Svi znamo da je organizacija na poslu važna, ali većini ljudi to teško pada. Vjerovali ili ne, organizovanje nije tako teško kao što se čini. Nekoliko popravki i rješenja olakšat će vam da postanete organizirana osoba nego što mislite.
Korak
Metoda 1 od 4: Postavljanje mjesta i vremena
Korak 1. Pratite svoje aktivnosti
Provedite nekoliko dana vodeći dnevnik ili vodeći računa o svojim dnevnim aktivnostima. Vođenjem dnevnika možete vidjeti šta ste radili, a niste ranije shvatili. Osim toga, vođenje dnevnika može vam dati i malu ideju o vašim nedostacima u organizaciji stvari i produktivnosti. Ovu vježbu treba raditi s velikim ciljem. Putem dnevnika aktivnosti možete vidjeti koje su aktivnosti gubljenje vremena i koje aktivnosti vam mogu pomoći u postizanju vaših ciljeva.
Korak 2. Odredite svoje produktivno vrijeme
Neki od nas su ranoranioci, a neki nisu. Vjerovatno već znate kada je vaše produktivno vrijeme. Bez obzira volite li večeri, jutra, vrijeme ručka, čak i prije ili poslije najvećih sati radnog dana, iskoristite ovo vrijeme da biste povećali svoju produktivnost.
Korak 3. Odredite prioritete svom poslu
Svi znamo da su neki zadaci važniji od drugih, ali ne dajemo im uvijek pravi prioritet. Zato razvijte sistem rangiranja označavajući zadatke kao važne i budite pošteni i fleksibilni. Koristite podsjetnike, bilo pomoću digitalnog kalendara ili ljepljivih bilješki na računaru ili na stolu. Posvetite više vremena i energije stvarima koje su najveći prioritet na vašoj listi. Primjeri su zadaci osjetljivi na vrijeme, poput zadataka koji se moraju obaviti danas ili sutra. Također biste trebali dati prioritet odgovaranju klijentima, šefovima ili bilo kome drugom ko vam isplaćuje plaću. Ako niste sigurni u osjetljivost i važnost zadatka, bolje je pitati nekoga.
Korak 4. Odmah dovršite male zadatke
Ne moraju svi zadaci imati prioritet i zakazati za završetak u određenom vremenskom okviru. Neki zadaci ne zahtijevaju planiranje ili zakazivanje jer se mogu odmah dovršiti. Ako je to slučaj, možete brzo dovršiti zadatak odmah. Učinite to sada! Odmah obavljajući lagane zadatke, nećete odugovlačiti.
Korak 5. Organizirajte alate i radne alate
Naši stolovi lako mogu preći iz neurednih u pokvarene čamce, a to vas može spriječiti da budete organizirana osoba. Neki ljudi čak imaju politiku „čistog stola“. Čak i ako to zaista nije potrebno, bolje je očistiti radno područje.
- Pospremi sto. Iznesite sve smeće i na sistematičan način organizirajte stvari koje su vam potrebne. Očistite radni sto kad god je to moguće: kada nema posla u kancelariji, tokom pauze ili između zadataka.
- Odmah očistite smeće. Na taj način ćete se uvijek sjetiti da očistite svoj stol. Osim toga, možete izbjeći da vas živcira smeće koje se nakupilo.
- Spremite potrebne stvari u lako dostupno područje. Naravno da nije sve oko vas smeće. Držanjem alata koji su vam potrebni u blizini možete uštedjeti dragocjeno vrijeme i radni prostor.
Korak 6. Zakažite aktivnosti i sastanke
Neki ljudi zakazuju samo sastanke, ali ne i aktivnosti na njihovoj listi obaveza. Zakazivanje važnih zadataka i sastanaka može biti od velike pomoći. Na primjer, možete grupirati svoje dane održavajući sastanke samo utorkom i četvrtkom. Napravite mjesta u svom rasporedu za „kreativno vrijeme“ili za nepredvidljivo.
- Koristite upravitelj rasporeda i kalendara. Možete stvoriti vlastiti upravitelj rasporeda pomoću papira i olovke ili to mogu biti softver i aplikacije, poput iCalendara ili Google Now.
