Sva poduzeća, velika ili mala, moraju pratiti sve svoje transakcije. Na prodaju je mnogo jednostavnih finansijskih softverskih sistema, ali ipak morate imati jasno razumijevanje o načinu funkcioniranja računovodstvenih transakcija. Sve poslovne transakcije, poput primanja prihoda ili plaćanja računa, unijet ćete u računovodstveni dnevnik sličan glavnoj knjizi. Ovdje morate prikupiti različite kategorije koje se nazivaju računi i evidentirat ćete na teret ili kredit (prema povećanju ili smanjenju). Primjeri će biti navedeni kasnije. Proizvođači softvera za računovodstvo također slijede ovu formulu u kreiranju svojih programa, ali je proces olakšan slučajnim korisnicima.
Korak
1. dio 3: Unos transakcija
Korak 1. Prikupite sve dokumente koji se odnose na poslovne transakcije
Ti dokumenti obično uključuju priznanice dobavljača, račune za komunalne usluge (kao što su voda i struja), kreditne zapise izdane kupcima, poreske izjave, izdane čekove i podatke o platnim spiskovima. Prije evidentiranja računovodstvenog dnevnika provjerite jesu li sve primljene fakture i uplate točne i provjerene. Prije unosa transakcija u sistem provjerite je li sve potvrdio nadzornik ili vlasnik preduzeća.
Korak 2. Postavite različite račune ili kategorije za svaku vrstu transakcije
Računi koji se evidentiraju, na primjer gotovina, zalihe, rashodi itd. Zamislite ove račune kao zasebne stranice u bilježnici ili red stavki navedenih u ličnom budžetu. Postavite sljedeće vrste računa:
- Račun prodaje ili prihoda bilježi svu prodaju kupcima.
- Na računu rashoda evidentira se sav novac koji preduzeće troši, na primjer za vođenje poslovnog objekta, izradu proizvoda i prodaju proizvoda.
- Osim toga, od preduzeća se također traži da evidentiraju svoju imovinu, kao što su gotovina, potraživanja (neplaćena prodaja), te nekretnine, postrojenja i opremu kao što su zgrade i oprema.
- Na računu obaveza evidentira se sav novac koji preduzeće pozajmljuje od vanjskih strana, kao što su bankovni krediti, obaveze prema dobavljačima (npr. Dobavljačima) i plate koje se isplaćuju (plate koje već pripadaju zaposlenima, ali nisu isplaćene).
- Ove velike kategorije se obično dijele na manje, posebne račune.
Korak 3. Utvrdite da li je račun zadužen ili kreditiran
Važno je zapamtiti da svaka transakcija uključuje debitne i kreditne račune, a ukupan broj zaduženja i kredita mora biti isti. Na primjer, kada primite uplatu od klijenta, evidentirali biste gotovinu kao zaduženje, a potraživanja kao kredit. Kada platite za oglašavanje, evidentirat ćete troškove oglašavanja na debit i gotovinu na kredit.
- Evidentirajte svako povećanje troškova, imovine (kao što su gotovina i oprema), te račune dividendi kao zaduženja, a smanjenje zabilježite kao kredite. Na ostalim računima, kao što su obaveze i prihodi, povećanja se evidentiraju kao krediti, a smanjenja kao zaduženja. Ovaj računovodstveni sistem ima svoju logiku i započinje pamćenje koristeći vašu logiku za utvrđivanje uzroka "povećanja" i "smanjenja" računa.
- Imajte na umu da brojevi koji se objavljuju na teretima i kreditima možda nisu isti, ali ukupni iznosi moraju biti isti. Na primjer, ako kupac plati proizvod dijelom gotovinom, a dijelom kreditom, dva računa se knjiže na teret, i to gotovina i potraživanja. Dok je račun koji se vodi na kredit samo jedan, i to prodajni.
- Svi računarski softverski sistemi olakšat će evidentiranje računovodstvenih dnevnika unosom svih računa na njihova tačna mjesta u Dnevniku.
- Možda ćete morati stvoriti novi naziv računa u dnevniku ako imate izvanrednu transakciju, poput prodaje dionica ili kupovine zemljišta.
Korak 4. Provjerite sve računovodstvene transakcije unesene u dnevnik najmanje dva puta
Svaka transakcija pojavit će se u svojoj kategoriji: na primjer, zaduženje na jednoj strani dnevnika, a iznos mora biti jednak iznosu koji se pojavljuje na kreditnoj strani dnevnika.
Na primjer, evidentirat ćete transakciju plaćanja računa za električnu energiju unošenjem računa na dugovnoj strani od 500.000 Rp i gotovine od 500.000 RP na kredit. u odjeljak sa bilješkama obavezno uključite broj računa i kratak opis
Korak 5. Povremeno premještajte račune u dnevniku u glavnu knjigu
Glavna knjiga je zbirka svih vaših računa. Na primjer, u vašoj glavnoj knjizi postoje stranice za svaku kategoriju gotovine, potraživanja, obaveza, troškova itd. Tada ćete moći vidjeti ukupan iznos za svaki račun u određenom vremenskom periodu.
- Glavna knjiga bilježi informacije po računu, za razliku od dnevnika koji bilježi transakcije. Drugim riječima, jedna transakcija koja se premjesti u glavnu knjigu bit će na najmanje dva mjesta (računa) u glavnoj knjizi.
