Prilikom planiranja sastanka morate jasno i sažeto prenijeti sve relevantne informacije. Morate dati opis vremena, mjesta i teme diskusije. Možda ćete također morati voditi bilješke ako su za sastanak potrebne bilo kakve pripreme ili materijali. Bez obzira koji medij koristite, e -poštu ili Outlook aplikaciju, pobrinite se da se važne informacije proslijede kako bi svi pozvani to znali i mogli predvidjeti protiv čega se bore.
Korak
Metoda 1 od 3: Pisanje jakih predmeta
Korak 1. Napišite kratku, relevantnu temu sa datumom i temom sastanka
Zapisivanje ovih stvari u okvir za temu omogućava pozvanima da razumiju vrijeme i temu sastanka bez otvaranja e -pošte. Na primjer, možete napisati „Sastanak 01/03: nove smjernice za izvještavanje“.
Upozorenje:
Ako ne napišete temu sastanka, ljudi mogu odgovoriti na pitanje da li je sastanak relevantan za njihovo odjeljenje ili bi trebali prisustvovati. Zato svakako zapišite temu sastanka!
Korak 2. Zatražite potvrdu prisustva u polju za temu
Ako morate znati ko dolazi, zatražite potvrdu u okviru za temu. Na taj će način čitatelji znati da moraju odgovoriti što je brže moguće čak i ako nisu otvorili e -poruku. Možete napisati: "Sastanak za kadrove u petak 10/06, potvrdite uskoro."
Također možete napisati: "Molimo vas da odgovorite: sastanak HR -a 10/06."
Korak 3. Ako je sastanak hitan, upišite ga u okvir za temu
Ako je tema sastanka hitna ili zahtijeva brzu odluku kako bi sastanak morao biti odmah održan, stavite oznaku hitnog slučaja u okvir za temu. Na primjer, možete napisati: „Hitni sastanak u ponedjeljak, 31. februara: kibernetička sigurnost“.
Vrlo je važno objasniti temu sastanka kako bi čitalac mogao pogoditi o čemu će biti riječi
Korak 4. Zapišite je li sastanak obavezan ili samo prijedlog
Ako radite za veliku kompaniju, prisustvo određenih ljudi možda nije uvijek potrebno. Upišite odgovarajuća odjeljenja u okvir za predmete ili im recite da li moraju pohađati. Na primjer, možete napisati: "Obavezan marketinški sastanak 6/10."
Ako čitalac nije obavezan da prisustvuje, možete napisati „Preporučuje se da prisustvujete sastanku 10./6 o efikasnim marketinškim taktikama“
Korak 5. Koristite cijele riječi u polju za temu kako biste izbjegli zabunu
Kratice se mogu činiti učinkovitima, ali su zapravo manje specifične od potpunih riječi i mogu dovesti do zabune. Na primjer, "KK" može značiti "Porodična kartica" ili "Kreditna kartica" ovisno o tome ko razumije ili ne razumije vaš lični jezik.
Međutim, možete koristiti uobičajene skraćenice, kao što su “RSVP”, “HR” i “KTP”
Metoda 2 od 3: Pisanje sadržaja e -pošte
Korak 1. Napišite prijateljski, kratak uvod i kratke bilješke
Predstaviti se potrebno je ako radite za veliku kompaniju ili ako ne poznajete sve. U ovom kratkom uvodu trebali biste prenijeti postoje li dokumenti ili materijali koje morate popuniti/donijeti na sastanak.
Napravite prijateljski uvod ili uvod u posao. Na primjer, „Zdravo, Tim! Jedva čekam da se novi program pokrene sljedeće sedmice!”
Savjet:
Podsjetite čitatelje ako moraju dovršiti određeni zadatak ili donijeti nešto na sastanak. Na primjer, "Ne zaboravite ponijeti 4 štampane kopije svoje liste kontakata dobavljača."
Korak 2. Zapišite datum i vrijeme u zasebnu liniju tako da se ističu
Ovo su važne informacije za pozvane. Dakle, razjasnite to i odvojite se od ostalih rečenica koje ga okružuju. Razmaknite dva reda iznad i ispod njega ili ga napišite masnim slovima.
- Primjer: "6. listopada 2020., 10.30 - 11.45 WIB"
- Ako se sastanak održava na mreži, navedite informacije o vremenskoj zoni kako ljudi u različitim vremenskim zonama ne bi zaostali zbog pogrešne komunikacije. Na primjer, mogli biste napisati: „6. oktobra 2020., 10.30 - 11.45 WIB (GMT+8)“
Korak 3. Napišite lokaciju nakon datuma i vremena
Provjerite je li lokacija također istaknuto napisana kao datum i vrijeme, posebno ako se sastanak održava na novoj lokaciji, koju je teško pronaći ili ako znate da neki od pozvanih nisu upoznati s lokacijom. Za virtualne sastanke (putem foruma uživo ili video chata), ponudite izravnu vezu za pozvane da lako pristupe forumu ili video poveznici.
Kada dajete upute, budite što detaljniji. Primjer: „Molimo vas da dođete u sobu za sastanke 592 u zgradi Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto br. 10). Soba 592 se nalazi na 2. katu zgrade. Zato morate izaći liftom iz prizemlja, zaustaviti se na 12. katu i koristiti lift na južnoj strani zgrade (s vaše lijeve strane) da se popnete na 59. kat.”
