Zapisnici se obično koriste za prenošenje određenih informacija grupi ljudi, na primjer o aktivnostima, politikama ili raspoloživim resursima, te od njih se traži da nešto poduzmu. Riječ "memorandum" znači nešto što se mora zapamtiti ili na što treba obratiti pažnju. Proučavanjem ovih savjeta možete napisati dobar, lako razumljiv dopis.
Korak
1. dio od 4: Pisanje bilješki
Korak 1. Upišite „MEMORRANDUM“pri vrhu papira da biste napisali bilješku
Prvo objasnite da je ovaj dokument memorandum. Napišite riječ "MEMORDUM" 3 cm od gornje ivice papira masnim slovima kao prvi red. Ova se riječ može postaviti u središte ili lijevo od većeg slova.
Preskočite dva prazna retka prije nego napišete sljedeći red
Korak 2. Zapišite ispravno ime primaoca beleške
Budući da je dopis formalno sredstvo poslovne komunikacije, primalac mora biti i formalno naveden. Zapišite puno ime i naslov primaoca beleške.
Ako je ovaj dopis upućen cijelom osoblju, napišite: “Za: sve zaposlenike”
Korak 3. Zapišite i ostale primaoce u red „CC“
Linija „CC“(koja označava ljubaznu kopiju) koristi se za pisanje imena osobe ili osoba koje će primiti kopiju dopisa, a ne one kojoj će se dopis poslati. Ime navedeno u redu „CC“je strana koju je potrebno obavijestiti o politici ili problemu opisanom u dopisu.
Korak 4. Napišite svoje ime u red "From"
Ime autora i pošiljaoca beleške mora biti u zaglavlju beleške. U ovaj red upišite svoje puno ime i naslov.
Korak 5. Unesite datum
Zapišite datum pripreme dopisa u cijelosti s datumom formata, mjesecom, godinom. Na primjer: "Datum: 9. decembra 2015." ili "9.9.2015."
Korak 6. Odredite temu bilješke i napišite je u zasebnom retku s naslovom „O“
Predmet dopisa će vam dati ideju o čemu se u bilješci govori. Odaberite određenu, ali kratku temu.
Na primjer, umjesto da pišete „Mravi“kao temu, odaberite nešto konkretnije, na primjer: „Problem mrava u uredu“
Korak 7. Dobro poznajte format zaglavlja bilješke
Zaglavlje bilješke treba biti na vrhu lijeve strane. Za riječi “Prima:”, “Od:”, “Datum:” i “O:” možete koristiti velika ili mala slova.
-
Zaglavlje beleške će izgledati kao sledeći primer:
Za: Ime i naslov primaoca
Od: Vaše ime i naslov
Datum: Datum pisanja dopisa
Predmet: Predmeti obuhvaćeni bilješkom (upotrijebite podebljanu boju ili određenu boju za stvari za koje mislite da su važne).
- Prilikom pisanja zaglavlja bilješke stavite razmak nakon dvotočke kako bi izgledao urednije.
- Kada završite sa pisanjem zaglavlja beleške, preskočite red pre nego što nastavite sa pisanjem beleške da biste odvojili zaglavlje beleške od tela beleške.
Dio 2 od 4: Pisanje tijela dopisa
Korak 1. Razmotrite publiku koja će primiti dopis
Da biste napisali dopis koji će zainteresirati ljude za čitanje i odgovaranje, morate odrediti stil, dužinu i formalnost svog objašnjenja u tijelu dopisa na osnovu publike koja će ga čitati. Za to morate znati ko će primiti i pročitati ovaj dopis.
- Saznajte koji su prioriteti i brige primaoca bilješke.
- Pokušajte predvidjeti pitanja koja će čitatelji dopisa postaviti. Potkrijepite svoje objašnjenje davanjem primjera, dokaza ili drugih informacija koje bi mogle utjecati na čitatelja.
- Uzimajući u obzir publiku koja će čitati dopis, možete prenijeti prave informacije ili mišljenja u bilješci.
Korak 2. Nemojte formalno pozdravljati
Dopis ne mora započeti pozdravom poput “Dragi gospodine Anwar”. Umjesto toga, samo napišite uvodnu rečenicu da objasnite temu koju želite obraditi.
Korak 3. Navedite problem ili problem u prvom paragrafu
Ukratko opišite pozadinu radnje koju želite poduzeti. Kao i kod podnošenja teze, objasnite temu i navedite razloge zašto je ova radnja važna. Ovu uvodnu rečenicu možete koristiti kao sažetak ili sažetak.
