Kao što naziv implicira, pismo odgovora je pismo napravljeno radi odgovora na nečije pitanje ili zahtjev, koje se općenito dostavlja i pisanim putem, i obično se koristi kao medij za razmjenu informacija u poslovnom svijetu. Da biste dobili savršeno pismo odgovora, prvo što trebate učiniti je pregledati sadržaj pisma koje sadrži pitanje ili zahtjev koji ste primili. Zatim potražite dodatne informacije potrebne za odgovor na pismo. Nakon što učinite oboje, počnite pisati pismo odgovora s rečenicama koje su pristojne, jasne, jasne i sposobne odgovoriti na sva pitanja ili zahtjeve navedene u originalnom pismu. Osim toga, pobrinite se da ton vaše rečenice bude i prijateljski i informativan kako biste osigurali da pismo može zadovoljiti primateljevo zadovoljstvo.
Korak
Metoda 1 od 3: Pregled sadržaja originalnog pisma
Korak 1. Identifikujte informacije koje je pošiljalac pisma zatražio ili ispitao
Budući da pisma odgovora pružaju sve što pošiljalac treba znati, uvijek odvojite vrijeme da pažljivo pregledate sadržaj pisma. Posebno shvatite potrebu pošiljaoca da zna koje podatke mu možete pružiti.
- Ponekad utvrđivanje značenja slova nije tako jednostavno kao okretanje dlana, pogotovo ako stil pisca pisca nije jasan. Stoga uvijek odvojite vrijeme za razumijevanje potreba pošiljatelja pisma prije sastavljanja pisma odgovora.
- Ako je potrebno, zabilježite neke važne stvari koje pronađete u pismu kako biste bolje razumjeli namjeru pošiljatelja. Konkretno, sažmite šta je pošiljalac tražio i osmislite svoj odgovor na svako pitanje ili zahtjev.
Korak 2. Saznajte više o informacijama koje traži pošiljalac pisma
Ako pošiljalac pisma zatraži informacije u vezi nečega, velika je vjerovatnoća da to već znate i da možete na njega odmah odgovoriti, ili obrnuto. Ako ne razumijete tražene podatke, odvojite što je moguće više vremena za prikupljanje podataka prije nego što odgovorite na pismo.
Na primjer, pošiljalac pisma možda želi potvrditi status svoje prijave za posao u vašoj kompaniji. Ako zapošljavanje novog zaposlenika nije vaša stručna oblast, obratite se zaposleniku iz odjela za ljudske resurse da vam pomogne provjeriti status prijave pošiljatelja prije podnošenja odgovora
Korak 3. Proslijedite pismo drugoj osobi koja je sposobnija da odgovori na postavljeno pitanje
Posebno u poslovnom svijetu, ponekad će korisnici poslati pismo na adresu kompanije ili kontakt broj kompanije koji pronađu na internetu. Stoga, ako primite pismo, ali smatrate da niste kvalificirani odgovoriti na pitanja u njemu, proslijedite ga odgovarajućoj osobi. Učinite to kako biste osigurali da pošiljalac pisma može dobiti najprecizniji i najkorisniji odgovor.
Ako osobi treba mnogo vremena da odgovori, pokušajte obavijestiti pošiljatelja da ste pismo proslijedili nekome ko ima više sposobnosti da odgovori na njegova pitanja. Bar pošiljalac pisma zna da je pismo koje je poslao primljeno i obrađeno
Metoda 2 od 3: Sastavljanje odgovora
Korak 1. Adresirajte pismo osobi koja traži informacije ili postavlja pitanja u originalnom pismu
Uvijek započnite pismo ljubaznim pozdravom, poput "Dragi", iza kojeg slijedi ime primatelja pisma, umjesto da koristite previše općenitu početnu rečenicu, poput "Primatelju ovog pisma". Osim što zvuči bezlično, rečenica odaje utisak da je pismo odgovora napisao računar. Stoga uvijek pozdravite primatelja imenom kako biste pokazali da je vaše pismo odgovora napisano s velikom pažnjom i uvažavanjem.
