Saopćenje za javnost je pisana izjava za medije. Može sadržavati niz vijesti, uključujući raspored aktivnosti, promocije, nagrade, nove proizvode i usluge, prodajne rezultate itd. Saopštenja za javnost se takođe mogu koristiti za stvaranje posebnih priča. Novinari će obično više razmotriti vijest ako prvo dobiju saopćenje za javnost. Ovo je vrlo osnovni alat za odnose s javnošću, onaj koji svatko tko ga želi koristiti može koristiti u pravom formatu. Pokazat ćemo vam kako.
Korak
Metoda 1 od 2: Stvaranje saopštenja za javnost koje je zanimljivo pogledati
Korak 1. Napišite originalni naslov
Naslov bi trebao biti kratak, jasan i tačan; drugim riječima, vrlo sažeta verzija glavne tačke u saopćenju za javnost. Mnogi stručnjaci za odnose s javnošću predlažu da se naslov napiše posljednji, nakon što se napišu svi ostali sadržaji. Ako slijedite ova uputstva, nastavite sa pisanjem saopštenja za javnost i nakon njega napišite naslov. Naslov privlači pažnju i vrlo je važan dio priopćenja za javnost.
-
wikiHow je poznat kao najpopularniji izvor informacija.
Videli ste, zar ne? Sada želite znati više o vijestima! Naslov mora privući pažnju novinara, baš kao što naslov u novinama privlači čitatelje. Naslov može opisati nedavna postignuća organizacije, događaj vrijedan izvještavanja ili novi proizvod ili uslugu.
-
Naslov mora biti napisan masnim slovima!
Naslov je obično napisan masnim slovima i koristi veličinu fonta veću od teksta rukopisa.
- Prvo slovo je veliko. I sve imenice koje se moraju pisati velikim slovima. Većina riječi u naslovu su mala slova, iako upotreba "malih slova" može učiniti vizualno privlačnijim. Nemojte pisati velika slova velikim riječima.
- Koristite važne ključne riječi. Najjednostavniji način stvaranja naslova priopćenja za javnost je uzimanje najvažnijih ključnih riječi u vašem priopćenju. Od ovih ključnih riječi pokušajte oblikovati logičnu izjavu koja privlači pažnju. Ako nakon naslova dodate sažetu rečenicu, možete koristiti istu metodu. Korištenje ključnih riječi unaprijed olakšat će vašu stranicu u pretraživačima, a novinarima i čitateljima bit će lakše da pokupe ideje iz sadržaja vašeg priopćenja. Pogledajte cijelo objašnjenje u ovom prvom koraku i imajte na umu da svi oni mogu biti naslovi priopćenja za javnost.
Korak 2. Napišite tijelo skripte
Saopštenja za javnost trebaju biti napisana onako kako želite da budu u vijestima. I zapamtite ovo: većina novinara je jako zaposlena i nema vremena za istraživanje najava iz vaše kompanije, pa će novinari koristiti ono što napišete za svoja saopštenja za štampu o vašim velikim događajima. Šta god želite da kažu, stavite ovdje.
- Počnite s datumom i gradom u kojem je napisano saopćenje za javnost. Ovaj grad se može izbrisati ako su rezultati zbunjujući - na primjer ako je izdanje napisano na Bandungu, ali opisuje aktivnosti u podružnici Jogjakarta.
- Prva rečenica bi trebala privući čitateljevu pažnju i jasno iznijeti svoje mišljenje. Na primjer, ako je naslov "Carpren Publishing objavljuje novi roman o Drugom svjetskom ratu", prva rečenica bi mogla biti nešto poput: "Carpen Publishing, Ltd., danas je objavilo svoj roman iz Drugog svjetskog rata poznate autorice Arcy Kay." Ovo dovoljno proširuje naslov da pruži malo detalja, a čitatelja još više zanima za vašu priču. Sljedeći paragraf ili dva bi se trebao proširiti na prvu rečenicu.
- Telo scenarija saopštenja za javnost treba da bude čvrsto. Izbjegavajte duge rečenice i odlomke. Izbjegavajte ponavljanje i pretjeranu upotrebu žargona ili fensi jezika. Neka vam pisanje bude jednostavno i ne gubite riječi.
- Prvi stav (dvije do tri rečenice) trebao bi zaključiti cijelo saopćenje za javnost, a dodatni sadržaj bi to trebao dodatno objasniti. U ubrzanom svijetu nijedan novinar ili drugi čitalac neće pročitati cijelo saopćenje za javnost ako je početak članka nezanimljiv.
