Mnoge kompanije traže od svojih zaposlenika da sastave izvještaje o radnim postignućima ocjenjujući sebe kako bi mogli prijaviti ono što su uradili u određenom periodu. Ako radite kao zapisničar sastanka, od vas će se možda tražiti i da napravite izvještaj. Ovaj članak objašnjava kako pripremiti dobar izvještaj o učinku jer on igra važnu ulogu u određivanju uspjeha ili neuspjeha vaše karijere.
Korak
1. dio 3: Razumijevanje formata izvještaja o radnom uspjehu
Korak 1. Počnite sa pripremom izvještaja pisanjem kratkog sažetka svojih postignuća
Na vrhu izvještaja predstavite sažetak informacija koje ste dostavili kako biste dali opću sliku o svom radnom učinku.
- Na primjer: Radite za neprofitnu organizaciju i vaš šef od vas traži da napravite izvještaj o učinku. Ukratko u jednom paragrafu izvijestite o svim izvršenim zadacima, na primjer: organizirali ste aktivnosti koje su korisne za vlasnika organizacije, uspjeli steći priznanje u industriji i izgradili odnose s poslovnim partnerima.
- Ne uvrštavajte određene stvari u sažetak jer trebate samo prezentirati važne informacije da biste dali pregled radnih postignuća općenito. Kao vodič, izvještaji bi trebali biti prezentirani na 2 stranice, osim ako poslodavac navede drugačiji format. Prvo provjerite morate li napraviti izvještaj prema određenom formatu.
Korak 2. Navedite detaljne potkrepljujuće činjenice
Kako biste podržali svaku informaciju u sažetku prikazanom na početku izvješća, zapišite detalje prema sljedećim uputama:
- Koristite format liste. Pripremite izvještaje za svaku aktivnost posebno. Uključite aktivnost kao naslov izvještaja nakon čega slijedi opis aktivnosti pod naslovom. Na primjer: aktivnost koju radite je „Priprema i izvršavanje događaja“.
- Ispod naslova napravite popis pomoću brojeva ili slova da ukratko i konkretno opišete događaj koji organizujete, uključujući njegovu svrhu i prednosti u podržavanju postizanja misije organizacije.
Korak 3. Napravite izvještaj u standardnom formatu kako bi izgledao profesionalno
Ne predstavljajte nasumične izvještaje. Umjesto toga, pripremite uredno otkucan izvještaj profesionalnim fontom koristeći papir standardne veličine.
- Naslov izvješća stavite u sredinu rada masnim slovima kako bi informacije bile uredno organizirane.
- Na vrhu izvješća napišite datum završetka izvješća. Uključite i ime, titulu i naslov osobe koja je pripremila izvještaj.
Korak 4. Novinarstvo tokom izvještajnog perioda
Sastavljanje izvještaja bit će vam lakše ako odmah vodite bilješke dok se aktivnosti pokreću.
- Pripremite bilježnicu ili fasciklu za bilježenje radnih postignuća u određenom periodu. Ovo će vam olakšati pripremu izvještaja ako vaš šef to zatraži.
- Ako se to ne učini, važna postignuća na početku izvještajnog razdoblja mogu se zaboraviti.
Dio 2 od 3: Dostava kvalitetnog sadržaja
Korak 1. Opišite cilj koji želite postići i očekivanja posla koja trebate ispuniti
Podsjetite čitatelje da na početku izvještajnog perioda postoji cilj koji želite postići. Pobrinite se da znate ciljeve organizacije i doprinos koji se od vas očekuje. Ako još ne znate, pitajte poslodavca o ovim stvarima.
- Zatim objasnite da ste postigli cilj pružanjem stvarnih podataka. Napravite izvještaj koji predstavlja usporedbu podataka između cilja i njegove realizacije.
- Na primjer: Uspjeli ste prikupiti više sredstava od ciljanih i ovo postignuće je pozitivna stvar za investitore i poslodavce. Međutim, rezultati ovog rada ne mogu se smatrati uspjehom i teško je odrediti koliki je vaš uspjeh ako nema usporedbenih podataka.
Korak 2. Uključite vizuelne informacije u izvještaj
Priložite neke tablice ili grafikone koji čitateljima olakšavaju vizualizaciju podataka koje predstavljate.
