Planovi za slučaj opasnosti, poznatiji kao planovi za hitne slučajeve, vrlo su korisni u predviđanju pojave stvari koje rezultiraju prestankom operativnih aktivnosti. U upravljanju organizacijom mogu se zaista pojaviti različiti rizici, počevši od tehničkih smetnji (npr. Gubitak podataka) do prirodnih događaja (npr. Poplave). Stoga svaka organizacija mora razviti učinkovit plan za nepredviđene situacije kako bi bila spremna nositi se s različitim štetnim događajima.
Korak
1. dio od 3: Predviđanje različitih rizika
Korak 1. Pripremite se prije izrade plana za nepredviđene situacije
Glavna svrha pripreme plana za nepredviđene situacije je održavanje kontinuiteta operativnih aktivnosti organizacije u slučaju katastrofe.
- Prvo, definirajte formalnu politiku u kojoj se navodi da organizacija mora razviti plan za nepredviđene situacije.
- Napravite jednostavan i praktičan plan. Koristite riječi koje su lako razumljive i dajte smjernice koje čitatelj može lako primijeniti jer ovaj plan mora provoditi svo osoblje u organizaciji.
- Odredite posebne razloge zbog kojih morate napraviti plan za nepredviđene situacije. Zamislite pokazatelje koji služe kao mjerila za utvrđivanje uspješne provedbe plana za nepredviđene situacije kako bi organizacija mogla nastaviti s uobičajenim aktivnostima. Odredite operativne aktivnosti koje igraju važnu ulogu u kontinuitetu vašeg poslovanja.
Korak 2. Napravite plan za nepredviđene situacije odgovarajući na tri važna pitanja
Izrada plana koji može odgovoriti na sva tri ova pitanja način je da osigurate da ne propustite nijedan aspekt koji treba razmotriti.
- Koji bi se događaji mogli dogoditi?
- Koje ćemo radnje poduzeti da to riješimo?
- Šta trebamo učiniti da se pripremimo?
Korak 3. Saznajte s kakvim rizicima će se vaša organizacija vjerojatno suočiti
Određivanje rizika koji se mogu pojaviti jedan je od važnih aspekata u pripremi plana za nepredviđene situacije. Međutim, proces će biti različit ovisno o situaciji i stanju svake organizacije. Prilikom utvrđivanja rizika trebali biste uzeti u obzir i okolnosti vaše organizacije. Planovi za nepredviđene situacije potrebni su za predviđanje poslovnih rizika u obliku:
- Prirodne katastrofe, na primjer: poplave, uragani i suše. Ostali rizici: finansijske krize, nesreće na poslu, problemi sa osobljem (npr. Smrt vođe organizacije ili štrajk zaposlenika), gubitak podataka, haos u upravljanju i problemi s proizvodom (npr. Neispravni proizvodi).
- Fokus na pripremi planova o aspektima upravljanja, komunikacije, finansija, koordinacije, logistike i rješavanja tehničkih problema.
- S tehničkim problemima obično se suočava tim koji se bavi komunikacijskom infrastrukturom. Morate uzeti u obzir rizik od gubitka podataka ili korisnika.
Korak 4. Razmotrite rizike prema prioritetu
Odredite ocjenu rizika na osnovu veličine šanse da dođe do rizika. Općenito, planovi za nepredviđene situacije ne mogu predvidjeti sve rizike jer šanse za nastanak nisu iste. Pokušajte otkriti rizike koji imaju najveće šanse da se dese i koji će uvelike utjecati na operativne aktivnosti.
- Fokusirajte se na događaje sa najsmrtonosnijim posljedicama. Zapišite sve događaje koji utiču na operacije i dodijelite ocjenu od 1 do 10. Razmislite o uticaju svakog od ovih događaja, na primjer: požari motora imaju nižu ocjenu od tvorničkih požara.
- Nakon toga, odredite ocjenu na osnovu učestalosti pojavljivanja rizika. Na primjer: dajte ocjenu 1 za rizik koji se javlja jednom mjesečno i ocjenu 10 za rizik koji se javlja jednom u 100 godina. Pomnožite dva broja kako biste dobili ukupan rezultat koji pokazuje veličinu rizika i njegov utjecaj na organizaciju.
- Izradite plan za nepredviđene situacije počevši od događaja s najvećom ocjenom. Pripremite rješenja za predviđanje ovih događaja. Osim toga, možete poboljšati radne procese za događaje s malim brojem bodova. Temeljni aspekti koji osiguravaju kontinuitet aktivnosti organizacije moraju biti glavni prioritet, na primjer: upravljanje novčanim tokovima, razvoj tržišnog udjela i poboljšanje učinka zaposlenih.
Dio 2 od 3: Definiranje više scenarija
Korak 1. Odredite scenario za događaj sa najvećim rizikom
Da biste razvili učinkovit plan za nepredviđene situacije, definirajte realne scenarije za svaki rizik. Stvorite poseban okvir za predviđanje kakvog bi uticaja bilo da se ipak dogodi najveći rizik.
- Uticaj možete utvrditi nakon što pažljivo sastavite scenarij. Detaljno razmislite o najvećem utjecaju svakog scenarija.
- Prema scenariju, pripremite nekoliko verzija plana s stupnjevanim intenzitetom utjecaja, na primjer: blagi utjecaj, umjereni utjecaj i ozbiljan utjecaj.
Korak 2. Napravite raspored za implementaciju plana prema scenariju
Odredite koje je osoblje odgovorno za koje radnje i kada. Takođe pripremite ažuriranu listu ili listu kontakata i odredite ko treba da šalje obaveštenja.
- Pripremite raspored tako da svo odgovorno osoblje zna šta treba da radi prvog dana ili tokom prve sedmice. Za svaki scenarij izradite poseban raspored.