Kao opći vodič, uvodni dio bi trebao biti napisan u jednom pasusu
Korak 4. Na primjer, na početku dopisa možete napisati:
“Od 1. januara 2016. PT XYZ će implementirati novu politiku zaštite zdravlja. Svi zaposlenici i članovi njihovih porodica dobivat će zdravstvene beneficije BPJS klase 1 svakog mjeseca”.
Korak 5. Opišite kontekst pitanja koje ste pokrenuli u dopisu
Čitateljima će možda trebati informacije o pozadini problema koji predstavljate. Ukratko objasnite kontekst i recite samo ono što je važno.
Ako je relevantno, nastavite sa pisanjem dopisa objašnjavajući zašto želite da se ova politika primjenjuje. Na primjer, napišite: „Vlada je donijela propis da je svaka kompanija dužna registrirati zaposlenike i članove njihovih porodica kao učesnike BPJS Kesehatana“
Korak 6. Podržite svoj plan objašnjenjem u odjeljku za raspravu
Ukratko opišite radnju koju ćete poduzeti. Navedite dokaze i logičke razloge koji podržavaju vaš prijedlog. Počnite prenošenjem najvažnijih informacija, a zatim navedite određene ili potkrepljujuće činjenice. Navedite kakve će koristi čitatelj imati od vaše predložene radnje ili štete koja će nastati ako se ta radnja ne poduzme.
- Ako želite stvoriti duži zapis, predstavite i relevantne i uvjerljive grafikone, liste ili grafikone.
- Za duže bilješke možete navesti kratak naslov koji opisuje sadržaj svakog odjeljka. Na primjer, umjesto stvaranja naslova „Politika“, napišite „Nova politika za sve zaposlene“. Neka naslov bude specifičan i kratak kako bi čitalac mogao odmah znati važne stvari u dopisu.
Korak 7. Predložite čitaocu radnje koje treba preduzeti
Putem dopisa tražite od drugih da postupe po određenom pitanju, bilo da se radi o najavi o novom proizvodu, novoj politici izvještavanja o troškovima ili izjavi o tome kako kompanija rješava problem. Objasnite koje radnje treba poduzeti u zaključnom odlomku ili rečenici.
- Na primjer, napišite: „Svi zaposlenici moraju koristiti novi računovodstveni sistem od 1. marta 2016. godine“.
- Takođe dostavite potkrepljujuće dokaze za svoj prijedlog.
Korak 8. Zatvorite dopis davanjem pozitivnog sažetka i podrške
Zadnji odlomak trebao bi opisati sljedeći korak koji bi mogao riješiti problem. Prenesite i poruku podrške o organizacionoj solidarnosti.
- Možete reći: "Voljan sam dalje raspravljati o ovom prijedlogu i primijeniti odluku o kojoj smo se međusobno dogovorili".
- Ili možete zaključiti dopis tako što ćete napisati: „Vrlo smo uzbuđeni zbog plana dodavanja proizvodne linije. Vjerujemo da će ovaj plan razviti kompaniju i osigurati kontinuitet našeg poslovanja”.
- Zatvorite dopis sa samo jednom ili dvije rečenice.
3. dio od 4: Završavanje dopisa
Korak 1. Dobro poznajte format bilješke
Za lakše čitanje koristite standardni format bilješke. Upišite bilješku fontom Times New Roman ili Arial, veličina 12 sa 3 cm lijeve, desne i donje margine.
Koristite format odlomka poravnat ulijevo. Preskočite dva prazna retka na kraju odlomka i ne morate ostavljati razmak na početku odlomka
Korak 2. Provjerite bilješku
Pročitajte ponovo i uredite bilješku kako biste bili sigurni da je točna, jasna, sažeta i uvjerljiva. Uvjerite se da koristite pravi stil pisanja. Uklonite nepotrebne naučne izraze ili žargon.
- Ponovno provjerite ima li još pravopisnih, gramatičkih i diskusionih grešaka. Obratite pažnju na pisanje imena, datuma i brojeva.
- Uvjerite se da je vaš dopis dovoljno kratak i uklonite suvišne informacije.
Korak 3. Inicijalizirajte pored svog imena
Memorandum ne mora biti potpisan, ali ga morate parafirati hemijskom olovkom na čelu dopisa odmah pored vašeg imena. Inicijali pokazuju da ste odobrili ovaj dopis.
Korak 4. Koristite papir sa memorandumima
Postoje papiri sa pismom koji se štampaju memorandumima posebno dizajniranim za dopise ili samo koriste običan papir sa slovima.
Ako ste belešku kreirali na računaru (i poslali je e -poštom), napravite sopstveni memorandum koristeći program Word sa logotipom kompanije i prikazanim kontakt podacima. Koristite ovaj predložak beleški za buduće podnošenja beleški
Korak 5. Odlučite kako ćete poslati bilješku
Odaberite najbolji način za distribuciju bilješke. Možete ga odštampati i podijeliti ili poslati putem e -pošte.
