Upravo ste izabrani ili imenovani za sekretara odbora čiji ste član. Sigurno! Znate li kako kreirati, pripremiti i prezentovati zapisnik? Bilo da se pridržavate "Robertovih pravila reda" zakonodavstva ili vodite zapisnike u manje formalnom okruženju, evo važnih metoda koje treba slijediti.
Korak
Dio 1 od 4: Početne pripreme
Korak 1. Shvatite pravila sastanka vaše organizacije
Ako se očekuje da sekretar vodi službeni zapisnik, pitajte poštuje li se grupa Robertova pravila ponašanja ili druge smjernice. U neformalnijem okruženju pitajte šta treba uključiti u zapisnik ili kako će se koristiti.
- Kao zapisničar, ne morate biti upoznati sa cijelom stranicom Pravila reda. Međutim, pribavljanje primjerka knjige (ili posudba od predsjedavajućeg) može biti korisna za odgovore na određena pitanja.
- Dobro shvatite svoju ulogu. Neki sekretari koji su vodili zapisnik nisu učestvovali na sastanku, dok su drugi vodili zapisnik i takođe dali svoj doprinos raspravi. U oba slučaja, sekretar ne bi trebao biti neko ko ima drugu primarnu ulogu, kao što je vođa sastanka ili facilitator.
Korak 2. Prethodno pripremite predložak
Svaki zapisnik sa sastanka sadržavat će većinu istih podataka. Predlošci stvaraju konzistentan format radi lakšeg snalaženja. Uključite razmake za sljedeće informacije.
- Ime organizacije.
- Vrsta sastanka. Je li ovo sedmični ili godišnji sastanak, manji sastanak odbora ili sastanak sa posebnom svrhom?
- Datum, vreme i mesto. Napravite mjesta za početak i kraj sastanka (otvaranje i raspuštanje).
- Ime predsjedavajućeg ili predsjedavajućeg sastanka i ime sekretara (ili njihovog nasljednika).
- Spisak "učesnika" i "izvinjenje zbog odsustva". Ovo je fantastičan izraz za liste prisutnih. Obratite pažnju na to da li je postignut kvorum (dovoljan broj ljudi za glasanje).
- Napravite mjesta za svoj potpis. Kao zapisničar, uvijek biste trebali potpisati svoje bilješke. Dodatni potpisi mogu biti potrebni kada se zapisnik odobri, u skladu s pravilima vaše organizacije.
- Knjiga dnevnog reda, ako je dostupna. Ako predsjedavajući ili voditelj sastanka ne traže od vas da sastavite dnevni red, on bi trebao biti dostupan na zahtjev. Referentni dnevni red pomoći će vam pri organizaciji zapisnika sa sastanka.
Korak 3. Ponesite svoju bilježnicu ili laptop sa sobom
Pobrinite se da vam sve što ponesete bude ugodno. Ako ćete često voditi bilješke, u tu svrhu vodite bilježnicu ili stvorite mapu na računaru.
- Ako uzmete zapisnik za prethodni sastanak koji nije odobren, ponesite ga sa sobom.
- Iako vam audio snimač može pomoći da kasnije zapisujete minute, oni nisu zamjena za minute. Ako snimate sastanak, pobrinite se da se svi prisutni slože i nemojte podleći iskušenju da napravite prijepis od riječi do riječi.
- Stenografsko učenje će ubrzati vođenje bilješki, ali ne morate zapisati svaku riječ da biste bilježili. Zapravo, trebali biste to izbjeći.
- Ako se od vas zatraži da javno vodite zapisnik na sastanku, koristite OHP ili ploču za prezentacije. Pobrinite se da kasnije možete voditi bilješke kod kuće bez izblijedjivanja tinte, tako da možete koristiti stenografsko pisanje za unos bilješki.
Dio 2 od 4: Vođenje zapisnika sa sastanka
Korak 1. Podijelite listu prisutnih
Čim su svi prisutni, podijelite komad papira (više za veće sastanke) s dovoljno prostora da ljudi zapišu svoja imena i podatke za kontakt. Ovaj papir možete koristiti nakon sastanka da popunite odjeljak sa listom polaznika u svom predlošku ili ga zalijepite u gotove minute.
Ako niste upoznati s velikim brojem prisutnih ljudi, skicirajte raspored sjedenja i ispunite ga kada zamolite sve da se predstave. Pripremite ovaj grafikon dok pišete zapisnike kako biste mogli imenovati ljude kad god je to moguće (kako je dolje objašnjeno)
Korak 2. Popunite što je više moguće dostupne šablone
Dok čekate početak sastanka, zabilježite naziv organizacije, datum i mjesto sastanka i vrstu sastanka (sedmični sastanak odbora, sastanak posebne komisije itd.). Kada sastanak započne, zabilježite vrijeme početka.
