Poslovni izvještaji jedno su od najefikasnijih sredstava komunikacije u današnjem poslovnom svijetu. Prednosti poslovnih izvještaja su mnoge. Preduzeća ili pojedinci mogu koristiti poslovne izvještaje za donošenje važnih odluka. Ako želite napisati dobar poslovni izvještaj, naučite kako razumjeti svrhu pisanja izvještaja.
Korak
1. dio od 2: Odlučite koju vrstu poslovnog izvještaja želite napisati
Korak 1. Koristite poslovne izvještaje za prenošenje ideja
Ovaj izvještaj se naziva „izvještaj o opravdanosti/preporuci“. Ovaj izvještaj možete koristiti za razmjenu ideja sa svojim menadžerom ili direktorom. Obično ćete morati pripremiti sažetak i sadržaj izvještaja. Sažetak je način prenošenja ideja. Telo sadrži informacije o prednostima, troškovima, rizicima i druge informacije vezane za vašu ideju.
Na primjer, želite kupiti pisač za svoje odjeljenje. Da biste uvjerili menadžera da je štampač zaista potreban, pripremite izvještaj o opravdanju/preporuci za formalno podnošenje zahtjeva za kupovinu štampača upravi
Korak 2. Predstavite rizike koji prate poslovnu priliku
"Istražni izvještaji" pomažu donositeljima odluka da razmotre rizike s kojima se moraju suočiti kada žele poduzeti određene radnje kako bi menadžment mogao predvidjeti neželjene učinke. Ovaj izvještaj se sastoji od uvoda, teksta i zaključka. Predgovor sadrži važne informacije o pitanju koje se istražuje. Tijelo sadrži objašnjenje činjenica i rezultate istrage. Zaključak sadrži sažetak izvještaja.
Na primjer, farmaceutska kompanija X želi raditi sa farmaceutskom kompanijom Y koja se suočava s problemom. Kompanija X ne želi raditi sa kompanijama koje su trenutno ili su imale finansijskih problema. Stoga kompanija X traži potpune informacije o kompaniji Y, a zatim priprema istražni izvještaj o finansijskim podacima kompanije Y sa direktorom za finansije
Korak 3. Predstavite informacije o usklađenosti državnim agencijama
Ovaj izvještaj, koji se obično naziva "izvještaj o usklađenosti", koristan je za dokazivanje korporativne odgovornosti dokazujući državnim agencijama (grad, pokrajina, centralna itd.) Da uprava radi u skladu sa važećim zakonima/propisima i upravlja finansijama u skladu sa procedurama. Ovaj izvještaj se sastoji od uvoda, teksta i zaključka. Predgovor sadrži objašnjenje glavnih tema obrađenih u izvještaju. Prtljažnik sadrži podatke, činjenice i druge informacije koje vladine agencije trebaju znati. Zaključak sadrži sažetak izvještaja.
Na primjer, upravni odbor državnog osiguravajućeg društva mora predočiti ministru financija da se upravljanje društvom vrši u skladu sa zakonima i propisima koji su na snazi 2019. Za to, odbor direktora priprema godišnju Izvještaj o usklađenosti za predstavljanje aktivnosti kompanije tokom 2019
Korak 4. Predstavite izvodljivost predložene ideje ili projekta
Izvještaj koji sadrži objašnjenje za utvrđivanje da li je ideja prihvaćena ili odbijena naziva se "izvješće o izvodljivosti". Ovaj izvještaj se sastoji od sažetka i tijela. Sažetak sadrži ideje, dok tijelo ocrtava prednosti, moguće probleme, troškove i druga pitanja u vezi s predloženom idejom. Uprava može koristiti izvještaj o izvodljivosti da odgovori na sljedeća pitanja:
- Može li se ovaj projekat završiti u okviru finansijskog budžeta?
- Je li ovaj projekt isplativ?
- Može li se ovaj projekt dovršiti prema unaprijed utvrđenom rasporedu?
