Trebate li napisati dobro, besprijekorno profesionalno pismo? Većina poslovnih pisama slijedi fiksni, jednostavan za učenje format koji možete primijeniti na bilo koju vrstu sadržaja. Poslovna pisma uvijek trebaju sadržavati datum, podatke o pošiljatelju i primatelju i nekoliko odlomaka teksta. Slijedite korake u nastavku i izvršite izmjene u skladu sa standardima vaše kompanije.
Korak
1. dio od 4: Započinjanje pisma
Korak 1. Poznajte format
Bez obzira na sadržaj vašeg pisma, morate slijediti neke standardne prezentacije poslovnih pisama. Poslovna pisma treba otkucati i sastaviti uobičajenim fontom, poput Arial ili Times New Roman. Koristite blok paragrafe. Odnosno, započinjete novi odlomak tako što ćete dvaput pritisnuti Enter. U blok pasusima ne uvlačite prvi red.
- Koristite marginu 2,54 cm sa svih strana.
- Poslovna pisma poslana putem e -pošte takođe treba otkucati uobičajenim fontom. Nemojte koristiti skripte ili boje osim crno -bijelih u poslovnoj e -pošti.
Korak 2. Odaberite odgovarajuću vrstu papira
Slova moraju biti odštampana na A4 papiru dimenzija 21 x 29,7 cm ili A4 formatu 21,5 x 29,7 cm. Nekoliko dugih pisama ili ugovora može se odštampati na papiru F4 ili foliji 21 x 33 cm.
Ako će pismo biti poslano poštom, razmislite o tome da ga odštampate na memorandumu kompanije. Upotreba memoranduma pojačat će profesionalni dojam i pružiti logotip kompanije i podatke za kontakt
Korak 3. Uključite informacije o svojoj kompaniji
Upišite naziv i adresu kompanije i upotrijebite novi redak za označavanje svakog dijela adrese. Ako ste samostalni preduzetnik ili nezavisni izvođač, stavite svoje ime umesto naziva kompanije ili iznad naziva preduzeća
- Ako vaše preduzeće već ima memorandum, možete ga koristiti umjesto da morate upisivati naziv i adresu kompanije.
- Ako je potrebno upisati adresu, treba je poravnati s desne ili lijeve strane vrha stranice, ovisno o vašim željama i željama kompanije.
- Ako se pismo šalje u inostranstvo, upišite ime svoje zemlje velikim slovima.
Korak 4. Unesite datum
Zapisivanje punog datuma je najprofesionalnija opcija. Na primjer, napišite "1. april 2012". Datum treba poravnati lijevo, nekoliko redova iznad podataka o primatelju.
Ako pišete pismo više dana, upotrijebite datum kada ste ga dovršili
Korak 5. Dodajte podatke o primaocu
Informacije o primaocu upišite sljedećim redoslijedom: puno ime, naslov (ako ga ima), naziv kompanije i adresu. Za svaki podatak upotrijebite novu liniju. Ako je potrebno, uključite pozivni broj. Podatke o primateljima treba poravnati lijevo, nekoliko redova ispod datuma.
Preporučujemo da pismo uputite određenoj osobi. Na ovaj način, dotična osoba će moći odgovoriti na vaše pismo. Ako ne znate ime osobe kojoj se obraćate, malo istražite. Pozovite telefonski broj kompanije primaoca radi njihovog imena i naziva
Korak 6. Odaberite pozdrav
Pozdrav je važan pokazatelj poštovanja, a pozdrav koji koristite ovisit će o tome tko ga prima, poznajete li primatelja dobro, kao i koliko je formalan vaš odnos s njim. Razmotrite sljedeće opcije:
- Koristite "Koga to može da se tiče", samo ako ne znate kome se tačno obraćate.
- Ako ne poznajete primatelja, "Poštovani/a" je sigurna opcija.
- Također možete koristiti puno ime i naslov primatelja, na primjer, "Poštovani dr. Dewi Sari".
