Tjedni izvještaji obično se koriste u mnogim preduzećima i maloprodajnim okruženjima, ili u istraživačkim projektima i stažiranjima. Napišite kratke, sažete sedmične izvještaje kako bi vaš šef imao jasnu sliku o vašem napretku.
Korak
1. dio 3: Organiziranje informacija
Korak 1. Identificirajte svrhu izvještaja
Iako morate podnositi sedmične izvještaje kao dio zadatka, svrha samog izvještaja nije zadržavanje posla. Poznavanje razloga zašto vaš šef traži sedmični izvještaj pomoći će vam da odredite koje informacije treba uključiti u izvještaj i koje su najvažnije.
- Obično se izvještaji pišu kako bi menadžeri bili u toku sa statusom projekta na kojem radite ili kako bi im pomogli u donošenju odluka.
- Na primjer, ako ste upravitelj maloprodajne trgovine, od vas će se možda tražiti da podnesete sedmični izvještaj koji rezimira sedmičnu prodaju. Poslodavci koriste ove izvještaje za procjenu učinka trgovine, razine cijena i primljenih narudžbi.
- Ako podnosite sedmični izvještaj o stažiranju ili istraživačkom projektu, svrha izvještaja je pokazati vašem šefu ili instruktoru koliko napredujete i podijeliti sva velika otkrića i otkrića.
Korak 2. Odlučite ko će čitati izvještaj
Za planiranje izvještaja bitno je znati ko je vaša publika. Ako ne znate ko će čitati izvještaj (i zašto), ne možete znati koje su informacije najvažnije.
- Identificiranje vaše publike također će vam pomoći da shvatite kako bi vaš izvještaj trebao biti strukturiran i koji jezik koristiti. Na primjer, mogli biste napisati istinit izvještaj ako je publika grupa petogodišnjaka, nego da ste ga pisali za rukovodioce velike korporacije.
- Takođe ćete dobiti jasniju sliku o tome šta vaša publika već zna i šta trebate detaljnije objasniti ili trebate navesti dodatne izvore upućivanja. Na primjer, ako pišete sedmični izvještaj o pravnom pitanju koji će čitati grupa pravnika, nema potrebe davati detaljan sažetak zakona. Međutim, takav sažetak može biti potreban ako pišete izvještaj o tom pitanju za rukovodioce ili administratore koji nemaju pravno znanje.
- Ako je izvještaj potreban za stažiranje, istraživački projekt ili drugu akademsku aktivnost, imajte na umu da publika nije vaš predavač ili instruktor, iako će im se izvještaj podnijeti. Da biste u ovom kontekstu pronašli publiku, usredotočite se na prirodu svog projekta i svoju disciplinu u cjelini.
Korak 3. Dajte prioritet glavnim tačkama izvještaja
Iako biste trebali nastojati da vaš izvještaj bude što sažetiji, moguće je da vaša publika neće pročitati sve. Da biste odgovorili na ovo, trebate staviti najvažnije informacije ili konačni rezultat na početak izvještaja.
- Na primjer, ako izvješće ima za cilj uporediti i uporediti tri različite marke opreme i preporučiti onu za koju mislite da je najprikladnija za potrebe kompanije, zaključak treba napisati na početku. Zatim možete dati objašnjenje zašto.
- Općenito, prva stranica izvještaja trebala bi sadržavati sažetak rezultata, preporuka ili zaključaka. Iskoristite ostatak izvještaja da biste dublje kopali, a čitatelji će čitati dalje ako osjećaju potrebu ili žele proširiti svoje razumijevanje vaših nalaza.
Korak 4. Budite svjesni “sudbine” koju izvještaj obično doživi
U većini slučajeva, tjedni izvještaji se generiraju za potrebe čuvanja podataka i bit će pohranjeni u odgovarajućoj arhivi. Nedjeljni izvještaji rijetko se čitaju u cijelosti u većini konteksta i ne biste trebali očekivati drugačije.