- Ako nemate predložak, zabilježite ove podatke pri vrhu bilješke.
- Ako se sastanak održava s posebnom svrhom ili događajem, spremite obavijesti poslane kako biste obavijestili članove. Morat ćete ga zalijepiti u bilješku nakon što se kopira.
Korak 3. Snimite rezultate prvog pokreta
Većina formalnih sastanaka započet će prijedlogom za usvajanje dnevnog reda, pa će se ovaj korak koristiti kao primjer. Ako sastanak počinje na drugačiji način, obavezno zabilježite sve relevantne podatke:
- Odgovarajuća formulacija za početak podneska je "dajem prijedlog". Ovo se generalno odnosi na rečenice poput "Predlažem usvajanje ovog dnevnog reda".
- Ime predlagača (osoba koja podnosi zahtjev).
- Rezultati glasanja. Ako je glasanje uspješno, napišite "prijedlog prihvaćen". Ako ne uspije, napišite "prijedlog odbijen".
- Dugi prijedlog možete podnijeti u pisanom obliku ako ga ne možete točno snimiti. Ako se to ponovi, pitajte na marginama sastanka može li se podnošenje prijedloga u ovom dokumentu učiniti službenom politikom za podneske s određenim brojem riječi.
- Ako sastavite dnevni red, možete biti predlagač ovog prijedloga, ali i sekretar zapisnika. To se može učiniti; sve dok ostanete objektivni, ne bi trebalo biti problema sa snimanjem vlastitih vratolomija.
Korak 4. Snimite ostale pokrete tokom sastanka
Pažljivo slušajte cijelu raspravu, ali (osim ako nije drugačije rečeno!) Nemojte je snimati. Kad napravite novi prijedlog, zabilježite relevantne podatke.
- Upamtite, svaki prijedlog mora sadržavati tačan tekst prijedloga, ime predlagača i rezultat glasanja.
- Neki prijedlozi zahtijevaju predlagače prijedloga prije nego što izađu na glasanje. Ako neko kaže "podržavam ovaj prijedlog" ili slične riječi, zabilježite ime te osobe kao podržavatelja.
- Ako ne znate ime predlagača ili trebate ponoviti prijedlog, ljubazno prekinite sastanak. Tačno bilježenje informacija važno je kako bi se opravdali manji prekidi.
- Ako je prijedlog ispravljen, jednostavno promijenite tekst prijedloga u svojim bilješkama. Osim ako je promjena kontroverzna i ne izaziva dugu raspravu, nema potrebe napominjati da je do promjene došlo na sastanku.
Korak 5. Slušajte izvještaj i nabavite kopiju izvještaja
Kad god se izvještaj, bilten ili slična vijest pročita naglas, zabilježite naslov izvještaja i osobu koja ga je pročitala (ili naziv pododbora koji ga je sastavio). Ako je prijedlog priložen, zabilježite ga kao i svaki drugi pokret.
- Najpraktičnije je nabaviti kopiju izvještaja na kraju sastanka. Zapišite bilješku i zatražite kopiju od čitatelja ili vođe sastanka (predsjedavajući ili predsjednik) nakon sastanka. Kopiji svakog izvještaja priložit ćete prethodno kopirani zapisnik.
- Ako kopija nije dostupna, zabilježite gdje je original pohranjen. Možda ćete morati zatražiti ove informacije nakon sastanka.
- Ako članovi prave usmeni izvještaj (a ne čitaju iz dokumenta), napišite kratak i objektivan sažetak izvještaja. Nemojte doslovno uključivati posebne detalje ili citate govornika.
Korak 6. Zapišite poduzete ili date radnje
To uključuje "provjeru" zadataka na prošlim sastancima, kao i nove radnje. Je li nekome dodijeljeno da napiše pismo? Zapišite njihova imena i upute.
- Ovisno o formalnosti vašeg sastanka, mnoge od ovih radnji spadaju u kategoriju "prijedlozi". Za manje formalne sastanke možda ćete morati paziti na odluke koje nisu vrlo jasne.
- Uključite kratak prijedlog razloga koji stoje iza odluke ako postoje.
Korak 7. Zapišite sve instrukcije i tačke donošenja odluka
Kad god se prigovor unese u proceduru, zabilježite prigovor i njegovu osnovu, kao i potpunu odluku koju je donio predsjedavajući.