- Ako primatelja dobro poznajete i imate neformalan odnos s primateljem, razmislite o upotrebi imena, na primjer, "Draga Susan."
- Ako niste sigurni koji je spol primatelja, jednostavno zapišite puno ime, na primjer, "Dragi Kris Damanik"
- Ne zaboravite staviti zarez nakon pozdrava ili točku -zarez ako koristite "Koga se to može odnositi".
Dio 2 od 4: Sastavljanje tijela slova
Korak 1. Koristite pravi stil pisanja
Prema poslovici, vrijeme je novac, a većina poslovnih ljudi ne voli gubiti vrijeme. Stoga bi vaš stil pisanja pisama trebao biti sažet i profesionalan. Rasporedite svoje pismo tako da se može brzo pročitati, direktno do teme i da sadrži samo kratke lične komentare u prvom pasusu. Na primjer, mogli biste početi s "S obzirom na …" i nastaviti od tada.
- Ne razmišljajte previše o lijepim prijelazima, teškim riječima ili dugim, mučnim rečenicama. Svrha vašeg pisma je što brže i jasnije prenijeti ono što treba reći.
- Koristite ubedljiv ton. Najvjerojatnije je svrha vašeg pisma uvjeriti čitatelja da učini nešto, poput promjene mišljenja, rješavanja problema, slanja novca ili poduzimanja radnji. Dakle, prenesite svoj zahtjev i razloge pravim tonom.
Korak 2. Koristite lične zamjenice
Korištenje zamjenica "ja", "mi" i "ti" u poslovnim slovima je potpuno prihvatljivo. Izrazite se kao „ja“, a čitaoca kao „vi“.
Budite oprezni ako pišete pismo u ime organizacije. Ako pokušavate prenijeti stavove kompanije, trebali biste koristiti „mi“kako bi čitatelji znali da kompanija stoji iza vaše izjave. Ako izražavate lično mišljenje, koristite "ja"
Korak 3. Pišite jasno i sažeto
Uverite se da čitalac zaista razume šta pišete. Čitaoci će brzo odgovoriti samo ako je namjera vašeg pisma jasna. Konkretno, ako postoji ishod ili radnja koju biste htjeli da čitatelj poduzme po primitku pisma, jasno to recite. Opišite svoju poziciju u što manje riječi.
Korak 4. Koristite aktivne rečenice
Kada opisujete situaciju ili upućujete zahtjev, pazite da odaberete aktivni glas, a ne pasivni glas. Pasivni glas učinit će vaše pisanje dvosmislenim ili općenitim. Osim toga, aktivne rečenice su efikasnije i direktno u srž problema. Na primjer:
- Pasivno: Sunčane naočale nisu dizajnirane ili proizvedene s obzirom na trajnost.
- Aktivno: Vaša kompanija dizajnira i proizvodi sunčane naočale bez obzira na njihovu trajnost,
Korak 5. Koristite jezike za razgovor ako smatrate da je potrebno
Pisma pišu ljudi i za njih. Izbjegavajte kopiranje slova kad god je to moguće. Ne možete izgraditi odnose kopiranjem standardnih slova. Međutim, nemojte koristiti nestandardni jezik ili sleng, poput "znaš", "mislim" ili "želim". Primijenite stil pisanja poslovnog pisma, ali napišite riječi koje su prijateljske i pristojne.
- Ako primatelja dobro poznajete, možete mu dodati pozdrav u jednoj liniji.
- Koristite svoju intuiciju da procijenite koliko će ličnost to pismo pokazati. Ponekad malo humora može pomoći na poslovnom nivou, ali dobro razmislite prije nego što ga upotrebite.
Korak 6. Ostanite ljubazni
Čak i ako pošaljete pismo žalbe ili žalbe, i dalje možete biti ljubazni. Uzmite u obzir položaj primaoca i ponudite što je moguće više pomoći da se prilagodi situaciji.
