U početku se pisanje izvještaja o poslu može činiti teškim, ali zapravo je lakše nego što mislite. Izvještaji o radu obično se koriste za objašnjenje napretka određenog projekta ili za davanje zaključaka i preporuka o određenim pitanjima na radnom mjestu. Da biste lako napisali učinkovit izvještaj o radu, počnite s razmatranjem vaše svrhe, publike, istraživanja i poruke. Napravite izvještaj koristeći format poslovnog izvještaja. Napravite izmjene kako bi izvještaj postao efikasan.
Korak
1. dio 3: Planiranje izvještaja o radu
Korak 1. Identificirajte svrhu i temu izvještaja
Ponekad će od vas biti zatraženo da napravite izvještaj. Svrha ili tema izvještaja najvjerojatnije će biti navedena u zahtjevu. Ako niste sigurni u vezi cilja ili teme, razmislite o poruci koju želite prenijeti svojim čitateljima. Takođe možete pojasniti sa svojim nadređenim ili nadređenim.
Na primjer, vaš cilj može biti analizirati poslovno pitanje, objasniti rezultate projekta na kojem radite ili dati nadzorniku pregled napretka vašeg rada
Korak 2. Odaberite ton i jezik koji čitatelju odgovara
Uzmite u obzir znanje čitatelja i žargone koje poznaju. Kada pišete izvještaj, možete koristiti žargon i profesionalniji jezik nego kada pišete za javnost.
- Ko će čitati izvještaj? Uzmite u obzir čitatelje koji će vjerovatno koristiti vaš izvještaj.
- Ako je vaše čitateljstvo heterogeno, zapišite cijele podatke za čitatelja koji najmanje zna o onome što pišete. Međutim, koristite naslove za svaki odjeljak kako bi obrazovaniji čitatelji mogli preskočiti informacije za koje smatraju da nisu potrebne. Takođe možete napisati posebne odeljke za obraćanje određenim grupama čitalaca.
Korak 3. Prikupite podatke i prateći materijal ako ih ima
Uključite materijal koji ste koristili kao osnovu za svoje zaključke ili preporuke. Prilikom pripreme izvještaja pozivat ćete se na ove materijale. Možda ćete također morati uključiti ove materijale u dodatak izvještaju. Ispod su vrste materijala koje možete uključiti prilikom pripreme izvještaja:
- Finansijske informacije
- Dijagram
- Grafikon
- Statistički podaci
- Anketa
- Upitnik
- Rezultati razgovora sa stručnjacima, saradnicima, klijentima itd.
Korak 4. Pregledajte svoj napredak ako pišete izvještaj o napretku
Umjesto toga, opišite rad koji ste obavili, posao koji ćete obaviti i je li posao u skladu s početnim ciljem. Zamislite izvještaj kao odgovor na pitanja koja ljudi mogu imati o vašem projektu. Ispod su pitanja na koja trebate odgovoriti u izvještaju:
- Da li se obim posla promijenio?
- Koje ste poslove završili od posljednjeg izvještaja?
- Kojim poslom ćete se baviti?
- Hoće li vaš projekt biti završen na vrijeme? Ako ne, zašto?
- Na koji ste problem naišli i kako ste ga riješili?
- Koje ste lekcije naučili ovog mjeseca?
Korak 5. Navedite informacije koje trebate uključiti u izvještaj
Napišite skicu svoje ideje kao vodič. Prilikom ocrtavanja razvijte zaglavlja izvješća kako biste lakše organizirali ono što ćete reći. Ovaj nacrt ne mora biti uredan ili dobro napisan jer ćete ga koristiti samo vi.
- Općenito, izvještaj počinje objašnjenjem rezultata, zaključcima ili preporukama. Nakon toga objasnite kako ste došli do tog zaključka i vaš način razmišljanja ako je moguće.
- Ako ćete donijeti kontroverzan zaključak ili preporuku, objasnite svoj postupak i zaključivanje tako da čitatelj razumije razloge za vaše zaključke i preporuke.