Korak 4. Podijelite svrhu sastanka
Obavijestite pozvanog o svrsi sastanka. Izlaganje kratkog dnevnog reda pomoći će pozvanima da shvate koje zadatke trebaju prethodno obaviti. Možete imenovati temu (kao što je „Ažuriranje kibernetičke sigurnosti“) ili možete zakazati:
- 10.30 - 10.45 Dostavite najnovije informacije o statusu projekta
- 10.45 - 11.10 Uporedite i odaberite pristojne ponude
- 11.10 - 11.30 Oluja i lansiranje ciljeva
Korak 5. Dvaput provjerite ima li gramatičkih ili informacijskih grešaka u e-pošti
Najvažnija stvar koju treba dvaput provjeriti je datum, vrijeme i mjesto sastanka. Uverite se da su ove tri stvari tačne! Također možete ponovo pročitati uvod, dnevni red ili bilo koje druge bilješke koje ste možda dodali kako biste bili sigurni da ste unijeli sve potrebne informacije.
Pročitajte naglas kako biste bili sigurni da je vaše pisanje jasno i koncizno prije slanja e -pošte
Metoda 3 od 3: Korištenje programa Outlook ili integrirane aplikacije Kalendar
Korak 1. Kliknite na „Novi sastanak“na početnom meniju u programu Outlook
Ako vaše preduzeće koristi komunikacijsku bazu podataka s integriranim kalendarom, kao što je Outlook, koristite je za planiranje sastanaka. Ovaj medij je općenito komunikacijski kanal koji odabiru ljudi s kojima radite.
Ako vaša kompanija ne koristi Outlook ili sličnu uslugu, koristite e -poštu koju vam je poslala agencija za slanje pozivnica
Korak 2. Odaberite vrijeme i datum u prozoru „Pomoćnik za planiranje“
Nakon stvaranja novog sastanka, pojavit će se prozor kalendara. Kliknite na „Pomoćnik za zakazivanje“i označite dostupno vrijeme i datum sastanka.
Pobrinite se da odaberete pravo vrijeme za pozivanje prisutnih. U zavisnosti od aplikacije kompanije, možda ćete morati da promenite postavke ekrana tako da se svačiji (i vaš) raspored pojavi na ekranu
Korak 3. Dodajte pozvane tako što ćete upisati njihova imena ili koristiti adresar
Pritisnite okvir za tekst da biste ručno unijeli ime ili se pomaknite kroz imenik i odaberite ime pozvanog s popisa. Koristite funkciju „Pomoćnik za planiranje“da provjerite dostupnost vremena poziva.
Ako pozvani nemaju slobodnog vremena, njihova imena će biti istaknuta. Pomoćnik raspoređivača će čak dati preporučena vremena koja odgovaraju vašem rasporedu i drugim pozvanim osobama
Korak 4. Postavite vrijeme početka i završetka sastanka
Provjerite odgovara li datum datumu koji ste ranije postavili. Pritisnite dugme kalendara ako ga želite promijeniti. Pomoću strelice prema dolje desno od liste vremena odaberite odgovarajuće vrijeme sastanka.
Zapisivanje vremena završetka sastanka vaš je način da poštujete vrijeme druge osobe kako bi mogla predvidjeti šta će se dogoditi i planirati putovanja ili posao za taj dan
Korak 5. Kliknite na „Sastanak“pod „Sastanak“na vrhu ekrana
Vratit ćete se na ekran rasporeda i vidjeti ćete da je vaš sastanak zakazan. Nakon toga možete dodati temu, lokaciju i bilješke.
Ako ne vidite unos sastanka na ekranu rasporeda, vratite se na prethodne korake i ponavljajte dok se ne pojavi raspored sastanka
Korak 6. Zapišite temu, lokaciju i posebne bilješke
Obavijestite temu sastanka u nekoliko kratkih riječi (primjer: „Test novog proizvoda“). Recite određenu lokaciju. Zapišite upute za lokaciju ako se mjesto obično ne koristi za sastanke ili je do njega teško doći. Dajte dodatne napomene (kao što su pripreme koje moraju obaviti) koje su relevantne za sastanak.
- Navedite adresu lokacije iako je vjerovatno da je pozvani već zna.
- Kliknite „pošalji“kada završite.
Savjet:
Ne koristite preširoku temu, poput „brainstorminga“jer ove riječi ne daju jasne informacije o svrsi sastanka. Možete ga zamijeniti sa „razmišljajte o dobavljaču novog proizvoda“.
Savjeti
- Prilikom ponovnog čitanja e -pošte ili pozivnice, provjerite je li kratka i bez gužvi.
- Koristite prijateljski i profesionalni ton.
- Dvaput provjerite listu primatelja kako biste bili sigurni da su sve mete pozvane.
- Upišite adresu e -pošte u polje „bcc“ako želite sakriti cijelu adresu e -pošte od primatelja.
Upozorenje
- Nemojte pisati pozivnice ili e -poštu bez datuma, vremena i lokacije. Pozvani će biti zbunjeni i primit ćete na desetine odgovora koji vas pitaju o ovim stvarima.
- Nemojte pisati velikim slovima jer će se to protumačiti kao vikanje i to je vrlo neprofesionalno.
