Traženo ili ne, pisanje izvještaja o statusu može biti odličan način za komunikaciju o postignućima. Dobar izvještaj o statusu pomoći će šefu, ali i vama, u praćenju zadataka i rezultata rada. Slijedi vodič za pisanje lako čitljivih izvještaja o statusu.
Korak
Metoda 1 od 1: Pisanje izvještaja o statusu
Korak 1. Dajte izvještaju naslov i datum
Naslov koji sadrži datum (na primjer, "Rezultati prve sedmice decembra") efikasna je opcija naslova. Obavezno napišite datum u izvještaju.
- Ako će izvještaj biti poslan e -poštom, možete koristiti ime i datum kao zaglavlje.
- Ako je izvještaj dokument, stavite naslov i datum kao naslov dokumenta.
Korak 2. Zapišite detaljne informacije o projektu, kao što su naziv projekta, datum početka/završetka i imena osoblja
Korak 3. Opišite postignuća pod naslovima "Dostignuća", "Zadatak završen" i slično
- Obavezno navedite izvještajni period, na primjer sedmicu, mjesec, tromjesečje itd.
- Upotrijebite aktivne glagole za početak izvješća, kao što su "završi", "objasni", "dizajniraj", "poboljšaj", "oplemeni" itd.
- Za sedmične izvještaje možete jednostavno dodati 3-6 bodova, svaka duga po jednu rečenicu.
Korak 4. Zapišite šta treba učiniti u narednom izvještajnom periodu, pod naslovom "Sljedeći plan", "Sljedeći zadatak", "PR" itd
- Izračunajte vrijeme potrebno za dovršenje zadatka, ako je moguće, na primjer "Dokumentirajte promjenu dizajna (procijenjeno vrijeme: 2 dana)."
- Uskladite sljedeći zadatak sa rasporedom projekta.
- Za sedmične izvještaje možete jednostavno dodati 3-6 bodova, svaka duga po jednu rečenicu.
Korak 5. Zapišite i probleme sa kojima se trenutno suočavate ili ćete imati naslove "Problemi" ili "Problemi i komentari"
Za ovaj odjeljak možete napisati 1-2 kratka odlomka.
- Na primjer, ako imate problema s kontaktiranjem dobavljača jer ove sedmice nema nikoga u uredu ili imate prijedloge za poboljšanje načina rada vaše kompanije, zapišite ih u odjeljak "Problemi i komentari".
- Ako samo prijavljujete problem, ali vam ne treba pomoć kada je napisan, ne zaboravite to spomenuti. Komentari poput "Problem riješen u roku od 2 dana" reći će vašem nadzorniku da se ne miješa, ali pripazite na problem koji imate.
- Ako vaš radni problem nije riješen, nadzornik ne može reći da mu niste rekli.
Korak 6. Ponovo pročitajte izvještaj, a zatim ga pošaljite relevantnim stranama
Primjer
Evo primjera izvještaja o statusu iz uređivača wikiHow. Uskladite stil, format i listu postignuća u ovom primjeru s podacima iz vašeg rada, ali imajte na umu da svaki korak započinje aktivnim glagolom.
Izvještaj o stanju 26. septembra 2011.
Finished
- Započela 3 članka: 1 članak iz vlastite ideje, 2 članka za ispunjavanje zahtjeva.
- Razviti 2 članka
- Prepišite 1 članak
- Patrolira gotovo 400 izmjena i provjerava zahtjeve za uređivanje pogrešno napisanih riječi/duplikata.
Sledeći plan
- Dodavanje slike u 1 članak.
- Pročitajte i uredite 1 članak.
- Zamolite urednika s medicinskom pozadinom ili prvom pomoći da pregleda članke o prijelomima. Autor nema medicinsko iskustvo pa sumnja u rezultate svog istraživanja.
- Pregled 1 članka koji je već dobar, ali zahtijeva stilsko poboljšanje i dodatne informacije.
Problemi/Komentari
- Hvala programerima jer su se pobrinuli da ovonedeljno ažuriranje softvera prođe bez problema. Problemi koji se jave bit će prijavljeni kasnije.
- Volonter je tužan jer mu je uginula mačka. Od dobrovoljaca je zatraženo da se prvo odmore.
Savjeti
- Ako je moguće, napišite pozitivan izvještaj. Izveštaji nisu mesto za žalbe, ljutnju ili izgovore. Jedan od načina da napišete pozitivan izvještaj je davanje prijedloga, ili barem smjernica za rješavanje problema, ako prijavite problem. Vaš prijedlog je dokaz da ste preuzeli inicijativu za rješavanje problema.
- Recite hvala na pravom mjestu, na primjer saradniku koji vam je pomogao. Ako pomognete drugom saradniku, navedite to i u izvještaju.
- Budite iskreni u izveštavanju. Ne prijavljujte stvari koje ne radite.
- Napišite kratak izveštaj. Vaš menadžer je zaposlena osoba, nema mnogo vremena da pročita vaš izvještaj. Ako upravitelju trebaju dodatne informacije, on će pitati.
- Ako u petak popodne napišete izvještaj, znat ćete koliko napreduje vaš posao kada se u ponedjeljak ujutro vratite na posao.
- Ako imate puno stvari za nadzirati (zahtjeve za kupovinu, zahtjeve za promjenu, zahtjeve za rad, bilješke itd.), Stvaranje tablice ili baze podataka može biti dobar način da ih pratite.
- Napišite posebne izvještaje.
- Napravite kopiju izvještaja za sebe. Kopija vam može pomoći prilikom pisanja životopisa ili pisanja postignuća kada dođe vrijeme za povišicu.
- Ako želite napisati izvještaj o statusu, redovno ga pišite ili barem napišite uspjeh, tako da ne trošite sate na praćenje onoga što ste učinili. Svaki dan zapisujte postignuća prilikom popunjavanja kartice pohađanja.
- Ova metoda pisanja izvještaja o statusu može se koristiti i kada izvještavate o statusu projekta na sastanku.
- Izvještavanje o nečemu što ste tek započeli, knjizi koju ste upravo pročitali ili o nečemu što istražujete je u redu. Ne može se sve obaviti u roku od jedne sedmice, a pripreme koje obavite mogu oduzeti mnogo vremena i dodati vrijednost projektu.
Upozorenje
- Profesionalno pišite izvještaje. Vaš izvještaj može pročitati više ljudi nego što mislite, pogotovo ako je poslano e -poštom.
- Ako svom šefu pošaljete neželjeni izvještaj, budite spremni napisati isti izvještaj sljedeće sedmice!
- Općenito, ne obećavajte previše. Samo mi reci šta možeš učiniti.
