Ako posjedujete preduzeće, možda ćete morati pisati pisma klijentima. Možete napisati nešto kako biste obavijestili kupce o novim događajima ili posebnim ponudama, ili možete odgovoriti na žalbe kupaca u ime kompanije. Bez obzira na razlog pisma, uvijek biste trebali zadržati profesionalni stil.
Korak
1. dio 2: Formatiranje poslovnog pisma
Korak 1. Koristite profesionalne memorandume
Poslovno pismo će predstavljati vašu kompaniju. Zato mora izgledati drugačije i kvalitetno. Poslovno pismo takođe treba da sadrži logotip vaše kompanije ili robnu marku.
Možete stvoriti memorandume koristeći unaprijed dizajnirane uzorke boja memoranduma u programu Microsoft Word. Obavezno koristite logotip ili robnu marku koja se nalazi na memorandumu
Korak 2. Otvorite program za obradu teksta
Uvek treba da kucate poslovna pisma na računaru.
- Kreirajte novi dokument i postavite ivicu od 2,5 cm na dokument.
- Koristite serifni font kao što su Times New Roman, Georgia ili Ariel. Uvijek koristite veličinu fonta koja nije veća od 12 i ne manja od 10 tačaka. Poslovno pismo bi trebalo biti lako čitljivo zbog odabira fonta ili veličine fonta.
- Provjerite je li dokument postavljen na jedan razmak.
Korak 3. Podesite oblik blokova
Forma bloka je najčešći format koji se koristi u poslovnim pismima. Ovaj obrazac je ujedno i najjednostavniji za postavljanje i praćenje. Svaki naslov mora biti poravnat i mora postojati jedan razmak između naslova. Počevši od dna dokumenta, vaše poslovno pismo treba imati sljedeće naslove:
- Današnji datum ili datum kada ste poslali pismo. Datum je važan jer se može koristiti i kao bilješka i kao bilješka primatelja. Osim toga, datumi mogu imati i legalnu upotrebu. Zato provjerite je li datum točan.
- Povratna adresa. Ovaj odjeljak sadrži vašu adresu formatiranu u standardnom stilu adrese. Ako je vaša adresa već na memorandumu, ovaj odjeljak možete preskočiti.
- Adresa sa unutrašnje strane. Ovaj odjeljak sadrži ime i adresu osobe koja je primila pismo. Upotreba riječi Mr / Ms nije obavezna. Tako, na primjer, ako ste napisali pismo Nini Marlini, mogli biste napisati gđu. na njegovo ime ako niste sigurni koje je njegovo bračno stanje.
- Pozdrav. Pozdrav se može koristiti riječima "Draga gospođo Marlina" ili "Draga Nina Marlina". Ako niste sigurni ko će čitati pismo, upotrijebite riječ "S poštovanjem." Možete koristiti i "Zainteresirane strane", ali samo u krajnjem slučaju ako ne znate ko je vaša publika.
- Telo slova. O ovome ćemo više govoriti u sljedećem odjeljku članka.
- Propratno pismo sa potpisom. Možete koristiti riječi "S poštovanjem" ili "Pozdrav".
2. dio 2: Pisanje poslovnog pisma
Korak 1. Identificirajte svoju publiku
Stil pisma uvijek treba ostati profesionalan, bez obzira na to ko je publika. Međutim, svoj jezik ili izbor riječi možete prilagoditi na osnovu osobe koja će primiti vaše pismo. Ako pišete za odjel za ljudske resurse u drugoj kompaniji, možda ćete morati koristiti formalniji jezik. Ali ako pišete za određenog kupca, možete koristiti neformalniji ili ležerniji jezik.
- Identifikovanje vaše publike takođe znači da ćete sprečiti zabunu u svojoj publici. Izbjegavajte korištenje termina koje vaši čitatelji neće razumjeti. Na primjer, kupci vjerojatno neće znati kratice koje se koriste za svemirski program vaše kompanije, pa ih izbjegavajte koristiti slovima.
- Pravilo broj jedan za pisanje dobrog poslovnog pisma je da ono treba biti jasno, sažeto i pristojno.
Korak 2. Objasnite svrhu pisma u prvom retku
Razmotrite svrhu pisma. Je li to radi informiranja kupaca o vašoj novoj lokaciji u novom dijelu grada? Treba li podsjetiti kupce na neplaćene račune ili stanja? Ili da odgovorite na žalbe kupaca? Imajući na umu ovaj cilj, napišite prvi redak koji čitatelju odmah daje do znanja o čemu se radi u pismu. Nemojte pisati svrhu pisma koja nije jasna. Prijeđite na stvar.
- Počnite sa "I" ako izražavate svoje mišljenje kao vlasnik preduzeća. Koristite "mi" ako pišete u ime kompanije ili organizacije.
- Fokusirajte se na direktne izjave poput: "Ovim pismom vas obavještavamo" ili "Ovim pismom tražimo." Takođe možete koristiti izjavu "I" ako pišete pismo kao vlasnik preduzeća. Na primjer: "Kontaktirao sam vas jer" ili "Nedavno sam čuo za … i želim znati više o …"
- Na primjer, ako ste (vlasnik preduzeća) pisali Nini Marlini o neplaćenom računu od prošlog mjeseca, počnite pismo sa: "Kontaktirao sam vas jer imate neplaćeno stanje na računu od marta 2015."
