Da biste premjestili popis ili tablicu podataka iz programa Word u Excel, ne morate premještati pojedinačne podatke u ćelije Excel proračunske tablice (radni list). Možete jednostavno ispravno oblikovati dokument u Wordu, a zatim se cijeli dokument može uvesti u Excel sa samo nekoliko klikova.
Korak
Metoda 1 od 2: Pretvaranje lista
Korak 1. Shvatite kako će se Wordov dokument pretvoriti
Za uvoz dokumenta u Excel određeni se znakovi koriste za određivanje koji će podaci ući u ćelije na radnom listu programa Excel. Izvođenjem nekoliko koraka oblikovanja prije uvoza možete kontrolirati izgled radnog lista i smanjiti količinu ručnog oblikovanja koje je potrebno izvršiti. Ovo je posebno korisno ako uvozite dugačak popis iz Wordova dokumenta u Excel.
Ova metoda najbolje funkcionira ako na popisu ima više unosa, svaki sa sličnim formatom (popis adresa, telefonskih brojeva, adresa e -pošte itd.)
Korak 2. Uvjerite se da u dokumentu nema grešaka u oblikovanju
Prije nego započnete proces konverzije, provjerite je li svaki unos oblikovan na isti način. Morate ispraviti sve interpunkcijske greške ili preurediti sve unose koji se ne podudaraju. To je kako bi se osiguralo da proces prijenosa podataka teče glatko.
Korak 3. Prikažite znakove oblikovanja u Word dokumentu
Prikazujući normalno skrivene znakove formata, možete odrediti najbolji način za odvajanje svakog unosa. Znakove za oblikovanje možete prikazati klikom na dugme Prikaži/sakrij oznake paragrafa na kartici Početna ili pritiskom na Ctrl+⇧ Shift+*.
Većina lista ima jednu oznaku pasusa na kraju svakog retka, ili na kraju retka, ili u praznom redu između unosa. Ovim ćete znakom unijeti razlikovni znak ćelija u Excelu
Korak 4. Zamijenite oznake paragrafa između unosa kako biste uklonili dodatne razmake
Excel će koristiti razmake između unosa za definiranje redova, ali trebali biste ih ukloniti u ovom trenutku kako biste pomogli u procesu oblikovanja. Ne brinite, uskoro ćete ga ponovo dodati. Ovaj korak najbolje funkcionira ako imate jednu oznaku paragrafa na kraju unosa i jednu oznaku u razmaku između unosa (dva uzastopna razmaka).
- Pritisnite Ctrl+H da biste otvorili prozor Pronađi i zamijeni.
- Upišite ^p ^p u polje Find. Ovo je kôd za dvije uzastopne oznake paragrafa. Ako je svaki unos jedan red, a između njih nema praznih redova, koristite samo jedan ^str.
- Unesite znak razgraničenja u polje Zamijeni. Uvjerite se da ovaj znak nije znak u dokumentu, poput ~.
- Kliknite Zamijeni sve. Primijetit ćete da se ti unosi kombiniraju, ali ostavite to na miru sve dok je znak za razdvajanje na pravom mjestu (između svakog unosa)
Korak 5. Odvojite svaki unos u zasebne kolone
Sada se unosi pojavljuju u zasebnim redovima. Morate navesti podatke koji će se pojaviti u svakoj koloni. Na primjer, ako je svaki unos u prvom retku ime, u drugom retku adresa, a u trećem retku država i poštanski broj, učinite sljedeće:
- Pritisnite Ctrl+H da biste otvorili prozor Pronađi i zamijeni.
- Uklonite jednu od oznaka ^p u polju Find.
- Zamijenite znak u polju Zamijeni zarezom,.
- Kliknite Zamijeni sve. Ovo će zamijeniti preostale simbole paragrafa separatorom zareza, koji će odvojiti svaki red u kolonu.
Korak 6. Promijenite znak razgraničenja da biste dovršili proces oblikovanja
Nakon što ste dovršili dva gore navedena koraka Pronađi i Zamijeni, lista više neće izgledati kao lista. Svi će oni biti na istoj liniji i imati zarez između svakog podatka. Korak Pronađi i zamijeni vratiće podatke natrag u obrazac liste, ali i dalje ima zareze koji definiraju stupce.
- Pritisnite Ctrl+H da biste otvorili prozor Pronađi i zamijeni.
