3 načina da budete efikasniji na poslu

2024 Autor: Jason Gerald | [email protected]. Zadnja izmjena: 2024-01-19 22:11

Trenutno je radni pritisak sve veći. Svako s punim radnim vremenom zna da prosječan radni dan nije uvijek dovoljan da se sve obavi. Međutim, vaša se produktivnost može uvelike povećati usvajanjem navika stvorenih za efikasniji rad. Efikasan radnik koristi sve raspoloživo vrijeme, pridajući punu pažnju prvo najvažnijim zadacima. Efikasnost na poslu neće samo povećati vašu produktivnost i pokazati to šefu - to će vas učiniti i zadovoljnijim jer ste imali produktivan dan.

Korak

Metoda 1 od 3: Stvaranje fokusa

Korak 1. Održavajte čisto i uredno radno mjesto

Postizanje efikasnosti na poslu ponekad može biti jednako jednostavno kao i čišćenje vašeg radnog mjesta. Neuredno i čisto radno mjesto ometat će vašu produktivnost. Ako stalno imate problema s pronalaženjem alata ili dokumenata zbog ove neurednosti, vrijeme vam je izgubljeno. Držite samo predmete koje svakodnevno koristite - ostale predmete treba držati podalje od vašeg stola, ali ih ipak možete brzo dohvatiti.

• Ako radite u uredu, uredite svoj uredski prostor i radni stol tako da možete brzo i jednostavno pronaći sve što vam je potrebno za posao. Ako ne radite u uredu, i dalje vrijede isti principi. Na primjer, ako radite u radionici za popravak bicikala, neka vaši alati budu čisti i organizirani kako biste ih mogli pronaći kad vam zatrebaju. Skoro svako radno mjesto ima koristi od održavanja čistoće.

  

• Uredski radnici i drugi koji obrađuju velike količine papira moraju uspostaviti logičan i uredan sistem arhiviranja. Dokumente koje često koristite držite pri ruci. Sačuvajte druge dokumente abecednim ili drugim redoslijedom.

Korak 2. Uverite se da je vaše radno mesto dobro opremljeno

Pobrinite se da imate potrebne predmete i alate za svoj posao. U uredu to znači da morate imati alate poput bušilice, heftalice, kalkulatora itd. Izvan uredskog okruženja, alati su različiti, ali princip ostaje isti - imajte alate koji su vam potrebni za učinkovit rad prije nego što počnete raditi.

• To također znači osigurati da imate na raspolaganju sve potrebne alate za posao. Učitelji trebaju kredu, stolarima čavle itd.
• Uverite se da je vaša oprema dobro održavana. Jedan važan alat koji se može prekinuti može poremetiti cjelodnevni tok posla ako ne možete raditi bez njega! Dugoročno uštedite vrijeme tako što ćete izdvojiti malo vremena za povremeno čišćenje i održavanje vaše opreme.

Korak 3. Neka raspored bude konsolidovan

Ako imate plan, naravno da mislim da će vaš rad biti efikasniji. Da biste zaista napravili učinkovit raspored, ograničite se na samo jednu knjigu planera (i dodatni kalendar na poslu za dugoročno). Ne komplicirajte svoj posao držanjem više od jedne bilježnice. Morate moći vidjeti na jednom mjestu šta trebate učiniti.

• Organizujte svaki dan tako što ćete napraviti listu obaveza. Počnite s najvišim prioritetom kako biste ih prvo mogli dovršiti. Na kraj stavite manje važne zadatke. Počnite pri vrhu liste. Ako jedan dan ne dovršite popis obaveza, sljedeći dovršite nedovršeni zadatak.

  

• Odredite rokove za najvažnije projekte i budite realni sa potrebnim vremenskim okvirima. Ne želite se postaviti za neuspjeh - bolje je tražiti dodatno vrijeme na početku projekta nego tražiti to kada se rok približi.

Korak 4. Uklonite svoje lične smetnje

Različita radna mjesta će imati različite smetnje - neki poslovi će biti opterećeni bučnim kolegama. Drugi su možda vrlo tihi, što će vam odvratiti pažnju pri najmanjem zvuku. Uradite ono što morate učiniti da biste ostali koncentrirani. Ako vam je dozvoljeno da slušate muziku na poslu, ponesite mp3 plejer sa sobom na posao. Možda čak razmislite o postavljanju bilješki na svom radnom mjestu kako vam kolege ne bi smetale. Možda izgleda grubo, ali nije tako. Ovo je razuman i efikasan način da natjerate ljude da vas ostave na poslu. Zapamtite, možete se družiti tokom pauze i ručka.

• Jedna od najčešćih smetnji su internetske stranice. Studije pokazuju da dvije trećine radnika svakodnevno provode barem neko vrijeme na web stranicama koje nisu povezane s poslom. 'Na sreću, većina internetskih preglednika omogućuje vam preuzimanje besplatnih pomagala za produktivnost kako biste blokirali problematična web mjesta. Potražite dodatke u trgovini preglednika s ključnim riječima "blokator web stranica" ili "pomoć u produktivnosti". Dobit ćete neke besplatne i učinkovite rezultate.