Dio 2 od 3: Izrada izvještaja o radu
Korak 1. Koristite naslovnu stranicu ili naslovnu stranicu
Naslovna stranica treba sadržavati naziv izvještaja iza kojeg slijedi datum podnošenja u posebnom retku. U treći red upišite imena svih autora izvještaja. Nakon toga u četvrti red upišite naziv organizacije.
- U nekim slučajevima možete uključiti propratno pismo s objašnjenjem zašto pišete izvještaj, šta se u njemu nalazi i šta dalje učiniti. Ova vrsta pisma obično se koristi kada proces pisanja izvještaja traje dugo ili autor smatra da je čitatelju potrebno dodatno objašnjenje prije nego što uđe u izvještaj.
- Za izvještaje o napretku na naslovnoj stranici upišite svoje ime, naziv projekta, datum i izvještajni period. Napišite ih u različitim redovima. Svaki red možete označiti riječima, kao što su 'naziv', 'naziv projekta', 'datum' i 'izvještajni period'. Možete i pisati informacije o ovim stvarima bez oznaka.
- Pitajte svog šefa da li postoje neke posebne preporuke u izvještaju o radu. Ove preporuke su najbolji izvor materijala za pripremu izvještaja.
Korak 2. Napravite sažetak sa ključnim podacima
Uključite svoje zaključke, opravdanja i preporuke. Čitalac će razumjeti ključne tačke izvještaja bez potrebe da ga čita u cijelosti. Ne morate ulaziti u previše detalja, ali čitatelj bi trebao razumjeti opis vašeg izvještaja. Sažetak treba sadržavati pola do jedne stranice.
- Ne morate sažeti cijeli izvještaj. Fokusirajte se na važne ideje u izvještaju, poput vaše glavne preporuke ili zaključka.
- Ako pišete izvještaj o napretku, preskočite ovaj odjeljak.
Korak 3. Kreirajte sadržaj
Navedite sve naslove odjeljaka izvještaja i njihove stranice. Ova lista će čitateljima olakšati korištenje vašeg izvještaja i pronalaženje informacija koje su im potrebne.
- Koristite naslove i naslove za svaki odjeljak kako bi izvještaj bio lak za čitanje.
- Ako pišete izvještaj o napretku, obično ne morate stvarati sadržaj osim ako to od vas ne zatraži šef. Međutim, uključite naslov i naslov za svaki odjeljak kako bi izvještaj bio lak za čitanje.
Korak 4. Napišite uvod kako biste stekli uvid u svoj izvještaj
Recite čitatelju zašto ste napisali izvještaj. Sažmite kontekst iza izvještaja i objasnite svoju svrhu. Navedite pitanja na koja ćete odgovoriti u izvještaju ili probleme koje ćete riješiti. Opišite opseg i organizaciju izvještaja.
- Uvod ne mora biti dug. Pišite jasno i konkretno kako bi čitaoci znali kontekst i svrhu bez potrebe da predugo čitaju objašnjenje.
- Za uvod napišite 2-4 pasusa.
- Za izvještaj o napretku dovoljan je uvodni dio od 1-2 paragrafa. Uvod bi trebao sažeti vaš projekt i ciljeve. Također možete spomenuti posao koji ste završili i vaše sljedeće planove.
Korak 5. Objasnite rezultate ili zaključke koje ste spomenuli
Navedite svako istraživanje ili evaluaciju koju ste završili u vezi projekta. Napišite raspravu i tumačenje nalaza i njihovog odnosa prema temi izvještaja.
- Općenito, ovaj odjeljak se sastoji od uvodnog odlomka i popisa vaših zaključaka.
- Zaključak se može napisati ovako: „1. Stanovništvo stari, pa se zdravstveni rizici naših klijenata povećavaju.”