- Na primjer, gotovinski primici od kupaca od prodaje evidentirali bi se u dnevniku kao jedna transakcija i priznali gotovinski novac na teret i prihod na kredit. kada se prenose u glavnu knjigu, ti se unosi evidentiraju na zasebnim lokacijama: gotovini i računima prihoda. Na taj način možete vidjeti kako transakcije utječu na svaki račun pojedinačno.
- Zapisi u glavnoj knjizi moraju biti datirani tako da se može identifikovati izvor transakcije. Neki računovođe također uključuju referentni broj, na primjer u obliku serijskog broja, tako da se transakcije mogu lako pratiti natrag u dnevnik.
Dio 2 od 3: Uravnoteženje računovodstvenih transakcija
Korak 1. Uravnotežite glavnu knjigu prije zatvaranja svaki put kada unesete računovodstvenu transakciju
Pripremite probna stanja i druge izvještaje kako biste bili sigurni da su brojevi i računi zabilježeni za svaku transakciju točni. Bez obzira na to koliko transakcija je zabilježeno, ukupna zaduženja moraju biti jednaka ukupnim kreditima.
Ako bilješke vodite ručno ili pomoću računarskog programa, zbrajaju se svi brojevi u zaduženjima i kreditima, bez obzira na kategoriju. Ukupan iznos zaduženja i kredita mora biti isti
Korak 2. Provjerite ima li grešaka u probnom bilansu
Ako zaduženja nisu jednaka bodovima, morat ćete pronaći greške u svojim zapisima. Zapravo, greške se i dalje mogu pojaviti čak i ako su iznosi zaduženja i kredita isti, na primjer zbog dvostrukog evidentiranja ili transakcija unetih na pogrešan račun.
- Na primjer, kada primite uplatu od klijenta, možda ste evidentirali gotovinu, ali ste zaboravili evidentirati potraživanja tako da dnevnik izgleda kao da su potraživanja još uvijek neplaćena. Stoga će se iznos na zaduženju razlikovati od iznosa kredita.
- U nekim slučajevima, možda ćete morati pratiti zapise do početnog unosa u dnevnik kako biste pronašli greške. Zbog toga datum transakcije i/ili referentni broj treba biti zabilježen u dnevniku kako bi praćenje bilo jednostavno.
Korak 3. Pokrenite izvještaje za bilans uspjeha, bilans stanja i izvještaj o promjenama kapitala
Ovi finansijski izvještaji mogu se sastaviti ručno ili pomoću računovodstvenog softverskog sistema. Iz ovih izvještaja dobivate potpunu sliku o svom poslu.
- Na primjer, u računu dobiti i gubitka oduzet će se prihod ostvaren od rashoda nastalih u određenom vremenskom periodu, a iz ovog izvještaja znate da je kompanija ostvarila dobit ili gubitak.
- Bilans stanja prikazuje svu imovinu i obaveze preduzeća. Imovina preduzeća uključuje gotovinu, opremu, zemljište i potraživanja. Obaveze uključuju obaveze prema dobavljačima i dospjele zapise.
- Ako ste dioničarima u prethodnim periodima isplaćivali dividende (nagrade), trebat će vam i izvještaj o promjenama kapitala. Ovaj izvještaj prikazuje iznos ostvarene dobiti (ne neto prihoda) minus isplaćene dividende. Neraspoređena dobit predstavlja zaradu koja se reinvestira u preduzeće.
Dio 3 od 3: Vođenje detaljne evidencije računovodstvenih transakcija
Korak 1. Uključite kratak opis svake transakcije unesene u dnevnik
Na primjer, „plaćanje gotovinskim televizijskim oglašavanjem, februar 2016.“Tako će iznos, uzrok i postupak evidentiranja svake transakcije biti jasniji.
Korak 2. Vodite sigurnosnu kopiju svog dnevnika transakcija
Potrebno je napraviti sigurnosnu kopiju u slučaju grešaka ili budućih pitanja. Dokumentacija svih zapisa može se podnijeti unosom određenog broja zapisa i datuma časopisa u jedan paket. Svatko bi trebao biti u mogućnosti pretraživati zapise dnevnika u glavnoj knjizi, a zatim lako pristupiti sigurnosnoj kopiji dokumentacije
Korak 3. Čuvajte svu dokumentaciju na papiru najmanje godinu dana
Ovo uključuje unose u dnevnik i knjige, zajedno sa svim fakturama i drugim transakcionim dokumentima. Svi ovi dokumenti potrebni su iz revizijskih i poreznih razloga.
Korak 4. Čuvajte elektronsku dokumentaciju najmanje sedam godina
Skenirajte svoje papirnate dokumente, naprijed -natrag i spremite ih u dvije elektroničke kutije: jednu za pohranu u uredu i drugu na drugom mjestu za upotrebu u hitnim slučajevima. Uvijek postoji mogućnost da će porezi na dobit biti revidirani u posljednjih nekoliko godina, pa se ti dokumenti moraju čuvati.
Savjeti
- Uravnotežite svoj dnevnik svaki dan. Pratite sve greške i odmah ih ispravite. To je toliko važno da postaje jedna od prvih lekcija za studente računovodstva.
- Omogućite uposlenike za obuku kako bi razumijevanje računovodstvenog sistema i načina unosa transakcija bilo poznato više od jednog zaposlenika.