- Ili, ako ste zaposlenik u nekoj kompaniji i pišete kako biste odgovorili na žalbu kupaca o svemirskom programu kompanije, počnite pismo sa: "Primili smo vašu žalbu na naš svemirski program za Mars."
- Ako pišete pismo kako biste čitateljima stavili do znanja da su pobijedili na takmičenju ili da im je mjesto na diplomskom studiju, počnite s frazom poput: "Drago mi je da vam to mogu reći …" ili "Mi volio bih vam to reći … ".
- Ako govorite loše vijesti, počnite s frazom poput: "Teškog srca vam to govorimo …". Ili: "Nakon pažljivog razmatranja, odlučio sam da ne …".
Korak 3. Koristite aktivne rečenice, a ne pasivne
U običnom govoru stalno koristimo pasivni glas. Ali pasivan glas može učiniti da vaše pisanje izgleda mračno ili zbunjujuće. Aktivne rečenice su mnogo efikasnije u poslovnim pismima jer pokazuju asertivniji stil jezika.
- Primjer pasivne rečenice je: „Koju pritužbu mogu riješiti umjesto vas?“Predmet rečenice, naime kupac („ti“), pojavljuje se na kraju rečenice, a ne na početku rečenice.
- Primjer aktivne rečenice bi bio: "Što mogu učiniti da riješim vašu žalbu?" Ova verzija rečenice, aktivnim glasom, čitatelju je mnogo jasnija i lakša za razumijevanje.
- Korištenje pasivnog glasa može biti dobar način da svoju poruku prenesete bez skretanja pažnje na pogrešne ili neugodne tačke. Ali koristite pasivni glas samo u ovom slučaju. Općenito, aktivni glas je mnogo efikasniji u poslovnom pismu.
Korak 4. Pogledajte prethodne događaje ili prethodnu komunikaciju s čitateljima, ako ih ima
Možda ste kontaktirali Ninu Marlinu ranije prošlog mjeseca s upozorenjem o njenom neplaćenom računu. Ili su možda kupci prošlog mjeseca na konferenciji izrazili razočarenje svemirskim programom. Navedite to ako ste već imali kontakt s čitateljima. Ovo će podsjetiti čitatelja na vaše prethodne kontakte i učiniti poslovno pismo hitnijim i važnijim.
Koristite izraze poput: "Prema mom prethodnom pismu o vašem neplaćenom računu …" ili "Hvala vam na uplati u martu." Ili "Slušanje o vašim problemima sa svemirskim programom na konferenciji u maju bilo je vrlo korisno."
Korak 5. Podnesite zahtjev ili ponudu za pomoć
Pokažite čitatelju pozitivan stil jezika uputivši ljubazan zahtjev ili ponudu pomoći u obliku radnog odnosa.
- Recimo da ste vlasnik preduzeća koje pokušava navesti klijente da plaćaju račune. Koristite izraze poput: "Cijenim vašu hitnu pažnju na vaš neplaćeni račun."
- Pretpostavimo da pišete u ime svoje kompanije. Koristite izraze poput: "Željeli bismo dogovoriti sastanak licem u lice s vama i našim šefom ljudskih resursa."
- Takođe biste trebali ponuditi odgovor na sva pitanja ili nedoumice koje čitaoci mogu imati. Koristite izraze poput: "Rado ću odgovoriti na sva vaša pitanja ili nedoumice koje imate u vezi s naplatom" ili "Želite li da vam pružimo više detalja o ovom programu?"
Korak 6. Sažmite pismo
Dodajte poziv na akciju, sa svoje strane ili sa strane čitača. Ovaj zahtjev može biti zahtjev za plaćanje do određenog datuma ili napomena o otvaranju službenog sastanka s čitateljem.
- Dodajte rečenicu da biste ubuduće kontaktirali primatelja pisma. "Jedva čekam da vas vidim na sastanku o budžetu sljedeće sedmice." Ili "Radujem se što ću o tome dalje razgovarati s vama tokom vaše posjete našem sjedištu."
- Zapišite sve dokumente koje ste uključili u pismo. Dodajte fraze poput "Priloženi neplaćeni računi" ili "Priložena kopija našeg programa za proširenje prostora".
- Završite pismo završnom frazom. Koristite "S poštovanjem" ili "S poštovanjem" za klijenta ili kupca.
- Koristite "Pozdrav" za službena pisma ljudima koje uopće ne poznajete.
- Samo koristite "Pozdrav" ili "S poštovanjem" ako pišete nekome koga dobro poznajete ili imate radni odnos.
Korak 7. Ispravite slovo
Pažljivo oblikovanje i pisanje propadaju ako je pismo ispunjeno pravopisnim greškama!
- Potražite svaku rečenicu koja koristi pasivni glas i pokušajte je promijeniti u aktivnu rečenicu.
- Obratite pažnju na sve preduge ili nejasne i direktne rečenice. U poslovnim pismima obično je bolje manje, pa smanjite dužinu rečenice ako je moguće.
