Bilo da ste izvršni direktor, menadžer ili roditelj koji ostaje kod kuće, mogućnost delegiranja odgovornosti važna je sposobnost da postanete efikasniji. Međutim, delegiranje može biti teško - morate biti čvrsti i vjerovati osobi na koju prenosite svoje odgovornosti. Ovaj članak će vam pomoći da se nosite sa svim problemima koje imate u vezi s delegiranjem, a zatim će vas provesti kroz stvarni proces delegiranja posla mudro i s poštovanjem.
Korak
1. dio od 2: Uđite u pravi način razmišljanja
Korak 1. Sklonite svoj ego sa strane
Najveća prepreka delegiranju je izraz "Ako želite da se nešto uradi kako treba, morate to učiniti sami." Vi takođe niste jedina osoba na svijetu koja to može ispraviti. Možda ste jedina osoba koja to može postići u ovom trenutku, ali ako odvojite vrijeme da nekoga obučite, mogli bi i to ispraviti. Tko zna - oni bi to mogli učiniti brže ili bolje od vas, i to nije samo nešto što morate prihvatiti, već čak i tražiti.
Razmislite logično i realno - možete li sami obaviti ovaj posao? Morate li raditi do smrti kako biste uravnotežili ovaj posao i svoje odgovornosti? Ako je tako, trebali biste biti spremni delegirati dio svog posla. Nemojte se sramiti ili biti neadekvatni samo zato što vam je potrebna pomoć oko nečega - zapravo postajete efikasniji radnik tako što ćete dobiti pomoć kad vam zatreba
Korak 2. Prestanite čekati da vam neko ponudi pomoć
Ako ne želite prenijeti posao, možda ćete patiti od blagog mučeničkog sindroma - možda ste preopterećeni i često se pitate zašto vam nitko ne nudi pomoć. Budite iskreni prema sebi - odbijate li ih kad vam ljudi ponude pomoć, samo da biste bili pristojni? Pitate li potajno zašto ne insistiraju? Smatrate li da biste im, da su vam položaji obrnuti, pomogli snažnim srcem? Ako ste odgovorili sa "da", morate vježbati "preuzimanje kontrole" nad svojim okolnostima. Get pomoć koja vam je potrebna - ne čekajte da vam dođe, jer se to možda nikada neće dogoditi.
Mnogi ljudi zaboravljaju kroz šta drugi ljudi prolaze i ne možete učiniti ništa da ih promijenite. Zaboravite sva moguća razočaranja u ljude koji ne nude pomoć; imajte na umu da je vaš posao razgovarati o onome što vam treba
Korak 3. Ne gledajte na zahtjeve za pomoć na negativan način
Mnogi ljudi se osjećaju neugodno tražeći pomoć. Možda ćete se osjećati krivim, kao da stavljate teret na nekog drugog, ili se osjećati neugodno, jer mislite (iz nekog razloga) da biste trebali sami moći sve riješiti. Možda se samo osjećate ponosni na borbu i vidite je kao dokaz da ste plemenito ljudsko biće (još jedna manifestacija mučeničkog sindroma). Ako tražite pomoć kao oblik slabosti, morate je zaboraviti brzo S druge strane: pokušaj da sve učinite sami znak je slabosti u smislu da to znači da nemate realan pogled na svoje sposobnosti.
Korak 4. Naučite vjerovati drugima
Ako se bojite delegirati jer mislite da drugi ljudi ne mogu tako dobro učiniti kao vas, imajte na umu dvije stvari: prvo, gotovo svatko može postati dobar u nečemu s dovoljno vježbe, i drugo, možda niste nadareni za sve. Kada delegirate posao, ne samo da oslobađate vrijeme za sebe - već i pružate svom pomoćniku priliku da uvježba novu vještinu ili izvrši novi zadatak. Budite strpljivi - s vremenom će vaš pomoćnik vjerovatno moći obavljati delegirani posao kao i vi. Osim ako posao koji namjeravate prenijeti nije jako važan, vašem će pomagaču možda biti dobro kako to učiniti s vremenom. Ako je posao jako važan, razmislite dva puta prije nego ga prenesete!