- Ako ne poznajete pošiljatelja pisma, molimo vas da pozdravite gospodina ili gospođu iza kojeg slijedi njegovo prezime. Međutim, ako pošiljatelj pisma ima određeni naslov, upotrijebite taj naslov umjesto g. Ili gđa.
- Ako zaista ne znate pošiljatelja pisma ili ne znate spol, samo upotrijebite njegovo ime.
- Općenito, možete koristiti ime pošiljatelja navedeno u originalnom pismu. Na primjer, ako pošiljatelj pisma navodi ime „Dr. Johnson "u svom pismu, otvorite svoje pismo odgovora sa pozdravom:" Dragi. Dr. Johnson."
Korak 2. Istaknite da je ovo pismo napisano kao odgovor na originalno pismo koje je poslao
Na početku pisma ne zaboravite prenijeti čitatelju svrhu vašeg pisma, a to je da odgovori na pismo. Na ovaj način primalac pisma će znati da je pismo pročitano i obrađeno, kao i namjeru iza pisma koje ste poslali.
- Jednostavna rečenica, „Ovo pismo je odgovor na pismo koje ste poslali 13. juna“savršena je za otvaranje pisma odgovora.
- Ako niste primalac prvog pisma, navedite identitet osobe koja vam je pismo poslala. Na primjer, možete napisati: „Jedna od naših službe za korisničku podršku, Michelle Harris, proslijedila je pismo koje ste mi poslali.“
Korak 3. Odmah odgovorite na pitanja pošiljaoca
Nakon što napišete pozdrav, odmah prijeđite na srce slova. U središtu pisma odgovorite na sva pitanja i/ili pritužbe navedene u izvornom pismu što je moguće potpunije. Pobrinite se da ništa ne propustite kako bi se primalac pisma osjećao zadovoljno dok ga čita.
- U svom odgovoru ukratko ponovite sadržaj izvornog pisma. Na primjer, mogli biste reći: „Kao odgovor na vaš upit u vezi osoblja u našoj kompaniji koje ima direktan kontakt s medijima, želimo vas obavijestiti da se osoblje zove Janet Walters. Evo njegove adrese e -pošte i telefonskog broja."
- Da biste odgovorili na duža pitanja, upotrijebite sistem numeriranja kako biste na svako pitanje preciznije odgovorili. Osim što je lakši za čitanje, ova metoda će učiniti čitatelje zadovoljnijim jer smatraju da su na sva pitanja detaljno odgovoreni.
- Navedite što potpunije informacije u rečenicama koje nisu preduge. Općenito, može se reći da je odgovor na jedno pitanje u nekoliko kratkih rečenica dobar odgovor.
Korak 4. Budite iskreni u vezi sa svim zahtjevima koje ne možete ispuniti
Ponekad postoje pitanja na koja ne možete odgovoriti ili zahtjevi koje ne možete ispuniti. Kad se nađete u takvoj situaciji, uvijek iskreno odgovorite. Drugim riječima, nemojte koristiti zamršene rečenice samo za potiskivanje negativnih stavova pošiljatelja pisma. Vjerujte mi, pošiljatelj pisma će mnogo više cijeniti izravan i jasan odgovor. Ono što je najvažnije, pobrinite se da se informacije uvijek ljubazno prenose i da im prethodi izvinjenje kako se pošiljatelj pisma ne bi osjećao uvrijeđenim.
- Uvijek koristite čvrst, ali razumljiv ton kada odbijate zahtjev pošiljatelja pisma. Na primjer, mogli biste reći: „Nažalost, ne možemo udovoljiti vašem zahtjevu. U ovom trenutku nemamo potrebne podatke i ne možemo vam reći kada će biti dostupni."
