Arhiviranje po abecedi način je organiziranja dokumenata koji su važni i u privatnom i u profesionalnom životu. Abecedno arhiviranje omogućuje vam brzo pronalaženje i vraćanje pojedinačnih datoteka. Ovo osigurava da su svi dokumenti zaštićeni i uvijek pri ruci. Postoje mnoga pravila za podnošenje abecednim redom na indonezijskom kako bi se održao razuman sistem arhiviranja.
Korak
1. dio 2: Arhiviranje po abecedi
Korak 1. Odlučite koji abecedni sistem ćete koristiti
Iako može izgledati jednostavno, abecedni sistem arhiviranja ima nekoliko mogućnosti za izbor. Morate izabrati jedan sistem i dosljedno ga primjenjivati.
- Podnošenje slova po slovo zasniva se na svakom slovu u svakoj riječi redoslijedom kojim se pojavljuje i zanemaruje razmake između riječi.
- Arhiviranje od riječi do riječi vrši se sortiranjem svake datoteke na osnovu prvog slova svake riječi u nizu.
- Dokumentacija po jedinici uzima u obzir svaku riječ, skraćenicu i početno slovo i sortira ih. Ovo je sistem koji se obično preporučuje za implementaciju.
Korak 2. Grupirajte datoteke
Kad budete imali sve datoteke koje trebate arhivirati, odlučite kako ih sve grupirati. Možete koristiti format rječnika u kojem je sve poredano po abecedi, bez obzira na vrstu datoteke ili datoteke u njoj. Možete koristiti i format enciklopedije, gdje datoteke grupirate prema vrsti ili predmetu, a zatim ih sortirate po abecedi.
Ako imate različite vrste datoteka za arhiviranje (priznanice, poreske uplatnice, pisma itd.), Preporučujemo upotrebu formata enciklopedije. Prvo grupirajte datoteke prema vrsti, a zatim ih sortirajte po abecedi. Za razdvajanje dokumenata koristite obrub ili kod u boji
Korak 3. Indeksirajte arhivirane datoteke
Indeksiranje je grupiranje svakog dijela naslova datoteke u odgovarajuće jedinice. Da biste indeksirali datoteke prije nego što se arhiviraju, morate podijeliti elemente svakog naziva datoteke i stvoriti novo ime prilagođeno abecednim redom, različito od zadanog imena. Kao primjer:
- Recimo da morate indeksirati i arhivirati sljedeće datoteke: članak o anoi pod naslovom “Anoa Eating Behavior”, biografija vodećeg stručnjaka za anoa, Jasmina A. Dahlia, i promotivna brošura za anoa izložbu u zoološkom vrtu u Džakarti.
- Biografija Jasmina A. Dahlije je indeksirana kao “Dahlia, Jasmin A.”, jer u podnesku prezime mora biti prvo, pa se datoteke arhiviraju u slovnoj grupi “D”.
- Ako odaberete metodu klasifikacije, poput rječnika, članak "Anoa Eating Behavior" treba prema tome indeksirati. Shodno tome, arhivirajte ga u slovnu grupu „P“(za „Ponašanje“).
- Inače, možete indeksirati “Anoa Eating Behaviors” kao “Anoa, Eating Behaviors” ako koristite grupiranje oblikovano u enciklopediji, umjesto da jednostavno arhivirate datoteke povezane s anoa. Ova datoteka se zatim arhivira u grupu slova "A".
- Promotivna brošura mogla bi se indeksirati kao "Anoa, izložba (zoološki vrt Jakarta)" ako predvidite da će na anoa izložbi biti puno materijala. Na primjer, drugu datoteku možete indeksirati kao "Anoa, izložba (zoološki vrt Bandung).
- Inače, promotivna brošura može biti indeksirana kao “Zoološki vrt Jakarta, (izložba Anoa)” ako očekujete da ćete primiti nekoliko datoteka vezanih za zoološki vrt u Jakarti ili ako želite koristiti enciklopedijsko oblikovanje po datotekama prema geografskoj lokaciji.
Korak 4. Sortirajte datoteke po abecednom redu prema nazivu indeksa
Opće pravilo podnošenja po abecedi je slaganje datoteka od A (prvi) do Z (zadnji). Pomoću posebnih informacija definirajte razliku i poredak kako biste mogli odvojiti datoteke. Kao primjer:
- Redoslijed indeksiran u prethodnom koraku mogao bi biti otprilike ovakav (ovisno o korištenom sistemu): “Dahlia, Jasmin A.”, “Zoološki vrt Jakarta (Anoa izložba)” i “Anoa Eating Behavior” ILI “Anoa, izložba (Jakarta Zoo)) “,„ Anoa, ponašanje u ishrani “i„ Dahlia, Jasmin A. “.
