Prije nego što preuzmete novu poziciju na poslu, vaš menadžer ili nadzornik obično će od vas tražiti da otpratite zaposlenika koji će nastaviti vaš posao. Vaša spremnost da pomognete u prijelaznom periodu proaktivnim detaljnim pripremama i primopredajom način je osiguranja nesmetanih aktivnosti kompanije i izgradnje odlične reputacije prilikom promjene posla ili preuzimanja nove pozicije.
Korak
1. dio od 3: Priprema za primopredaju
Korak 1. Pozovite svog šefa da razgovara o planu primopredaje
Sastanite se sa svojim šefom kako biste detaljno razgovarali o tome šta trebate učiniti tokom tranzicije. U zavisnosti od vašeg posla i stila vođstva vašeg šefa, on ili ona mogu tražiti od vas da mnogo date tokom primopredaje, na primjer, ako se od vas traži da podučavate ili obučavate zamjenskog zaposlenika nekoliko dana ili nekoliko sedmica.
- Obično morate pripremiti dokumente kao dokaz formalne primopredaje.
- Razgovarajte o ovom planu sa svojim šefom. Pitajte koliko se on ili ona nadaju da će doprinijeti i čemu biste trebali dati prioritet tokom tranzicije.
Korak 2. Napravite dokument o primopredaji
Nakon što ste detaljno upoznali šefova očekivanja, pripremite nacrt dokumenta o primopredaji. Osim što vam pomaže da se spremite, ovaj dokument sadrži zadatke i informacije koje morate predati tijekom prijelaza. U primopredajni dokument mora biti uključeno sljedeće:
- Detaljne informacije o dnevnim aktivnostima, poslu i radnim prioritetima.
- Opis važnih stvari koje trebate učiniti i odgovornosti koje morate ispuniti na svom trenutnom radnom mjestu.
- Šta se očekuje od osobe koja će vas zamijeniti.
- Lista sadrži važne datoteke koje morate dostaviti, poput ugovora ili programa rada.
Korak 3. Dovršite nedovršene zadatke
Ako morate odmah promijeniti posao, pokušajte dovršiti bilo koji posao u toku. Osim što pružate zadovoljstvo ovim postignućem, pomažete i drugima da započnu svoj posao od nule. Na ovaj način ćete ostaviti pozitivan utisak i izgraditi dobru reputaciju.
- Koliko god da je teško, radite više ako se zadatak približava roku.
- Dovršenje novog zadatka koji se bliži roku može biti jako teško za ljude koji još ne razumiju zamršenost.
Korak 4. Razgovarajte sa saradnicima
Prije nego što počne prijelazni period, odvojite vrijeme za razgovor sa svojim suradnicima o planu primopredaje i pitajte koji su vam prioriteti. Ako postoji novi problem za koji niste svjesni, iskoristite ovu priliku da potražite informacije i odredite rješenje.
- Nova pitanja obično nemaju veliki utjecaj prije poteza, ali se mogu prenijeti na osobu koja će vas zamijeniti ako već znate za to.
- Iskoristite ovu priliku da podijelite svoje planove i datume preseljenja sa svojim kolegama. Obavijestite ih i o prijelaznom roku kako bi se mogli pripremiti.
- Morate obavijestiti svoje saradnike o svojim planovima za selidbe jer se tokom prijelaznog perioda smanjuje produktivnost rada.
Korak 5. Pripremite službeni dokument o primopredaji u pisanoj formi
Posljednji korak u pripremi za prijelazni period je izrada formalnog dokumenta o primopredaji. Prilikom pripreme nacrta navedite i objasnite sve važne informacije, a zatim o njima razgovarajte s nadređenima i upravom na koje će utjecati ovaj plan. Popunite primopredajnu dokumentaciju i pošaljite je svom nasljedniku nekoliko dana prije nego što počne s radom. Sadržaj se može razlikovati ovisno o poslu, ali primopredajni dokument trebao bi sadržavati barem sljedeće:
- Lista zadataka i raspored rada.
- Informacije o radovima u toku.
- Kalendar sadrži planirane aktivnosti i rokove.
- Informacije o ključnim riječima i procedure prijavljivanja.
- Lista kontakata vezanih za posao.
- Vodič za pristup datotekama i direktorijima na računaru.
2. dio 3: Prolaz kroz tranziciju
Korak 1. Odvojite što je moguće više vremena
Nakon što zaposlenik koji vas je zamijenio počne raditi, možda se niste preselili i zamoljeni ste da ga pratite dok ne shvati svoj posao. Dužina prijelaznog roka je neizvjesna, mogu biti dani ili sedmice. Međutim, što više vremena dajete sebi, više informacija možete prenijeti.
