Razumijevanje kako napisati dobro pismo jedna je od osnovnih vještina koje se mogu primijeniti u različitim područjima, kako u poslovnim, akademskim tako i u ličnim odnosima. Kao što već znate, pisma su uobičajena metoda komunikacije koja se koristi za prenošenje informacija, dobre volje ili jednostavno pošiljateljeve naklonosti prema primatelju pisma. Da biste saznali kako napisati dobro i ispravno pismo, pokušajte pročitati ovaj članak!
Korak
Metoda 1 od 2: Pisanje službenog pisma
Korak 1. Shvatite pravo vrijeme za pisanje službenog tonskog pisma ili službenog pisma
Općenito, službena pisma upućuju se ljudima s kojima imate samo profesionalne odnose, poput poslovnih saradnika ili određenih državnih odjela, a ne osobama s kojima imate lične odnose.
- Zatim se službeno pismo može otkucati pomoću softvera za obradu teksta, kao što je Microsoft Word, OpenOffice ili Text Edit, a zatim se odštampati prije slanja. Ako pismo treba primiti odmah ili ako primatelj preferira primanje e -pošte, preporučujemo da pismo pošaljete e -poštom.
- Ako je primatelj vaš trenutni šef ili suradnik, možda ćete htjeti koristiti manje rigidan format. Općenito, takva se pisma mogu slati putem e -pošte i ne moraju biti popraćena adresom pri vrhu pisma.
Korak 2. Napišite svoju adresu i datum pisanja pisma na vrhu pisma
Posebno, uključite svoje ime i adresu u lijevi kut slova. Ako se radi o službenom poslovnom pismu, navedite naziv i adresu kompanije ili jednostavno zalijepite zaglavlje kompanije na isto mjesto. Nakon toga napravite razmak od dva retka prije nego napišete datum pisanja pisma.
- Uključite cijeli datum u ispravnom formatu, kao što je 19. septembar 2021. Najbolje je izbjegavati manje formalan format poput 19. septembra 2021. ili 19. septembra 21.
- Nema potrebe uključivati datum u pismo poslano e-poštom.
Korak 3. Unesite ime i adresu primaoca pisma
Ako pismo nije poslano e-poštom, ostavite pauzu od dva retka i uključite podatke o primatelju u prazno mjesto. Konkretno, navedite svaku od ovih informacija u zasebnom retku:
- Puno ime i naslov primaoca pisma
- Naziv organizacije i kompanije, ako ih ima
- Puna adresa primaoca pisma (dodajte dva ili više dodatnih redaka, prema potrebi)
Korak 4. Uključite pozdrav
Pauzirajte jedan red, a zatim uključite pozdrav poput „Dragi“, nakon čega slijedi vaše ime kao primatelja pisma. Ako želite, možete navesti svoje puno ime, prezime ili samo ime. Ako je potrebno, uključite i službenu adresu ili naslov osobe.
- Ako znate samo mjesto osobe u uredu, ali ne znate njeno ime, slobodno napišite: “Poštovani, zdravstveni direktor:” ili sličnu frazu. Međutim, općenito ime osobe koja je popunila poziciju može biti pretraživali na internetu, pa možete prvo isprobati.
- Ako zaista ne poznajete primaoca pisma, niti znate njegov ili njen položaj, jednostavno napišite: "Poštovani:" ili jednostavno "Dragi:". Međutim, takvi pozdravi zvuče staromodno i staromodno i treba ga izbjegavati, ako je ikako moguće …
Korak 5. Napišite svoje pismo
Službena pisma treba otvoriti jasnom izjavom o svrsi (SOP). Konkretno, izbjegavajte skraćenice i koristite formalna pitanja, poput "Jeste li zainteresirani za …" umjesto "Zainteresirani ste za …?" Zatim ponovo pročitajte tijelo slova, sa ili bez pomoći druge osobe, kako biste bili sigurni da u njemu nema pravopisnih ili gramatičkih grešaka.
