Prilikom obavljanja poslova s kompanijama ponekad osjećamo potrebu podnijeti pismo žalbe jer su ponuđeni proizvod ili usluga nezadovoljavajući. U ovom članku wikiHow objašnjava kako napisati pismo.
Korak
Metoda 1 od 3: Pisanje žalbenog pisma
Korak 1. Podnesite pismo žalbe odjelu korisničke službe
Na ovaj način veća je vjerojatnost da ćete dobiti odgovor od kompanije jer je služba za korisnike zadužena za odgovaranje na pritužbe kako bi se vaše pismo obradilo efikasno i efektivno.
- Saznajte ime menadžera službe za korisnike ili direktora kompanije i svrhu pisma njemu lično. Započnite pismo tako da napišete "Poštovani/a", a zatim svoje puno ime. Ako ne znate njegovo ime, samo napišite: "Dragi menadžer korisničke službe".
- Adresa službe za korisnike obično se može naći na web stranici kompanije, brošurama, oglasima ili pakiranju proizvoda.
Korak 2. Nastavite sa pisanjem srži pisma
Pomoću prve rečenice objasnite razlog pisanja pisma i podnesite žalbu. Navedite što je moguće više popratnih činjenica, kao što su datum, vrijeme i mjesto gdje ste primili uslugu ili kupili proizvod, zajedno sa relevantnim podacima, poput serijskog broja i modela proizvoda.
- Uvjerite se da čitatelj može razumjeti suštinu slova za manje od 5 sekundi. Tako da ne morate pisati dugačak uvod.
- Nakon što napišete pozdrav, pružite detaljne informacije kako biste objasnili problem koji imate, ali pazite da prva rečenica skrene pažnju čitatelja na vašu žalbu.
- Primjer prve rečenice: "Ovim pismom želim podnijeti žalbu zbog oštećene marke sušila za kosu _. Ovaj proizvod je kupljen _ u trgovini _ u Jalan _, Jakarta".
Korak 3. Jasno navedite rješenje ili lijek koji želite
Ako tražite zamjenu proizvoda, povrat novca, popravak proizvoda ili kompenzaciju na bilo koji drugi način, navedite to u drugom stavku. Stoga čitatelj mora ponuditi rješenje, umjesto da samo pošalje pismo odgovora ili da klišeiziran odgovor.
- Izrazite svoju pritužbu pozitivnim riječima koje pokazuju da očekujete najbolje rješenje i ostajete vjeran kupac. Ako zatražite povrat novca ili neki drugi oblik naknade, a zatim kažete da ćete stvar prenijeti na treću stranu, velika je vjerovatnoća da čitatelj pisma nije zainteresiran za pružanje rješenja.
- Ako očekujete da će se kompanija pozabaviti širim nizom pitanja, pišite im. Međutim, čitateljima obično treba više vremena da odgovore na ovakva pitanja.
- Nemojte prijetiti tužbom u prvom slovu. Ovo je možda najbolje rješenje koje želite, ali ovaj put možete jednostavno podnijeti žalbu i čekati odgovor.
Korak 4. Priložite fotokopije pratećih dokumenata
Pismo obavezno upotpunite fotokopijama pratećih dokumenata, kao što su potvrde o plaćanju, računi za kupovinu, garancijske kartice, čekovi ili dokaz o prijenosu te fotografije ili video zapisi ako je potrebno. Uključite relevantne dokumente kao priloge uz pismo.
- Obavezno pošaljite fotokopija priloženi dokument, umjesto originala. Na taj način ne riskirate gubitak važnih podataka ili dokumenata ako ih treba pokazati drugima.
- Uključite priložene dokumente u pismo. Na primjer: "Uz ovo pismo prilažem fotokopiju računa o plaćanju, jamstvenu karticu za sušilo za kosu i fotografiju serijskog broja proizvoda."
Korak 5. Odredite rok za rješavanje problema
Morate uključiti određeni datum kao rok za podnošenje rješenja primatelju pisma. Ovaj korak čini da se osjećate smireno i problem se rješava brže.
- Vremensko ograničenje smanjuje rizik od gubitka ili zanemarivanja pisama jer to može uzrokovati nelagodu i neugodnost.
- Omogućite realno vremensko ograničenje. Obično su dovoljne 1-2 sedmice, ali morate uzeti u obzir postojeći problem i očekivano rješenje.
