Radni sati su važan dio davanja unosne projektne ponude i određivanja cijene završenog posla. Budući da radna snaga čini veliki dio većine poslova po ugovoru, precizna procjena i izvještavanje o radnom vremenu od ključne je važnosti za uspjeh vašeg poslovanja.
Korak
Dio 1 od 2: Procjena radnog vremena za nadmetanje za projekte
Korak 1. Podijelite projekat na komponente
Prvi dio izračunavanja sati rada za posao je podjela projekta na manje komponente. Zatim procijenite broj sati koji će biti potreban za dovršavanje svake komponente. Ove komponente treba označiti prema vrsti uključene radne snage. Ako gradite stambeno naselje, trebat će vam radna snaga u iskopinama, izgradnji, električnoj energiji, vodovodu itd. Procijenite svaku komponentu koja je dio projekta.
Korak 2. Odredite vrstu potrebne radne snage
Vrsta radne snage uvelike ovisi o zadacima koje je potrebno dovršiti. Za svaki posao ne trebate majstora. Jednostavne zadatke mogu obavljati asistenti ili pripravnici. Ovaj proces određivanja je teži za poslove koji uključuju mješavinu različitih vrsta radne snage, u rasponu od jednostavnih do složenih.
Korak 3. Procijenite vrijeme potrebno za dovršavanje svake komponente
Nakon što odredite komponente i vrstu rada za svaku komponentu, procijenite ukupan broj radnih sati potrebnih za završetak svake faze od početka do kraja. Nemojte uključivati pauze. Broj odrađenih sati trebao bi odražavati dužinu vremena rada posvećenog završetku faze.
- Ako dobro poznajete vrstu posla za svaku fazu, pokušajte koristiti prethodne projekte kao referencu za procjenu radnog vremena. Na primjer, ako znate da je jednom radniku potrebno deset sati da instalira četiri nova prozora ili 2,5 sata po prozoru, vaš se trenutni projekt možda neće puno razlikovati.
- Ako faza u vašem projektu uključuje drugu vrstu radne snage, no nakon što se upoznate, istražite kako biste pripremili predviđeno radno vrijeme. ovisno o projektu, vrijedne informacije možete pronaći na internetu ili drugim izvođačima. Takođe možete koristiti usluge konsultanta koji poznaje vrstu radne snage koja vam je potrebna. Konsultant vam može pomoći da procijenite radno vrijeme potrebno za završetak određene faze.
- Prilikom izrade procjena uzmite u obzir i faktore poput stepena težine posla. Ako se prozor u vašem budućem projektu nalazi na 7. katu, a prozor na kojem ste radili u prethodnom projektu je na prvom katu, povećajte omjer sati po prozoru kako biste uzeli u obzir ovu razliku.
- Uključuje procjene vremena provedenog na administrativnim poslovima koje zahtijeva ugovor.
Korak 4. Uključite radno vrijeme nadzornika
Također možete uključiti radno vrijeme projekta za nadzornika ili menadžera, koji će voditi tim radnika i upravljati detaljnim izvještavanjem i poštivanjem rasporeda projekata. Neki projekti mogu zaposliti više nadzornika ili nadzornika i upravljati različitim komponentama projekta. Drugi projekti mogu koristiti nekoliko različitih nivoa nadzora. Možda imate nadzornika koji će upravljati radnicima u različitim komponentama projekta i primarnog nadzornika koji upravlja svim radnicima.
Korak 5. Koristite svoje procjene za pripremu vremenskog okvira projekta
Vaš klijent će odrediti vrijeme završetka projekta. Možda će vas klijent zatražiti da navedete koliko će vam vremena trebati da dovršite projekt. Izračunate faze i sate možete koristiti za razvoj vremenske linije projekta. Odredite komponente koje se mogu dovršiti istovremeno i komponente koje se moraju dovršiti u fazama (izlaz jednog procesa postaje ulaz sljedećeg procesa). Ako znate kada svaka faza treba biti dovršena, možete podijeliti broj sati koji su potrebni za završetak jedne faze sa 8-satnim radnim danom u vremenskom periodu projekta. Možda ćete moći produžiti ili skratiti vremenski okvir projekta dodavanjem ili smanjenjem radne snage. Što više radnika imate, brže se može završiti faza.