Primjer nepristojne pritužbe: "Mislim da su ti naočare za sunce slabe i da više nikada neću kupiti tvoj proizvod". Primjer pristojne žalbe bio bi: "Razočaran sam izgradnjom vaših sunčanih naočala, u budućnosti planiram kupiti drugu marku sunčanih naočala"
Korak 7. Koristite „drugi“memorandum za dodatne stranice
Većina poslovnih pisama dovoljno je sažeta da stane na jednu stranicu. Međutim, ako morate napisati duže pismo, poput ugovora ili pravne odluke, možda će vam trebati dodatne stranice. Koristite „drugi“memorandum koji obično sadrži kratku adresu i napravljen je od iste vrste papira kao i glavni memorandum.
Uključite broj stranice na drugoj i narednim stranicama, pri vrhu stranice. Takođe ćete morati da navedete ime i datum primaoca
Korak 8. Završite svoje pismo
U posljednjem odlomku sažmite svoje stavke i podcrtajte radnju koju ćete poduzeti ili ono što očekujete od primatelja. Imajte na umu da vam se primatelj može obratiti s pitanjima ili nedoumicama u vezi sa pismom, a zatim im se zahvaliti na pažnji koju ste poslali na pismo.
3. dio 4: Zatvaranje pisma
Korak 1. Odaberite završnu pozdravnu poruku
Završni pozdrav, kao i pozdravni pozdrav, pokazatelj je poštovanja i formalnosti. "Iskreno" ili "Iskreno" najsigurniji su zaključni pozdravi. Također možete razmotriti "Srdačan pozdrav" ili "Pozdrav". Čestitke koje nisu previše formalne, ali ipak imaju profesionalni ton su "Pozdrav za uspjeh", "Pozdrav" i "Hvala". Koristite zarez nakon pozdravne riječi.
Korak 2. Stavite svoj potpis
Ostavite četiri reda prazna za potpis. Potpišite se nakon što je pismo odštampano ili ako ste ga poslali putem e -pošte, skenirajte sliku svog potpisa i zalijepite je u odjeljak za potpis. Tinta za potpis je plava ili crna.
Ako potpisujete pismo u nečije ime, napišite "pp:" prije vašeg potpisa. "pp" znači per procurationem, što znači "predstavnik" ili "u ime"
Korak 3. Unesite svoje ime i podatke za kontakt tako što ćete upisati
Ispod vašeg potpisa uključite svoje podatke uključujući svoje ime, naslov, telefonski broj, adresu e -pošte i druga odgovarajuća sredstva za kontakt. Koristite novu liniju za svaku vrstu informacija.
Korak 4. Dodajte inicijale daktilografa
Ako je osoba koja upisuje pismo, a autor druga osoba, morate unijeti inicijale daktilografkinje ispod bloka potpisa. Ponekad su uključeni i inicijali autora pisma. Tako će biti jasno ko je radio na pismu.
- Ako uključite samo inicijale daktilografa, napišite ih malim slovima, na primjer, mj.
- Ako uvrštavate i autorove inicijale, upišite ih velikim slovima, a daktilografkinje malim slovima, na primjer, RW: mj. Drugi stilovi dodaju kosu crtu između inicijala, kao što je RW/mj.
Korak 5. Uključite informacije o privitku
Ako prilažete dodatne dokumente za pregled primatelja, zabilježite nekoliko redova ispod kontakt podataka u kojima ćete navesti broj i vrstu priloženih dokumenata. Na primjer, napišite: "Dodatak (2): životopis, brošura." Ili, u tradicionalnom stilu, napišite opis priloga na vrhu slova, ispod datuma.
Također možete skratiti “Attachment” sa “Lamp”
Korak 6. Uključite kopiju informacija
Ako kopiju pisma šaljete nekome drugom, morate to uključiti u pismo. To se navodi upisivanjem “cc:” ili “Kopiraj” ispod retka “Prilog”, zajedno s imenom i naslovom primatelja kopije (“cc” znači ljubazna kopija, ali u prošlosti je to značilo kopiju u kovanom obliku kada slova su se još uvijek pisala na pisaćoj mašini i kopirala karbonskim papirom).
