Pisanje prijedloga menadžmentu može se učiniti kada želite predložiti poboljšanja radnih procedura, predložiti načine uštede, pružiti informacije o mogućnostima zarade ili predložiti promjene. Ako želite napisati prijedlog za upravljanje tvrtkom, odvojite vrijeme za prikupljanje potrebnih informacija. Razgovarajte o idejama sa suradnicima kako biste saznali što misle i lukavo se nosite s menadžmentom.
Korak
Metoda 1 od 2: Izrada prijedloga
Korak 1. Definirajte ideju ili pitanje koje treba riješiti u prijedlogu, poput poboljšanja tijeka rada ili smanjenja troškova
Općenito, ideje možete jasno vizualizirati. Međutim, ako želite riješiti problem ili dati prijedlog za nešto važno, obratite veliku pažnju na sve što je povezano.
Korak 2. Istražite i provjerite trenutnu situaciju prije nego što napišete prijedlog
Razgovarajte sa relevantnim stranama, poput saradnika, menadžera ili kupaca. Potražite informacije o konkurentima i pogledajte kako oni rade.
Na primjer, ako mislite da je potrebno promijeniti ugostiteljsku uslugu u uredu, prvo razgovarajte s kuhinjskim osobljem. Jesu li radili drugdje, s različitim ugostiteljskim objektima? Šta misle vaši saradnici? Moguće je da vaše nezadovoljstvo nije problem kvalitete, već je samo pitanje ukusa
Korak 3. Napišite opis problema
Započnite prijedlog objašnjavajući trenutne uslove. Uključite sve relevantne činjenice, kao što su počinilac, datum i lokacija. Kada pišete prijedlog za otvaranje, nemojte donositi prosudbe. Objasnite uslove prema stvarnosti.
Na primjer, "PT Sukses Maju već 7 godina koristi ugostiteljske usluge gospođe Nyengir. Međutim, glavni dostupni meni postupno se smanjuje, sa pet menija na dva. Dostupnost vegetarijanskih menija je također pogođena. U stvari, u određene dane, vegetarijanski meniji nisu dostupni. dostupni."
Korak 4. Nakon opisa problema, zapišite rješenje koje želite predložiti i korake za njegovu implementaciju
Počnite pisanjem srži rješenja i opišite ono što ste pronašli na osnovu svojih zapažanja.
Na primjer, "Po mom mišljenju, PT Sukses Maju bi trebao potražiti novog ugostitelja. PT Fast Bangkrut koristi nekoliko drugih ugostiteljskih usluga. Ugostitelji gospođa Sisca Soewitomo i gospodin Rudi Chaeruddin pružaju više menija po konkurentnim cijenama. Osim toga, jer ugostiteljstvo Gospodin Rudi Chaeruddin nudi jelovnike vegetarijanske, veganske i bez glutena svaki dan, catering je više u skladu s potrebama kompanije. Ugostiteljstvo za gospođu Siscu Soewitomo se također može nazrijeti, iako vegetarijanski meni u ugostitelju nije jednako raznolik kao i ugostitelj g. Rudija Chaeruddina. Prema istraživanju iz 2011. godine, 40% zaposlenih u PT Sukses Maju su vegetarijanci, 10% su vegani, a 2% moraju jesti dijetu bez glutena."
Korak 5. Kreirajte plan implementacije
Objasnite svaki korak koji morate poduzeti, vrijeme i troškove. Zapišite šta znate i šta još morate da naučite. Razmislite o pisanju koraka u obliku liste, a zatim ih detaljno objasnite. Ne pretjerujte s promjenama. Međutim, ne zaboravite objasniti moguće rezultate ovih promjena.