- Međutim, nemojte ovu činjenicu koristiti kao izgovor za lažiranje izvještaja ili rad na njima kako bi bili nekvalitetni. Izvještaji moraju odražavati vas i vašu radnu etiku. Traljavo izrađen izvještaj će se vjerojatno primijetiti i reći „znao sam da ga nećete pročitati“nije izgovor za proizvodnju podstandardnog proizvoda za rad.
- Iako bi izvještaj u cjelini trebao biti kvalitetan i dobro napisan, usredotočite se na dijelove izvještaja koje će publika najvjerojatnije pročitati. Ovaj odjeljak je obično sažetak ili preporuka. Trebali biste to napisati bez i najmanje greške.
- Imajte na umu da nadređeni ne čitaju cijeli sadržaj izvještaja ne zato što nisu zainteresirani ili zato što nisu važni. Ljudi na višim rukovodećim ili izvršnim pozicijama su vrlo zaposleni i vješti su u prikupljanju informacija potrebnih za efikasno donošenje odluka. Neće čitati cijeli izvještaj osim ako je to krajnje potrebno, ali će ga spremiti u slučaju da ga kasnije žele ponovno pročitati.
2. dio 3: Oblikovanje izvještaja
Korak 1. Zatražite uzorak
Mnoge kompanije imaju standardni format za sedmične izvještaje, a menadžeri ili rukovodioci možda su navikli primati informacije na ovaj način. Korištenje različitih formata može dovesti do frustracije i zabune.
- To je vrlo važno u pripremi izvještaja o prodaji. Menadžeri su navikli gledati izvještaje na prvi pogled i znati gdje će na stranici pronaći određene brojeve ili informacije. Korištenje različitih formata postaje nedjelotvorna mjera jer su prisiljeni pročitati cijeli izvještaj kako bi pronašli potrebne informacije.
- Provjerite s administrativnim pomoćnikom postoji li predložak koji možete koristiti za pisanje izvještaja. Na taj način ne morate ga stvarati od nule pomoću aplikacije za obradu teksta. Mnoge kompanije imaju predloške dokumenata s odgovarajućim postavkama, uključujući margine, tablice, stilove odlomaka i fontove.
Korak 2. Razmotrite načine dostave
Ako izvještaj podnesete kao štampani dokument ili kao prilog e-pošti, format će biti drugačiji nego da ste ga napisali kao dio teksta e-pošte.
- Na primjer, ako izvještaj šaljete kao privitak e-pošte, morate uključiti sažetak u tekst e-pošte. Na ovaj način čitaoci ne moraju otvarati dodatak da bi razumjeli glavne aspekte vašeg izvještaja.
- Ako svoj izvještaj podnosite kao fizički dokument, najvjerojatnije ćete morati priložiti propratno pismo ili naslovnu stranicu kako bi se izvještaj mogao pravilno identificirati i podnijeti.
- Bez obzira na to kako podnosite izvještaj, pobrinite se da vaše ime bude na svim stranicama i da sve stranice budu označene brojem u formatu “X od Y” (čitajte: ukupno stranica X od Y). Listovi izvještaja mogu se lako rasipati i kratkim pogledom treba znati je li izvještaj kompletan i ko ga je sačinio.
- Tražene podatke možete jednostavno uključiti kao zaglavlje (zaglavlje) na svaku stranicu. Na primjer, zaglavlje bi moglo glasiti ovako: “Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 od 7 ".
Korak 3. Uključite sažetak
Izvršni sažetak je kratak sažetak cijelog izvještaja, obično samo paragraf ili dva, s nekoliko rečenica za svaki dio izvještaja. Opća je ideja da izvršni direktor može pročitati ovaj sažetak, i sve dok je to u skladu s njegovim početnim očekivanjima o problemu o kojem je riječ, on može poduzeti mjere bez daljnjeg čitanja.
- Prilikom stvaranja sažetka sažetka vrlo je važno koristiti jasan i sažet jezik kako bi ga bilo lako razumjeti. Izbjegavajte žargon ili posebne termine koji zahtijevaju objašnjenje, čak i ako znate da je vaša publika vrlo dobro upoznata s tim izrazima.