Čak i ako ste najbolji u obavljanju poslova koje planirate delegirati, shvatite da vam delegiranje posla omogućava da sa svojim vremenom radite druge stvari. Ako ste najbolji zaposlenik u uredu koji radi prilično monotono sastavljanje tvrdog diska, ali morate pripremiti važnu prezentaciju, u redu je prepustiti taj zadatak internoj strani. Bolje vam je dati prednost teškim zadacima - nemojte se osjećati loše zbog delegiranja jednostavnih, ponavljajućih zadataka kada imate važnije stvari za obaviti
Dio 2 od 2: Efektivno delegiranje
Korak 1. Pokrenite zadatak
Prvi korak je najteži, ali najvažniji. Morate imati hrabrosti zamoliti nekoga da vam pomogne (ili ako ste šef, zatražite nekoga da vam pomogne.) Nemojte se zbog toga osjećati loše - sve dok ste ljubazni, ljubazni i prijateljski raspoloženi, Nismo bezobrazni samo zato što smo zatražili pomoć od nekoga drugog. Pokušajte biti ljubazni i ljubazni, a da vaš zahtjev bude ozbiljan.
- Ako niste sigurni kako natjerati nekoga da učini nešto za vas, pokušajte da stvari budu kratke i slatke. Recite nešto poput: "Hej, mogu li razgovarati s vama na trenutak? Možete li mi pomoći da sastavim ogromnu hrpu tvrdih diskova koji su upravo stigli. Ne mogu to učiniti sam jer sam danas van ureda. Možete li pomoći mi? "pritisnuti osobu, ali pobrinite se da je potrebna njegova pomoć.
- Pitajte i dobit ćete (vjerovatno). Nemojte se bojati delegiranja jer mislite da će zvučati nepristojno ili impresivno. Gledajte na to ovako - kako se osjećate kada vas ljudi traže pomoć? Osjećate li se povrijeđeno i uvrijeđeno? Ili (obično) želite pomoći? Možda ste odabrali ovo drugo!
Korak 2. Ne shvaćajte odbijanje lično
Ponekad vam ljudi jednostavno ne mogu pomoći - žalosno, ali istinito. To može biti iz različitih razloga - najčešće je to što je osoba od koje tražite pomoć jako zauzeta poslom. Ne shvaćajte to previše osobno - to što neko u tom trenutku ne može (ili neće) učiniti nešto za vas ne znači da vas mrzi. Obično zato što su zaposleni ili lijeni - ništa više.
Ako vas odbiju, razmislite o svojim mogućnostima - obično možete pristojno inzistirati da vam je potrebna pomoć te osobe (obično funkcionira ako ste vi šef ili netko na vlasti), možete pokušati pitati nekog drugog ili možete obaviti posao samog sebe. Ako vam je potrebna pomoć, ne bojte se odabrati prvu ili oboje
Korak 3. Delegirajte ciljeve, a ne procedure
Ovo je ključ za to da ne postanete noćna mora mikro menadžera. Postavite jasne standarde za rezultate koje želite i pokažite osobi kako, ali recite da to može učiniti kako želi, sve dok je to dobro i na vrijeme učinjeno. Dajte im dovoljno vremena ne samo za učenje, već i za eksperimentiranje i inoviranje. Nemojte ih obučavati kao robota; trenirati ih kao ljudsko biće - nekoga ko se prilagođava i postaje bolji.
Također je pametan jer će vam oduzeti vrijeme i smanjiti anksioznost. Želite iskoristiti slobodno vrijeme za druge važnije stvari, ne brinite uvijek o napretku svog pomoćnika. Upamtite, delegirate posao kako biste smanjili stres - a ne dodali stres
Korak 4. Pripremite se za obuku svog pomagača
Uvijek trebate odvojiti vrijeme da naučite svog pomoćnika kako da izvrši delegirani zadatak, čak i ako je to laka stvar. Upamtite da proces koji vam se čini jasnim i jednostavnim možda neće biti tako jednostavan kao nekome ko to nikada prije nije učinio. Budite spremni ne samo da provedete svog pomoćnika kroz posao koji ste povjerili, već i budite strpljivi sa svim pitanjima koja se mogu pojaviti.