Ako pišete službeno poslovno pismo, pobrinite se da sadržaj pisma bude uvijek kratak i tačan. U međuvremenu, ako je pismo upućeno rođaku ili bliskom prijatelju iz razloga razmjene vijesti, upotrijebite opušteniju i/ili tečniju rečenicu. Međutim, dobro je paziti da vaše pismo ne prelazi jednu stranicu
Korak 6. Uključite završnu pozdravnu poruku
Pozdravni pozdrav općenito je uključen da se slovo završi na pozitivan način i da se izgradi dublja veza s primateljem pisma. Stoga, nakon što napišete posljednji odlomak, uključite pozdravnu poruku koja odgovara vrsti slova. Za službeno pismo pokušajte uključiti završni pozdrav, poput: "S poštovanjem", "Pozdrav" ili "Sretno." Zatim stavite svoje puno ime ispod njega, kako je navedeno u sljedećim smjernicama:
- Za formalno otkucana slova, ostavite otprilike četiri razmaka između završnog pozdrava i punog imena. Zatim odštampajte pismo i pričvrstite svoj potpis plavim ili crnim mastilom na prazan prostor.
- U službene e -poruke uključite svoje puno ime odmah ispod pozdravne riječi.
- Ako želite, možete staviti pozdrav ispred svog imena, posebno u službeno pismo. Na primjer, ako ste u braku, molimo vas da ispod pozdravne riječi unesete ime “Bu Amanda Surya”.
Korak 7. Presavijte pismo (opcionalno)
Ako je pismo u pošti, pokušajte ga presaviti na trećine. Trik je u tome da donju polovinu presavijete do sredine sve dok ne pokrije 2/3 područja slova, a zatim preklopite gornju polovicu do sredine sve dok više nema slobodnog područja slova. Na taj način veličina slova će odgovarati većini koverti dostupnih na tržištu.
Korak 8. Na prednju stranu koverte upišite adresu primaoca (opcionalno)
Pronađite središte omotnice, a zatim napišite punu adresu primatelja na sljedeći način:
- G. Joko Susilo
- Jl. ABC br. 123
- Džakarta, 12345
Korak 9. Na poleđinu koverte upišite povratnu poštansku adresu (opcionalno)
Ovom metodom pošta može vratiti poštu koju iz bilo kojeg razloga ne mogu poslati na vašu adresu bez dodatnih troškova. Koristite istu metodu kao kada ste napisali adresu primaoca pisma, ali samo unesite nadimak umesto svog punog imena.
Metoda 2 od 2: Pisanje neformalnih pisama
Korak 1. Identifikujte zvanični nivo pisma
U osnovi, ton pisma ovisit će o stupnju bliskosti vašeg odnosa s primateljem pisma. Da biste utvrdili formalnost svog pisma, pokušajte slijediti ove smjernice:
- Ako je pismo upućeno udaljenom rođaku, starijoj rodbini ili društvenom partneru, pokušajte upotrijebiti poluformalni ton. Ako vam je osoba već poslala e -poruku, pošaljite joj e -poruku. Ako nije, pisanje slova ručno je najsigurnija opcija.
- Ako je pismo upućeno bliskom prijatelju ili rođaku, napišite ga ručno ili pošaljite putem e -pošte.
Korak 2. Započnite pismo pozdravom
Korišteni pozdrav jako ovisi o bliskom odnosu između vas i primatelja pisma, kao i o stupnju formalnosti pisma. Neke mogućnosti koje možete uzeti u obzir:
- Ako je pismo poluformalno, slobodno upotrijebite pozdrav poput "Zdravo". Zatim slijedite pozdrav s nadimkom primatelja ako vas dvoje niste previše udaljeni po godinama, ili ime primatelja koje počinje pozdravom poput "Gospodine" ili "Gospođo" ako je primatelj mnogo stariji od vas.
- Ako je pismo neformalno, možete upotrijebiti i pozdrav poput "Zdravo" ili običniji pozdrav poput "Zdravo" ili "Hej". Slijedite pozdrav s imenom primatelja.
