Mnoge kompanije koriste Microsoft Excel za praćenje troškova odjela ili cijele kompanije. Trenutno je Excel postao zadani program na računarima sa Windows operativnim sistemima. Tako da možete koristiti ovaj program za praćenje svojih računa. Postoji niz predložaka (ispisa) s Microsofta i drugih web stranica koje možete koristiti za praćenje troškova. Čak su i u najnovijim verzijama programa Excel ti predlošci već dostupni u programu. Također možete stvoriti vlastite radne listove za praćenje faktura u Excelu. U ovom članku će se govoriti o oba načina.
Korak
Metoda 1 od 2: Korištenje Excel predloška
Korak 1. Odaberite zadani predložak programa Excel
Najnovija verzija programa Excel sadrži predloške za praćenje ličnih troškova i predloške za opće poslovne operacije. Ovom predlošku možete pristupiti i koristiti ga za praćenje troškova u Excelu.
- U programu Excel 2003 na izborniku "Datoteka" odaberite "Novo". Odaberite "Na mom računaru" u oknu zadataka "Nova radna knjiga" da biste otvorili dijaloški okvir "Predlošci".
- U programu Excel 2007 odaberite "Novo" iz izbornika "Datoteka" da biste otvorili dijaloški okvir "Nova radna knjiga". Odaberite opciju "Instalirani predlošci" iz izbornika "Predlošci" u lijevom oknu. Odaberite "Lični mjesečni budžet" iz "Instalirani predlošci" u srednjem oknu i kliknite "Kreiraj".
- U programu Excel 2010 kliknite oznaku "Datoteka", a zatim u izborniku "Datoteka" odaberite "Novo". Odaberite "Primjeri predložaka" na vrhu ploče "Dostupni predlošci", zatim odaberite "Lični mjesečni budžet" iz prikaza uzoraka predložaka i kliknite "Kreiraj".
Korak 2. Odaberite predložak na mreži
Ako ugrađeni predložak osobnog proračuna programa Microsoft Excel ne može pratiti vaše troškove, pokušajte upotrijebiti predloške dostupne na internetu. Predloške možete preuzeti sa web lokacija trećih strana ili koristiti Excel za povezivanje s Microsoft Office Online.
- U Excelu 2003 možete odabrati odgovarajući predložak iz biblioteke Microsoft Office Online na adresi https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Ovdje možete pronaći i predloške za starije verzije programa Excel.)
- U Excelu 2007 odaberite "Budžeti" u odjeljku Microsoft Office Online u dijaloškom okviru "Nova radna knjiga". Morate imati internetsku vezu da biste se povezali sa mrežnom bibliotekom predložaka sistema Office.
- U programu Excel 2010 odaberite "Budžeti" u odjeljku Office.com u oknu Dostupni predlošci. Morate imati internetsku vezu da biste se povezali sa mrežnom bibliotekom predložaka sistema Office.
Korak 3. Unesite podatke u odgovarajuće ćelije
Uneseni podaci ovise o predlošku radnog lista koji se koristi.
Korak 4. Sačuvajte svoj radni list
Možete koristiti naziv radnog lista koji nudi predložak ili unijeti naziv po želji. Ili možete jednostavno zapisati naziv i godinu proizvodnje radnog papira.
Metoda 2 od 2: Kreirajte vlastiti radni list za praćenje rashoda
Korak 1. Otvorite Excel
Korak 2. Unesite naziv radnog lista u ćeliju A1
Koristite jasan naziv, kao što je “Lični budžet”, “Praćenje ličnih rashoda” ili nešto slično. (Nemojte koristiti navodnike pri pisanju imena. Ovdje se navodnici koriste za označavanje primjera).
Korak 3. Unesite naslove stupaca u 2. red
Evo nekih naziva i nizova koje možete koristiti, “Datum”, “Plaćeno”, “Dopis”, “Troškovi”, “Prihodi” (ili “Zarada” ili “Depozit”) i “Stanje”. Unesite ove naslove u ćelije od A2 do G2 i prilagodite širinu stupca tako da sav tekst bude vidljiv.
Nakon postavljanja zaglavlja i zaglavlja stupaca, koristite funkciju "Zamrzni okna" tako da zaglavlja stupaca budu pri vrhu dok se pomičete prema dolje. Opcija Zamrzni okna nalazi se u meniju "Prikaz" za Excel 2003 i novije verzije, a u grupi "Prozor" na traci menija "Pogled" za Excel 2007 i 2010
Korak 4. Unesite prvi trošak u red ćelije 3
Korak 5. Unesite formulu ravnoteže u ćeliju G3
Stanje će biti određeno razlikom između prihoda i rashoda jer je ovo prvi unos stanja. Način postavljanja ovisi o vašoj želji da vidite budžet sa strane rashoda ili gotovine koju imate.