Korak 5. Prezentirajte rezultate istraživanja dobijene ovom studijom
"Izvještaj o istraživanju" predstavlja rezultate detaljne studije o vrlo specifičnom pitanju ili problemu. Ovaj se izvještaj sastoji od sažetka, sažetka, predgovora, korištenih metoda, rezultata istraživanja, zaključaka i prijedloga. Prilikom sastavljanja izvještaja morate obavijestiti rezultate studija koje se koriste kao reference.
Na primjer, uprava želi provesti studiju u kojoj će biti uključeno svo osoblje kako bi odlučili je li potrebno zabraniti zaposlenicima pušenje u kantini kompanije. Osoba koja provodi studiju napisat će izvještaj o rezultatima istraživanja
Korak 6. Pomozite kompaniji da poboljša dosljedne politike, proizvode ili procedure dosljednim nadzorom
Zatim pripremite "periodični izvještaj" koji se piše u svakom određenom vremenskom okviru, na primjer sedmično, mjesečno, tromjesečno itd. Ovaj izvještaj prikazuje nivo efikasnosti kompanije, dobit/gubitak i druge podatke za određeni period.
Na primjer, vlasnik ljekarne će tražiti od svog prodavača da podnese mjesečni izvještaj o prodaji svakog trećeg u sljedećem mjesecu
Korak 7. Dostavite izvještaj u slučaju određenih situacija
Za razliku od periodičnih izvještaja, "izvještaji o situaciji" pišu se za posebne potrebe, kao što je jednostavno davanje informacija na sastancima ili izvještavanje o naporima za suočavanje s prirodnim katastrofama. Ovaj izvještaj se sastoji od uvoda, teksta i zaključka. Uvod sadrži objašnjenje prijavljenih događaja i daje kratak pregled pitanja o kojima se govori u tijelu izvještaja. U zaključku, objasnite rješenja koja su bila i koja će se provesti.
Na primjer, guverner traži od gradonačelnika da dostavi izvještaj o situaciji nakon što se uragan dogodi u području pod njegovom odgovornošću
Korak 8. Predložite neka rješenja za rješavanje problema
"Referentni izvještaj" predstavlja nekoliko mogućnosti rješenja za donošenje odluka. Prema svojoj namjeni, autor preporučuje nekoliko radnji koje je potrebno poduzeti. Ovaj izvještaj se sastoji od uvoda, teksta i zaključka. Predgovor objašnjava svrhu pisanja izvještaja. Torzo izražava trenutnu situaciju ili problem zajedno s nekoliko mogućnosti rješenja. Zaključak donosi najbolje rješenje.
Na primjer, jedna automobilska kompanija želi izgraditi tvornicu u Aziji. Prilikom pisanja referentnog izvještaja navedite najviše 3 zemlje prema potrebama kompanije i u zaključku predložite najbolju lokaciju
2. dio 2: Pisanje poslovnog izvještaja
Korak 1. Odredite svrhu pisanja i formatirajte izvještaj
Zapitajte se zašto želite napisati poslovni izvještaj. Odaberite vrstu izvještaja na gornjoj listi prema ciljevima koje želite postići.
- Bez obzira na razlog, svakako postavite kratke i jasne ciljeve. Čitaoci izvještaja postaju zbunjeni ako je formulisanje ciljeva dugotrajno, pa se sumnja u vjerodostojnost izvještaja.
- Na primjer, vašem odjelu su potrebna dodatna promotivna sredstva. Prilikom pisanja izvještaja fokusirajte se na trenutno raspoloživi budžet za promotivni budžet i predstavite efikasan plan rada kako biste maksimalno iskoristili dodatna sredstva.
Korak 2. Razmotrite publiku koja će čitati izvještaj
Čitači izvještaja mogu doći izvan kompanije (ne zaposleni) ili iz nje same. Prilikom pisanja izvještaja razmislite o tome koliko čitalac razumije ili ima informacije o problemu o kojem se raspravlja. Također razmislite o tome koliko će informacije iznesene u izvještaju biti korisne čitatelju.