- Napišite sažetak na kraju, nakon što završite sve ostale odjeljke izvještaja. Uostalom, ne možete sažeti nešto što još nije napisano. Čak i ako već imate detaljan prikaz o tome šta napisati u svom izvještaju, stvari se mogu promijeniti tokom procesa pisanja.
Korak 4. Kreirajte strukturu pasusa i dijelova izvještaja
Kada shvatite format koji će se koristiti za pisanje izvještaja, stvorite skicu za dijelove izvještaja koji će odgovarati svrsi izvještaja.
- Provjerite skicu kako biste bili sigurni da se sve logički prelijeva iz jednog odjeljka u drugi i provjerite je li nacrt osmišljen tako da odgovara publici koja je identificirana za izvještaj.
- Općenito, izvještaj će uključivati sažetak, uvod, zaključke i preporuke, nalaze i raspravu, te listu referenci. Možete uključiti priloge koji sadrže relevantne podatke, kao i sadržaj za duže izvještaje. Međutim, sedmični izvještaji obično nisu tako dugi.
- Svaki dio izvještaja bavi se određenom temom. U tom odjeljku svaki odlomak obrađuje jednu ideju. Na primjer, ako jedan dio izvještaja ima naslov „Popularni brendovi za djecu“, mogli biste napisati zaseban odlomak za svaki brend. Ako pravite razliku između odjeće za dječake i djevojčice, napravite pododjeljak (sa odgovarajućim podnaslovima) za svaku marku, zatim jedan odlomak koji govori o odjeći za dječake koju brend nudi i drugi odlomak za odjeću za djevojčice.
Korak 5. Kreirajte naslovnu stranicu ili propratno pismo ako je potrebno
Kraći izvještaji možda ne zahtijevaju zasebnu naslovnu stranicu, ali duži izvještaji trebaju sadržavati posebnu stranicu koja vas identificira kao autora izvještaja i ukratko objašnjava svrhu izvještaja.
- Naslovna stranica se razlikuje od sažetka i u suštini sadrži informacije potrebne za ispunjenje administrativnih svrha kako bi se izvještaj mogao pravilno podnijeti.
- Poslodavci mogu imati posebnu uvodnu stranicu potrebnu za sedmične izvještaje. Ako je tako, provjerite koristite li pravi format.
- Naslovna stranica treba sadržavati najmanje naslov ili opis izvještaja (npr. "Nedjeljni izvještaj o prodaji"), vaše ime i imena drugih saradnika, naziv kompanije i datum kada ste završili ili podnijeli izvještaj.
3. dio 3: Korištenje grubog jezika
Korak 1. Kreirajte efektivne naslove i titlove
Naslovi i podnaslovi omogućavaju čitateljima da brzo pronađu određene dijelove izvještaja koji ih zanimaju ili ono što žele pročitati kako bi dobili dodatne informacije o vašim zaključcima ili preporukama.
- Uvjerite se da naslov i podnaslov opisuju sadržaj u odjeljku ili pododsjeku direktno i tačno.
- Na primjer, prilikom sastavljanja sedmičnog izvještaja o prodaji, možete uključiti odjeljke koji govore o “Trendovima ženske odjeće”, “Trendovima muške mode” i “Popularnim dječjim markama”. Unutar tih odjeljaka možete postaviti titlove za isticanje određenih trendova ili popularnih marki.
- Koristite istu gramatičku konstrukciju za sve naslove kako bi izvještaji zvučali logično i dosljedno. Na primjer, ako prvi naslov glasi „Izgradnja uporišta u muškoj odjeći“, drugi naslov bi trebao biti „Vodeći trend ženske odjeće“, a ne nešto poput „Brojke o prodaji ženske odjeće“.
Korak 2. Napišite izvještaj koristeći jasne i jednostavne rečenice
Sažeto pisanje s rečenicama strukturiranim u standardnom redoslijedu „subjekt-glagol-objekt“daje jasnoću misli i daje kredibilitet vašim preporukama i zaključcima.
- Nakon što ste napisali prvu verziju izvještaja, pažljivo je pročitajte i uklonite sav nepotreban jezik. Pronađite radnju za svaku rečenicu i pored glagola postavite ko je izvršio radnju. Zamislite svaku rečenicu kao da govori "ko je šta uradio".