- Na primjer, napišite: „cc: Mari Santi, zamjenica direktora za marketing“
- Ako dodate više od jednog imena, poravnajte drugo ime pod prvim, ali bez "cc:"
Dio 4 od 4: Dopunska pisma
Korak 1. Unesite izmjene
Prezentacija je ključni element profesionalizma. Osigurajte da vas primalac može lako vidjeti kao sposobnu i odgovornu osobu uređivanjem vašeg pisma i provjerom grešaka. Koristite provjeru pravopisa u svom uređivaču teksta, ali ne zaboravite da je pažljivo pročitate prije slanja.
- Zapitajte se, je li pismo jasno i sažeto? Postoje li odlomci duži od 3-4 rečenice? Ako je tako, odredite možete li ukloniti nepotrebne izraze.
- Ako je pismo jako važno, možda ćete morati pročitati prijatelja ili suradnika. Ponekad drugi ljudi mogu pomoći u uočavanju jezičkih grešaka ili neugodnosti kojih možda niste svjesni.
Korak 2. Nemojte držati stranice zajedno sa heftalicom
Ako se vaše pismo sastoji od nekoliko stranica, heftalicu ne biste trebali koristiti. Ako želite provjeriti jesu li stranice uredne, isjecite ih spajalicom u gornjem lijevom kutu.
Korak 3. Predajte
Ako pismo šaljete poštom, koristite poslovnu kovertu. Koristite kovertu s logotipom vaše kompanije ako je dostupna. Uredno napišite povratnu adresu i adresu primaoca. Presavijte slovo u trećinama tako da primalac prvo otvori gornji dio prije nego što otvori dno. Uvjerite se da ste zalijepili dovoljno marki, a zatim ih pošaljite.
- Ako mislite da vaš rukopis nije sjajan i da se ne podudara s vašom profesionalnom osobnošću, upišite adresu u svoj uređivač teksta i odštampajte je na koverti.
- Ako je pismo hitno i/ili žurno, razmislite o tome da ga pošaljete kurirom.
- Ako ga želite poslati putem e -pošte, prvo ga pretvorite u HTML ili spremite kao PDF kako se format ne bi promijenio. Međutim, bilo bi lijepo da je pismo poslano fizički.
Savjeti
- Za potpisivanje slova koristite kvalitetnu olovku.
- Brzo odgovarajte na pisma. Ako ne možete odgovoriti u roku od sedmice, proslijedite ga primatelju i recite mu kada može pričekati vaš odgovor.
- Naglasite pozitivnu stranu. Pričajte o tome šta možete, a ne o tome šta ne možete. Na primjer, ako proizvod nema na skladištu, nemojte reći kupcu da ne možete ispuniti njegovu narudžbu. Umjesto toga, recite da je proizvod vrlo popularan i rasprodan. Zatim im recite kada možete ispuniti njihovu narudžbu.
-
Ako pišete složeno pismo, prvo napišite skicu.
- Zapišite bilo koju temu koju želite obraditi, nema potrebe razmišljati o redoslijedu.
- Za svaku temu napravite popis ključnih riječi, primjera, argumenata i činjenica.
- Uočite relevantnost svake teme na listi za svrhu i primaoca pisma.
- Odbacite dijelove koji nisu potrebni.
- Sortirajte informacije po redoslijedu koji je najbolji za čitatelja.
Upozorenje
- Ne koristite laskave jezike. Iskrena pohvala je prihvatljiva, ali previše pohvala znači da na poslu ovisite o pohvali, a ne o sposobnosti.
- Nemojte koristiti tup ili grub jezik. Upamtite, ovim pismom pokušavate popraviti ili započeti poslovni odnos.