- Ako napišete izvještaj o napretku, nemate rezultata ili zaključaka. Zapišite postignuća ili rad koji ste završili nakon upoznavanja. Za ovaj odjeljak možete napisati 2-4 paragrafa. Međutim, obično će lista biti dovoljna. Napišite: „Prikupljeno je 200.000.000 IDR za iznajmljivanje festivalskih šatora“, „Potpisao ugovor sa Party Planning Company za planiranje festivala“i „Sproveli smo anketu među 1.500 stanovnika radi prikupljanja mišljenja javnosti“.
Korak 6. Dajte preporuke za buduće korake
Preporuke bi trebale objasniti šta će se dogoditi u budućnosti. Opišite koji bi se problem mogao riješiti vašim rješenjem i kako je povezan sa zaključkom koji ste izveli. Nakon što napišete objašnjenje, navedite preporuke po broju. Svaku rečenicu započnite glagolom. Napravite popis preporuka i počnite s najvažnijim.
- Na primjer, možete napisati: „1. Omogućite zaposlenima obuku za kardiopulmonalnu reanimaciju.”
- Ako pišete izvještaj o napretku, trebali biste napraviti listu poslova ili ciljeva na kojima ćete raditi/postići u narednom periodu. Na primjer, možete napisati: "Pronađite prodavca za festival", "Odredite dizajn festivala" i "Naručite promotivni plakat".
Korak 7. Razgovarajte o procesu i okviru koji je u osnovi zaključka
Opišite pristup koji ste koristili za analizu teme, problema ili problema. Pregledajte svoje nalaze, a zatim objasnite kako su korišteni kao osnova za preporuke. Podijelite diskusiju na dijelove. Naslove odjeljaka naslovite prema njihovom sadržaju.
- Ovaj odjeljak također sadrži dužu raspravu o istraživanju i evaluaciji.
- Ovo bi trebao biti najduži odjeljak u vašem izvještaju.
- Ako pišete izvještaj o napretku, ovaj odjeljak možete preskočiti. Možete ga zamijeniti odjeljkom o uskim grlima dok radite na projektu i kako ih prevladati. Možda ćete napisati: “Mnogi stanovnici ne vraćaju ankete jer ne dolaze s unaprijed plaćenom poštarinom. Nakon toga ćemo uključiti unaprijed plaćenu poštarinu ili omogućiti opciju digitalnog pregleda.”
Korak 8. Navedite reference koje ste koristili za pripremu izvještaja
Reference mogu biti u obliku članaka u časopisima, vijesti, intervjua, anketa, upitnika, statističkih nalaza i drugih srodnih informacija. Navedite ove reference na kraju izvještaja. Naslovite ga "Bibliografija".
- Osim ako se od vas traži da koristite određeni stil citiranja, koristite APA format u poslovnim izvještajima.
- Preskočite ovaj korak ako pripremate izvještaj o napretku.
Korak 9. Priložite priloge materijalima kao što su ankete, upitnici ili e -pošta
Ne zahtijeva svaki izvještaj prilog. Međutim, možete ih uključiti ako želite dostaviti citirani materijal ili dodatne informacije koje bi im mogle pomoći da lakše razumiju vašu temu ili nalaze. Označite svaki prilog drugačijim slovom.
- Na primjer, mogli biste imati „Dodatak A“, „Dodatak B“i „Dodatak C“.
- Ako pišete izvještaj o napretku, ne morate uključivati ovaj odjeljak.
Korak 10. Napišite kratak zaključak sažimajući sve svoje nalaze ili napredak
Možda nećete morati pisati zaključak, ali zaključak može istaknuti vaše napore. Napravite zaključak od 3-4 rečenice kako biste saželi sve informacije koje ste iznijeli u izvještaju.
Možda ćete napisati: „Projekt planiranja umjetničkog festivala proveden je prema rasporedu. Završili smo 90% aktivnosti planiranja i prešli u proces kupovine materijala. Trenutno se projekt ne suočava s preprekama, ali bavit ćemo se svim pitanjima koja se mogu pojaviti u budućnosti.”
3. dio 3: Pisanje efektivnih izvještaja
Korak 1. Koristite jasan naslov kako biste izvještaj učinili lakim za korištenje
Neka naslov bude jasan, a ne iscrpan. Gledajući naslov, čitalac bi trebao odmah shvatiti o čemu se radi u vašem izvještaju.