- Kategorizirajte svoje aktivnosti. Kategoriziranje ili kodiranje vaših aktivnosti može biti vaš vizualni podsjetnik na ono što je važno. Na primjer, kategorije koje kreirate mogu biti: dopisivanje, projekti, događaji, sastanci, brainstorming, pauze i vrijeme za vježbe.
- Koristite tehnologiju za upravljanje rasporedom. Menadžeri rasporeda na mreži i platforme e-pošte, poput Outlooka, mogu kombinirati liste obaveza, kalendare i liste adresa. Ovaj menadžer rasporeda ne samo da poboljšava vašu efikasnost, već vam može i pojednostaviti razmišljanje.
- Uključite posao kad god je to moguće. Radnim danom zaboravljate da ne morate sve raditi sami. Prepustite svoj posao pomoćniku ili ako ste zaista pretrpani poslom, zamolite svoje kolege da vam pomognu u određenom zadatku. Možete vratiti uslugu za pomoć svog kolege kada posao počne da prestaje.
Metoda 2 od 4: Sistematično organiziranje e -pošte
Korak 1. Provjerite svoju e -poštu u zakazano vrijeme
Ne morate uvijek provjeravati pristiglu poštu jer većina poruka nije toliko važna kao što mislite. Ako radite na poslu koji ne zahtijeva brzo praćenje, provjeravajte svoju e-poštu u redovnim intervalima, otprilike 3 do 4 puta dnevno.
Korak 2. Organizujte e -poštu
Iskoristite prednosti fascikli i zastavica umjesto da dopustite da se vaše poruke gomilaju u vašoj pristigloj pošti. Na primjer, značajke mapa i podmapa u Outlooku ili više oznaka i funkcija pristigle pošte u Gmailu mogu biti isplative. Ako ste novinar, vaši se dosjei mogu zvati "Najnovije vijesti", "Vijesti o budućnosti", "Stare vijesti", "Intervjui i izvori" i "Ideje".
Izbrišite i arhivirajte svoju e -poštu. Arhivirajte važna i stara pisma, a zatim izbrišite ostala. Kao i gornji primjer, „Stare vijesti“su arhiva novinara. Kad počnete brisati stare e -poruke, vidjet ćete koliko e -poruka vrijedi izbaciti, a ne podnijeti. Neki ljudi čak odluče imati “nulti poštanski pretinac”, odnosno nema nepročitanih poruka e -pošte u vašoj pristigloj pošti. Osim korištenja datoteka i oznaka, svoju pristiglu poštu možete isprazniti i pomoću alata za arhiviranje, brisanjem starih poruka e -pošte i aplikacijom za čišćenje e -pošte
Korak 3. Koristite druge, efikasnije oblike komunikacije
Ponekad je brzi telefonski poziv ekvivalent 10 slanja i primanja e -pošte. Ako je tako, pozovite! Ako znate da razmjena e-pošte može ometati raspravu i da je potrebno vršiti naprijed-nazad, najbolje je komunicirati putem telefona. Više detalja ćete dobiti pozivom umjesto da vodite duge, detaljne i dugotrajne rasprave putem e-pošte. Mogli biste poslati e -poruku svojim kolegama i reći: „Imam mnogo pitanja u vezi s ovim. Možda bi bilo lakše razgovarati telefonom? Mogu li vas nazvati u 5?”
Korak 4. Ograničite prekide
Strateške pauze zaista mogu pomoći, ali prekidi tokom radnog vremena su suprotni. Prekidi mogu usporiti vaš rad, slomiti vaš ritam i izgubiti fokus. Zato pokušajte koristiti govornu poštu kada ste zauzeti. Ovi alati nisu samo za one koji nisu u uredu; ove alate možete koristiti i kada ste jako zaposleni. Mnogi ljudi imaju politiku “otvorenih vrata”, ali ne morate stalno držati svoja vrata otvorena. Na vratima možete ostaviti poruku koja kaže: „Na poziv“ili „Soba se koristi. Vratite se ponovo ili pošaljite e -poruku.”
Korak 5. Iskoristite prednosti oblaka
Računanje u oblaku vrijedi razmotriti jer je jeftinije, skalabilnije, efikasnije i lakše za ažuriranje. Sadržaj u oblaku je vrlo koristan jer mu se može pristupiti na različitim uređajima: računarima, tabletima, pametnim telefonima i drugima. Cloud storage također djeluje kao primarni i sekundarni oblik digitalnog sigurnosnog kopiranja. Razgovarajte s ICT menadžerom ili s dobavljačem softvera jer možda već imate malo slobodnog prostora za pohranu u oblaku ili je dostupan za nisku godišnju naknadu.