- Datoteke za “Kengur” sortirane su nakon datoteka za “Elephant”. Datoteke za “Žirafu” bit će između, a datoteke za “Anou” su poredane prije “Medvjeda” i “Ovce”. Dakle, redoslijed je: „Anoa“, „Medvjed“, „Ovce“, „Slon“, „Žirafa“, „Kengur“.
- Ako kasnije dodate datoteke „Armadillo“, one će biti iza „Anoa“. Budući da oboje počinju slovom “A”, morat ćete pogledati slovo iza A (“N” za anoa i “R” za “armadillo”) da biste odredili redoslijed. Dakle, novi poredak je: "Anoa", "Armadillo", "Medvjed", "Ovce", "Slon", "Žirafa", "Kengur".
Korak 5. Označite mapu datoteke
Da biste olakšali pronalaženje, označite svaku arhivsku mapu imenom indeksa koji odgovara datoteci u njoj. Ova metoda također olakšava arhiviranje novih datoteka po redu.
- Stavite arhivu u mapu.
- Bilo bi lakše ako fasciklu označite bojom kako biste povećali njenu upotrebljivost. Na primjer, ako koristite grupiranje formata enciklopedije, svakoj grupi se dodjeljuje vlastita boja, a svaka datoteka u svakoj grupi označena je prema svojoj boji.
Korak 6. Dokumentirajte sistem indeksiranja i arhiviranja
Vaš sistem indeksiranja i arhiviranja mora se dosljedno primjenjivati. Uvjerite se da svi koji imaju pristup datoteci znaju na kojem sistemu radi. Na primjer, možete stvoriti ili podijeliti dokument koji sadrži detalje o vašim pravilima sistema arhiviranja. To će pomoći svima da mogu efikasno koristiti sistem arhiviranja.
Korak 7. Pravilno arhivirajte novu datoteku
Stavite datoteke u ormar prema nazivu indeksa i abecednom redu, u skladu sa vašim sistemom. Ako je potrebno, premjestite trenutnu datoteku tako da novu datoteku uključi na njeno pravo mjesto.
Dio 2 od 2: Rukovanje posebnim slučajevima
Korak 1. Arhivirajte datoteke prema značajnim uslovima
Ponekad je lakše arhivirati datoteke prema ključnoj riječi, umjesto naslova ili imena koji su tamo navedeni. Ovo osigurava da se datoteke mogu indeksirati i pretraživati koristeći najlogičnije izraze. Kao primjer:
“Prva banka u Džakarti” može se indeksirati i arhivirati kao “Džakarta, prva banka”. “Jakarta” je ključni izraz u ovom unosu, umjesto “First” ili “Bank”, posebno ako imate druge datoteke sličnog naziva, poput “First Bank in Bandung” ili “First Bank in Medan”
Korak 2. Sortirajte imena prema prezimenu
Standardna arhiva preporučuje da se prezimena ljudi prvo indeksira jer se smatraju značajnim izrazima.
- Stoga je “Jasmin A. Dahlia” indeksirana i arhivirana kao “Dahlia, Jasmin A.”.
- Uključite naslov (Dr., Ir, itd.) Na kraju. Na primjer, „Dr. Jasmin A. Dahlia”je indeksirana i arhivirana kao„ Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Obično se imena sortiraju prema pravopisu slovo po slovo. Na primjer, "MacDonald" će biti prije "McDonald". Stoga, "D", "L", "Le", "de" itd. smatra se dijelom naziva, a ne zasebnom cjelinom. To se obično primjenjuje na strana imena. Na primjer, datoteke "Heinlein", "Le Guin", "L'Engle" i "Wolfe" pravilno su sortirane (NE "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Izuzetak od ovog pravila obično se primjenjuje kada ime osobe čini dio naziva preduzeća ili organizacije. U tom slučaju ime osobe tretirajte kao jedinicu u nazivu preduzeća. Na primjer, “Jasmin A. Dahlia Pest Control Services” se nalazi pod slovnom grupom “J”, i NIJE indeksirana kao “Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services”.
Korak 3. Zanemarite članke, veznike i prijedloge
Članci (npr. "A", "an" i "the" na engleskom), veznici (npr. "I", "ali" i "ili") i prijedlozi (npr. "Sa", "od" i " do”) obično se preskače u indeksiranju i arhiviranju po abecednom redu jer se ne smatra značajnim izrazom. To je istina čak i ako članci, konjunkcije ili prijedlozi čine naziv datoteke. Kao primjer:
- Datoteka pod naslovom „Istraga o praksi hranjenja emua“arhivirana je u grupi „E“, za „Emu“(značajna riječ u naslovu datoteke), umjesto slova „A“iz „an“jer je ovo Članak na engleskom jeziku.