- Nekim projektima je potrebno više od 8 sati dnevno ili 40 sati sedmično za završetak faza prema rasporedu. Treba im prekovremeni rad koji se mora poticati.
- Na primjer, ako imate mjesec dana za izgradnju temelja nove kuće, a znate da izgradnja temelja zahtijeva 1.000 sati po radu, podijelite 1.000 na 8-satni radni dan u mjesecu kako biste odredili količinu rada potrebnu za dovršetak ta faza u tačno određeno vrijeme. (1000 radnih sati projekta / 20 radnih dana u mjesecu = 50 sati dnevno; 50 sati dnevno / 8 sati po radu = potrebno je 6,25 rada.)
- Budite realni u pogledu broja zaposlenih radnika u navedenom vremenskom periodu. Bilo bi nerealno da vam treba 7 električara da dovrše instalaciju kruga u roku od jedne sedmice, ovisno o dostupnosti električara u vašem području. Možda ćete morati produžiti vremenski okvir kako biste zadovoljili raspoloživost radne snage za svoj projekt.
- Ako planirate završiti nekoliko faza istovremeno, morat ćete podijeliti radnu snagu kako biste završili svaku fazu.
Korak 6. Pripremite i podnesite svoju ponudu
Dodajte sate rada za svaku potrebnu radnu snagu kako biste imali ukupan broj sati rada za svaku vrstu radne snage. Ako vam je potrebna samo jedna vrsta radne snage, molimo vas da sve radne sate projekta spojite u jedan broj. Ako trebate različite vrste radne snage, vaša ponuda treba navesti broj sati rada za svaku vrstu radne snage. Preporučujemo da uključite sve troškove rada, uključujući poreze i beneficije. Neki ugovori mogu odrediti minimalnu stopu plaće za svaku vrstu radne snage. Takođe, uključite bilo koju dodatnu vrijednost (dio dobiti) koju želite naplatiti.
Na primjer, recimo da ste odabrani za ugradnju nove kuhinje za kuću srednje veličine. Projekt ćete morati podijeliti u nekoliko faza, koje se sastoje od vodovodnih, električnih i općih građevinskih radova. Vaša ponuda treba odražavati ukupne sate rada električara, vodoinstalatera i opće građevinske radove, kao i stope plaća za svaku vrstu radne snage
Korak 7. Prilagodite predviđeno radno vrijeme kako projekt napreduje
Budući da su procjene vremena samo procjene, trebali biste ažurirati procjene kako projekt napreduje. Možda ćete morati naplatiti klijentu na osnovu stvarnih sati rada tima, pa biste trebali povremeno dostavljati ažurirane procjene odrađenih sati. Ovo sprječava klijenta da bude iznenađen prekomjernom eksploatacijom radnog vremena.
- Uključite "faktor gluposti", što je povećanje približnog vremena zbog nepoznatog. Količina fašit faktora ovisi o složenosti posla, dostupnosti radne snage, ovisnosti o vanjskim faktorima i odnosu jednog procesa prema drugom.
- Većina izvođača objašnjava da su njihove ponude procjene. Stvarno odrađeni sati varirat će, a klijenti će plaćati prema stvarnim satima rada kako projekt napreduje. Međutim, moguće je da će klijent htjeti platiti paušalni iznos na osnovu procjena, a ne platiti stvarne odrađene sate. Obratite posebnu pažnju na sve jezike ugovora koji označavaju ovaj ugovor jer u ovakvom sporazumu izvođač mora pažljivo procijeniti troškove.
- Ako će klijent platiti na osnovu stvarnog odrađenog vremena, ne zaboravite da vaša ponuda odražava procjene i ne biste trebali naplaćivati znatno veće radno vrijeme osim ako postoji uvjerljiv i dokazljiv razlog. Ako naiđete na problem i potvrdi se da ste premašili predviđeno radno vrijeme, obavijestite klijenta kako biste spriječili nesporazume
- Napravite pisani ugovor u kojem se navodi djelo koje će se najverovatnije pojaviti i koje je izvan opsega posla. Uključite procese za identifikaciju i odobrenje ovih promjena, kao što su dozvole i potrebna dokumentacija.