Na primjer, "Da bi koristila drugu ugostiteljsku uslugu, kompanija mora: 1. Raskinuti ugovor sa gospođom Nyengir. 2. Zamoliti ugostitelja gospođu Siscu Soewitomo i gospodina Rudija Chaeruddina da izvrše test okusa. 3. Odaberite jednu od 4. Potpišite ugovor s odabranim ugostiteljem. Potrebne ugostiteljske naknade se ne razlikuju mnogo od ugostiteljskih taksi gospođe Nyengir. Sve dok kompanija ispunjava svoje ugovorne obaveze s gospođom Nyengir, kompanija neće biti kažnjena Osim toga, ako zaposlenici više vole ponuđenu hranu, bit će zadovoljniji radnim uvjetima."
Korak 6. Zapišite mogući otpor svom planu
Hoće li neki zaposlenici odbiti vaš plan? U ovom slučaju, nekim zaposlenicima bi se mogao svidjeti okus kuhanja gospođe Nyengir. Ili, ako predložite ideju o proizvodu, možete li uvjeriti nadležne službenike agencije da je novi proizvod siguran za upotrebu? Zapišite korake koje možete poduzeti kako biste druge uvjerili u svoj projekt.
Korak 7. Nakon pisanja koraka, zapišite potrebne materijale ili ljudske resurse, ako ih ima
Zapišite i vrijeme potrebno za implementaciju promjena, jer vrijeme je novac. Napravite jednostavnu kontrolnu listu. U slučaju gornjeg primjera, listu možete stvoriti na sljedeći način:
Potrebni resursi: pododbor za ocjenjivanje ugostiteljstva (4 osobe iz različitih odjeljenja), 2 sata za testiranje ukusa i 3 sata za pisanje izvještaja
Korak 8. Zaključite prijedlog prepisivanjem promjena koje želite napraviti i njihovih glavnih prednosti
Prepišite svoje tri glavne tačke, a zatim napravite završnu rečenicu. Zamislite kraj prijedloga kao sažetak. Na primjer:
- "Kao što je prethodno objašnjeno, catering gospođe Nyengir postepeno je smanjivao glavni meni dostupan u posljednjih 7 godina. Catering gospođa Sisca Soewitomo i gospodin Rudi Chaeruddin nude raznovrsniji jelovnik po konkurentnim cijenama. Stoga predlažem PT Sukses Maju da to učini ovo. testiranje ukusa i odabir novog ugostitelja za kompaniju. Sa ovim novim ugostiteljem očekuje se povećanje zadovoljstva zaposlenih, a zaposlenici će vjerovatno ostati."
- Navedite kvantitativne ili finansijske koristi od promjene, ako ih ima.
- Objasnite kvalitativne prednosti promjene. Ponekad se koristi od promjene ne mogu mjeriti brojevima ili činjenicama. Objasnite to ako se vaša predložena promjena odnosi na sreću zaposlenika. Kvalitativna promjena može biti jednako vrijedna kao i kvantitativna promjena.
Metoda 2 od 2: Dijeljenje prijedloga
Korak 1. Neka vaš kolega pročita i pošalje povratne informacije o vašem prijedlogu
On se može ili ne mora složiti s vašim predloženim promjenama. Ako se ne slaže, razmislite zašto. Ako su razlozi valjani i utječu na vaš prijedlog, budite spremni revidirati ga. Neslaganje vašeg partnera možete dodati i u kolonu "Neslaganje", ako razumijete misao, ali se ne slažete.
Korak 2. Nakon kreiranja prijedloga i traženja povratnih informacija od kolega, pregledajte tok, gramatiku, tačnost i broj riječi prijedloga
Nemojte davati preduge prijedloge kako bi upravitelj primijetio vaš prijedlog. Dajte prijedlog dugačke 1-2 stranice ako je moguće.
Korak 3. Nakon što je prijedlog spreman, znajte kome treba podnijeti zahtjev, a zatim ga pošaljite
U nekim kompanijama donosioci odluka su jasni, ali drugi imaju fluidniju strukturu koja otežava znati kome se obratiti. Pogledajte pozadinu kompanije da biste saznali kome biste trebali poslati prijedlog.
