Posao i poslovanje, posebno u uredskom okruženju, zahtijevaju određeni nivo saradnje. Na primjer, važne odluke često zahtijevaju više iz perspektive jednog pojedinca, a općenito za uspjeh važnog posla potrebna je stručnost određenog broja ljudi. Sastanci su način za stvaranje strukturirane i organizirane saradnje, ali bez svrhe ili kontrole sastanci lako mogu postati predugi i neučinkoviti. Znajući kako planirati, pripremiti i voditi sastanke može napraviti razliku između efikasnog sastanka i sastanka koji troši vrijeme.
Korak
1. dio od 3: Priprema za sastanak
Korak 1. Razgovarajte o predstojećem sastanku sa učesnicima
Kada saznate da ćete predsjedavati predstojećim sastankom, jedna od prvih stvari koju trebate učiniti je posvetiti malo vremena razgovoru s ljudima koji će učestvovati (posebno važnim i osobama na visokom nivou). Pitajte postoji li nešto posebno o čemu bi željeli razgovarati na sastanku. Zapišite njihove odgovore i koristite ih kao vodič dok pišete svoj dnevni red.
Pitati učesnike o čemu bi htjeli razgovarati pametan je potez, ne samo da bi vam olakšao pisanje dnevnog reda, već ih i uključio u proces sastanka čak i prije početka sastanka. Veća je vjerovatnoća da će ljudi prisustvovati sastancima i obratiti im pažnju kada znaju da će se raspravljati o pitanjima koja su im važna
Korak 2. Napišite i podijelite dnevni red
Dnevni red sastanka nije koristan samo za vođu sastanka, već i za prisutne goste. Na dnevnom redu su korisne informacije o sastanku, kao što su kada, gdje i ko će prisustvovati. Ono što je najvažnije, dnevni red također opisuje teme o kojima će se raspravljati, tako da se svi mogu pripremiti. Pošaljite dnevni red prije samog sastanka - što je sastanak važniji, to biste ranije trebali poslati dnevni red.
Jedna stvar koju treba staviti na dnevni red je procijenjeni rok za svaku raspravu. Raniji pregled grubog rasporeda može vam olakšati postavljanje sastanka na pravi način. Iako će neki događaji na vašem dnevnom redu trajati duže (a drugi brže), raspored će vam olakšati organizaciju i prilagođavanje ukupnog vremena
Korak 3. Istražite temu prethodnih diskusija i sastanaka
Ljudi koji prisustvuju sastanku možda ne znaju sve informacije o temi o kojoj planirate razgovarati - neki možda nisu prisustvovali posljednjem sastanku, dok su drugi možda zaboravili. Bilo bi dobro da kao predsjedavajući sastanka upoznate istoriju dosadašnje rasprave. Pokušajte razgovarati s ljudima koji su ranije bili na važnim sastancima kako biste saznali bilo koja neriješena pitanja kako biste o njima mogli razgovarati na sastanku. Takođe ćete morati da dobijete zapisnik sa poslednjeg sastanka od službenika koji vodi beleške kako bi vam pomogao da organizujete svoje planove.
Zapisnici sa prethodnih sastanaka mogu biti važan izvor za vas kao vođu. Zapisnici sažimaju rasprave i odluke koje su se dogodile na zadnjem sastanku, tako da sve važne informacije možete pronaći relativno brzo i jednostavno. Možda ćete morati podijeliti važne zapisnike sa učesnika zajedno s dnevnim redom
Korak 4. Prethodno pripremite mjesto sastanka
Na dan sastanka morate se pobrinuti da soba ili mjesto koje će se koristiti bude čisto, uredno i spremno za smještaj učesnika sastanka. Morate osigurati da sve komponente tehnologije za sastanke (kao što su prezentacije, projektori, vizuelni uređaji itd.) Rade ispravno i spremne za upotrebu - tehnički nered može izgubiti dragocjeno vrijeme i poremetiti nesmetan tok sastanka.