- Uklonite nepotrebne rečenice i upotrijebite fraze poput "osim", "sa svrhom" ili "redom".
- Možda mislite da je ovaj stil pisanja dosadan, ali svrha pisanja sedmičnih izvještaja nije zabava. Ovaj stil je najefikasniji za prenošenje mišljenja i prenošenje informacija čitatelju.
Korak 3. Uvjerite se da je vaše pisanje objektivno i nepristrasno
Vaše preporuke trebaju se temeljiti na konkretnim dokazima, a ne na mišljenjima ili osjećajima. Uvjerite čitatelja snažnim, jasno napisanim činjenicama.
- Izbjegavajte nepotrebne pridjeve i druge riječi te izraze koji imaju negativnu ili pozitivnu konotaciju. Umjesto toga, usredotočite se na pisanje argumenata zasnovanih na činjenicama.
- Na primjer, recimo da u svom tjednom izvještaju preporučite promociju za jednog od prodavača. Potkrijepite preporuku činjenicama koje pokazuju da je zaposlenik vrijedan, umjesto da zapisujete subjektivne ili emocionalne detalje. Izraz "Sari ima konstantno visoku prodaju u našoj trgovini, iako radi samo 15 sati sedmično" bio bi bolji od "Sari je moj najljubazniji zaposlenik i uvijek se trudi maksimalno, iako mora ograničiti svoje sate da se brine o njoj" bolesna majka."
Korak 4. Koristite jake riječi
Kada pišete aktivnim glasom, koristite jednu riječ koja čitatelju govori koja se radnja događa u rečenici, naime glagol. Koristite kratke, snažne glagole koji jasno opisuju radnju koja se događa.
- Odaberite jednostavne glagole. Na primjer, "upotreba" je bolja od "upotrebe".
- Glagoli koji opisuju procese, poput razmišljanja, znanja, razumijevanja i vjerovanja, ponekad su neophodni, ali općenito su manje moćni od glagola koji opisuju radnju. Možda ćete morati dublje istražiti izjavu i pretvoriti je u akciju. Na primjer, mogli biste napisati "Vjerujem da će se naša prodaja povećati u sljedećih nekoliko mjeseci." Izmijenite izjavu i saznajte zašto vjerujete. Zatim možete napisati rečenicu koja vodi do radnje poput: „Povijesno gledano, prodaja raste tokom godišnjih odmora. Predviđam da će se prodaja povećati u novembru i decembru.”
- Da biste zadržali pisanje usmjereno na radnju, provjerite izvještaj i pokušajte ukloniti prijedloge i zamijeniti ih jačim glagolima. Na primjer, "opći konsenzus" može se pojednostaviti u "konsenzus", a ako neko "pruža zaštitu", utisak se dodatno pojačava govoreći da "štiti".
Korak 5. Izbjegavajte pasivni glas
Kad pišete pasivnim glasom, stavljate manji stres na osobu koja to radi i stavljate veći naglasak na objekt radnje. Iako je u nekim slučajevima to potrebno iz političkih ili diplomatskih razloga, upotreba pasivnog glasa često rezultira nejasnim i zbunjujućim pisanjem.
- Aktivni glas nagrađuje osobu koja je poduzela radnju i čitatelju izvješća pokazuje tko je odgovoran za radnju. Da biste shvatili zašto je to važno, zamislite da pročitate članak o požaru koji kaže: "Na sreću, sva su djeca spašena." Identitet osobe (ili osoba) koja je spasila djecu je važan. Ako rečenica glasi „Lokalni svećenik, otac Johan, prolazio je naprijed -nazad kroz vatru koja je okruživala sirotište i spasila svu djecu“, sada znate ko je zaslužan što je bio heroj u toj situaciji.
- Aktivne rečenice važne su i za preuzimanje odgovornosti za radnje koje mogu imati negativne posljedice. Ako u svom izvještaju napišete “Došlo je do greške”, vaš šef će htjeti znati ko je pogriješio kako bi mogao izreći odgovarajuću kaznu. Ako pogriješite, priznanje i preuzimanje odgovornosti za djelo će vam zaista pomoći.
