Razne stvari ponekad vas tjeraju da otkažete sastanak, na primjer jer se suočite sa hitnim slučajem, zaglavljeni ste u gužvi u saobraćaju ili loše upravljate rasporedom. Možda ćete se osjećati zabrinuto kada razmišljate o tome kako obavijestiti o otkazivanju, ali ljudi koje nije moguće pronaći mogu razumjeti ako im to kažete što je prije moguće. Postavite novi raspored sastanaka kada ga kontaktirate ili kad vam se ukaže prilika. Da biste se osjećali ugodno, ponudite mu da se sastane na lokaciji blizu njegove kuće ili ureda.
Korak
1. dio od 2: Ljubazno otkazivanje termina
Korak 1. Kontaktirajte nestalu osobu što je prije moguće
Dosadite drugim ljudima ako odgodite otkazivanje sastanka do posljednjeg trenutka. Ako mu kažete unaprijed pokazujete da ga poštujete i cijenite vrijeme koje vam je pripremio.
Korak 2. Obavijestite vas lično telefonom ako otkažete sastanak koji je vrlo blizu
Morate nazvati da lično obavijestite ako otkažete termin istog dana. Odjednom otkazivanje sastanka tako da se druga osoba osjeća iznervirano može izgledati nepristojno ako joj to kažete putem e -pošte, SMS -a ili nekog drugog.
Korak 3. Iskreno se izvinite
Čak i ako im to kažete unaprijed, pobrinite se da znaju da vam je žao što ste morali otkazati termin. Možda je razočaran što ste otkazali termin, iako je već otkazao druge planove da vas vidi.
- Iznesite kratko, jasno izvinjenje, na primjer, "Žao mi je, ne mogu doći sutra."
- Nemojte koristiti dvosmislene riječi niti govoriti da "možda" nećete ispuniti obećanje. Recite vijesti iskreno i otvoreno.
Korak 4. Dajte kratko objašnjenje zašto ste otkazali termin
Na primjer, ako je razlog logičan, jer se vozilo pokvarilo ili ste bolesni, obavijestite ga o čemu se radi. Ako je razlog teško prihvatiti, na primjer zato što ste zaboravili zakazati termin ili ste slučajno imali dvostruki raspored, navedite opći razlog, na primjer, "Žao mi je, hitno mi je potrebno."
- Ne morate navesti detaljne razloge čak i ako govorite istinu. Opširno objašnjavanje čini se kao da želite nešto prikriti.
- Nemojte reći: "Imam važnije stvari za obaviti" ili neki drugi sličan izgovor.
- Ne lažite jer će veza biti u nevolji ako se otkrije da niste iskreni.
Korak 5. Uvjerite se da zna da cijenite njegovo vrijeme
Objasnite da cijenite njegovu spremnost da vam odvoji vrijeme i da vam je zaista žao što je morao otkazati termin jer razumijete da je zauzet i da je imao vremena da vas upozna.
Ovo je posebno važno ako zakazujete sastanke s ljudima za koje vam je potrebna pomoć, poput profesora ili klijenata
Dio 2 od 2: Postavljanje zamjenskog rasporeda
Korak 1. Zatražite njegovu spremnost da promijeni raspored sastanka kada objavite vijesti
Osim što smanjuje muku oko ponovnog kontaktiranja radi zakazivanja termina, ovaj korak pokazuje da ga zaista želite vidjeti. Kada zovete ili šaljete e -poštu, na kraju recite da biste htjeli zakazati novi termin ako mu to ne smeta.
Korak 2. Provjerite svoj raspored i zabilježite vrijeme na raspolaganju za sastanak
Možete predložiti raspored sastanaka, ali pokušajte svoj raspored uklopiti u njegov raspored. Ponudite nekoliko alternativnih opcija rasporeda, a zatim zatražite povratne informacije.
Na primjer, recite mu: "Moj raspored nije popunjen ponedjeljkom od jutra do večeri, četvrtkom od 1 do 5 i petkom poslije 2, ali ako ne možete, ja ću prilagoditi raspored."
Korak 3. Predložite da se sastanak održi na lokaciji blizu njegove kuće ili ureda
Kao kompenzaciju za otkazivanje sastanka, dobro je dogovoriti sastanak na lokaciji do koje on lako može doći, na primjer u uredu ili na određeno mjesto pored kojeg prolazi na putu kući.
Alternativno, predložite sastanak putem Skypea ili Google Hangoutsa ako je jako zauzet ili je izvan grada
Korak 4. Odredite raspored zamjene koji možete ispuniti
Nakon otkazivanja prvog sastanka, ne dopustite da se drugi termin ponovo otkaže. Osim što je dosadnije i neugodnije, ovo može naštetiti vašoj reputaciji. Prije nego što se dogovorite o zamjenskom rasporedu, pažljivo provjerite svoj raspored i provjerite možete li ispuniti svoje termine prema novom rasporedu.
Na primjer, nemate zakazane sastanke tokom decembra, ali obično imate puno aktivnosti pred novu godinu. Dakle, nemojte to vrijeme popunjavati rasporedom zamjene
Korak 5. Snimite dogovoreni novi raspored sastanaka
Ako postoji raspored zamjene, zapišite ga na dnevni red. Takođe, zapišite svoj raspored na komad papira i stavite ga na lako vidljivo mjesto kao podsjetnik.
Korak 6. Zahvalite im se na razumijevanju i strpljenju kada ih sretnete
Otvorite razgovor zahvalivši mu (ili njima) što su pristali otkazati termin. Ne morate se ponovo izvinjavati. Umjesto toga, pokažite da cijenite njegovo/njezino vrijeme cijeneći priliku da promijenite raspored.
Savjeti
- Koliko je god moguće, nemojte otkazivati zakazane sastanke jer to može naštetiti ugledu i odnosima s drugim ljudima.
- Prije nego što zaključite ugovor s nekim ko pruža plaćenu uslugu, poput savjetnika, saznajte otkazujete li termin kod njega ili nje.