  

• Još jedan odličan način da izbjegnete ometanje je ograničenje telefonskih poziva (kako biste izbjegli nepotrebne telefonske razgovore) i minimiziranje iznenadnih susreta.

  

Korak 5. Iskoristite pauze da se pobrinete za lična pitanja

Iznenađujuće je da te pauze mogu povećati efikasnost vašeg radnog mjesta, a ne ometati vas. Prije svega, odmor vas čini osvježenijima i manje umornima. Drugo, odmor vam daje vremena da se nosite sa svojim smetnjama. Pravite pauze kako biste učinili bilo šta što bi vas moglo omesti na poslu. Sanjate li često svog brata na poslu? Nazovite ih u pauzama i uklonite tu smetnju!

Metoda 2 od 3: Učinkovito djelovanje strategija

Korak 1. Podijelite svoje odgovornosti na komade kojima se može upravljati

Veliki projekti mogu biti zastrašujući - ako su preveliki, vrlo ih se lako riješiti, trošeći vrijeme na manje važne poslove sve dok na kraju ne morate raditi na njima kako se približava rok. Kao efikasan radnik, prvo morate učiniti ono što je važno, čak i kada to znači da radite mali dio velikog posla. Ne čini se zadovoljnim završiti mali dio velikog posla, ali to je pametan način da iskoristite svoje vrijeme. Dugoročno gledano, brže ćete dovršiti najvažnije zadatke ako ih svakodnevno radite malo po malo.

Na primjer, ako morate napraviti veliku prezentaciju u jednom mjesecu, postavite sebi cilj da to danas opišete. Ne oduzima puno vremena, pa vas neće omesti u poslu, ali je važan prvi korak koji čini ostatak procesa bržim i lakšim

Korak 2. Olakšajte svoj posao delegiranjem

Osim ako niste na dnu svog posla, imate priliku podijeliti neke zadatke koji se ponavljaju među vašim podređenima kako biste uštedjeli vrijeme. Ne dajte svojim podređenima projekt samo ako ga možete dobro završiti. Omogućite im dugotrajan, monoton posao kako biste se mogli usredotočiti na važnije stvari. Ako delegirate posao, ne zaboravite se pridržavati roka. Uvijek budi zahvalan kad ti podređeni pomognu - ako vide da te cijeniš, vjerojatnije je da će raditi na svom sljedećem projektu.

• Ako ste pripravnik, zaposlenik nižeg nivoa, i dalje možete dijeliti ovaj monoton posao sa zaposlenicima na istom nivou kao i vi (uz njihovu dozvolu i dozvolu vašeg nadređenog, naravno). Ako koristite pomoć svog partnera, budite spremni da sljedeći put budete nagrađeni!

  

• Ako imate dobar odnos sa svojim šefom, možda ćete čak primijetiti da on ili ona delegira dio posla na nekog drugog u vaše ime!

  

Korak 3. Neka hulahopke budu nagnute

Postoji razlog zašto svi mrze sastanke - prema istraživanju iz 2012., gotovo polovica sudionika smatra da su sastanci gubljenje radnog vremena - više od vremena koje su proveli na ličnim i rekreacijskim stranicama. Sastanci mogu biti vitalni za diskusiju o ciljevima i postavljanje vizije za budućnost. Ali često ovo postaje nedjelotvoran sastanak satima, čak i danima, a da ništa ne proizvede. Evo nekoliko savjeta kako bi vaši sastanci bili efikasniji:

• Napravite dnevni red prije svakog sastanka kako bi dodijeljeno vrijeme bilo maksimalno povećano. Unesite vremenski period koji svaka tema treba obraditi. Pratite svoj dnevni red što je više moguće. Ako se pojavi neka druga tema, preporučite je za kasniju raspravu.
• Pozovite što je moguće manje ljudi. Smanjivanje posjećenosti vaših sastanaka smanjit će šanse da razgovor skrene s teme. Takođe zadržava ljude koji ne moraju biti tamo da bi nastavili raditi za svojim stolovima.
• Smanjite slajdove prezentacije na minimum. Malo se raspravlja o tome pomažu li slajdovi prezentacije (PowerPoint itd.) Ili ometaju efikasnost sastanka. Prilično je očito: ako koristite prezentacijske slajdove, pobrinite se da budu što jezgrovitiji i informativniji. Koristite slajdove za prikaz slika i podataka koji se ne mogu prenijeti vašim riječima, a ne cijelim sadržajem vaše prezentacije.
• Konačno, glavni princip, znajte šta želite da odlučite pre nego što započnete sastanak i donesete tu odluku što je pre moguće.