Korak 6. Koristite internetske oznake
Većina preglednika ima oznaku za spremanje i organiziranje vaših omiljenih web adresa ili onih koje često posjećujete kako bi im se moglo pristupiti jednostavno i brzo. Iskoristite ovu funkciju kako ne biste zaboravili važne web lokacije da provjerite najnovije vijesti.
Metoda 3 od 4: Iskoristite vrijeme
Korak 1. Izbjegavajte raditi nekoliko stvari istovremeno (više zadataka)
U to vjeruju svi stručnjaci. Iako ovo može izgledati brzo i cool na TV -u, raditi mnoge stvari istovremeno je neefikasno i može ometati efikasnost vaših napora da budete organizirani. Umjesto toga, bolje je da svu svoju pažnju prvo posvetite jednom zadatku, pozabavite se njime i prijeđete na druge stvari sa svoje liste.
Korak 2. Napravite raspored za sebe
Srećom, većina poslova ne zahtijeva da kreirate dnevni raspored na temelju minuta. Međutim, označavanje vašeg dnevnog rasporeda i važnih zadataka ili događaja tokom dana može vas držati fokusiranim na vaše zadatke.
- Postavite rokove za određene aktivnosti. Za neke zadatke nije potrebno postaviti vremensko ograničenje, ali druge bi trebalo parametrizirati kako biste povećali svoju produktivnost. Razmislite o nekim zadacima koji oduzimaju više vremena nego što je potrebno i postavite im kasnije vremensko ograničenje.
- Odredite dodatno vrijeme za druge aktivnosti. Neki zadaci, kako ćete naučiti iz iskustva, obično traju duže nego što bi trebali, ali to nije loše. Za ovu vrstu aktivnosti, a posebno važne događaje i sastanke, odvojite dodatno vrijeme prije i poslije.
Korak 3. Koristite mjerač vremena, štopericu ili aplikaciju za budilicu
Ovi predmeti mogu biti efikasni ako se pravilno koriste. Neki ljudi odluče postaviti alarm 10, 15 ili 30 minuta prije potrebnog vremena kako bi ih upozorili prije početka aktivnosti. Također možete postaviti alat za podsjetnike (podsjetnik).
Korak 4. Ne odlažite
Zapitajte se trebate li zaista odgoditi aktivnost ili samo želite biti lijeni. Ako vam se gubi, nemojte odgađati - učinite to! Međutim, ako je odgađanje aktivnosti neizbježno, svakako vodite bilješke i zakažite aktivnost s konkretnim planom. Ili se možete sjetiti improviziranog plana. Na primjer, ako morate otkazati osobni sastanak, možda biste umjesto toga htjeli uputiti konferencijski poziv ili web konferenciju.
Metoda 4 od 4: Održavanje fizičkog i mentalnog zdravlja
Korak 1. Odmorite se
Odmaranje uma bitno je za održavanje produktivnosti i mentalnog zdravlja. Obično smo prezauzeti poslom da nemamo vremena za odmor. Odmor nam daje prijeko potrebnu pauzu za povećanje produktivnosti. Međutim, pauze također pružaju priliku da zastanemo i zapitamo se da li dobro koristimo svoje vrijeme ili ne.
Korak 2. Bolje spavajte
Bez dobrog sna sljedeći dan osjećat ćete se omamljeno, umorno ili letargično. To može ometati vaš raspored i efikasnost na poslu. Neka vam cilj bude da spavate 7 do 8 sati neprekidnog sna svake noći.
Korak 3. Nemojte se uspoređivati sa svojim kolegama
Većina poslova vaših kolega razlikuje se od posla koji morate obaviti i svako ima svoj način organizacije posla. Metoda koja ima smisla i koja je efikasna za vaše saradnike možda vam neće uspjeti, i obrnuto.
Korak 4. Prihvatite da je organizovanje stalni proces
Ne očekujte da ćete biti savršeni. Narudžba je dug proces koji zahtijeva stalnu pažnju. Nećete biti optimalno organizirani svaki dan, ali pokušaj da budete redovna osoba može povećati vašu efikasnost.