- Imajte na umu da zauzeti čitatelji obično samo pregledavaju izvještaje. Ponekad su vizuelna sredstva u stanju da efikasnije prenose informacije.
- Međutim, nemojte predstavljati previše grafike. Odaberite 1-2 grafikona koji mogu objasniti važne informacije.
Korak 3. Fokusirajte se na “CAR”
CAR znači: izazov (izazov), akcija (akcija), rezultati (rezultati). Sistematski izvještaj o uspjehu u radu možete sastaviti raspravljajući o ove tri stvari.
- Odredite izazove sa kojima se suočavate. Opišite akcije koje ste poduzeli da biste prevladali izazove i koji su bili rezultati. Na primjer: kao upravitelj restorana, u izvještaj napišite: „Izazov: redovi se produžuju za vrijeme špica za večerom, a kupci koji se žale povećali su se za 10%. Radnja: zamolite 1 konobara da počne s radom 1 sat ranije radi poboljšanja kvalitete usluge u vrijeme najvećih gužvi. Rezultat: korisnici koji su se žalili smanjili su se na 2 osobe ili su se smanjili za 80%”.
- Napravite izvještaj tako što ćete dati posebne informacije. Postignuća koja nisu mjerljiva, na primjer: "Mogu raditi dobro u timu" beskorisna su jer svi mogu reći istu stvar. Dakle, morate biti u stanju pokazati odnos između rezultata i problema na koje se treba obratiti i prijaviti performanse pružanjem specifičnih podataka i informacija.
Korak 4. Opišite metodologiju koju ste koristili
Ako trebate prikupiti podatke kao osnovu za pisanje izvještaja, ukratko opišite metodologiju prikupljanja podataka koju primjenjujete.
- Obavijestite čitatelja o razlozima odabira metode istraživanja, njenim prednostima i rezultatima. Objasnite i zašto se metoda smatra vjerodostojnom. Nastavljajući restoranski scenarij u gornjem primjeru, objasnite zašto podatke o pritužbama korisnika koristite kao metodu anketiranja.
- Uključite datum ili period istraživanja i ono što biste željeli dobiti od ankete.
Korak 5. Usredotočite se na izvještavanje o radnim postignućima
Kako bi informacije u izvještaju bile fokusirane na radna postignuća, razmislite o onome na šta ste bili najponosniji tokom izvještajnog perioda, na primjer: o tome da možete smiriti uznemirenog gosta ili pružiti obuku podređenom. Ne dajte čitatelju previše detaljne informacije.
- Drugi način je korištenje metode “STAR” koja označava: situaciju (problem), zadatak (zadatak), akciju (radnju), rezultate (rezultat). Ukratko opišite situaciju u kojoj ste se nalazili, zadatak koji ste morali obaviti, radnje koje ste poduzeli da biste izvršili zadatak i rezultate koje ste postigli. Baš kao i „CAR“metoda, cilj je pokazati odnos između „problema“i „ishoda“i objasniti kako se to postiže.
- Usredotočite se na stvaranje izvještaja koji mogu pokazati sljedeće: poteškoće, privilegije, prioritet, veliku vidljivost, rokove, inovacije, opis posla i utjecaj vašeg rada na organizaciju.
- Na primjer: u izvještaju navedite da je godišnji promet zaposlenih iznosio 35% kada ste napredovali u direktora poslovnice. Nakon što provedete ankete o zadovoljstvu zaposlenih, mentorirate zaposlenike i održavate sedmične sastanke sa cijelim osobljem, fluktuacija zaposlenih pada na 15%. Ovaj primjer pokazuje da u izvještaju o postignuću nije potrebno koristiti dugačke rečenice sve dok čitalac može ispravno razumjeti odnos.
Korak 6. Objasnite meritum vaše akcije
Nemojte samo donositi rezultate. Također morate objasniti zašto je postignuće korisno za organizaciju.
- Na primjer: Imate sastanak sa osobljem. Objasnite šta je praćenje i koje su koristi za organizaciju? Dobro razmislite o tome šta želite prijaviti. Ako nije korisno, prijavite drugi posao.