- “Dahlia i Soetono, službe za kontrolu štetočina” navedene su iza “Dahlia, Jasmin A.” I nazivi indeksa počinju slovima "Dahlia", tako da se određivanje naloga prebacuje na sljedeći značajan izraz (u ovom slučaju, "Soetono" i "Jasmin") kako bi se odredio redoslijed podnošenja. Zanemarite riječ "i" jer nije značajna.
Korak 4. Rukujte skraćenicama kao da su izgovorene
Prilikom podnošenja zahtjeva možete naići na skraćenice poput "Tbk". (skraćeno od “Open”). Obično indeksirate i arhivirate datoteke kao riječ, a ne samo kao niz slova.
Na primjer, „Jasmin A. Dahlia Mining Company“arhivirano je nakon „Jasmin A. Dahlia Tbk.“
Korak 5. Upišite brojeve kao i obično
Kada arhivirate datoteke po abecedi, vidjet ćete datoteke s brojevima. Obično se te datoteke arhiviraju kao i obično, a ne kao da su napisane. Brojevi se takođe arhiviraju pre slova.
- Na primjer, “3 dana zauvijek” bit će arhivirano prije “100 poslovnih savjeta” (jer “3” dolazi prije “100”).
- “Trgovački savjeti” i “Savjeti za dionice” bit će arhivirani nakon “100 poslovnih savjeta” jer su brojevi poredani prije slova.
- Pravopisni brojevi se tretiraju kao riječi umjesto brojeva. Na primjer, datoteke „100 velikih lidera u poslovnom svijetu“, „Dvjesto moćnih savjeta za poslovanje“i „Savjeti za poslovanje“su uredne.
- Međutim, ako vam to olakšava podnošenje, slobodno napravite iznimku i uvijek sortirajte brojeve kao da su napisani.
Korak 6. Rukujte posebnim znakovima
Treba uzeti u obzir sve znakove bez abecede ili brojeve koji se nađu tijekom indeksiranja. Međutim, rukovanje povezanim znakovima ovisi o vrsti:
- Znakovi interpunkcije (poput apostrofa, točaka i zareza) obično se zanemaruju. Na primjer, datoteke “Washington's Best Coffee” i “Washington State Fair” arhivirane su redom.
- Obično se dijakritički znakovi zanemaruju i smatraju povezanim slovima. Na primjer, “clair” je arhiviran kao “Eclair”, a “ber” kao “Uber”. Međutim, metoda se ne primjenjuje ako datoteku arhivirate abecednim redom na jeziku koji koristi dijakritičke znakove tako da se mora poštivati uobičajeni abecedni red tog jezika.
Korak 7. Koristite pravilo "ništa prije nečega" ako je potrebno
Obično se razmaci (uključujući interpunkciju i druge elemente koji se preskaču) zanemaruju prilikom arhiviranja po abecedi. Međutim, ako naiđete na datoteke koje počinju na sličan način, upotrijebite razmak ili pravilo "ništa prije nečega" da navedete redoslijed u arhivi.
- Na primjer, datoteke „Bank Jakarta“, „Bank Bandung“i „Bank Medan“arhiviraju se ovim redoslijedom.
- Dakle, dosje "Dahlia, Jasmin A." bio prije "Dahlia, Jasmin A., Dr."
Korak 8. Razlikujte datoteku s detaljnijim podacima, ako je potrebno
U rijetkim slučajevima, abecedni podaci nisu dovoljni za određivanje redoslijeda datoteka. Ako tako. Koristite više informacija za indeksiranje i arhiviranje datoteka. Označite dodatne informacije o svakoj datoteci kako bi se razlikovale. Kao primjer:
- Ako imate dosjee za dvije osobe po imenu Jasmin A. Dahlia, sortirajte ih prema datumu rođenja. Datoteka "Dahlia, Jasmin A. (rođen 1853)" dolazi ispred "Dahlia, Jasmin A. (rođen 1967).
- Takođe možete sortirati datoteke prema geografskoj lokaciji. Ako imate datoteke iz tri različite banke s tri različite lokacije, a svaka banka ima naziv “Bank Mandiri”, sortirajte je prema sljedećem primjeru: “Bank Mandiri (Bandung)”, “Bank Mandiri (Jakarta)” i “Bank Mandiri (Medan) ".
- Stoga, ako imate dva dosjea o medvjedima ili vrstama medvjeda, dodatno ih razlikujte po vrstama, geografskom položaju itd. Na primjer, datoteke za “Bear, Chocolate” i “Bear, Polar” (redom) ili datoteke za “Bear (Europe)” i “Bear (North America)” (redom).
Korak 9. Obavijestite sve izuzetke i posebna pravila
Uvjerite se da su svi koji koriste vaše datoteke svjesni bilo kakvih izuzetaka od standardnih smjernica za sistem arhiviranja. To će pomoći da se svi pravilno i efikasno koriste sistemom arhiviranja.