Korak 3. Počnite pisati tijelo slova
Pređite na sljedeći red i počnite pisati. Ako je pismo namijenjeno kao lični komunikacijski medij, pokušajte početi potvrđivanjem podataka o primatelju. Na primjer, možete koristiti formalne rečenice poput: "Nadam se da ste dobro" ili neformalne rečenice poput: "Kako si?" Konkretno, koristite riječi koje biste izgovorili da je primalac pisma ispred ti.
Korak 4. Navedite stvari koje je potrebno saopćiti
Budući da je glavna uloga pisma kao medij komunikacije, molimo vas da uključite stvari za koje mislite da primalac pisma mora znati, poput detalja o događajima koji su se dogodili u vašem životu. Na primjer, ako je pismo vašoj baki, nemojte samo napisati: "Hvala na poklonu!" Umjesto toga, pokažite koliko vam dar znači, recimo: „Sinoć moji prijatelji i ja nismo mogli spavati jer smo igrali igru koju je poslala baka. Hvala ti!" Bez obzira na temu pisma, glavni fokus treba biti na želji za razmjenom informacija.
Shvatite informacije koje ne bi trebalo uključivati. U osnovi, pismo napisano kao izraz ljutnje ili pokušaj da se moli za milost ne bi trebalo slati. Ako ste već napisali takvo pismo, ali niste sigurni da li ćete ga poslati, ostavite ga da odstoji nekoliko dana. Možda vam ovih nekoliko dana promijeni odluku
Korak 5. Završite pismo
Da biste završili neformalno pismo, upotrijebite završni pozdrav koji odražava bliskost vašeg odnosa s primateljem. Ako je pismo upućeno supružniku, prijatelju ili bliskom rođaku, upotrijebite završni pozdrav, poput "Pozdrav", "Pozdrav ljubavi" ili jednostavno "Dragi". U međuvremenu, za poluformalno pismo, slobodno upotrijebite topao, ali ipak sasvim formalan, završni pozdrav, poput "Pozdrav" ili "Pozdrav".
- Jeste li ikada čuli za izraz "validacija"? Zapravo, priznanje je službeni izraz na engleskom jeziku koji se u antičko doba obično koristio kao pozdravno pismo. Ako pišete englesko pismo prijatelju i želite ga zatvoriti u šašavom stilu, slobodno upotrijebite ovu metodu. Na primjer, stavite završni pozdrav u obliku priznanja, poput: "Ostajem, kao i uvijek, vaš predani sluga", koji završava vašim imenom.
- Ako želite dodati informacije nakon što je pismo napisano, upotrijebite naslov P. S, što na engleskom znači Postscript ("nakon pisanja").
Korak 6. Pošaljite pismo
Stavite pismo u kovertu, stavite pečat, uključite adresu primaoca, a zatim ga odmah pošaljite poštom.
Savjeti
- Pokušajte fokusirati pismo na temu koja će zanimati primatelja.
- Općenito, iza pozdrava uvijek slijedi zarez. Međutim, u službenim slovima interpunkcija se obično koristi dvotačka umjesto zareza.
- Prilikom pisanja žalbe uvijek koristite ljubazan jezik i razumne argumente. To će povećati vaše šanse da dobijete pozitivan odgovor.
- Ako želite ispisati vrlo formalno pismo, preporučujemo vam da koristite papir koji je nešto teži od standardnog papira za kopiranje.
- Ako želite poslati formalnu ili poluformalnu e-poštu, uvijek koristite adresu e-pošte koja zvuči profesionalno. E -poruke koje šalje „sweetstar189“zasigurno neće biti shvaćene tako ozbiljno kao e -poruke koje je poslala „jeni.sandra“, zar ne?
- Uvijek pišite slova plavom ili crnom olovkom.
- Provjerite je li navedena adresa točna.
- Odlomak uvijek započnite rečenicom napisanom ili otkucanom uvučeno.
- Ponovno provjerite sadržaj vašeg pisma, najmanje dva puta.
- Ako je pismo napisano ručno, uvijek koristite kemijsku olovku koja ne propušta tintu.