- Ko god da pročita izvještaj, finansijski aspekt je uvijek glavni prioritet za menadžment ili klijente.
- Na primjer, želite implementirati program podjele poslova u svom odjeljenju. Za to ćete morati napisati poslovni izvještaj koji će pročitati direktor osoblja, direktor operacija i glavni izvršni direktor. Uzmite u obzir mogućnost da već znaju za program kako biste u izvještaju mogli navesti relevantne informacije. Ako menadžment nikada nije raspravljao o programu podjele posla, vaš izvještaj je informativan i koristan. Ako je kompanija već planirala ovaj program, vaš će izvještaj biti nedjelotvoran i manje uvjerljiv.
Korak 3. Odredite šta treba naučiti
Najteži korak pri sastavljanju poslovnog izvještaja nije pisanje. Izvođenje zaključaka i prikupljanje popratnih podataka je najteže. Morat ćete imati širok raspon vještina, na primjer prikupljanje podataka i analizu tržišta. Šta vi i menadžment trebate znati da biste mogli donositi informirane odluke o temama obuhvaćenim vašim izvještajem?
Korak 4. Prikupite relevantne podatke za pisanje izvještaja
Provjerite jesu li popratni podaci koje ste dali rezultat istraživanja. U suprotnom biste mogli izgubiti kredibilitet. Prikupljanje podataka je takođe određeno vrstom izvještaja koji se piše. Uverite se da koristite podatke koji su tačni i relevantni za svrhu pisanja izveštaja.
- Podaci iz internih izvora obično se brže prikupljaju. Na primjer, podatke o prodaji proizvoda možete zatražiti od prodajnog odjela putem telefona. Stoga se podaci odmah primaju i uključuju u izvještaj.
- Vanjske podatke možete dobiti od kompanije. Ako su drugi odjeli prikupili i analizirali podatke o potrošačima, zatražite ih kako ne biste morali sami istraživati. Potrebni podaci moraju biti prilagođeni području poslovanja, ali pisci poslovnih izvještaja obično ne moraju prvo istraživati.
- Na primjer, ako želite napisati izvještaj o opravdanju/preporuci, napravite neko istraživanje kako biste saznali prednosti predstavljenih ideja, a zatim uključite rezultate istraživanja u izvještaj.
Korak 5. Odlučite kako strukturirati izvještaj prije pisanja
Na ovu odluku utiče svrha pisanja izvještaja. Na primjer, način pripreme izvještaja o usklađenosti i izvještaja o izvodljivosti različit je. Počnite pisati kad shvatite kako sastaviti izvještaj.
- Razvrstajte prateće podatke u nekoliko grupa. Poslovni izvještaji obično sadrže obilje podataka i informacija. Podjela podataka u grupe ključ je uspješnog pisanja dobrog poslovnog izvještaja. Na primjer, prezentirajte podatke o prodaji odvojeno od podataka o klijentima i uključite naslov za svaki pregled podataka.
- Sastavite izvještaje razvrstavanjem podataka sažetka po naslovu kako bi ih bilo lakše čitati i razumjeti. Stoga prikazani podaci mogu podržati glavnu svrhu pisanja izvještaja.
- Ponekad morate čekati da neko drugi analizira ili unese podatke. Dok čekate, možete obraditi kompletan skup podataka.
Korak 6. Izvedite zaključke i dajte konkretne prijedloge
Donesite logičke zaključke koristeći podatke sadržane u izvještaju. Objasnite radnje koje je potrebno poduzeti na osnovu ovih zaključaka.
