Memorandum je vrsta dokumenta koji se koristi za internu komunikaciju između zaposlenih u kompaniji. Zapisi su vremenski provjeren aspekt poslovnog svijeta koji, ako su ispravno napisani, mogu pomoći da stvari teku.
Korak
1. dio od 3: Odabir jezika i formata
Korak 1. Izbjegavajte previše ležerne riječi
Općenito, jezik dopisa trebao bi biti jasan i jednostavan, ali profesionalan. Izbjegavajte ležerni ton razgovora u bilješci.
- Na primjer, nemojte pisati: „Zdravo svima! Hvala Bogu da je petak, ha? Želim razgovarati o važnoj poslovnoj stvari."
- Umjesto toga, prijeđite na stvar: "Želim podijeliti izvještaj o napretku projekta Z."
Korak 2. Izbjegavajte emocionalni jezik
Također biste trebali pokušati koristiti neutralni ton i izbjegavati emocionalne riječi. Pokušajte navesti činjenice i dokaze koji potkrepljuju tvrdnje.
- Na primjer, izbjegavajte tvrdnje poput: "Mislim da bismo svi bili mnogo sretniji da nam je dozvoljeno da se petkom oblačimo ležerno."
- Umjesto toga, potražite informacije o studiji o tome da li se moral povećava kada je zaposlenicima dopušteno da odaberu odjeću, te napomenite te podatke u dopisu.
Korak 3. Koristite signalne izraze
Ako želite navesti dokaze ili izvore, koristite jezik koji čitatelju daje do znanja šta radite.
Na primjer, pokušajte izraz: "Prema našim nalazima, …" ili "Istraživanje koje je dovršila Agencija za zaštitu životne sredine ukazuje na to …"
Korak 4. Odaberite odgovarajući model i veličinu fonta
Podsjetnici bi trebali biti laki za čitanje. Zato izbjegavajte korištenje malih fontova, zadana veličina je 11 ili 12.
Također biste trebali odabrati jednostavan font, poput Times New Roman. Ovo nije vrijeme za isprobavanje "smiješnih" fontova poput Comic Sans (možda ćete se nasmijati što ste odabrali ovaj font)
Korak 5. Koristite standardne margine
Tipična margina poslovnog dopisa je 1 inč ili 2,54 cm, iako su neki programi za obradu teksta pripremili predloške bilješki s nešto širim marginama (na primjer, 1,25 inča ili 3,18 cm).
Korak 6. Odaberite jedan razmak
Poslovni dopisi obično ne koriste dvostruke razmake. Da bi stranica spomenara bila mala, razmislite o jednom razmaku, ali dodajte razmak između odlomaka ili odjeljaka.
Uvlačenje paragrafa obično nije potrebno
Dio 2 od 3: Priprema za pisanje poslovne bilješke
Korak 1. Odlučite treba li dopis poslati
Ako morate podijeliti važna poslovna pitanja s nekoliko ljudi u svom timu, bilo bi dobro poslati dopis. Podsjetnici se također mogu poslati čak i ako komunicirate samo s jednom osobom, na primjer, ili želite voditi evidenciju o prepisci.
- Međutim, u nekim slučajevima je efikasnije razgovarati direktno sa dotičnom osobom.
- Osim toga, neke informacije mogu biti previše osjetljive da bi se mogle poslati u dopisu.
Korak 2. Odredite svrhu pisanja dopisa
Sadržaj i postavke bilješki razlikuju se ovisno o svrsi. Većina vrsta dopisa napisana je iz sljedećih razloga:
- Predložiti ideju ili rješenje. Na primjer, ako znate riješiti problem s prekovremenim rasporedom, ideja se može zapisati u bilješku i poslati vašem šefu.
- Davati naređenja. Na primjer, slanje bilješki je također efikasan način za delegiranje odgovornosti za konferenciju koju vaše odjeljenje ugošćuje.
- Za izvještaje. Takođe možete slati beleške kako biste kolege obavestili o nedavnim događajima, prijavili ažuriranja projekta, dostavili izveštaje o napretku ili prijavili nalaze istraživanja.
Korak 3. Suzite temu
Možda vodite više projekata i doći ćete u iskušenje da kolegama, šefovima ili klijentima šaljete dopise o napretku stvari. Međutim, zapamtite da se poslovni dopisi trebaju fokusirati samo na jedno pitanje.