- Ako želite da prilagođeni radni list prikazuje troškove, vaša formula bilansa je = E3-F3, gdje je E3 ćelija koja sadrži bilans rashoda, a F3 ćelija bilansa prihoda. Na ovaj način, ako su vaši troškovi veći od vaših prihoda, vaši ukupni troškovi će imati pozitivan broj, što će vam olakšati razumijevanje.
- Ako želite da prilagođeni radni list prikazuje novac koji imate, formula stanja je = F3-E3. Stoga će radni papir prikazati pozitivan tok gotovine ako je gotovina na raspolaganju više od rashoda, a negativna ako su rashodi veći od prihoda.
Korak 6. Unesite drugi unos cijene u red 4 ćelije
Korak 7. Unesite formulu ravnoteže u ćeliju G4
Budući da će saldo drugog i sljedećih unosa bilježiti trenutno stanje, morate rezultirajuću razliku u troškovima i prihodima dodati u stanje u prethodnom unosu.
- Ako želite da radni list posebno prikazuje troškove, formula bilansa je = G3+(E4-F4), tj. G3 je ćelija koja sadrži prethodno stanje, E4 je ćelija koja sadrži troškove, a F4 ćelija koja sadrži prihod.
- Ako želite da radni list prikazuje količinu gotovine pri ruci, formula stanja je = G3+(F4-E4).
- Zagrade u formuli koje pokazuju razliku između troškova i prihoda zapravo nisu potrebne. Napisali smo ga tako da je pojam formule postao jasniji.
- Ako možete ostaviti ćeliju vrijednosti stanja praznu dok se svi unosi ne dovrše, upotrijebite riječ IF u formuli tako da kada unesete datum, ćelija ravnoteže ne prikazuje vrijednost. Formula za ovu metodu za drugi unos je = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) ako želite da radni list prati opterećenje, i = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)) ako želite radni papir za praćenje novčanih tokova pri ruci. (Zagrade koje se odnose na troškove i prihod mogu se izostaviti, ali se vanjske zagrade ne smiju izostaviti.)
Korak 8. Kopirajte formulu vage u drugu ćeliju u koloni G (stupac Stanje)
Desnom tipkom miša kliknite ćeliju G3 i odaberite "Kopiraj" iz skočnog izbornika. Nakon toga se pomaknite prema dolje do ćelije ispod nje. Desnom tipkom miša kliknite odabranu ćeliju i odaberite "Zalijepi" iz skočnog izbornika da biste zalijepili formulu u odabranu ćeliju. (U Excelu 2010 odaberite opciju "Zalijepi" ili "Zalijepi formule" u skočnom izborniku.) Formula će automatski ažurirati reference ćelija tako da označi cijenu, prihod i reference datuma (ako se koriste) trenutnog retka i referentni saldo reda iznad tekućeg reda.
Korak 9. Sačuvajte radni list
Dajte svom radnom listu jasno ime, na primjer “Monitoring troškova.xls” ili “Lični budžet.xls”. Možete unijeti naziv i godinu datoteke, isto kao i način stvaranja radnog lista sa. (Opet, ne morate koristiti navodnike kako smo ih napisali samo da pojasnimo primjere naziva datoteka. Ne morate upisivati vrstu ekstenzije datoteke jer će je Excel automatski zapisati.)
Excel 2003 i starije verzije spremaju radne listove u ".xls" formatu, dok Excel 2007 i 2010 spremaju radne listove u novijem formatu zasnovanom na XML-u ".xlsx". Međutim, najnoviji Excel također ima mogućnost spremanja datoteka u ".xls" formatu. Ako imate više računara i planirate spremiti ovaj radni list na sve njih, koristite stari format ako vaše računalo ima Excel 2003 ili stariji. Koristite najnoviji format ako svi vaši računari imaju najmanje Excel 2007
Savjeti
- Koristite "Automatsko dovršavanje" u kategorijama rashoda i prihoda tako da je pravopis ispravno unet.
- Možete koristiti podebljano, boju teksta ili zasjenjivanje ćelija kako biste razlikovali neplaćene, plaćene i buduće troškove.
- Kako biste spriječili slučajno mijenjanje formula ili naslova stupaca, dobra je ideja zaštititi ćelije od promjene. Odaberite ćelije koje želite zamijeniti (datum, kategorija primatelja uplate, trošak, prihod i bilješka), te otključajte te ćelije, a zatim primijenite zaštitu na cijeli radni list.