- Radite sa činjenicama - aktivnostima, proizvodima, uslugama, ljudima, ciljevima, ciljevima, planovima ili projektima. Pokušajte maksimalno koristiti činjenice. Ovo je vijest. Jednostavan način za stvaranje efikasnog saopštenja za štampu je korišćenje sledeće liste pojašnjenja: Ko, šta, gde, kada, zašto i kako.
Korak 3. Jasno izgovorite "5W" i "1H"
Ko (ko), šta (šta), kada (kada), gdje (gdje), zašto (zašto) i kako (kako) može čitateljima reći sve potrebne informacije. Obratite pažnju na dolje navedene točke, upotrijebit ćemo gornji primjer za izradu našeg priopćenja za javnost:
- Ko su glavni akteri? Carpren Publishing.
- Šta je glavna priča? Knjigu izdaje Carpren Publishing.
- Kada se to dogodilo? Sutra.
- Gdje se ova aktivnost odvija? Svuda po velikim trgovinama.
- Zašto je to u vijestima? Zato što je knjigu napisala poznata autorka, Arcy Kay.
-
Kako se odvijala ova aktivnost? Glavna aktivnost je autogram za knjige u Chicagu, nakon čega slijedi obilazak knjiga po cijeloj metropoli.
- Uz definirane osnovne podatke, nadopunite ih podacima o ljudima, proizvodima, robama, datumima i drugim stvarima vezanim za vijesti.
- Ako vaša kompanija nije glavna tema vijesti, već je izvor saopštenja, objasnite to u tijelu teksta.
- Neka skripta bude kratka i tačna. Ako dostavljate štampani obrazac, tekst mora biti dvostruko razmaknut.
- Što je vaše priopćenje uvjerljivije, veća je vjerovatnoća da će ga novinari pratiti. Saznajte što je "zanimljivo" za određeno tržište i upotrijebite to znanje za privlačenje urednika i izvještača.
Korak 4. Napravite saopštenje za javnost koje je jasno, jasno i prikladno za vaše čitaoce
Šanse su da gdje god da pošaljete svoja saopštenja za javnost, već imaju na desetine sličnih saopštenja za štampu nagomilanih i spremnih za bacanje. Ako želite da se glasa o vašem saopćenju za javnost, mora biti dobro. Ne samo da mora biti dobar, već mora biti i „spreman za objavljivanje“.
- Kad urednik vidi vaše pisanje, pomislit će koliko će vremena trebati za štampanje vašeg priopćenja. Ako je vaše pisanje puno grešaka, ima vrlo malo sadržaja ili vam je potrebno mnogo izmjena, neće gubiti vrijeme na to. Zato svakako pišite s dobrom gramatikom, sa svim osnovama i potpunim sadržajem za pisanje.
-
Zašto bi ove ljude trebalo brinuti o tome šta govorite? Ako ga pošaljete pravim čitateljima, ovo pitanje ima vrlo jasan odgovor. Ako ne, zašto gubite vrijeme? Dajte pravim ljudima prave vijesti (vijesti, a ne oglase) i na pravom ste putu.
Oni će to više cijeniti ako ga pošaljete ujutro. To im daje vremena da dodaju vaše pisanje onome na čemu rade. Uzmite u obzir to
Korak 5. Povežite se sa drugim stvarima
Navedite veze do dodatnih informacija koje podržavaju vaše saopćenje za javnost. Ima li kompanija o kojoj pišete dodatne informacije na internetu koje bi čitateljima mogle biti korisne? Dobro. Dodajte to.
Ako ste u nedoumici oko toga što imate, istražite ono što se obično objavljuje. Možda je neko napisao aktivnost poput vas. PR Web i PR Newswire odlična su mjesta za početak
Metoda 2 od 2: Ovladavanje formatom
Korak 1. Naučite osnovnu strukturu
U redu, sada kada znate šta imate da napišete, kako to stavljate na papir? Za početak, neka vaše saopštenje za štampu bude što kraće, maksimalno jedna stranica. Niko ne želi gubiti vrijeme čitajući pet odlomaka osim ako ne pišete o Trećem svjetskom ratu. Evo što će vam trebati (neki od njih su već spomenuti):
-
ZA ODMAH OBJAVLJIVANJE mora biti napisano u gornjem lijevom kutu stranice.
Ako želite da se objava odloži, zapišite "EMBARGOED DO …" i datum koji želite da bude. Izdanja koja nisu popraćena datumom izdavanja smatrat će se da su izdana odmah
-
Naslov, obično podebljanim slovima, stavlja se ispod njega i centrira na stranici.
Ako želite, dodajte podnaslov u kurzivu (ukratko objašnjavajući naslov)
- Prvi odlomak: najvažnije informacije. Može se pisati kao vijest, koja počinje datumom ili izvorom vijesti.
