hranu koja se ne može odgoditi, poput sufle), započnite događaj prema planu. Kad dođu, poslužite sljedeću porciju (čak i ako je ovaj dio desert).
- Pripremite se za ples, igre, komediju ili neku drugu vrstu zabave (posebno muziku) i pobrinite se da postoje dodatne smetnje, poput grupnih fotografija. Ovu strategiju sigurnosnog kopiranja trebalo je započeti dan ranije.
-
Za goste koji namjerno stižu kasno, nemojte ovo smatrati svojom greškom kao upravitelj. Dakle, vaš je posao da prve goste pozovete i pobrinete se da njihove potrebe budu zadovoljene. U suštini, ponašajte se kao da ništa nije u redu i nastavite sa događajem.
Korak 2. Znajte kako se nositi s problemima s hranom
Problemi u ovom području su rijetki, pogotovo ako ste pažljivo isplanirali svoje planove, ali se nezgode događaju povremeno (poput gosta ili malog djeteta koje zabrlja stol za večeru ili incidenta u kuhinji). Morate prvo biti svjesni tipova gostiju koji će doći, tako da možete razmotriti kada i gdje će hrana biti izložena (npr. Za jela na bazi švedskog stola) i položaj sjedećih mjesta za goste.
- Sva izlijevanja treba odmah očistiti iz sigurnosnih razloga, čak i ako to znači da se morate riješiti crvenog tepiha ili otmjenih ukrasa i namještaja. Skrivanje mrlje bez utjecaja na izgled ili integritet predmeta (kao što je starinski komad namještaja) nemoguće je, pa se toga najprije riješite. Ako imate sigurnosnu kopiju, upotrijebite je; u suprotnom, diskretno pomaknite objekt kako gosti to ne bi primijetili.
- Preporučuje se da koristite užad, zavjese ili paravane kako biste sakrili dijelove hrane (npr. Neuredan stol ili dok pripremate sljedeće jelo), jer neki gosti mogu percipirati vidljivu hranu kao nešto što se može slobodno konzumirati u bilo koje vrijeme - iako to ne mora biti slučaj prema vašoj namjeri.
- Mix meniji. Ako se jelo ne može poslužiti (na primjer zato što je izgorjelo), riješite se svega toga ili pronađite novu alternativu. Smanjite porcije kako biste uštedjeli na hrani, ali povećajte dijelove druge hrane kako biste bili uravnoteženi. Obavijestite goste po potrebi.
- Vegetarijanci, izbirljivi ljudi, alergičari ili osobe s posebnom prehranom/religiozni ljudi trebaju se pobrinuti za njihove potrebe - trebali biste to moći učiniti uz dobro planiranje. Međutim, ponekad će gosti dovesti člana porodice, supružnika ili bliskog prijatelja bez da vam to kažu, posebno ako je pozivnica besplatna. Kada se to dogodi, rješenje je jednostavno. Prebrojite nedavne goste i kad dođu na vrata, raspitajte se o posebnim prehrambenim potrebama i odmah recite uslužnom i kuhinjskom osoblju.
- Za velike grupe koje ne prisustvuju događaju kao mračni gosti, pošaljite člana tima u kuhinju i neka on broji zalihe. Ako je potrebno, kupite dodatne zalihe hrane. Kuhinjski dio obično precjenjuje porcije za svaki slučaj, pa su otkazivanja češća od nestašice hrane. Ograničene količine mogu se uštedjeti i ako date dodatne nadjeve, poput kruha, salata ili jela od povrća, sastojaka koji se lako mogu nabaviti u vašem lokalnom supermarketu.
Korak 3. Znajte kako se nositi s malom djecom
Imajte na umu da mnogi menadžeri često zaboravljaju ili potcjenjuju inteligenciju i potrebe i želje djece na događaju. Isti su kao i odrasli - žele se zabaviti i ne dosaditi. Upamtite, i roditelji će biti uvrijeđeni ako događaj ne može zadovoljiti potrebe njihove djece. Bilo bi dobro zatražiti potvrdu o pohađanju (RSVP) za svu djecu koja bi mogla doći.
- Mlađoj djeci (mlađoj od 10 godina) bolje je poslužiti hranu ili grickalice unaprijed, jer se večera može poslužiti tek u 20:00. Ovo vrijeme posluživanja obično je prekasno za obroke većine djece. Hrana koju dajete svojoj djeci također bi trebala biti zabavna i zdrava, ali ipak posebna s posebnim dodirom za njih - to pomaže roditeljima i mogu uživati u događaju kao gosti.
- Djeci starijoj od 10 godina obično se može dati hrana i porcije za odrasle, čak i ako je ne završe, ali im se može ponuditi i dječji jelovnik (naravno uz dopuštenje roditelja) ako im se to ne sviđa. Obično tinejdžeri od 13 do 18 godina često traže istu hranu kao i mlađa djeca, poput hamburgera i pomfrita, umjesto formalnijih obroka u restoranu. Hrana za djecu obično se piše izrazom "Alternativni jelovnik". Igrajte na sigurno i razgovarajte sa ključnim gostima o svojim planovima da odavno nastavite uspješno zadovoljavati mlade i stare.
- Osigurajte prostor za majke s malom djecom. Udovoljite njihovim potrebama, kao što su pauze u toaletnoj prostoriji, dojenju itd., Te pripremite mjesto za odmor za vrlo malu djecu kako bi mogla spavati ako su umorna.