Svako rješenje koje predlažete mora biti popraćeno posebnim, mjerljivim radnjama. Opišite sve promjene opisa posla, rasporeda ili raspodjele sredstava potrebnih za implementaciju novog plana rada. Pobrinite se da vaši prijedlozi budu podržani podacima koji dokazuju da je menadžment u stanju postići ciljeve primjenom rješenja predstavljenih u izvještaju
Korak 7. Pripremite sažetak
Ovaj sažetak bit će prva stranica poslovnog izvještaja, ali je napisan na samom kraju. Sažetak predstavlja način predstavljanja rezultata studije i zaključaka kako bi se dao uvid u sadržaj izvještaja ako neko nema vremena pročitati ga do kraja. Kao ilustracija, sažetak je poput filmske najave ili sažetka teze.
Ovaj izvještaj se naziva izvršni sažetak jer zaposleni rukovodioci mogu samo čitati ovaj sažetak. Prenesite važne informacije nadređenima u 200-300 riječi u obliku sažetka. Mogao je dalje čitati ako je želio znati detalje
Korak 8. Pomoću infografika prenesite određene podatke
Ponekad morate dati kvantitativne podatke pomoću grafikona ili grafikona. Predstavite podatke u različitim bojama kako bi bili atraktivniji i lakši za razumijevanje. Upotrijebite znakove za nabrajanje, redne brojeve ili tablice kako biste podatke lakše čitali. Ovaj korak čini da prikaz podataka izgleda drugačije kako bi se pokazao njihov značaj.
- Obično slike čine da poslovni izvještaji izgledaju privlačnije. Izvještaji izgledaju monotono ako sadrže samo tekst i brojeve. Predstavite relevantne i korisne infografike, ali nemojte pretjerivati.
- Upišite podatke u okvire na stranici koja je gotovo u potpunosti tekst, bez tablica ili brojeva. Stranice s punim tekstom obično su dosadne. Sažetak važnih informacija može se prikazati u okviru.
Korak 9. Navedite izvore informacija
Ovisno o vrsti istraživanja koje obavljate, možda ćete morati navesti davatelja informacija. U poslovnom izvještaju bibliografija ili izvorna stranica imaju za cilj pružiti informacije čitatelju ako želi provjeriti ili potražiti druge podatke.
Koristite ispravan format prilikom uključivanja citata u izvještaje prema vrsti poslovanja
Korak 10. Provjerite izvještaj 2 puta
Ne izgledate ozbiljno kada prijavite bilo kakve pravopisne ili gramatičke greške. Ove greške dovode u pitanje vjerodostojnost vaše studije. Osim toga, iznesite jasne i nedvosmislene informacije.
- Na primjer, nemojte koristiti riječi koje je teško razumjeti ili preduge rečenice.
- Izbjegavajte razne razgovore.
- Ako čitač izvještaja radi u istom poslu, možete koristiti žargon ili tehničke izraze, ali nemojte pretjerivati.
- Obično se poslovni izvještaji pišu pasivnim glasom. Ovaj izvještaj je jedan primjer koji pokazuje da je pisanje upotrebom pasivnih rečenica bolje od aktivnih rečenica.
- Prilikom provjere izvještaja greške se mogu previdjeti jer ste sami ukucali. Neka vaš kolega koji podržava daje pročita vaš izvještaj, a zatim zatražite povratne informacije. Mnogo je bolje znati greške kolega, nego nadređenih. Iskoristite unos kolega da poboljšate izvještaje uzimajući u obzir prijedloge.
Korak 11. Kreirajte sadržaj
Napišite poslovni izvještaj prema službenom formatu stvaranjem sadržaja koji će biti koristan kao referenca pri pretraživanju određene stranice. Uključite brojeve stranica svakog odjeljka izvještaja u sadržaj, posebno sažetak i zaključak.
Korak 12. Vrijeme je za povezivanje izvještaja
Najbolji način da poboljšate izvještaj koji pruža koristan cjelovit pregled je da ga povežete što je bolje moguće, na primjer pomoću spiralne žice, veziva ili kartonskih omota. Stoga izvješće izgleda uredno i atraktivno pa će ga drugi htjeti pročitati do kraja.