- Drugi (a možda i treći) odlomak: dodatne informacije. Dobra je ideja uključiti činjenice i citate.
- Podaci o kompaniji: više informacija o vašem preduzeću. Ko si ti? Koja ste postignuća postigli? Šta je vaša misija?
- Kontakt podaci: više informacija o autoru (možda i vama!). Ako privučete nečiju pažnju, možda će ih zanimati više informacija!
- Multimedija: u ovo moderno doba trebali biste imati Twitter račun za promotivne aktivnosti.
Korak 2. Napišite podatke o kompaniji u tekstu svog saopštenja za javnost
Ovo je trenutak da uključite informacije o svojoj kompaniji. Kad novinar napiše vaše saopćenje za javnost za svoju priču, morat će tamo spomenuti vašu kompaniju. Novinari mogu dobiti informacije o kompaniji iz ovog odjeljka.
- Naslov ovog odjeljka trebao bi biti otprilike ovako: "O [COMPANY_XYZ]."
- Nakon naslova, napišite odlomak ili dva koji opisuju vašu kompaniju u pet ili šest redova za svaki. Tekst treba opisati vašu kompaniju, ključnu djelatnost i poslovnu politiku. Mnoga preduzeća već imaju brošure, prezentacije, poslovne planove itd. profesionalno napisano. Ovde se mogu uključiti.
- Na kraju ovog odjeljka napišite svoju web stranicu. Veza mora biti u punom URL -u, tako da kada se odštampa, veza ostane pretraživa. Na primjer: https://www.example.com umjesto "Kliknite ovdje da posjetite našu web stranicu!"
- Kompanije koje na svojim web stranicama imaju zasebne medijske stranice moraju uključiti URL te stranice. Medijske stranice obično imaju kontakt informacije i pribor za štampu.
Korak 3. Dodajte svoje kontakt podatke
Ako vaše priopćenje zaista zaslužuje izvještavanje, novinari će definitivno tražiti više informacija ili intervjuirati ključne ljude koji su s njim povezani. Ako vam ne smeta da mediji obavite razgovor s tim ključnim ljudima, možete navesti njihove podatke za kontakt na stranici sa priopćenjem. Na primjer, ako pišete o inovacijama, možete medijima dati kontakt podatke istraživačkog ili inženjerskog tima.
- U suprotnom morate navesti detalje iz odjeljka za medije/odnose s javnošću u odjeljku "Kontakt". Ako za to nemate namjenski tim, trebate imenovati nekoga da djeluje kao veza između medija i vaše kompanije.
-
Podaci za kontakt trebaju biti ograničeni i specifični za relevantno saopćenje za javnost. Podaci za kontakt moraju uključivati:
- Zvanični naziv kompanije
- Službeni naziv i kontakt odjela za medije
- Adresa ureda
- Brojevi telefona i faksa sa odgovarajućim pozivnim brojem grada/zemlje i telefonskim brojem
- Broj mobilnog telefona (nije obavezno)
- Vrijeme dostupnosti
- E-mail adresa
- Adresa web stranice
Korak 4. Ako je moguće, uključite vezu do kopije saopštenja za štampu na mreži
Preporučujemo da sve evidencije saopštenja za javnost držite na svojoj web stranici. Ovo može olakšati proces dodavanja veza, a može se koristiti i u svrhe istorije kompanije.
Korak 5. Označite kraj saopštenja za štampu sa tri oznake (#)
Postavite ga u središte stranice odmah ispod retka na kraju izdanja. Ovo je standard novinarstva. Ovo može zvučati kao pretjerivanje, ali zapravo nije. Ovo je pravilan način pisanja.
Savjeti
- Istražite saopštenja za javnost na internetu za pravi ton, jezik, strukturu i format saopštenja za javnost.
- Neka svako izdanje bude usmjereno na određeni medij i pošaljite ga novinarima koji pokrivaju ovu vrstu vijesti. Ove informacije se obično mogu pronaći na web stranici medija. Slanje identičnih priopćenja različitim medijima i izvještačima u tim medijima znak je da ste lijeni i ne ciljate na određeno tržište.
- Vrijeme za saopštenja za javnost je vrlo važno. Vijesti moraju biti relevantne i nove, ne prestare i ne odstupati previše od vijesti koje su trenutno popularne.