- Napravite raspored prema scenariju kako biste predvidjeli pojavu prepreka u različitim aspektima organizacije, na primjer u pogledu radnih objekata (infrastrukturna ograničenja), organizacije (ne postoji sistem upozorenja za hitne slučajeve ili stručan tim za reagiranje) i institucija (na primjer: nedostatak izvora finansiranja ili vanjsko poslovanje partnera). Odredite osoblje koje bi trebalo biti odgovorno za određene aspekte.
Korak 3. Razmislite o najvažnijim faktorima za ponovno pokretanje vašeg poslovanja
Detaljno razgovarajte o tome tako što ćete pregledati kapacitete i ranjivosti unutar organizacije. Ima li organizacija odgovarajuće sposobnosti za rješavanje ili rješavanje svakog rizika?
- Na primjer: katastrofa koja se može dogoditi je poplava jer se riječna voda izlijeva i poplavljuje stanove na obalama rijeke. Loša infrastruktura može izazvati ranjivost, a dostupnost kvalificiranog osoblja je organizacijski kapacitet.
- Napravite poštenu procjenu resursa. Odredite šta treba promijeniti ili smanjiti zbog ograničenih resursa? Izvršite analizu kako biste utvrdili utjecaj na poslovne aktivnosti kako biste bili u mogućnosti odrediti radnje koje se moraju poduzeti kako bi organizacija nastavila djelovati i bila u mogućnosti postići svoje ciljeve.
Korak 4. Odredite kako smanjiti rizik
Nakon što napravite plan za nepredviđene situacije, nemojte sjediti i nadati se da se ništa loše neće dogoditi. Poduzmite različite korake za smanjenje rizika i poduzmite prevenciju.
- Saznajte postoje li kolege spremne pomoći. Postoje li lokalni resursi koji se mogu koristiti u slučaju katastrofe? Ima li susjeda spremnih pomoći?
- Učinkovit plan za nepredviđene situacije može otkriti različite aspekte koje je potrebno poboljšati tako da plan koji je u početku bio vrlo koristan, sada možda više neće biti potreban.
- Na primjer: shvaćate potrebu za osiguranjem ili provodite simulaciju upravljanja katastrofama. Instalirajte sistem za pravljenje rezervnih kopija podataka kako biste spriječili gubitak podataka. Napravite plan za svaki scenario.
Dio 3 od 3: Implementacija plana za nepredviđene situacije
Korak 1. Obavijestite sve zaposlenike o planu za nepredviđene situacije
Morate obavijestiti plan o nepredviđenim situacijama svim nivoima menadžmenta organizacije što je prije moguće prije nego što dođe do hitnog slučaja.
- Objasnite uloge i odgovornosti svakog osoblja kako se ne bi zbunili kada se ovaj plan mora izvršiti kako bi se spriječila panika.
- Omogućite korisnu obuku kako bi svako osoblje moglo ispunjavati odgovornosti prema planu. Izvršite potrebne simulacije i izvršite prilagodbe nakon obavljenih promatranja.
Korak 2. Testirajte svoj plan
Izvršite testiranje u 4 faze kako biste bili efikasniji i efektniji. Ako postoje problemi ili sukobi među odjelima, prilagodite plan i ponovo ga testirajte.
- Održavajte sastanke sa višim osobljem. Dozvolite mu da odredi datum i vrijeme sastanka kako bi izvršio potpunu reviziju plana za nepredviđene situacije i cijenio ljude koji su obavili posao do kraja.
- Održavajte međuresorne sastanke radi pregleda planova odjela. U ovoj fazi morate dodijeliti resurse i identificirati sukobe koji se pojavljuju.
- Pronađite uzrok ključnih kvara sistema. Evaluacija plana može se izvršiti unutar odjela simuliranjem grešaka sistema i/ili dobavljača. Simulacije scenarija mogu se izvesti bez gašenja opreme ili odlaganja procesa koji se moraju nastaviti izvoditi.
- Uradite probni rad. Međutim, morate testirati plan za nepredviđene situacije privremenim zaustavljanjem operacija.
Korak 3. Držite plan za nepredviđene situacije na sigurnom i lako dostupnom mjestu
U slučaju katastrofe, ne dopustite da se plan zapali ili da ga poplava odnese. Da biste po potrebi olakšali pristup, nemojte tajiti pohranu datoteka plana.
- Držite datoteku plana i kopije na nekoliko mjesta tako da se mogu koristiti što je prije moguće kada je to potrebno.
- Čuvajte kopiju plana na različitim mjestima od originala. Recite nekim ovlaštenim osobama kako mu pristupiti.
Korak 4. Uspostavite redovan raspored provođenja pregleda
Promjene se stalno događaju tako da pretpostavke na kojima se temelji priprema plana više ne vrijede. Rizik može biti veći nego kada je plan izrađen.
- Uključite nekoliko ljudi prilikom izrade i prilagođavanja planova. Na primjer: zamolite nove zaposlenike da daju doprinos ili poboljšaju stvari iz drugačije perspektive.
- Uporedite sve pretpostavke korištene pri izradi plana sa trenutnim podacima ili provjerite od treće strane. Sigurnosni sistem na vašem računaru može pohraniti manje podataka nego što mislite.
Savjeti
- Nemojte zanemariti važnost plana za nepredviđene situacije kako ga ne biste stvorili!
- Razviti planove za nepredviđene situacije u različitim scenarijima.
- Počnite s planiranjem formiranjem odbora i imenovanjem predsjednika. Odaberite ljude koji imaju vještine, alate i znanje kako bi svako odjeljenje moglo razviti vlastite planove.
- Ponovo pročitajte planirane planove kako biste pronašli stvari koje ste propustili.