Za slanje beleški putem e -pošte, belešku možete pretvoriti iz Word dokumenta u HTML ili u PDF i poslati kao prilog e -pošti
4. dio od 4: Korištenje predložaka bilješki
Korak 1. Potražite predložak bilješke
Beleške se mogu kreirati pomoću predložaka, umesto da ih pravite od nule. U tu svrhu potražite dobre predloške bilješki na internetu, na primjer u Microsoft Wordu. Formati koji se koriste obično su gotovo isti, ali veličina fonta, dužina i dizajn mogu varirati.
- Preuzmite predložak koji najbolje odgovara vašim potrebama.
- Prije upotrebe predložaka s bilo koje web stranice obavezno pročitajte pravila.
Korak 2. Otvorite predložak koji ste preuzeli na računaru
Nakon što pritisnete dugme za preuzimanje, predložak će se ili direktno preuzeti na vaš računar ili morate učiniti nekoliko koraka. Ako je rezultat zip datoteka, najprije morate raspakirati ovu datoteku, a zatim je otvoriti u programu Microsoft Word.
Preporučujemo da koristite najnoviju verziju programa Microsoft Word kako ne biste imali problema, a ovaj će predložak dobro funkcionirati. Ako još uvijek koristite stariju verziju programa Microsoft Word, ažurirajte je prije preuzimanja datoteka
Korak 3. Definirajte svoje zaglavlje
Svi predlošci se mogu promijeniti. Svaki dio predloška bilješke možete prilagoditi svojim potrebama. Na primjer, dodajte logotip i registracioni žig u predložak u odjeljku memoranduma. Pritisnite odjeljak memoranduma da unesete podatke o kompaniji.
Korak 4. Popunite polja predloška u zaglavlju bilješke
Morate popuniti polja "Za", "Od", "CC" i "O". Budite pažljivi pri popunjavanju svakog polja kako se ne biste zbunili, propustili ili pogrešno unijeli ovaj odjeljak.
Korak 5. Unesite svoju poruku
Napišite uvod, kontekst, diskusiju i sažetak u tijelo dopisa. Možete zapisati bilješke u obliku liste za prenošenje informacija po tačkama.
- Koristite isti format predloška da svi odlomci u bilješci budu uredno organizirani s desnim marginama i veličinom fonta.
- Ako je potrebno, možete koristiti predložak bilješke za prikaz tablice. Ovo bi moglo biti korisnije, pogotovo ako dopis pripremljen u obliku liste ili drugog formata izgleda traljavo ili ga je teško čitati.
- Ne zaboravite izbrisati riječi koje se već nalaze u predlošku. Pažljivo proverite pre slanja.
Korak 6. Također provjerite otpatke
Podnožje bilješke nalazi se pri dnu bilješke koja se obično koristi za pružanje dodatnih informacija, na primjer za pisanje podataka o vašoj kompaniji ili telefonskog broja. Pažljivo provjerite jesu li svi ti podaci ispravno upisani. Naravno, želite poslati dobar dopis bez netočnih podataka o kontaktu ili nedostajućih podataka.
Korak 7. Podesite prikaz
Jedna od prednosti koju možete dobiti od predloška je mogućnost promjene boje dokumenta. Prikaz beleške može se prilagoditi ličnosti i učiniti je privlačnijom. Osim toga, možete odabrati boju koja najbolje odgovara trenutnoj situaciji kako bi privukla više pažnje, ali i dalje profesionalna.
Korak 8. Sačuvajte bilješku kao novi dokument
Čuvajte kopiju ove bilješke tako da postoji digitalna sigurnosna kopija kao dokaz bilo kakve poslovne komunikacije koju ste imali.
Korak 9. Sačuvajte ovaj predložak kako biste ga mogli ponovo koristiti
Kad god trebate stvoriti bilješku s malo drugačijom temom, zamijenite informacije u njoj sa temom bilješke koju želite poslati. Osim što štedite vrijeme, možete stvoriti bilješke u dosljednom formatu tako da izgledaju profesionalno. Na taj će način čitatelji posvetiti veću pažnju i pažljivo pročitati dopis koji šaljete.
Savjeti
- Ne navodite previše razloga. Morate objasniti zašto se određene radnje moraju poduzeti, ali nemojte pretjerivati.
- Objašnjenje/informacije zapisane u dopisu trebaju se ukratko predstaviti.
Vezani članak
- Kako napisati poslovni dopis
- Kako napisati pismo
- Kako efikasno komunicirati
- Kako napisati čitalačko pismo