Smatrajte vrijeme koje trošite na obuku spasilaca kao mudro dugoročno ulaganje. Odvajanjem vremena za pravilno podučavanje svog pomagača, imat ćete slobodno vrijeme u budućnosti umjesto da trošite vrijeme na ispravljanje njegovih ili njenih grešaka
Korak 5. Dodijelite dovoljno resursa za dovršetak zadatka
Možda imate na raspolaganju resurse potrebne za dovršenje zadatka, ali osoba kojoj je dodijeljen zadatak možda im neće moći pristupiti. Stvari poput podataka zaštićenih lozinkom, posebnih alata i određenih alata mogu biti bitne za obavljanje posla, pa se pobrinite da vaš pomoćnik ima sve što je potrebno za uspjeh.
Korak 6. Shvatite da vaš pomoćnik može raditi samo jednu stvar odjednom
Kad vam vaš pomagač pomaže, on ne obavlja svoje uobičajene obaveze. Ne zaboravite da, poput vas, vaš pomoćnik može imati zauzet raspored. Zapitajte se - koji bi posao odvojili ili povjerili da od vas obave posao? Provjerite znate li odgovor sljedeći put kada nekome prenesete zadatak.
Korak 7. Budite strpljivi
Osoba koju delegirate će pogriješiti dok nauči raditi novi zadatak. To je dio procesa učenja. Planiraj to. Ne delegirajte zadatke pod pretpostavkom da će osoba to savršeno obaviti dok nema dokazano djelo. Ako posao ne ispadne očekivano jer vaš kolega ne može savršeno obaviti zadatak, onda ste vi krivi, a ne on. Budite izvor vašeg pomagača, a delegirani rad za njega može biti iskustvo učenja, umjesto da plaši ljude.
Kad nekoga obučite da nešto učini, ulažete. U početku će vas usporiti, ali dugoročno će povećati produktivnost, na osnovu vašeg pristupa pozitivnom i realnom ponašanju
Korak 8. Pripremite se za nevolje
Napravite rezervni plan i budite spremni djelovati ako nešto pođe po zlu. Znajte šta će se dogoditi ako cilj ili rok propuste. Neočekivane prepreke i izazovi stalno se pojavljuju, bilo da ste u uredu ili kod kuće - ponekad tehnologija može zakazati. Neka vaš pomoćnik vjeruje da ćete, ako se nešto pojavi, razumjeti i pomoći im da ispune rok - ne ostavljajte ih samo u teškom položaju.
Raditi ovo također je pametno u sebičnom smislu - ako se vaš pomoćnik boji da će ga okriviti, više će se vremena potrošiti na ispravljanje njegovih nedostataka nego na obavljanje svog posla
Korak 9. Nagradite svog pomagača ako je vrijedan
Prenošenje zadataka na nekoga važno je ako imate više odgovornosti. Ali kontraproduktivno je kada delegirate zadatak, pustite svog pomoćnika da se potrudi oko njega, a zatim sami zaslužite. Cijenite i pohvalite napore drugih koji rade u vaše ime.
Uvjerite se da svaki put kada dobijete kompliment za svoj posao koji vam je pomogao neko drugi, također spomenite ime osobe koja vam je pomogla
Korak 10. Recite „Hvala vam
"Kada neko učini nešto za vas, važno je zahvaliti toj osobi, priznati važnost njegove pomoći i dati pomoćniku do znanja da je cijenjen. U suprotnom ćete se činiti nezahvalnima, čak i ako to ne učinite" t. Upamtite da vam ljudi ne mogu čitati misli. Ljudi će biti sretni ponuditi pomoć ako se osjećaju cijenjenim.