Obavezno uključite reference na Robertova pravila reda, interna organizaciona pravila ili protokole preduzeća
Korak 8. Tek kada se to od vas zatraži, snimite sažetak rasprave
Zvanično, zapisnici bilježe ono što je "urađeno", a ne ono što je "rečeno." Međutim, ispunite sve zahtjeve koji se odnose na organizaciju.
- Prilikom snimanja rasprava budite što objektivniji. Uključite konkretne stvari, a ne mišljenja i minimizirajte upotrebu pridjeva i priloga. Suho, činjenično i dosadno pisanje je vaš cilj!
- Nemojte spominjati ljude po imenu u sažetku rasprave. Ovo je posebno važno u vrućim raspravama koje mogu uzrokovati probleme.
Korak 9. Zatvorite na kraju sastanka
Zabilježite vrijeme prekida sastanka. Ne zaboravite tražiti kopiju izvještaja ili podsjetiti nekoga da vam ga pošalje.
Skenirajte svoje bilješke da vidite jeste li nešto propustili ili vam je potrebno pojašnjenje. Ako nekome morate postaviti pitanje, učinite to sada prije nego što ode
3. dio od 4: Kopiranje zapisnika
Korak 1. Započnite ovaj proces što je prije moguće
Najbolje je kopirati službene zapisnike odmah nakon sastanka, dok su vam događaji još uvijek u sjećanju.
Korak 2. Koristite računar da unesete zapisnike sa sastanka
Vjerovatno ste to učinili ako koristite laptop na sastanku. Sačuvajte beleške i kreirajte novi dokument za zapisnike kako biste uporedili beleške i beleške jedan pored drugog.
Korak 3. Formatirajte bilješke u uredne odlomke
Svaki novi prijedlog, odluka ili uputstvo moraju biti uključeni u poseban paragraf. Prilikom stvaranja formata provjerite jeste li:
- Koristite ispravno pravopis i gramatiku. Koristite provjeru pravopisa ako je potrebno.
- Koristite isti oblik jezika u cijelom izvještaju. Koristite prošlo vrijeme ili sadašnje vrijeme, ali ih nikada ne mijenjajte u istom dokumentu.
- Pišite što objektivnije. Vaše mišljenje ne treba zaključivati iz zapisnika. Pokušavate stvoriti objektivan zapis koji će svi koristiti.
- Koristite jednostavan i jasan jezik. Nejasan jezik treba zamijeniti određenim riječima. Cvjetni opis treba potpuno izostaviti.
- Navedite samo poduzete radnje, a ne raspravu. Osim ako se od vas traži da snimite raspravu, trebali biste se usredotočiti na što gotovo, ne šta rekao je.
- Navedite brojeve stranica radi lakšeg snalaženja.
Korak 4. Podijelite nacrt zapisnika sa članovima
Pošaljite kopiju svakom članu koristeći podatke za kontakt na listi prisutnih. Ako nemate njihove kontakt podatke, voditelj sastanka trebao bi ih moći kontaktirati.
Korak 5. Donesite zapisnik na odobrenje
Možda će biti zatraženo da naglas pročitate zapisnik na sljedećem sastanku i podnesete ga na odobrenje. Ako je prijedlog uspješan, označite da su zapisnici prihvaćeni.
- Ako je zapisnik opravdan prije prihvaćanja, zabilježite promjene u dokumentu i na kraju naznačite da je zapisnik ispravljen. Nemojte posebno opisivati ispravku.
- Ako se podnese zahtjev za ispravljanje zapisnika nakon što su primljeni, uključite tačan tekst prijedloga u relevantni zapisnik i je li prijedlog odobren ili ne.
4. dio od 4: Korištenje predložaka zapisnika sa sastanka
Korak 1. Posjetite web lokaciju agregatora predložaka sastanka
Ovaj gotovi predložak pomoći će vam uštedjeti vrijeme na pripremi zapisnika sa sastanka, a istovremeno spriječiti greške pri bilježenju.
Korak 2. Odvojite malo vremena da istražite ove stranice
Koristite funkciju pretraživanja i istražite dostupne opcije kako biste pronašli najbolju za sebe.
Na primjer, ako vam je potreban poseban predložak, opći ili standardni, pregledajte web mjesto kako biste pronašli onaj koji odgovara vašim specifičnim potrebama, a zatim ga preuzmite klikom na gumb „preuzmi“ili „koristi predložak“. Pobrinite se da ga držite negdje lako dostupnim kako ga ne biste izgubili
Korak 3. Otvorite datoteku predloška
Nakon preuzimanja otvorite zip datoteku, a zatim je otvorite pomoću programa Microsoft Word ili Excel. Da biste dobili predložak najviše kvalitete i olakšali upotrebu, upotrijebite najnoviju verziju programa Microsoft Word. Korištenje najnovije verzije učinit će vaš posao jednostavnijim, a istovremeno omogućiti korištenje novih funkcija.