Korak 4. Prekinite dramu u kancelariji

Radno mjesto može biti stresno. Ako dođe do porasta volje, odmah se suočite s tim. To možete biti vi, osoba s kojom imate posla, ili se obje strane moraju ispričati. Učinite to što je brže moguće. Ako dopustite da se borba oduži, vaša efikasnost će biti pogođena i dugoročno će vas koštati vremena jer ćete izbjegavati tu osobu. Još važnije, ne dopustite da vam drama na poslu uništi efikasnost i raspoloženje!

• Ne bojte se uključiti posrednika. Svi znamo da drama i povrijeđena osjećanja mogu ometati tok posla, pa mnogi zapošljavaju ljude koji su posebno zaduženi za rješavanje sukoba na radnom mjestu. Obratite se osoblju za ljudske resurse u svom uredu ako se osjećate frustrirano, tužno ili uplašeno zbog drugih ljudi na vašem radnom mjestu.
• Kad se sve završi, ne morate biti prijatelj sa kolegom s kojim ste se posvađali, ali trebali biste moći raditi s njim ili njom. Budite ljubazni i diskretni na svom radnom mjestu, čak i sa ljudima koje mrzite.

Metoda 3 od 3: Promjene načina života

Korak 1. Odmorite se dobro

Umor nikada nikome ne poboljšava kvalitet rada. Umor će usporiti vaše performanse, a ako lako zaspite, to može biti neugodno na važnom sastanku. Štaviše, nedostatak sna će stvoriti mnoge zdravstvene probleme. Nemojte zaspati na poslu niti preskakati posao jer ste bolesni-spavajte 7-8 sati dnevno za najbolju kvalitetu.

Umor na poslu može samo malo odvratiti pažnju. Ali u najgorem slučaju, to bi mogao biti ozbiljan sigurnosni problem. Ako imate posao u kojem su životi ljudi ugroženi (na primjer: službenik na aerodromu ili vozač kamiona), vrlo je važno upravljati rasporedom spavanja

Korak 2. Vježba

Nauka je pokazala da vježbanje poboljšava raspoloženje na poslu i produktivnost. Ovo je veoma važno, posebno za kancelarijske radnike koji samo provode dosta vremena ispred računara. Vježbom ne samo da ste zdraviji, već i sretniji, koncentriraniji i motiviraniji.

Ako prvi put započinjete rutinu vježbanja, isprobajte kombinaciju kardio i treninga s utezima

Korak 3. Održavajte dobro raspoloženje

Ako pokušavate poboljšati efikasnost rada, morate ozbiljno raditi. Često ovo nije dobra ideja - možete kratkoročno povećati svoju efikasnost, ali to vas ne čini sretnima na poslu, vrlo je lako zasititi se, što dovodi do izgaranja i nedostatka motivacije. Pokušajte ostati motivirani - ako se na poslu osjećate sretno, postat ćete motiviraniji i ambiciozniji. Učinite male stvari kako biste podigli svoje raspoloženje, a koji vas ne ometaju u produktivnosti, poput slušanja muzike, rastezanja ili odlaska prijenosnog računala u sobu za odmor radi tiše i mirnije atmosfere.

• Iskoristite vrijeme za ručak - iskoristite ovu priliku da uživate u dobrom obroku i šalite se sa svojim prijateljima.
• Pažljivo koristite kafu. Kava može biti fantastičan stimulans ako se osjećate vrlo letargično, ali ako je koristite svaki dan, možete postati ovisni o njoj i dugoročno vam neće ništa koristiti.

Korak 4. Motivirajte se

Lakše je raditi efikasnije ako imate dobar razlog za rad. Ako vam je često teško ostati motiviran, razmislite o razlozima koji su vas naveli da tražite ovaj posao - vašim životnim ciljevima, snovima ili vlastitoj viziji. Pokušajte misliti da je vaš posao put do vašeg krajnjeg cilja. Ako uživate u svom poslu, razmislite o tome kako vaš posao utječe na to kako se osjećate - osjećate li se zadovoljno nakon što to obavite?

• Razmislite o dobrim stvarima koje proizlaze iz vašeg rada. Možda možete imati svoj automobil ili kuću, ili možete poslati svoju djecu u školu. Razmislite i o prednostima koje imate od svog posla, kao što su zdravstveno osiguranje i zubar za vas i vašu porodicu.

  

• Razmislite o posljedicama ako ne radite. Čega se morate odreći jer ste izgubili izvor prihoda? Kako je to uticalo na vašu porodicu i na vaše bližnje?

Korak 5. Nagradite sebe

Ako uspješno povećate efikasnost svog rada, slavite ga. Nije lako prekinuti stare navike i usvojiti nove, pa nagradite svoj trud. U petak popijte pivo nakon posla, zabavu sa prijateljima ili samo ležanje u krevetu čitajući knjigu - sve ono što vas čini sretnima nakon duge sedmice. Ovo je vrlo važno kako biste bili motivirani.

Vaš poklon ne mora biti prevelik i ne bi trebao biti financijski teret. Sačuvajte svoje luksuzne poklone za posebne prilike