- Ako smatrate da možete dati detaljnije informacije, pokušajte reći: „Prije nego što odgovorim na vaše pitanje, moram prvo potvrditi nekoliko stvari. Ako vrijeme dozvoljava, navedite datum podnošenja prijave, zajedno sa imenom službenika kojeg ste kontaktirali. Nakon završetka procesa potvrde, odmah ću vam se javiti.”
Korak 5. Hvala vam na poslanom pismu
Bez obzira na to jeste li u mogućnosti udovoljiti zahtjevu ili odgovoriti na pitanje u pismu, uvijek pokažite svoju zahvalnost zahvalivši mu se. Ostavite dojam da cijenite njihovu pažnju i želite održati pozitivan odnos s njima.
Neki ljudi radije otvaraju svoje pismo sa zahvalom. Položaj govora zapravo nije važan. Najvažnije je da to izgovorite u jednom trenutku
Korak 6. Završite pismo upisujući svoje puno ime i naslov
Zatvorite pismo zvaničnim završnim pozdravom, poput "S poštovanjem", nakon čega slijedi vaše puno ime. Ako je pismo namijenjeno poslovnim svrhama, navedite i svoju poziciju pod punim imenom i prezimenom.
Bilo da je to otkucano ili ručno napisano pismo, uvijek ostavite prostor za potpis nakon što navedete svoje puno ime. Međutim, ako se pismo šalje e -poštom, općenito je dovoljno da navedete svoje puno ime bez potpisa
Korak 7. Ponovo pročitajte tekst pisma odgovora kako biste bili sigurni da je na sva pitanja odgovoreno
Zapamtite, primalac pisma može biti iziritiran ili frustriran ako primi odgovor koji ne odgovara na njegovo pitanje. Osim toga, nezadovoljstvo riskira da mu pošaljete dodatno pismo i na kraju dodate svoj posao! Da biste osigurali zadovoljstvo čitatelja, potrudite se da što potpunije odgovorite na sva pitanja ili zahtjeve. Prije slanja, ponovno pročitajte svoje pismo kako biste bili sigurni da nisu propušteni zahtjevi ili pitanja.
Ako je potrebno, zatražite pomoć prijatelja ili kolege da pročita pismo. Posebno ih zamolite da se stave na mjesto primatelja i izmjere zadovoljstvo nakon što pročitaju vaše pismo
Metoda 3 od 3: Upotreba profesionalnog tona
Korak 1. Koristite standardni format poslovnog pisma
Shvatite različite vrste pisama odgovora koje se koriste kao sredstvo poslovne komunikacije. Zatim slijedite format za koji mislite da je najprikladniji za pisanje pisma odgovora sa profesionalnim zvukom.
- U gornjem lijevom kutu slova navedite svoje ime, naslov, naziv kompanije (ako postoji) i adresu vaše kompanije. Ispod toga, uključite datum pisanja pisma, zatim puno ime i adresu primaoca pisma.
- Ako želite upisati pismo odgovora, uvijek koristite marginu od 2,5 cm sa svake strane papira. Također provjerite je li slovo napisano s 1 razmakom između redova i 2 razmaka između odlomaka.
- Ako je pismo odgovora napisano umjesto ručno napisano, uvijek koristite standardni font od 12 pt i format za pisanje. Međutim, ako je pismo napisano ručno, pobrinite se da rukopis bude uredan i lak za čitanje.
Korak 2. Ostavite utisak da vas zahtjev ili pitanje čini srećnim
Ova metoda je posebno obavezna za poslovne ljude ili pružatelje usluga zasnovanih na korisnicima. Upamtite, kupac je kralj. To znači da morate pokazati poštovanje za vrijeme i misao koju su uložili u pisanje pisma. Stoga, ne zaboravite zahvaliti im na zahtjevima ili pitanjima i uvijek koristite tople i prijateljske rečenice u pismima za odgovor.
- Rečenica jednostavna poput: „Hvala vam što ste nas kontaktirali. Zaista cijenimo vaše povratne informacije, "to može značajno promijeniti ton pisma u pozitivnijem smjeru! Stoga pokušajte stvoriti naviku da takve fraze uvijek uvrštavate u svoja pisma s odgovorima.