Korak 6. Završite pismo na ljubazan način
Recite hvala na pruženoj pomoći. Da biste se obje strane osjećale korisnima, podijelite kako vam čitatelji mogu reći kako bi komunikacija bila efikasnija.
Napišite "Wasalam" kao pozdravnu riječ ako znate ime primatelja pisma. U suprotnom, dovršite pismo pisanjem "S poštovanjem". Pismo žalbe nemojte završavati neformalnim završnim pozdravom, na primjer, "To je to" ili "Hvala"
Metoda 2 od 3: Korištenje ispravnog stila i formata
Korak 1. Napišite pismo ljubaznim stilom
Možda ćete biti ljuti i osjećati se povrijeđeno, ali čitalac pisma će se osećati uvređeno ako koristite uvredljive reči. Napišite pismo na ljubazan način i ne ostavljajte komentare prijeteće, ljute ili sarkastične. Imajte na umu da čitatelj pisma nije nužno odgovoran za nastale probleme i radije služi uslužnim i uljudnim kupcima, nego ljuti i okrivljuje druge.
- Upamtite da kompanija kojoj je pismo poslano nema namjeru da vam otežava stvari. Općenito, kompanija stavlja veliki naglasak na zadovoljstvo kupaca.
- Veće su šanse da pronađete rješenje ako se prema čitatelju vašeg pisma odnosite kao prema osobi koja je spremna pomoći, umjesto da pretpostavljate da ima loše namjere.
- Ne pišite pisma kada ste uznemireni. Sačekajte dok se ne smirite. Ako i dalje želite napisati pismo, spremite ga 1-2 dana, a zatim ga ponovo pročitajte prije slanja. Možda ste napisali novo pismo u prijateljskijem stilu.
Korak 2. Napišite jednostavno pismo
Osoblje korisničke službe može svakodnevno primati stotine pisama. Stoga, potrudite se da napišete jasno pismo kako bi mogao doći do točke kada počne čitati. Pisma koja su vrlo dugačka ili detaljna imaju tendenciju da čitaoca požele sažeti sadržaj tako da ne razumiju šta zaista doživljavate i želite.
- Nemojte davati dugačke informacije niti koristiti oštre riječi koje vrijeđaju druge.
- Obavezno napišite pismo žalbe sa najviše 1 stranicom ili 200 riječi.
Korak 3. Koristite autoritativan stil jezika
Ovaj korak vam pomaže da pripremite pismo s učinkovitim rečenicama kako bi čitatelj shvatio da vašu žalbu treba shvatiti ozbiljno. Autoritativni jezik igra važnu ulogu pri podnošenju ozbiljne pritužbe, na primjer finansijske.
- Autoritativni jezički stil sastoji se od različitih aspekata, poput sposobnosti odabira pravih riječi, poznavanja prava potrošača i obaveza kompanije, te profesionalnih vještina pisanja pisama.
- Ovaj aspekt povećava vaš kredibilitet pa je veća vjerovatnoća da ćete dobiti pozitivan odgovor.
Korak 4. Napišite slovo s ispravnim pravopisom i oblikovanjem
Kao što je gore predloženo, profesionalno oblikovano pismo utječe na to kako čitatelji reagiraju na vašu žalbu. Unesite datum slova u gornji desni kut. Preskočite jedan red i napišite s lijeve strane puno ime ili naslov primatelja. U sljedeći red upišite adresu kompanije. Preskočite jedan red, a zatim napišite pozdrav.
- Ukucajte slova pomoću računara kako bi pisanje bilo urednije i lakše za čitanje. Ako morate pisati ručno, provjerite je li vaše pisanje uredno, bez pruga ili mrlja tinte i čitljivo.
- Za potpis pripremite nekoliko praznih redova pod "S poštovanjem" ili "S poštovanjem". Uključite svoje puno ime jasno napisano ispod potpisa radi lakšeg čitanja.
- Napišite uredna slova s pravilnim razmakom i svi su odlomci gotovo iste dužine.
Korak 5. Provjerite pravopis i gramatiku
Vaša žalba se može zanemariti ako postoje pravopisne i gramatičke greške. Vreme je za proveru pravopisa pomoću računara pre štampanja slova. Neka druga osoba pročita pismo prije nego što ga pošalje.