Korak 4. Dodajte logotip kompanije i oznaku autorskih prava na glavu predloška
Uklonite uzorak logotipa, ali svakako pročitajte uslove korištenja izvorne web stranice predloška. Ne želite se suočiti s nepotrebnim pravnim problemima, zar ne?
Korak 5. Promijenite naslov
U odjeljku naslova označite riječ „Sastanak/grupa“, a zatim upišite naslov zapisnika sa sastanka.
Korak 6. Promijenite temu (opcionalno)
Kako biste minute sastanaka učinili ljepšim i profesionalnijim, razmislite o promjeni boja ili odabiru unaprijed pripremljene teme. Trik je jednostavan, potražite "Izgled stranice", a zatim otvorite odjeljak "Boje i teme". U ovom odjeljku možete postaviti izgled predloška. Možete čak i prilagoditi boju tako da odgovara boji logotipa kompanije.
Korak 7. Imenujte dijelove predloška
Predložak bi trebao sadržavati nekoliko odjeljaka. Možda će vam trebati više ili manje, ili vam se ime jednostavno ne sviđa. Možete ga promijeniti tako da odgovara vašim specifičnim potrebama sastanka.
Korak 8. Spremite ovaj predložak na prijenosno računalo kako biste ga mogli ponijeti sa sobom na zapisnike sa sastanka
Ako još uvijek koristite Microsoft Office, ovaj posao bit će lako i brzo obaviti. Također biste trebali biti u mogućnosti redovitije i tačnije dolaziti na sastanke nego prije. Alternativno, možete i odštampati predložak i ručno napisati zapisnike. Međutim, potrudite se da odjeljci budu dovoljno široki da možete uključiti onoliko informacija koliko je potrebno.
Korak 9. Provjerite svoj predložak
Sigurno! Završili ste kreiranje predloška zapisnika sa sastanka. Vaša produktivnost i tačnost rada tokom sastanaka trebali bi se značajno poboljšati sada kada imate predložak vodiča za organiziranje bilješki sa sastanka. Kao i svaki drugi posao, pročitajte detalje u predlošku da vidite da li nešto nedostaje ili nije jasno. Nakon što provjerite je li sve u redu, ovaj predložak se može koristiti i bit ćete bolje pripremljeni za sljedeći sastanak.
Savjeti
- Otkucajte zapisnik čim sastanak završi. Najbolje je to učiniti dok su vam događaji još svježi u sjećanju. Važno je da učesnici dobiju kopiju radnje što je prije moguće nakon sastanka.
- Sjedite što je moguće bliže vođi sastanka. To će vam omogućiti da sve čujete i zatražite pojašnjenje bez da morate dizati glas.
- Zamolite ljude da zabilježe svoje pokrete kako ne biste morali snimati na licu mjesta.
- Zapisnike čuvajte u sigurnoj datoteci.
Ne bojte se prekinuti i zatražiti pojašnjenje u bilo kojem trenutku.
- Napomene su veoma važne. Ove evidencije se čuvaju i mogu se koristiti za buduću referencu. Na primjer, kada su u pitanju pravna pitanja, nečija reputacija može zavisiti od vaših minuta.
- Pročitajte odeljke u Robertovim Pravilima reda, posebno deo o sekretarskoj profesiji.
- Zapišite važne stvari dok pričaju. Ako se ista tema pokreće dva puta, nemojte ih grupirati.
Upozorenje
- Ne unosite previše detalja u zapisnik. Čak i ako se od vas zatraži snimanje rasprave, neka bude što kraća i izravnija. Ograničite se na bilježenje važnih stavki ili ćete biti preplavljeni popunjavanjem minuta nepotrebnim detaljima.
- Lična tumačenja i osećanja zapisničara ne treba uključivati u beleške.
- Ako jedan dio sastanka spada u kategoriju povjerljivosti advokata i klijenta, nemoj snimite taj dio. Imajte na umu da "Odvjetnik obavještava da ova rasprava uključuje povjerljivost advokata i klijenta. Ova rasprava se ne snima."
- Ako se od vas traži da snimite povjerljive razgovore, na primjer između advokata i klijenata, napravite "različite" zapisnike i držite ih odvojeno od redovnih zapisnika. Označite kao povjerljivo i jasno razjasnite ko ima pristup dokumentu.
