Račun je lista cijena prodate robe ili pruženih usluga. Microsoft Word vam omogućuje stvaranje računa s postojećim predlošcima ili vlastitim dizajnom. Koraci u nastavku vode vas do stvaranja faktura u programu Word 2003, 2007 i 2010.
Korak
Metoda 1 od 1: Preuzimanje gotovih predložaka
Korak 1. Kreirajte novi dokument
Iako gotov predložak nije novi dokument, počnite s naplatom kao da kreirate novi dokument.
- U programu Word 2003 na izborniku Datoteka odaberite "Novo".
- U programu Word 2007 kliknite gumb Office u gornjem lijevom kutu prozora, a zatim u izborniku Datoteka odaberite "Novo".
- U programu Word 2010 kliknite karticu Datoteka, a zatim odaberite novu opciju s popisa opcija s lijeve strane prozora.
- Nemojte kliknuti na novu traku sa alatkama u programu Word 2003 ili na dugme Novo na traci sa alatkama za brzi pristup u programu Word 2007/2010. Gumb vam omogućuje samo stvaranje novog dokumenta s predloškom Normal.dot ili Normal.dotx. Koristite ovu metodu ako želite da kreirate račun od praznog dokumenta.
Korak 2. Pronađite željeni predložak
- U Word 2003 i 2007 odaberite Fakture u opciji "Dostupni predlošci ureda" s lijeve strane okna zadataka Novi dokument. Odaberite vrstu predloška s popisa u srednjem prozoru, a zatim odaberite jedan od predložaka naplate koji se pojavljuju.
- U programu Word 2010 odaberite Fakture u odjeljku Dostupni Office predlošci u predlošcima Office.com. Dvaput kliknite mapu predloška koju želite stvoriti, a zatim odaberite jedan od predložaka naplate koji se pojavljuju.
Korak 3. Preuzmite predložak klikom na dugme "Preuzmi" u sredini ekrana
Zatim možete izmijeniti račun, a informacije su dostupne na dnu ovog članka. Nakon što izvršite izmjene, uštedite.
Predlošcima za naplatu za Word i Excel možete pristupiti i direktno s Microsoftove web stranice na adresi https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Provjerite jeste li odabrali odgovarajući račun s vašom verzijom programa Word
Korak 4. Drugi način:
Kreiranje faktura od praznih dokumenata
Korak 5. Kreirajte glavu računa
Zapišite naziv svoje kompanije i uključite odgovarajući opis "Naplate". Na primjer, možete navesti "Ponude" ako dokument služi samo kao ponuda, a ne kao račun.
- Zaglavlje možete uključiti pri vrhu stranice ili koristiti Wordovu funkciju zaglavlja. Ako koristite funkciju zaglavlja programa Word i predviđate da će račun prelaziti jedan list, možete upotrijebiti opciju Različita prva stranica za popis punih zaglavlja na prvoj stranici i sažetke naslova na sljedećim stranicama.
- Naziv kompanije mora biti istog slova kao i ostali materijali vaše kompanije.
- Izvod o naplati mora biti napisan u dovoljno velikoj veličini da ga primalac dokumenta može identifikovati.
Korak 6. Napišite datum naplate pri vrhu dokumenta, desno od izvoda o naplati
Međutim, ne morate uključiti datum velik kao opis.
Word ima funkciju automatskog datuma koja vam može unijeti današnji datum. Iako je vrlo korisno, nemojte koristiti ovu funkciju za fakture poslane elektroničkim putem jer će se datum stalno mijenjati kada se dokument otvori. Iako se datum zadržavanja neće promijeniti, naplata će pogledati datum na računu da vidi kada vam je plaćeno
Korak 7. Numerirajte račun
Ovaj broj bi se trebao pojaviti i pri vrhu računa. Numeriranje računa olakšat će vam praćenje vaših računa ako imate više otvorenih računa. Račun možete numerisati na dva načina:
- Globalno numerisanje koje se ne odnosi na klijenta. Tako sve dokumente o naplati možete pohraniti u jednu mapu.
- Posebna numeracija za svakog klijenta. Koristite ovu numeraciju ako želite stvoriti zasebnu mapu za svakog klijenta. Možda ćete htjeti uključiti dio imena klijenta u broj računa, kao što je "Swithin1".
Korak 8. Prikažite adresu pošiljatelja i primatelja
Uključite svoju adresu i ime, kao i adresu klijenta na računu.
Vaši kontakt podaci trebaju uključivati naziv kompanije, ime korisnika, adresu klijenta, te telefon, faks i e-mail adresu ako je potrebno
Korak 9. Zapišite podatke o naplati
Značajka tablice u programu Microsoft Word olakšava vam stvaranje redova i stupaca za podatke o naplati, poput količine stavke, opisa artikla/usluge, jedinične cijene/naknade za uslugu i ukupne cijene za kupljenu stavku.
Značajka tablice u Wordu također vam omogućava da izvršite proračune. Umjesto ručnog izračunavanja ukupne cijene kupljenog artikla, možete jednostavno pomnožiti količinu s cijenom. Nakon toga možete izračunati sve međuzbrojeve kako biste pronašli ukupan račun
Korak 10. Napišite ukupni račun na desnoj strani računa, odmah ispod cijene po stavci
Možete podebljati ukupnu naplatu radi lakšeg pregleda.
Ako naplaćujete porez na promet, pokažite međuzbir svih roba/usluga, zatim zapišite zaračunati porez i uključite postotak poreza lijevo od vrijednosti poreza. Nakon toga ispod njega napišite ukupni račun
Korak 11. Uključite pravila plaćanja
Pravila plaćanja možete prikazati pri vrhu ili dnu podataka za naplatu. Uobičajeno pravilo plaćanja je "plati kada račun stigne". "dospijeva za 14 dana", "dospijeva za 30 dana" ili "dospijeva za 60 dana".
Možda ćete na dno računa uključiti dopis s objašnjenjem načina plaćanja, opće informacije ili zahvalnicu klijentu za korištenje vaše usluge
Korak 12. Sačuvajte račun sa imenom koje je lako razumjeti i opisuje vrstu računa
Takođe možete uključiti naziv kompanije, broj računa i naziv klijenta.
Savjeti
- Nakon spremanja dokumenta fakture, dokument možete koristiti kao predložak za kreiranje nove fakture pomoću funkcije "Novo iz postojećeg" pri kreiranju nove fakture. Račune možete sačuvati i u.dot ili.dotx formatu predloška za buduću upotrebu.
- Drugi način pregleda faktura i drugih informacija je stvaranje radne knjige programa Microsoft Excel i lijepljenje veze do datoteke iz računa u Word formatu. Kada ažurirate radnu knjigu, desnom tipkom miša kliknite zalijepljeni radni list i odaberite "Ažuriraj vezu" da vidite promjene.