- Saopćenje pošaljite e-poštom i mudro koristite dodatne formate. Veliki font i podebljane boje neće učiniti vašu priču zanimljivijom, ali će odvratiti čitatelje. Saopštenje za štampu postavite u telo e-pošte, a ne u prilog. Ako morate koristiti privitke, koristite format običnog teksta ili format obogaćenog teksta. Word dokumenti općenito su prihvaćeni na većini medija, ali ako koristite najnoviju verziju (.docx), spremite je sa starijom verzijom (.doc). Novine obično imaju ograničen budžet, a mnogi nisu ažurirali svoju verziju Worda. Koristite PDF datoteku samo ako šaljete datoteku s puno slika. Nemojte pisati saopćenje za javnost na drugom papiru, a zatim skenirajte i pošaljite slikovnu datoteku e-poštom-to će samo izgubiti vrijeme i vas i urednika. Upišite svoje saopćenje za javnost direktno u e-poštu.
- Izbjegavajte upotrebu žargona ili posebnih tehničkih izraza. Ako ga morate upotrijebiti da bi vaše pisanje bilo točno, objasnite pojam.
- Uključite dodatne informacije u svoje saopštenje za javnost. Ovo su informacije o tome šta želite od ljudi s podacima koje objavite. Na primjer, ako želite da vaši čitatelji kupe proizvod, navedite gdje ga možete nabaviti. Ako želite da čitatelji posjete vašu web stranicu kako bi se prijavili na natječaj ili saznali više o vašoj organizaciji, uključite web adresu ili broj telefona.
- Ne gubite vrijeme na pisanje naslova prije dovršetka izdanja. Urednik će napisati originalni naslov u novinama ili časopisu, ali dobra je ideja da za svoje izdanje napišete privlačan naslov. Ovaj naslov može vam biti jedina šansa. Neka bude precizan i kratak. Najbolje je da to ne napišete dok ne dovršite saopćenje za javnost. Ne znate sa sigurnošću šta ćete vi - ili osoba sa kojom razgovarate - reći. Kada završite sa sastavljanjem izdanja, možete odlučiti hoćete li izmijeniti početni odlomak ili ne. Nakon toga, razmislite o naslovu.
- Koristite naslov kao temu e-pošte. Ako napišete vrlo privlačan naslov, to će pomoći da se vaša poruka istakne u poštanskom sandučiću urednika.
- Uključite naziv kompanije u naslov, podnaslov i tijelo rukopisa iz prvog odlomka kako bi vaše izdanje bilo lakše pronaći u pretraživačima i lakše čitati profesionalcima i drugim čitateljima. Ako šaljete štampanu verziju, možete je staviti na memorandum.
- Dodatni pozivi mogu pomoći u razvijanju saopštenja za javnost u cijelu priču.
Upozorenje
- Članke treba pisati što pozitivnijim tonom. Izbjegavajte rečenice poput "nakon ostavke prethodnog predsjednika" ili "nakon perioda neaktivnosti". Novinari mogu odlučiti saznati o tome i ne pokrivati ono što je objavljeno u saopćenju za javnost i - čak i ako okolnosti nisu zaista negativne, na primjer, prethodni predsjednik podnio je ostavku zbog teške bolesti - rezultati možda neće biti onakvi kakvi ste očekivali.
- Uvijek uključite citat - obično od važne osobe uključene u glavnu ideju izdanja. Tekst ne mora biti direktan citat, ali bi trebao imati smisla. Uvijek se pobrinite da osoba koju citirate bude zadovoljna citatom. Citati omogućavaju zauzetim novinarima da pripreme cjelovite članke bez potrebe za daljim intervjuima.
- Nemojte uključivati kontakt podatke drugih ljudi bez njihovog pristanka. Osim toga, oni bi uvijek trebali biti dostupni u razumno vrijeme nekoliko dana nakon isporuke.
- Kada šaljete saopćenje za javnost putem e-pošte, nemojte ga slati s naslovom "priopćenje za javnost". Ovo će samo učiniti vaše saopštenje za štampu među ostalim saopštenjima za javnost. Privucite pažnju urednika uključivanjem privlačnog naslova kao teme svoje e-pošte, na primjer "Brand Co. dobiva korporativni ugovor u iznosu od 300 milijardi kuna".
- Uvijek imajte na umu da mnogi urednički timovi imaju previše posla ili premalo osoblja. Ako im možete olakšati posao, veća je vjerovatnoća da će biti objavljeno vaše saopćenje za javnost. Ako pišete saopštenje za javnost koje je slično onome što će urednik objaviti, vašem saopštenju za štampu verovatno neće biti potrebno toliko uređivanja. Međutim, ako je vaše saopćenje puno grešaka i ne slijedi standardni stil pisanja, urednici će ga definitivno odmah izbrisati. Svi su govorili da su na vlasti. Ne gubite vreme urednika. Mesto za opis kompanije nalazi se u odeljku sa podacima o kompaniji u vašem saopštenju za javnost, ali ga učinite tačnim i činjeničnim.
