Plan rada je skup ciljeva i procesa koji mogu pomoći timu i/ili osobi da postignu taj cilj. Čitajući plan rada možete bolje razumjeti razmjere projekta. Bilo da se koriste na radnom mjestu ili u akademskim krugovima, planovi rada pomažu vam da organizirate projekte. Kroz radni plan razlažete proces na male, lagane zadatke, a pritom znate šta želite postići. Naučite kako izraditi plan rada kako biste bili bolje pripremljeni za svoj sljedeći projekt.
Korak
Korak 1. Odlučite čemu služi vaš plan rada
Postoji mnogo razloga zašto razvijamo plan rada. Postavite taj cilj unaprijed kako biste se mogli dobro pripremiti za projekt. Upamtite, većina radnih planova vrijedi za određeno vrijeme, na primjer 6 mjeseci ili 1 godinu.
- U uredu radni plan pomaže vašem šefu da zna na kojim ćete projektima raditi sljedećih nekoliko mjeseci. Vašem šefu su te informacije potrebne obično nakon godišnje provjere učinka ili kada vaš tim radi na velikom projektu. Plan rada može biti i rezultat sesije strateškog planiranja koju kompanija napravi na početku nove kalendarske ili fiskalne godine.
- U akademskom svijetu planovi rada pogodni su za korištenje studentima za rad na velikim projektima ili predavačima za izradu nastavnog programa po semestru.
- Za lične projekte, plan rada daje vam ideju o tome šta namjeravate raditi, kako ćete to učiniti i kada to planirate dovršiti.
Korak 2. Napišite uvod i pozadinu
Za profesionalni plan rada trebate napisati uvod i pozadinu. Vaš šef ili menadžer će dobiti informacije koje su im potrebne za razumijevanje plana rada. S druge strane, akademski planovi rada obično ne trebaju uvod i pozadinu.
- Uvod bi trebao biti kratak i zanimljiv. Podsjetite šefa zašto ste napravili takav plan rada. Upoznajte ga s projektom na kojem ćete raditi u određenom vremenskom periodu.
- Pozadina treba da istakne zašto ste kreirali plan rada. To možete učiniti, na primjer, predstavljanjem detalja ili statistike najnovijeg izvješća, identificiranjem pitanja koja se trebaju riješiti ili drugim razlozima na osnovu unosa i povratnih informacija koje ste dobili tokom rada na prethodnim projektima.
Korak 3. Definirajte ciljeve
Ciljevi su dvije međusobno povezane stvari. U planu rada oboje dovodi do postizanja rezultata. Razlika je u tome što su ciljevi opći, dok su ciljevi specifičniji.
- Ciljevi su ukupna slika vašeg projekta. Zapišite koje krajnje rezultate želite od plana rada. Uvjerite se da je pokrivenost široka. Na primjer, recite da želite dovršiti istraživački rad ili naučiti pisati.
- Ciljevi trebaju biti specifični i opipljivi. Drugim riječima, trebali biste biti u mogućnosti precrtati korake na listi ciljeva nakon što ih dovršite. Pronalaženje izvora intervjua za vaš istraživački rad dobar je primjer mete.
- Ako su postojeći ciljevi previše raznoliki, možete ih raščlaniti na dugoročne kratko, tačka srednji, i termin dugo. Na primjer, kratkoročni cilj kompanije da poveća broj publike za 30% u tri mjeseca razlikuje se od dugoročnog cilja jačanja vidljivosti brenda na društvenim mrežama za godinu dana.
- Ciljevi se obično pišu aktivnim rečenicama koristeći radnje glagola sa specifičnim značenjem. Na primjer, "plan", "pisanje", "poboljšanje" i "mjerenje". Izbjegavajte glagole neodređenog značenja, poput "učiti", "razumjeti" i "znati".
Korak 4. Izradite plan rada sa "SMART" ciljevima
SMART je kratica koja se obično koristi za traženje opipljivijih i ostvarivijih rezultata u planovima rada.
- Specifično znači detaljno. Šta ćemo za koga tačno raditi? Opišite populaciju kojoj ćete služiti i sve posebne radnje koje ćete koristiti da im pomognete.
- Merljivo znači mjerljivo. Je li cilj kvantitativan i mjerljiv? Možete li izračunati rezultat? Jeste li planirali posao tako da se "nivo zdravlja u Južnoj Africi poboljša u 2012."? Ili, strukturirate li to tako da "broj slučajeva HIV/AIDS infekcije među novorođenčadima u Južnoj Africi padne za 20% do 2020."?