- Da biste pronašli i uklonili pasivne rečenice u pisanom obliku, potražite glagole koji počinju s "di-". Kad ga pronađete, identificirajte radnju u rečenici, saznajte tko je to učinio i pomaknite je na početak i sredinu rečenice.
Korak 6. Prenesite informacije pomoću vizuelnih elemenata
Tabele i grafikone je mnogo lakše čitati i pratiti od odlomaka koji pružaju iste informacije, posebno ako se informacije koje se prenose sastoje od mnogih brojeva.
- Odaberite prave vizualne elemente za prenošenje informacija čitateljima na način koji im je koristan i odražava svrhu izvješća.
- Na primjer, možete odabrati linijski grafikon koji prikazuje trend povećanja prodaje vunenih jakni. Ovaj način prezentiranja informacija bit će učinkovitiji u prikazivanju povećanja od tablice s brojem vunenih jakni koje se prodaju svakog mjeseca jer tabela zahtijeva od čitatelja da pogleda sve brojke, uporedi ih i prepozna da postoji povećanje. Sve se to može učiniti jednostavnim prikazom jednostavnog linijskog grafikona.
- Imajte na umu da oko privlače vizuelni elementi. Uvjerite se da ovi elementi izgledaju uredno i organizirano te da su postavljeni u odgovarajući položaj pri vrhu stranice. Jednostavno prezentirate vizualne elemente važne za vašu preporuku ili zaključak.
Korak 7. Uklonite žargon
Svaka industrija ili akademska disciplina ima određene neizbježne izraze, kao i modne riječi koje postaju popularne u poznatim knjigama ili člancima. Iako su ponekad korisne, ove riječi obično ne dodaju vrijednost ili ne uspijevaju učinkovito prenijeti poruku.
- Pisanje popisa uobičajenih ključnih riječi u industriji kako ih ne biste pretjerano koristili u svojim izvještajima može biti korisno. Kada izvještaj bude gotov, možete potražiti ove riječi u dokumentu i zamijeniti ih ako je potrebno.
- Imajte na umu da čitatelju prekomjerna upotreba trendovskih ključnih riječi ne znači da ste "dobro informirani" na terenu, već stvara suprotan dojam. Općenito, rukovoditelji i menadžeri su stariji i vidjeli su stotine takvih riječi koje dolaze i odlaze. Ako ga previše koristite, pomislit će da ste lijeni i da ne znaju o čemu govorite, ili ih samo pokušavaju impresionirati.
- Također biste trebali izbjegavati korištenje previše složenih pojmova. Na primjer, ako pišete izvještaj koji sažima pravno pitanje, to ne znači da ga morate puniti pravnim žargonom.
Korak 8. Pažljivo provjerite karakter
Izvještaji puni štamparskih i gramatičkih grešaka mogu biti neugodni za čitatelje i odražavati negativnu sliku o vama. Napravite izvještaj puno prije isteka roka kako biste imali dovoljno vremena za odgovarajuću provjeru karaktera.
- Pokrenite program za provjeru gramatike i pravopisa na aplikaciji za obradu teksta koju koristite. Ovaj program će preskočiti mnoge greške, posebno pravopisne greške koje rezultiraju homofonskim greškama (npr. Upisivanje “laden”, kada želite napisati “condition”).
- Pažljivo provjeravanje karaktera unazad (unatrag prema naprijed) dobar je način da se uvjerite da ne propuštate greške. Štaviše, ako ste upoznati sa onim što želite napisati, prenijet ćete greške poput nedostajućih riječi jer ih mozak automatski dovršava. To se neće dogoditi ako to provjerite od naprijed prema naprijed.
- Čitanje izvještaja naglas je još jedan efikasan način za otkrivanje grešaka i uređivanje stila pisanja. Ako vam je teško pročitati određenu rečenicu ili odlomak, velike su šanse da je taj dio teško razumljiv jer će i čitatelji imati iste poteškoće. Ispravite teške dijelove kako bi mogli bolje teći.
