Sposobnost da budete profesionalac igra važnu ulogu u postizanju uspjeha u karijeri. Gotovo svi zaposleni moraju odgovarati na telefonske pozive, bez obzira na položaj u kompaniji. Da bi se pozivatelji osjećali ugodno, naučite dobro prihvaćati pozive kako biste ostavili pozitivan dojam i budite spremni odgovoriti na postavljena pitanja.
Korak
1. dio 2: Primanje telefonskih poziva
Korak 1. Podignite telefon što je prije moguće
Kada telefon u kancelariji zazvoni, nije pristojno zadržati pozivaoca da čeka. Prije trećeg zvonjenja odmah podignite slušalicu i pozdravite osobu koja vas zove.
Korak 2. Držite slušalicu ispred lica
Možda ćete htjeti razgovarati odmah, ali prvo provjerite je li slušalica na telefonu ispred vašeg lica. Govorite kada je prijemnik u ispravnom položaju kako bi pozivalac primio potpune informacije.
Korak 3. Duboko udahnite prije nego progovorite
Nakon što postavite telefon ispred lica, duboko udahnite kako biste se smirili i fokusirali um prije nego što se pozdravite. Na ovaj način možete mirno razgovarati dok ste koncentrirani.
Korak 4. Navedite naziv i naziv vaše kompanije
Ova metoda govori pozivaocu da je već povezan sa kompanijom koju želi nazvati. Zato se pobrinite da zna naziv vaše kompanije i vaše ime. Prvo navedite naziv kompanije. Možete zapisati riječi koje želite izgovoriti kada primite telefonski poziv kako ne biste morali razmišljati o tome šta ćete reći kada telefon zazvoni. Formulacija se može prilagoditi situaciji i uslovima u kojima radite.
- Ako radite kao recepcionar, navedite potpune informacije o kompaniji jer ste za pozivaoca ulaz da dobijete ono što mu je potrebno. Na primjer, pozdravite pozivatelja riječima: "Dobro jutro/popodne/veče. Sjedište WikiHow -a je ovdje. Ja sam Nikita da vam pomognem." Pomoću ovih informacija pozivalac zna naziv vaše kompanije i vaše ime, tako da mu je ugodnije da nastavi razgovor. Ako ste privatna sekretarica, navedite ime svog poslodavca (na primjer, "Ured gospodina Millera je ovdje. Ja sam Nikita.") Jer pozivatelj želi kontaktirati vašeg šefa.
- Ako ste član određenog odjela, obavijestite svoj stav kako bi vam mogao postaviti relevantna pitanja, na primjer, "Dobro jutro. Ja sam Yesika u odjelu za knjigovodstvo." Na ovaj način pozivalac zna da li je povezan sa odeljenjem i osobom koju treba nazvati ili treba da razgovara sa nekim drugim.
Korak 5. Pripremite kancelarijski materijal i bilježnicu pored telefona
Na taj način možete odmah bilježiti ako pozivatelj želi ostaviti poruku ili dati informacije. Nemojte ga čekati jer ćete morati pronaći papir i olovku za pisanje.
2. dio 2: Razgovor preko telefona
Korak 1. Nasmiješite se dok pričate
Čak i ako ste uznemireni, lažni osmijeh čini vaš glas zvučnikom ugodnijim. Iako prisilna, ova metoda može poboljšati raspoloženje.
Korak 2. Govorite jasno i profesionalno
Kada radite u profesionalnom okruženju, pobrinite se da vi i pozivatelj komunicirate jasno i direktno. Govorite sporim tempom i izgovarajte svaku riječ jasnom artikulacijom tako da pozivatelj razumije informacije koje prenosite.
- Ne izgovarajte nestandardne riječi, poput "ne", "gutljaj" ili "ne". Jasno izgovorite svaku riječ, na primjer "da" ili "ne", tako da obje strane dobro razumiju ono što se govori. Budite ljubazni govoreći "Hvala" i "Nema na čemu" prema potrebi.
- Ako trebate podijeliti brojeve ili slova, poput davanja imena ili telefonskih brojeva, naučite fonetsku abecedu (izgovor zvukova govora). Na ovaj način se pozivači ne zbunjuju kada izgovarate slova koja zvuče isto, poput slova B i P. Prilikom pisanja Budijevog imena izgovorite slovo B objašnjavajući "B balijske riječi".
Korak 3. Pozdravite pozivaoce profesionalno
Umjesto da pozdravljate pozivaoca imenom, obavezno izgovorite "otac" ili "majka" prije nego što izgovorite njihovo ime, na primjer "gospodin Jon", posebno ako pozivatelja ne poznajete lično. Pokušajte zapamtiti ime i izgovarajte ga tokom cijelog razgovora.
Zapišite ime pozivaoca čim vam kaže ime kako ne biste zaboravili
Korak 4. Povežite pozivaoce sa drugim ljudima ako je potrebno
Nekome tko zove tvrtku ili ured obično je potrebna pomoć jer želi pronaći informacije ili se suočava s problemom. Ako ne možete odgovoriti na pitanje ili smisliti rješenje, pitajte ga želi li razgovarati s nekim tko može pomoći. Ovaj korak pokazuje da vam je stalo do pozivaoca i želite pomoći da se problem brzo riješi.
- Uredski telefoni obično koriste sistem za preusmjeravanje poziva. Saznajte jesu li telefoni u vašoj kancelariji prenosivi i saznajte kako rade. Ako nije, saznajte telefonski broj osobe koju trebate nazvati i podijelite ga sa pozivaocem.
- Ljubazno pitajte pozivaoca možete li ga povezati s nekim drugim. Na primjer, "Žao mi je, ne mogu odgovoriti na vaše pitanje. Kako bi bilo da prebacim telefonsku liniju kako biste mogli direktno razgovarati s Pak Bambangom? On može ponuditi rješenje." Uverite se da se pozivalac slaže pre nego što prebacite telefonsku liniju.
- Ako osoba koja vam može pomoći nije u uredu, pitajte želi li pozivatelj ostaviti poruku. Ne zaboravite prenijeti poruku kompetentnim ljudima.
Korak 5. Završite razgovor profesionalno
Reći "Hvala" ili "Dobro jutro/popodne/uveče" način je da obavijestite pozivaoca da je razgovor završen i da može prekinuti vezu. Nemojte se zbuniti oko toga nastavlja li se razgovor ili ne.
Sačekajte da pozivalac prekine vezu. Ako ste vi taj koji prima telefonski poziv, dopustite pozivaocu da kaže sve što želi reći dok ne završe. Možda ćete djelovati grubo ili ćete izgubiti informacije ako poklopite slušalicu kad on ne završi s pričanjem
Savjeti
- Ne primajte lične telefonske pozive na poslu. U kancelariji ste radi posla, a ne da biste razgovarali sa prijateljima. Ako želite razgovarati ili poslati poruku prijatelju, odgodite to dok ne prođe pauza za ručak ili radno vrijeme.
- Izbjegavajte smetnje. Da bi se pozivatelj osjećao zbrinuto, odgodite posao koji je u toku i usredotočite se na pozivatelja. Nemojte se ometati ili činiti da ste previše zaposleni da odgovorite na pitanja ili pružite pomoć.
- Ne razgovarajte dok jedete, pijete ili žvačete žvake dok ste na telefonu jer će vaš govor biti teško razumljiv i učiniti da se pozivalac ne cijeni.
- Čak i ako se pozivalac žali ili je nepristojan, pokažite empatiju, budite mirni i dajte profesionalni odgovor.