Ako koristite elektroničku prezentaciju (poput PowerPointa itd.), Odvojite vrijeme da se upoznate s daljinskim upravljačem ili klikerom koji će se koristiti u prezentaciji. Sigurno ne želite gubiti vrijeme na petljanje s tim kontrolerima dok razgovarate o važnim pitanjima
Dio 2 od 3: Djelovanje kao vođa tokom sastanaka
Korak 1. Zvanično otvorite sastanak
Kad istekne zakazano vrijeme i svi sudionici (ili barem svi važni sudionici) su prisutni, skrenite pozornost svima u prostoriji. Predstavite se kao vođa i koja je svrha sastanka. Postavite vremenski okvir tako što ćete navesti kada se planirani sastanak završava - možete imati dug ili kratak sastanak, ali navođenje vremenskog ograničenja unaprijed će pomoći da sastanak bude na vrijeme. Ako se neki od učesnika ne poznaju, odvojite vrijeme da ukratko pročitate imena učesnika i predstavite im važne učesnike.
Treba napomenuti da neka preduzeća i organizacije imaju stroge i redovne procedure za otvaranje i vođenje sastanaka. Na primjer, postoje neke organizacije koje otvaraju sastanke udarcem čekića
Korak 2. Navedite relevantne sažetke prethodnih sastanaka
Na početku sastanka koji je dio dugotrajnog projekta, morate dati kratke informacije o projektu tako što ćete dati kratak sažetak događaja ili odluka prethodnog sastanka. Ne znaju svi učesnici toliko o temi diskusije kao vi, pa ovaj korak može biti od pomoći da se sastanak učini efikasnim i efikasnim.
- Umjesto da sami sumirate rezultate prethodnih sastanaka, možda ćete htjeti zamoliti sekretara ili službenika koji vodi bilješke da pročita zapisnike sa prethodnih sastanaka kako bi rezimeu dao formalni osjećaj.
- Također biste trebali razmisliti o čitanju važne prepiske ili komunikacije koja se dogodila nakon prethodnog sastanka.
- Treba napomenuti da ako sudionicima dostavite kopije zapisnika/prepiske, njihovo čitanje možda neće biti potrebno.
Korak 3. Dopustite važnim učesnicima da izvještavaju o općoj situaciji
Zatim pozovite ljude sa relevantnim znanjem da vas obavijeste o novim dešavanjima koja su se dogodila od zadnjeg sastanka. To može biti bilo što - na primjer, novi problemi s kojima se suočava preduzeće ili organizacija, promjene osoblja, razvoj projekata i promjene strategije o kojima se ovdje može raspravljati. Učesnici sastanka takođe žele da čuju o rezultatima konkretnih radnji preduzetih kao rezultat prethodnih sastanaka.
Korak 4. Završite sve nedovršene poslove
Ako postoje neriješena pitanja i odluke koje nisu donesene na prošlom sastanku, pokušajte ih riješiti prije nego razgovarate o novim pitanjima. Što je prethodno pitanje zadržano, manje će učesnika htjeti preuzeti odgovornost za njega, pa pokušajte definirati i riješiti sve nedovršene poslove tokom sastanka. Obično se nedovršeni posao u zapisniku sa prethodnog sastanka posebno označava kao „neodlučan“ili „dostavljen na dalju raspravu“.
- Ovisno o kulturi i propisima u kojima radite, vaše preduzeće ili organizacija mogu imati posebne procedure za donošenje odluka-na primjer, sudionicima sastanka možda je potrebno samo postići većinski konsenzus, ili je možda grupa ljudi na najvišem nivou zadužena za donošenje odluka sve odluke. odluka.
- Imajte na umu da su neke stvari prevelike da biste ih dovršili tokom sastanka. Ne morate razmišljati o dugoročnom napretku nedovršenih projekata. Međutim, morate donijeti odluku ili projekt koji zahtijeva akciju u ovom trenutku.
Korak 5. Razgovarajte o novom poslu
Zatim smislite nova pitanja, nedoumice i pitanja o kojima treba razgovarati. To su stvari koje prirodno proizlaze iz događaja koji su se dogodili između prethodnog i sadašnjeg sastanka. Pokušajte dobiti konkretne i definitivne odluke od sudionika - što više stvari ostavite bez odgovora, to ćete više neriješenih pitanja donijeti na svoj sljedeći sastanak.
Korak 6. Pročitajte zaključak sastanka
Nakon što riješite sve stare i aktualne probleme, odvojite vrijeme za čitanje zaključka sastanka za sve prisutne. Navedite sve odluke koje su pojedinačno donesene i, ako je potrebno, opišite konkretne radnje koje se od učesnika očekuje da preduzmu prije sljedećeg sastanka.