Zapisnici bi trebali biti sažeti, jasni i laki za čitanje zauzetim ljudima. Dakle, ne dopustite da se važne informacije zanemaruju. Fokusirani dopisi pomažu u osiguravanju prijema i razumijevanja vaše poruke
Korak 4. Razmotrite publiku
Sadržaj, stil i ton poslovnog dopisa određuje ciljna publika. Zato dobro razmislite ko će primiti dopis.
Na primjer, dopis kolegi o planiranju zabave iznenađenja za nekoga u uredu razlikuje se od dopisa nadzorniku o rezultatima istrage koju radite mjesecima
3. dio 3: Sastavljanje poslovnog dopisa
Korak 1. Označite ga
Postoji mnogo vrsta poslovne korespondencije. Standardni način dopisivanja je izričito označavanje dokumenta.
- Na primjer, napišite „Memo“ili „Memorandum“na vrhu stranice.
- Pozicija se može centrirati ili poravnati lijevo. Za inspiraciju pregledajte primljene poslovne bilješke i kopirajte format.
Korak 2. Napišite naslov
Prvi dio dopisa trebao bi sadržavati važne tačke. Detaljne informacije o svakoj komponenti bit će opisane u sljedećem koraku.
- TO: napisati imena i titule ljudi koji su primili dopis.
- OD: napišite puno ime i naslov.
- DATUM: upišite pun i tačan datum, ne zaboravite godinu.
- PREDMET: napisati kratak i konkretan opis sadržaja dopisa.
- Imajte na umu da je tema obično označena sa "Re:" ili "RE:" (oba označavaju poštovanje).
Korak 3. Pažljivo odaberite listu primalaca
Uključite sve kojima su potrebne informacije ili razvoj. Ograničite distribuciju bilješki na ljude koji to trebaju znati.
- Poslovno, nije pametno slati bilješke svima u uredu ako je samo nekolicina zabrinuta ili uključena.
- Ljudi će biti preplavljeni mnogim bilješkama i mogu ih zanemariti ili jednostavno prelistati nevažne bilješke.
Korak 4. Koristite ispravna imena i naslove i naslove za osobe na listi primalaca
Iako ste vi i vaš šef svakodnevno upoznati, najbolje je da pisana prepiska ostane formalna. Na primjer, možda svog šefa pozdravljate po imenu samo kada se nađete u hodniku ureda, ali za dopise pozdravite ga sa “gospođa Riana” ili “Dr. Riana.
Upamtite da su informacije koje pišete namijenjene svima na listi primalaca. Dakle, zapišite puno ime i naslov
Korak 5. Saznajte naslov osobe kojoj se obraćate u vanjskom dopisu
Ako šaljete dopis nekome izvan ureda, važno je definirati pravilan pozdrav. Odvojite vrijeme da potražite dotični profil, osobni se podaci obično opisuju na web stranici njihove kompanije.
- Na primjer, sumnjate da je diploma doktorat. Ako da, općenito je ispravan pozdrav dr. X
- Kakav je njegov položaj? Je li to zamjenik direktora ili dekan? Ako je tako, svakako to navedite u dopisu.
Korak 6. Pažljivo napišite temu
Neka tema bude kratka, jasna i ne previše općenita.
- Na primjer, tema „Novi posao“izgleda nejasna, a ako neko traži dosje nekoliko sedmica ili dana unaprijed, možda će mu biti teško odlučiti koja je od vaših bilješki.
- Bolja tema bila bi nešto poput ovoga, "Izvještaj o napretku u istraživanju proširenja baze korisnika".
Korak 7. Razmislite o preskakanju pozdrava
Možete slobodno izabrati želite li poruku započeti pozdravom, poput „Poštovani. Gospođo Wardani”ili“Draga. Kolege. Međutim, zapamtite da se pozdrav ne očekuje u poslovnom dopisu.
Beleške su brzo i efikasno sredstvo prenošenja važnih informacija, a publika jasno zna ko je primio i poslao dopis
Korak 8. Sastavite uvod
Objasnite svoju svrhu pisanja i slanja dopisa.
Na primjer, “Ovime vas obavještavam da …”. Uvod bi trebao sadržavati sažetak sadržaja dopisa
Korak 9. Neka uvod bude kratak
Nema potrebe navoditi sve detalje i/ili dokaze u prvom odjeljku.