Korak 4. Znajte kako se nositi s pijanim ili grubim gostima, uljezima i drugim
Ovi gosti ponekad izazivaju probleme, kako na porodičnim, tako i na korporativnim događajima. Oni nose politiku, ali i dramu, a kao autsajder to možda nećete shvatiti. Zato, budite uvijek na oprezu.
- Prije događaja provjerite s klijentom ili ključnim gostima da biste saznali o mogućim problemima poput ovog, ili s nekoliko odabranih osoba ako ključne goste ne biste trebali ometati. Na ovaj način možete biti sigurni da ljudi sjede na pravom mjestu i da to neće uzrokovati probleme. Pripremite uslužno osoblje ili ključne goste da djeluju kao neformalni nadzornici, budu budni i pomažu po potrebi. Vaš posao je osigurati da događaj teče glatko i kloniti se ličnih stvari, osim ako je to apsolutno neophodno. Zato se pobrinite da znate ko je na događaju klasifikovan kao gost tipa "mirotvorci" (oni koji mogu pomoći da se događaj nesmetano odvija).
- Budući da odbijanje davanja alkohola pijanim gostima ili postupanje sa ljutim i nepristojnim gostima može biti teško, najbolje je uključiti gosta mirotvorca. Obratite se pravnom osoblju samo kada je to potrebno i nakon što ste se posavjetovali s ključnim gostima. I dalje morate biti oprezni, čak i kada vodite male događaje ili u dvorištu.
- Nepozvani gosti su teška stvar. Ako dođu i prave buku, izbacite ih ako je potrebno - obratite se ključnim gostima kako biste se uvjerili da ti ljudi nisu traženi. Ako ima mnogo nasilnih izgrednika, vaš je posao zaštititi druge goste i kontaktirati osiguranje ili policiju ako ti izgrednici odbiju napustiti prostor nakon što ste to od vas zatražili kao upravitelj i/ili ključni gosti.
- Gosti obično vole pomjerati posjetnice po stolu kako bi mogli sjesti pored osobe koju žele ili za stol koji žele. Posavjetujte se s ključnim gostima o tome koliko je to dopušteno. Obično morate unaprijed dogovoriti planove stolova i imati odobrenje ključnih gostiju. Ako bi položaj ovog stola trebao biti pravi, bolje je držati goste dalje od blagovaonice prije nego što dođe vrijeme. Obično se bar, predvorje ili čekaonica mogu koristiti za smještaj gostiju. Ako su određene grupe posebno važne zbog porodičnih stvari, okupite ljude i vodite ih po grupama za odvojene stolove i posložite ih u pravilnom redoslijedu.
Korak 5. Znajte kako se nositi sa lošim vremenom
Širom svijeta ponekad će doći do neočekivanog lošeg vremena, poput kiše ili snijega. Hladni vjetrovi ili vrući zrak također mogu uzrokovati probleme. Iako vrijeme obično nema veliki utjecaj kada se događaj održava u zatvorenom prostoru, trebali biste biti spremni na izazove boravka na otvorenom. Ako možete predvidjeti loše vrijeme, razmislite o promjeni lokacije događaja. Ako ne možete, iznajmite šator ili veliki paviljon (cijena može biti skupa, pogotovo ako se radi o hiru). Pratiti vremenske prilike je važno; ako je događaj već zabrljan zbog njega, gotovo je nemoguće popraviti događaj, pa iskoristite ono što već znate i imate.
Mnogi dijelovi svijeta sada imaju police osiguranja za loše vrijeme ili druge probleme. Ako se nalazite u području poznatom po naglim promjenama vremena, zatražite potvrdu može li se događaj odgoditi, tako da klijenti mogu barem uštedjeti na troškovima najma opreme, prostora i uslužnog osoblja
Savjeti
- Pripremite mali prostor ispunjen predmetima kao što su dodatne salvete za brisanje prosute vode, aparati za gašenje požara, pribor za prvu pomoć i drugi pomoćni pribor. Neće vam trebati ako stvari idu dobro, ali bolje je biti u potrazi za velikim događajem.
- Gostima i govornicima koji su umorni ili doživljavaju džet lag treba osigurati njihovu kondiciju. Ako je potrebno, posavjetujte se direktno s njima ili njihovim pomoćnicima kako biste naručili spa i masažne tretmane ili druge načine osvježenja tijela. Možete im poslati i hranu ako već neko vrijeme nisu jeli, ili lijekove ako se osjećaju malo loše (kao što je glavobolja od letenja ili nervoza ili bol u trbuhu). Po potrebi se obratite ljekaru. Umorni gosti i govornici mogu pokvariti događaj, iako ćete sve ostale izazove možda moći savladati.
- Neka svi vide i čuju pozornicu, muziku ili govor.
- Također zapamtite da je rukovanje tuđim događajima čast. Iako ovo može izgledati jako stresno i teško, vaš doprinos može usrećiti mnoge ljude pa će se oni sjećati tog događaja do kraja života. Osim toga, navikli ste i na sposobnosti koje su korisne u svakodnevnom životu.
- Kao menadžer, možda ćete se morati ponašati kao improvizirani domaćin, ili čak plesni partner kako biste bili sigurni da će događaj proteći bez problema. Razvijte govorne i plesne vještine, ali istovremeno delegirajte upravljačke uloge drugim članovima tima koji mogu privremeno zauzeti vaše mjesto. Ovdje je cilj osigurati da niko ne sjedi mirno za stolom.