- Unesite ~ (ili bilo koji znak koji ste odabrali na početku) u polje Find.
- Unesite ^p u polje Zamijeni.
- Kliknite Zamijeni sve. Ovo će vratiti sve unose u pojedinačne grupe odvojene zarezima.
Korak 7. Sačuvajte datoteku kao običnu tekstualnu datoteku
Format unosa je potpun i ovaj dokument možete spremiti kao tekstualnu datoteku. To je učinjeno kako bi Excel mogao pročitati i raščlaniti vaše podatke tako da se pojave u ispravnim stupcima.
- Kliknite karticu Datoteka i odaberite Spremi kao.
- Pritisnite padajući izbornik Spremi kao vrstu i odaberite Običan tekst.
- Imenujte datoteku, a zatim kliknite Spremi.
- Ako se pojavi prozor Konverzija datoteka, kliknite & nbsp OK;.
Korak 8. Otvorite datoteku u Excelu
Budući da je datoteka spremljena u običnom tekstu, možete je otvoriti u Excelu.
- Kliknite karticu Datoteka i odaberite Otvori.
- Kliknite padajući izbornik Sve datoteke programa Excel i odaberite Tekstualne datoteke.
- Pritisnite Dalje> u prozoru čarobnjaka za uvoz teksta.
- Odaberite Zarez na listi Razdjelnik. Možete vidjeti kako će se unosi razdvojiti u pregledu na dnu. Pritisnite Dalje>.
- Odaberite format podataka za svaku kolonu, a zatim kliknite Završi.
Metoda 2 od 2: Pretvaranje tablica
Korak 1. Kreirajte tablicu u programu Word, a zatim unesite podatke u nju
Za popis podataka u Wordu možete ga pretvoriti u format tablice, a zatim kopirati tablicu u Excel. Ako su vaši podaci već u tabličnom formatu, prijeđite na sljedeći korak.
- Odaberite sav tekst koji želite pretvoriti u tablicu.
- Kliknite na karticu Umetanje, a zatim kliknite na dugme Tabela.
- Odaberite Pretvori tekst u tablicu.
- Unesite broj redova po redu podataka u kolonu Broj stupaca. Ako između svakog reda podataka postoje prazni redovi, dodajte jedan ukupnom zbroju kolone.
- Kliknite & nbsp OK;.
Korak 2. Provjerite format tablice
Word će stvoriti tablicu na temelju vaših postavki. Proverite da li je tabela tačna.
Korak 3. Pritisnite mali + gumb koji se pojavljuje u gornjem lijevom kutu tablice
Ovo dugme će se pojaviti kada zadržite pokazivač miša iznad stola. Klikom na ovo dugme odabrat ćete sve podatke u tablici.
Korak 4. Pritisnite
Ctrl+C za kopiranje podataka. Takođe možete kliknuti na dugme Kopiraj na kartici Početna.
Korak 5. Otvorite Excel
Nakon što se podaci kopiraju, možete otvoriti Excel. Ako želite smjestiti podatke u postojeći radni list, otvorite radni list. Postavite kursor u ćeliju koju želite napraviti gornju lijevu ćeliju tablice.
Korak 6. Pritisnite
Ctrl+V za lijepljenje podataka.
Svaka od ćelija iz Word tablice bit će smještena u zasebnu ćeliju na radnom listu programa Excel.
Korak 7. Odvojite sve preostale kolone
Ovisno o vrsti podataka koje uvozite, možda ćete morati dodatno oblikovati. Na primjer, ako uvozite adrese gradova, kodove država i poštanske brojeve koji se nalaze u jednoj ćeliji, možete ih automatski podijeliti u Excelu.
- Kliknite naslove stupaca koje želite podijeliti. Ovaj korak će odabrati cijelu kolonu.
- Odaberite karticu Podaci i kliknite gumb Tekst u stupce.
- Pritisnite Dalje>, a zatim odaberite zarez u koloni Razdjelnici. Ako koristite gornji primjer, ovaj korak će odvojiti grad od pozivnog broja zemlje i poštanskog broja.
- Pritisnite Završi da biste spremili promjene.
- Odaberite stupce koje je potrebno podijeliti, a zatim ponovite ovaj postupak. Odaberite Razmak, a ne zarez kao graničnik. Ovaj korak odvojit će pozivni broj zemlje od poštanskog broja.