Ovaj korak je ključan - to je vaša posljednja prilika da osigurate da svi napuste sastanak znajući gdje se projekt nalazi i šta se od njih očekuje
Korak 7. Zaključite postavljanjem osnova za sljedeći sastanak
Na kraju, navedite o čemu će se razgovarati na sljedećem sastanku i, kada počnete planirati, recite kada i gdje će se sastanak održati. To pomaže sudionicima da stvore osjećaj kontinuiteta od jednog važnog projekta ili odluke do sljedeće i daje im vremenski okvir za nastavak ili dovršetak zadatka koji im je dodijeljen.
Vrijedi napomenuti da ne morate planirati drugi sastanak ako ste na trenutnom sastanku obradili sva stara i nova pitanja. Međutim, ako postoji dovoljno neriješenih pitanja koja zahtijevaju daljnju raspravu ili ako želite vidjeti napredak u određenom projektu, drugi sastanak bi mogao biti dobra ideja
Dio 3 od 3: Efikasno vođenje sastanaka
Korak 1. Vodite diskusiju, ali nemojte njome dominirati
Jedna od vaših uloga voditelja sastanka je da diskusija teče glatko. Vaša uloga nije ponuditi mišljenje o svim pitanjima ili osigurati da rasprava teče po utvrđenom rasporedu. Morate imati fleksibilnost. Dopustite drugim učesnicima da slobodno govore i dopustite da se pojave nove teme za diskusiju čak i ako nisu na dnevnom redu. Možda ćete morati suptilno završiti temu ili promijeniti određenu temu rasprave kako biste raspravu držali u toku, ali ne biste se trebali osjećati kao da morate kontrolirati sve aspekte sastanka. Uostalom, sastanci su proces saradnje.
Tokom sastanka obratite pažnju na svoj dnevni red. Ako sastanak nije na dnevnom redu, možda ćete morati preskočiti određene teme rasprave ili ih odgoditi za kasnije. Ne bojte se to učiniti ako je tema o kojoj se raspravlja jako važna
Korak 2. Ohrabrite sve učesnike da učestvuju
Kao voditelj sastanka, vaš posao je osigurati otvoren i produktivan sastanak. Ako primijetite da određeni sudionici koji imaju znanje relevantno za problematiku o kojoj se raspravlja nisu otvoreni za grupu, potaknite ih na razgovor. Ne morate ih izazivati niti ih direktno zvati-samo recite nešto poput: "Mislim da će stručnost gospođe Mithe ovdje biti od koristi", i to je odličan način da uključite manje aktivne članove na sastanak.
Korak 3. Neka svi razumiju o čemu se razgovara
Teško je zapamtiti da svi koji prisustvuju sastanku imaju isto iskustvo ili znanje o temi diskusije. Kako biste osigurali da sudionici pametno provode vrijeme na sastanku, možda biste trebali iskoristiti priliku da nakratko pojednostavite složeno pitanje ili temu. Učesnici koji ne znaju ove podatke će ih sigurno cijeniti.
Korak 4. Nemojte zanemariti teška ili neugodna pitanja
Ako takva pitanja ne kontrolira nadležni vođa, sastanak će biti neproduktivan. Pokušajte biti sigurni da se na sastanku raspravlja o svim važnim pitanjima o kojima želite razgovarati. Ne dopustite sudionicima da prebacuju krivicu ili daju nejasne izgovore za neriješena pitanja. Pokušajte razjasniti i dobiti odgovore na pitanja o kojima niko ne želi razgovarati. Iako učesnici to možda ne žele, na pitanja je potrebno odgovoriti da bi sastanak bio efikasan.
Uvjerite se da su sve važne odluke zabilježene (ako imate službenog lica ili zapisničara, prenesite im ovaj zadatak). Ako morate proći kroz probleme postavljanja teškog pitanja, pobrinite se da vaši odgovori budu dobro dokumentirani
Korak 5. Pazite na vrijeme
Postoje razlozi zbog kojih sastanci imaju lošu reputaciju-za većinu ljudi sastanci oduzimaju puno vremena. Da biste spriječili da sastanak traje predugo, upotrijebite svoju moć kao vođe da nastavite raspravu. Ne bojte se odgoditi određena nevažna pitanja ili razgovore do sljedeće rasprave ako sastanak izgleda kao da će trajati duže nego što ste očekivali. Morate biti spremni i voljni prilagoditi raspored kako biste osigurali da vrijeme nijednog učesnika nije izgubljeno.