Nekoliko rečenica ili kratak odlomak bit će dovoljni
Korak 10. Definišite postavke tela beleške
Nakon uvoda, poslovni zapis obično uključuje dva do četiri dodatna paragrafa prije zaključka. Sadržaj i postavke ovise o temi.
Na primjer, možete organizirati informacije po važnosti. Ili, ako opisujete proces, podijelite tijelo bilješke tako da odgovara fazama procesa
Korak 11. Odlučite želite li uključiti titlove
Poslovni dopisi trebaju se sastojati od jasnih odjeljaka. Obično su poslovni dopisi jasno podijeljeni tako da primalac može lako čitati i probavljati informacije. Možete im pomoći da razumiju ključne točke označavanjem pododsjeka.
Korak 12. Napišite određeni podnaslov
Pobrinite se da primalac bude jasan fokus svakog pododsjeka.
Na primjer, uključite sljedeće pododjeljke pri pisanju dopisa o planiranom preseljenju ureda: „Nova lokacija za našu sjedište“, „Važna uputstva za kancelarijski materijal“i „Raspored završetka preseljenja ureda“
Korak 13. Uključite rečenicu teme u glavni odlomak
Prva rečenica svakog pododsjeka ili paragrafa trebala bi prenijeti glavnu točku odjeljka.
Svaki odlomak ili dio bilješke trebao bi se fokusirati samo na jednu ideju
Korak 14. Razmislite o upotrebi znakova za nabrajanje
Ako želite istaknuti važne tačke, oznake ili liste mogu biti od velike pomoći. Ovaj format potiče čitatelje da obrate pažnju na važne tačke i pomaže im da brže i efikasnije čitaju bilješke.
Korak 15. Neka beleška bude kratka
Općenito, poslovni dopisi ne sadrže više od jedne do dvije stranice.
Ovo standardno ograničenje stranice općenito je za dokumente s jednim razmakom bez dodatnih redova između odjeljaka
Korak 16. Odlučite trebate li rezime odlomak
Općenito, za bilješke nije potreban sažetak, posebno ako imaju manje od jedne stranice.
Međutim, ako su opisani podaci složeni ili ako je dopis duži od uobičajenog, korisno je imati sažetak ključnih točaka
Korak 17. Unesite zaključni odjeljak ili odlomak
Čak i ako vam ne treba sažetak zapisnika, trebali biste ga završiti završnom rečenicom. Razmislite o sljedećem:
- Koja je osnovna poruka dopisa? Želite li da primatelj nešto učini? Moraju li odgovoriti najkasnije svakog dana? Ako da, jasno navedite.
- Ako ništa ne poduzimate, uključite jednostavnu završnu rečenicu, poput „rado ću razgovarati dalje“ili „obratite mi se u slučaju bilo kakvih problema ili pitanja“.
Korak 18. Potpišite ako želite
Općenito, nema potrebe dodavati ime ili potpis na kraju dopisa. Međutim, zapamtite da je najsigurnije slijediti druge primjere bilješki u svom području.
- Ako se drugo formalno završi (npr. „S poštovanjem, dr. Sari), slijedite primjer.
- Iako ne zahtijeva potpis, možda ćete morati unijeti svoje inicijale na kraju dokumenta.
Korak 19. Navedite postoje li prilozi
Ako bilješka sadrži i priloge, kao što su tablice, grafikoni ili izvještaji, obavezno navedite privitke na kraju dopisa. Na primjer, "U prilogu: Tablica 1".
- Takođe biste trebali referencirati prilog u tekstu dopisa.
- Na primjer, za podsjetnike koji obavještavaju zaposlenike o skorom preseljenju u ured, mogli biste napisati informacije poput ove: „Namjeravamo dovršiti proces preseljenja do kraja ovog tromjesečja. Za detaljniji raspored pogledajte Tabelu 1 u prilogu.”
Korak 20. Pročitajte ponovo pažljivo napisani dopis
Prije slanja pročitajte ponovo i ispravite. Uvjerite se da je gramatika rečenice točna, da nema pravopisnih pogrešaka ili upotrebe interpunkcijskih znakova i da je sadržaj lako razumljiv.
- Razmislite o odlaganju isporuke nakon prve ispravke ako vrijeme nije problem. Ako sat ili dva kasnije pročitate bilješku, možda ćete pronaći greške koje su u početku bile zanemarene.
- Ako bilješka sadrži osjetljive podatke, provjerite pravila kompanije da vidite ko može pregledati bilješku umjesto vas i dati konačno odobrenje za njen sadržaj.