Kako biste bili sigurni da pružate potpune informacije i da ništa ne propuštate, uključite svoju zamjenu u različite dnevne aktivnosti
Korak 2. Podnesite važne dokumente direktno
Tokom prijelaznog perioda morat ćete lično predati važne podatke i dokumente. Na ovaj način možete osigurati da se važne stvari rade kako treba i da su prioriteti jasno definirani. Osim toga, vas dvoje još imate vremena za raspravu o informacijama o kojima je potrebno dalje razgovarati prije nego što krenete.
- Iskoristite ovu priliku da mu objasnite važne informacije i on može zatražiti vrlo korisne stvari za dobru primopredaju.
- Prilikom rasprave odvojite vrijeme za pregled radne situacije i objasnite kontekst razgovora kako ne biste propustili nijednu informaciju.
Korak 3. Potrudite se pružiti pomoć
Ako oboje još uvijek radite u istoj kancelariji, budite podržavajući i proaktivni. Ako postoji problem, pružite pomoć tako što ćete identificirati uzrok i zajedno pronaći rješenje. Novi zaposlenici obično se prvih nekoliko dana osjećaju neugodno ili neugodno i neće vam smetati postavljanjem pitanja.
- Objasnite da ste na raspolaganju za pružanje podrške i pomoći ako je potrebno.
- Na ovaj način oboje možete podržati jedni druge u ispunjavanju odgovornosti tokom tranzicije.
Korak 4. Održite posljednji sastanak kako biste razgovarali o primopredaji
Prije nego nastavite i izvršite potpunu primopredaju, sastanite se s osobom koja će vas zamijeniti. Zamolite ga da pripremi pitanja i bilježi stvari sa kojima se bavio. Ovaj sastanak je dobra prilika da mu se osigura da razumije svoju ulogu i odgovornosti.
- Na sastanku se mogu raspravljati o svim pitanjima koja zahtijevaju dodatna pojašnjenja.
- Ovisno o tome gdje radite, razmislite hoćete li svog šefa pozvati na sastanak ili ne.
- Morate reći svom šefu kada i gdje će se sastanak održati. Pitajte ga ima li prijedloge ili informacije koje bi želio podijeliti.
3. dio 3: Priprema dugoročnog razvojnog plana
Korak 1. Opišite podršku i obuku koju pruža kompanija
Prilikom primopredaje pokažite spremnost da date doprinos otvarajući drugima najbolje šanse za uspjeh. Umjesto da se samo odreknete dužnosti i posla, dajte svoje zamjenske savjete kako bi se on profesionalno razvio i pružio podršku svom bivšem šefu kako bi uvijek bio zdrav i uspješan na poslu.
- Pružite informacije o programu obuke za posao.
- Kada počnete raditi, možda ste prošli obuku kako biste prilagodili i povećali svoje znanje.
- Ne zaboravite proslijediti ove informacije osobi koja nastavlja vaš posao i ohrabriti je da iskoristi priliku.
Korak 2. Nemojte zanemariti kulturu rada
Ako još neko vrijeme imate vremena raditi s osobom koja će zauzeti vaše mjesto, nemojte se fokusirati samo na tehničke aspekte posla. Svaka kancelarija ima jedinstveno radno okruženje i kulturu koja može biti zadivljujuća ili zbunjujuća za pridošlice. Odvojite vrijeme da objasnite stvari i stvarne uredske situacije.
- Vodite ga po uredu i upoznajte ga sa svim zaposlenicima.
- Objasnite uloge i odgovornosti novih i postojećih zaposlenika.
- Ako kao novi zaposlenik dobiva različite zadatke ili su njegove odgovornosti i radni prioriteti usmjereni na različite stvari, pobrinite se da stari zaposlenik to razumije.
Korak 3. Navedite detaljne kontakt informacije
Ako želite pomoći novom zaposleniku, recite mu kako da vas kontaktira i obavijestite ga da vam se može obratiti ako ima ozbiljan problem ili su mu potrebne informacije. Međutim, nisu svi voljni pomoći nakon što promijene posao ili zauzmu novo radno mjesto. Na to obično utječu odnosi s bivšim nadređenima.
- Često se problemi mogu riješiti jednostavnom komunikacijom putem e -pošte.
- Čak i ako ste se preselili, spremnost pomoći će ostaviti dobar utisak i poboljšati vašu reputaciju.