- Ako sastanak sa osobljem može povećati radnu motivaciju, tako da se izostanci zaposlenika poboljšaju i vlasnicima kompanija uštedi novac. Ovo je rezultat rada koji se smatra korisnim.
Korak 7. Provjerite izvještaj prije nego što ga podnesete
Ciljevi pisanja izvještaja nisu postignuti ako podnesete izvještaj koji sadrži mnoge greške i neprofesionalne formate pisanja.
- Provjerite gramatiku, interpunkciju i pravopis riječi. Sačuvajte svoj izvještaj za 1 noć, a zatim ga ponovo pročitajte ujutro. Ne pravite izvještaje u zadnji čas.
- Odštampajte izvještaj na papiru i provjerite ima li još nešto što treba ispraviti. Ponekad su nam oči toliko umorne od predugog zurenja u ekran računara da se greške zanemaruju.
3. dio 3: Upotreba pravih riječi
Korak 1. Recite negativne stvari na pozitivan način
Ako postoji cilj koji nije postignut, bolje ga ne prijaviti. Umjesto da čitatelja fokusirate na ovo, pokušajte to obavijestiti na drugi način.
- Opišite nezadovoljavajuće rezultate rada koristeći pozitivne rečenice, na primjer fokusiranjem objašnjenja na konkretne korake koje ćete poduzeti da riješite problem, umjesto da krivite druge ljude ili tražite izgovore.
- Ne krivite druge ljude. Usredotočite se na objašnjavanje radnji koje ste poduzeli i pokazivanje da ste pozitivna osoba. Podijelite stvari koje ste vi ili vaš tim dobro uradili. Fokus izvještaji o radu na koje možete biti ponosni.
Korak 2. Predstavite brojeve i koristite metriku u izvještajima
Ako ste u mogućnosti iznijeti vrlo specifične podatke, vaša će radna postignuća biti vjerodostojnija. Dopunite informacije koje prenosite nečim mjerljivim kao dokazom.
- Superlativne riječi koje se često koriste, na primjer: "najbolji" ili "pouzdan" manje su korisne. Svako može reći „Ove godine je moj rad bio vrlo dobar“.
- Upamtite ovu frazu: "Dokaži, ne samo pričaj!" Umjesto da drugim ljudima kažete da ste ove godine uspjeli obaviti dobar posao, detaljno pokažite šta ste uradili sa podacima i metrikama. Nemojte samo reći da možete izgraditi dobre odnose s kupcima. Umjesto toga citirajte rezultate ankete o zadovoljstvu korisnika, priložite pismo koje ste primili od klijenta i pružite podatke o smanjenju broja kupaca koji se žale.
- Sadašnji brojevi. Govoriti da ste sposobni voditi više osoblja besmisleno je ako čitatelji ne znaju koliko ljudi imate. Predstavite podatke u numeričkom obliku tako da čitatelji znaju koliko ljudi nazivate „mnogo“i objasnite im opis posla koji ste obavili.
Korak 3. Recite istinu u svakom slučaju
Ne pretjerujte i ne lažite. Bit ćete u velikoj nevolji ako vas uhvate.
- Čak i ako je potpuno nenamjerno, bit ćete u velikoj nevolji ako lažete. Osjećat ćete se nesigurno i vaš će put u karijeri biti blokiran.
- Uradite iskrenu samoevaluaciju kako biste izvijestili o svojim snagama i slabostima. Pokušajte prevazići nedostatke na pozitivan način.
Korak 4. Priznajte rad drugih
Tečajevi pisanja poslovnih i inženjerskih izvještaja sugeriraju da ne koristite riječ "ja", ali se u određenim slučajevima može koristiti u izvještajima o učinku.
- Na primjer: ako prijavite: "Zaposlio sam 100 radnika", ne zaboravite objasniti da vaš uspjeh podržavaju doprinosi drugih ljudi ili tima.
- Dobit ćete dodatnu vrijednost ako niste arogantni. Rasporedite različite rečenice tako da ne započinju uvijek riječju "ja".
Savjeti
- Nikada ne koristite riječi koje izražavaju ljutnju u izvještaju o učinku. Ostavit ćete dobar utisak ako ste uvijek pozitivni.
- Koristite stručne riječi. Nemojte koristiti stil neformalnog jezika.