- Ostvarivo znači ostvarivo. Možete li to dovršiti u predviđenom roku s resursima koji su vam na raspolaganju? S obzirom na sva ograničenja koja postoje, vaš cilj mora biti realan. Povećanje prodaje za 500% ima smisla ako je vaša kompanija mala. Povećanje prodaje za 500% gotovo je nemoguć cilj za kompaniju koja je dominirala tržištem.
- Relevantan je u vezi sa interesima. Hoće li cilj imati utjecaj na vaš željeni cilj ili strategiju? Iako važno za opće zdravlje, je li istina da mjerenje visine i težine srednjoškolaca može direktno dovesti do promjena u postupcima mentalnog zdravlja? Pobrinite se da vaši ciljevi i metode rada imaju jasnu i intuitivnu vezu.
- Vremenski ograničeno vremenski je ograničen. Kada je cilj postignut i/ili kada ste znali da ste ga postigli? Odredite datum završetka projekta. Također napomenite, ako postoji, kakav je krajnji rezultat mogao uzrokovati rani završetak vašeg projekta, sa postignutim svim rezultatima.
Zapamtite, za izračunavanje promjene potrebno je navesti osnovni broj. Ako ne znate koliko je novorođenčadi u Južnoj Africi zaraženo HIV -om/SIDOM, kako možete osigurati da se broj slučajeva smanji za 20%?
U određenim situacijama možda ćete se morati posavjetovati sa stručnjakom kako biste bili sigurni da su ciljevi u vašem planu rada ostvarivi
Korak 5. Navedite resurse koje imate
Na ovoj listi zapišite sve što vam je potrebno za postizanje vaših ciljeva. Resursi imaju različite oblike, ovisno o tome čemu služi vaš plan rada.
- Resursi u kancelariji uključuju finansijske budžete, zaposlene, konsultante, zgrade ili sobe i knjige. Možete priložiti detaljan budžet ako je plan rada formalniji.
- Resursi u akademskim krugovima uključuju pristup bibliotekama; istraživački materijal kao što su knjige, novine i časopisi; pristup računaru i internetu; kao i profesori ili drugi ljudi koji vam mogu pomoći kada imate pitanja.
Korak 6. Prepoznajte postojeća ograničenja
Granice su prepreke koje vas mogu omesti u naporima da postignete svoje ciljeve. Na primjer, kada radite istraživačke zadatke u školi ili na fakultetu, vaš se raspored isuviše zbijen pa ne možete dobro istraživati i pisati. Stoga je vaše ograničenje užurban raspored. Pokušajte ukloniti druge obaveze tijekom semestra kako biste mogli učinkovito dovršiti svoj plan rada.
Korak 7. Ko je odgovoran?
Odgovornost je bitan element dobrog plana. Ko je odgovoran za izvršavanje svakog zadatka? Čak i ako postoji tim koji radi na zadatku, jedna osoba mora biti odgovorna za to da se zadatak izvrši na vrijeme.
Korak 8. Napišite strategiju
Promatrajte svoj plan rada, a zatim odlučite kako ćete koristiti svoje resurse dok prevladavate ograničenja za postizanje svojih ciljeva.
- Napišite detaljan popis radnji. Odredite šta se mora događati svaki dan ili svake sedmice da biste postigli svoje ciljeve. Navedite i koje radnje drugi članovi tima trebaju poduzeti. Za organiziranje ovih podataka možete koristiti softver za upravljanje projektima ili lični kalendar.
- Napravite raspored. Iako možete napraviti okvirni raspored rada, s vremena na vrijeme mogu se pojaviti nepredviđeni događaji ili situacije. Stoga napravite mjesta u svom rasporedu kako biste izbjegli kašnjenja.
Savjeti
- Definirajte prekretnice ako je vaš projekt velik. Prekretnice su točke u projektu koje ističu postizanje određenih ciljeva. To možete smatrati i tačkom za razmišljanje kada promatrate koliko je proces napredovao i istovremeno pazite da ne odstupa od plana rada.
- Napravite plan rada koji vam odgovara. Može biti detaljan, može biti opsežan, ovisno o vašim željama ili potrebama. Možete pisati na komadu papira ili pomoću profesionalnog softvera, koristeći slike i boje. Koristite ono što je za vas najprirodnije i najefikasnije.