- Ne ostavljajte dojam da vas njegov zahtjev ili pitanje iritiraju i uznemiruju. Vjerujte mi, bolje je biti previše prijateljski nastrojen nego natjerati primatelja da misli da ste ljuti ili uznemireni zbog njega.
Korak 3. Nema potrebe da pišete predugo pismo kako bi ga primalac mogao brzo pročitati
Cijenite slobodno vrijeme! Ne šaljite pismo od 3 stranice ako se u stvari može odgovoriti na pitanje ili zahtjev u 1 stavku. Stoga dajte odgovarajuće odgovore, a zatim odmah pošaljite pismo. Nemojte dodavati druge podatke koje on zapravo ne mora znati.
- Ova metoda je važna za implementaciju, posebno ako je namjera pisma odgovora da odgovori na pitanja vaših kupaca ili poslovnih saradnika. Naravno, ne želite frustrirati kupca tako što ćete sate čitati odgovor koji je trebalo prepoloviti, zar ne?
- S druge strane, nemojte pisati tako kratko da nećete moći odgovoriti na zahtjev ili pitanje navedeno u originalnom pismu. Ako na pitanje trebate odgovoriti s dugačkim objašnjenjem, slobodno ga ponudite. Što je najvažnije, pobrinite se da su sve informacije zaista važne za čitatelje.
Korak 4. Napišite što je jasnije kako bi primalac pisma mogao razumjeti vaš odgovor
Ne koristite preduge ili komplicirane rečenice! Umjesto toga, pišite koristeći dikciju koja je jasna, jasna i koja nema potencijal zbuniti čitatelja. Što je vaše pisanje kraće i gušće, to su bolji rezultati.
Zamislite da primalac pisma nema dovoljno vremena da detaljno pročita sadržaj vašeg pisma. Čak i da je samo pregledao sadržaj pisma, bi li mogao razumjeti na šta mislite? Ako ne, ispravite dikciju koju koristite kako biste razjasnili svoje mišljenje
Korak 5. Izbjegavajte korištenje žargona i tehničkih izraza koji su čitateljima teško razumljivi
Ovaj aspekt mora biti ispunjen kako bi se povećao nivo čitljivosti i jasnoće sadržaja vašeg pisma. Stoga, ako primatelj pisma nije profesionalac koji je u stanju razumjeti tehničke izraze, nemojte ga koristiti. Umjesto toga, pokušajte zamijeniti žargon ili tehničke izraze drugom dikcijom koju čak i laici mogu razumjeti.
Da biste uredili pismo, postavite sljedeće pitanje: "Može li neko ko ne razumije moj rad razumjeti o čemu je moje pismo?" Ako ne, promijenite jezik koji se koristi u pismu tako da ga većina ljudi može razumjeti. U stvari, to je moćan način da smanjite upotrebu tehničkog žargona u svojim pismima
Korak 6. Ponovo pročitajte tekst pisma
Da biste izbjegli greške u pisanju zbog kojih vaše pismo može izgledati manje profesionalno, ne zaboravite ponovno pročitati pismo i ispraviti pravopisne, gramatičke, oblikovne i protočne greške. Vjerujte mi, samo nekoliko minuta da provjerite sadržaj pisma može uvelike pomoći da pismo izgleda profesionalnije.
- Nemojte se oslanjati samo na računarski program za provjeru grešaka u vašoj pošti. Općenito, takvi programi mogu otkriti samo pravopisne i interpunkcijske greške, a ne i gramatičke. Stoga ponovno pročitajte svaku riječ napisanu u vašem pismu kako biste pronašli greške koje računar ne može otkriti.
- Ako je sadržaj vašeg pisma vrlo važan, na primjer kada je pismo upućeno poslovnom partneru, zamolite nekoga da ga pročita. Ponekad drugi ljudi mogu pronaći greške za koje prije niste bili svjesni.