- Naslovi koji vam mogu zatrebati uključuju: Uvod, Završen posao, Cilj sljedećeg perioda, Prepreke i rješenja i Zaključak.
- Kreirajte naslov koji odgovara podacima u izvještaju.
- Za izvještaje o napretku, vaši čitatelji će vjerojatno biti nadzornici, timovi ili klijenti.
Korak 2. Koristite jednostavne i razumljive jezike za prenošenje ideja
Izvještaji o radu ne zahtijevaju složene riječi i cvjetne rečenice. Vi samo trebate prenijeti važne stvari čitatelju. Prenesite ideje koristeći najjednostavnije moguće riječi i dođite do srži ideje.
Napišite: „Prihodi su porasli za 50% u četvrtom kvartalu“, umjesto: „Prihodi su porasli za 50% i zarada u četvrtom tromjesečju postala sjajna“
Korak 3. Koristite sažeto pisanje kako bi vaš izvještaj bio kratak
Predugo pisanje samo je gubljenje vremena za vas i čitatelja. Uklonite nepotrebne riječi i prijeđite direktno na suštinu svoje izjave.
- Neki izvještaji o radu prirodno su dugački jer sadrže mnogo informacija. Međutim, način na koji to pišete trebao bi ostati sažet.
- Bolje je napisati: "Prodaja je porasla u posljednjem tromjesečju nakon što je osoblje obavilo telefonski marketing", a ne "Prihodi su naglo porasli u posljednjem tromjesečju jer je naša talentirana i predana prodajna snaga putem telefona reklamirala potencijalne klijente kako bi ih natjerala da kupuju. Više proizvodi."
Korak 4. Predstavite ideje koristeći objektivan i neemotivan jezik
Zapišite činjenice i dopustite čitateljima da sami zaključe na temelju objektivnog gledišta. Možete dati preporuke kako se nositi s određenim pitanjem, ali ne pokušavajte izazvati čitateljeve emocije da ih uvjerite. Dopustite čitateljima da grade ideje i odluke zasnovane na objektivnoj perspektivi.
Umjesto da napišete: "Nesretnom osoblju obično nedostaje moral, pa se ured osjeća kao mašina bez duše", mogli biste napisati: "Osoblje s relativno niskom produktivnošću kaže da se osjeća nesretno."
Korak 5. Nemojte koristiti neformalni jezik i riječi “ja” ili “ja”
”Možda ćete moći koristiti riječ„ I”u izvještaju o napretku ako sami radite na projektu. U suprotnom, nemojte koristiti riječ "ja" ili vrlo neformalne riječi u izvještajima o poslu. Međutim, možete koristiti riječ "vi" kada usmjeravate određene rečenice na svoju ciljanu publiku.
U izvještajima koristite profesionalni jezik
Korak 6. Ponovo pročitajte izvještaj kako biste bili sigurni da nema grešaka
Gramatičke i pravopisne greške snizit će ugled profesionalnosti izvještaja. Pročitajte ga ponovo kako biste bili sigurni da nema pravopisnih grešaka, loših fraza ili pogrešnog izbora riječi. Bilo bi bolje da ponovo pročitate izvještaj dva puta.
- Ako je moguće, zamolite nekog drugog da pročita izvještaj jer vam ponekad može biti teško pronaći zamjerku.
- Ako imate vremena, ostavite izvještaj 24 sata prije ponovnog čitanja.
Savjeti
- Nakon pisanja prvog izvještaja o radu, koristite ga kao predložak za sljedeće izvještaje.
- Vaše radno mjesto može imati predložak izvještaja o radu. Pitajte svog nadređenog možete li koristiti predložak ureda.
- Ako to možete učiniti, upotrijebite postojeći format izvještaja o poslu u organizaciji u kojoj radite. Provjerite dosijee u kancelariji ili zatražite od nadzornika ili saradnika kopiju izvještaja.