Metoda 3 od 3: Praćenje pisama
Korak 1. Pričekajte dok navedeno vrijeme ne istekne
Budite strpljivi i ne poduzimajte ništa do navedenog roka. Ako nema odgovora, možete nazvati ili poslati poruku e -poštom da li je vaše pismo primljeno ili ne. Nemojte imati predrasuda prema primatelju pisma.
Ako niste dobili odgovor na pismo ili je odgovor nezadovoljavajući, podnesite žalbu nekome na višem položaju
Korak 2. Pošaljite pismo višem zvaničniku
Ako ne dobijete rješenje nakon komunikacije s direktorom službe za korisnike, pronađite nekoga na višoj poziciji i pišite mu. Kad god dostavite pismo višem službeniku, bilo od osoblja preko nadzornika do direktora do zamjenika direktora, priložite najnoviju prepisku. Dakle, osoba koja primi pismo dobiva potpune informacije s najnovijim statusom i očekuje se da će u kratkom roku moći pružiti najbolje rješenje.
- Kao prvi korak, dobra je ideja podnijeti žalbu odjelu službe za korisnike, umjesto da idete direktno predsjedniku. Osoblje službe za korisnike ima bolje razumijevanje načina rješavanja pritužbi, a pisma upućena direktoru obično se vraćaju ovom odjelu.
- Ako zaobiđete odjel za korisničku podršku, vaša se žalba možda neće riješiti.
- Ako se žalite direktoru ili izvršnom direktoru, pobrinite se da napišete pismo s vrlo jasnim, sažetim i sistematskim podacima jer on ili ona ne znaju što se dogodilo unaprijed.
Korak 3. Posjetite advokata ako želite poduzeti pravne radnje
Advokati razumeju kako podneti tužbu putem sudova. Upamtite, ova metoda bi trebala biti posljednja opcija. Pismo žalbe koje izravno raspravlja o pravnim kanalima čini sadržaj pisma nesimpatičnim i vaš zahtjev za odštetu se odbija. Moglo bi biti, ovaj korak je samozatajan ako se odgovori na vašu prijetnju.
Savjeti
- Obavezno navedite svoje ime, kućnu adresu, adresu e -pošte i broj telefona (dom, posao, mobilni telefon). Osim toga, zamolite čitatelja pisma da navede kontakt podatke kako bi obje strane mogle nastaviti komunicirati o napretku rješavanja žalbe.
- Pročitajte pismo još jednom prije slanja i budite pozitivni pružajući točne i provjerljive podatke.
- Podnošenje žalbe putem pošte ima veći utjecaj nego putem e -pošte, faksa ili pisanja na blogu/web stranici kompanije. Mnoge kompanije daju prioritet žalbama podnesenim putem službenih pisama.
- Sačuvajte fotokopije sve korespondencije i zabilježite datum slanja pisma.
- Prije nego što napišete pismo, odvojite malo vremena da razmislite o onome što se dogodilo. Nakon što malo razmislite, spremni ste za pisanje pisma kada znate koje rješenje želite i kako podnijeti zahtjev.
- Ako se želite žaliti na nekoga, razgovarajte o njegovom razočaravajućem ponašanju. Nemojte kritikovati kompaniju temeljito. Ako se protivite politici kompanije, nemojte kritizirati čitač pošte ili upravu. Opišite problem i željeno rješenje.
- Iskoristite web stranice koje potrošačima otvaraju mogućnosti za podnošenje žalbi i saznajte postoje li kupci koji su imali problema s određenim kompanijama. Preporučujemo da vodite spisak žalbi potrošača podnesenih putem ove web stranice.
- Ne šaljite pisma od svjedoka koji su legalizirani. Ako želite riješiti stvar na sudu, pobrinite se da zadržite izjavu i ime svjedoka. Imajte na umu da su sudske takse obično vrlo visoke. Preporučujemo da sklopite neformalan sporazum ili putem arbitraže.
- Ne kritikujte kompaniju. Upamtite da želite dobiti odštetu ili rješenje. To se ne ostvaruje ako napadnete čitatelja pisma. Ako želite napisati pismo jačim tonom, izbjegavajte pasivni glas, upotrijebite izravan i opisan stil jezika. Na primjer, recite da ste "na gubitku" ili "teškoći" kao rezultat ovog problema, umjesto da se jednostavno "osjećate razočarano".