Dio 2 od 2: Izvještavanje o radnom vremenu za ugovorene poslove
Korak 1. Prikupite informacije o svojoj radnoj snazi
Provjerite jesu li dosjei zaposlenika za svu radnu snagu na vašem projektu točni i održavajte ih. Ovo uključuje evidenciju o platnom spisku i svu pravnu dokumentaciju. Ako koristite inženjere, elektrotehničare, vodoinstalatere ili druge licencirane radnike, morat ćete čuvati dokaz o njihovim aktivnim datotekama certifikata. Za većinu inženjerskih i građevinskih poslova potrebno je saznati je li država ugovorila radnu snagu. Vi ste dužni osigurati da svi koji rade za vas budu pravilno certificirani, uključujući i podizvođače.
- Za rad na projektu možete platiti plaću koja nije zaposlena. Ovi kooperanti rade za vas, izvođača, a klijentu naplaćujete njegove plaće. Čak i ako podizvođač nije vaš zaposlenik, njihovi se certifikacijski podaci moraju prikupiti i čuvati u evidenciji. Kao izvođač, vaša je odgovornost osigurati da svi koji rade na projektu imaju odgovarajuće kvalifikacije, osim ako je navedeno u ugovoru.
- Državni ugovori obično zahtijevaju dodatne informacije o zaposlenicima i podizvođačima kako bi se osigurala usklađenost sa Zakonom. Ovo uključuje izvještavanje o etničkoj pripadnosti i stopama plaća kako bi se osiguralo da ne postoji diskriminatorna praksa. Ako imate državni ugovor, pažljivo pročitajte i slijedite sva uputstva u vezi sa zapošljavanjem i izvještavanjem kako biste spriječili probleme sa plaćom.
Korak 2. Pratite vrijeme rada
Da biste mogli izraditi tačne izvještaje klijentima, potrebna vam je metoda praćenja radnog vremena zaposlenih koji rade na projektu. Možete koristiti vremenski sat ili vremenski list, ali ti zapisi moraju biti provjereni kako bi se osigurala tačnost. Ovisno o dogovorenom ugovoru, od vas će se možda tražiti da provodite periodične revizije i dokazujete valjanost prijavljenog broja radnih sati
- Jedan od načina da se osigura tačnost izvještavanja o radnom vremenu je postavljanje supervizora za svakog zaposlenog ili grupu zaposlenih. Na kraju svake sedmice kada zaposlenik preda vremensku kartu, nadzornik može pregledati i potpisati karticu kako bi dokazao da je tačna. Ovo sprječava zaposlenike da dodaju fiktivno odrađeno radno vrijeme.
- Također možete pokušati koristiti električni sistem kartica radnog vremena za praćenje radnog vremena zaposlenika. Uverite se da je sistem dobro kontrolisan kako biste sprečili zloupotrebu. Ako je izvještaj o radnim satima upitan, morate to moći dokazati.
- Državni klijenti su po zakonu dužni prikupiti sve podatke prije nego što plate izvođačima, jer se plaće isplaćuju iz poreza. Nivo nadzora pri izvještavanju o rokovima vladinih projekata bit će vrlo visok. Pažljivo i detaljno slijedite sva uputstva za izvještavanje kako je dogovoreno.
Korak 3. Redovno šaljite klijentima izvještaje o plaćama za rad
U vašem ugovoru treba biti navedeno koliko često morate prijavljivati broj sati rada klijentu da biste primili plaću. Prilikom podnošenja ovog izvještaja prenijet ćete podatke sa svojih platnih lista i dokumenata o mjerenju u izvještaj za svakog klijenta koji upoređuje broj naplaćenih sati sa procijenjenim satima rada u vrijeme podnošenja ponuda. Ako postoji velika razlika između procijenjenog i stvarnog broja odrađenih sati, morate biti u mogućnosti pružiti snažno objašnjenje klijentu.
Korak 4. Koristite bilješke za pripremu procjena za vaš sljedeći projekt
Na kraju projekta, vaše informacije o praćenju radnog vremena bit će od neprocjenjive vrijednosti jer pružaju detalje o trajanju određenih poslova. Ove podatke možete koristiti za procjene, kao što je broj sati rada po broju postavljenih pločica ili vrijeme čekanja nakon izravnavanja vlažnog cementa. Ove informacije će poboljšati vašu buduću ponudu i održati vaše poslovanje profitabilnim.
