Suradnici neće doći ako budu pozvani na sastanak bez jasne svrhe. Ako ste zaduženi za postavljanje dnevnog reda sastanka, izbjegnite to navođenjem tema o kojima će se razgovarati na sastanku i dužine vremena koje je potrebno za obradu svake teme. Planiranjem i izvršavanjem najbolje što možete, možete postići bolje rezultate, a učesnici sastanka se ne osjećaju nepovoljno zbog izgubljenog vremena.
Korak
1. dio od 3: Priprema
Korak 1. Pitajte kolege za informacije
Učesnici sastanka će se osjećati više uključenima ako su uključeni u postavljanje dnevnog reda sastanka. Zamolite ih da predlože temu o kojoj želite razgovarati, a zatim je stavite na dnevni red.
- Pošaljite e -poruku ili se sastanite s kolegom koji će biti pozvan nekoliko dana prije sastanka.
- Učinite ovaj korak najmanje 6-7 dana unaprijed kako bi imali vremena za doprinos. Pobrinite se da dnevni red sastanka bude konačan 3-4 dana prije datuma sastanka.
Korak 2. Odredite glavni cilj ili nekoliko ciljeva koje treba postići
Pobrinite se da sastanak bude održan sa određenom svrhom, na primjer za donošenje odluka, razmjenu informacija, izradu planova rada ili izvještavanje o napretku izvršavanja zadataka. Ne morate održavati sastanak ako nemate svrhu.
Sastanci se mogu održavati u nekoliko svrha, na primjer radi izvještavanja o napretku rada kao osnove za donošenje dugoročnih odluka
Korak 3. Fokusirajte se na teme koje pogađaju mnoge ljude
Teme sa dovoljnom diskusijom o 2 osobe ne bi trebale biti uključene u dnevni red. Odvojite vrijeme da pronađete rješenja koja zahtijevaju uključivanje mnogih ljudi.
- Na primjer, održite zaseban sastanak (izvan sastanka) ako vi i vaš kolega želite razgovarati o novom zadatku.
- Ako održavate sastanak radi rasprave o problemu koji samo nekoliko ljudi može riješiti, sudionici sastanka koji nisu uključeni u raspravu o temi trebali bi moći nastaviti raditi. Zbog toga se osjećaju razočarano jer je njihovo radno vrijeme uzalud potrošeno. Stoga iskoristite ovu priliku što je bolje moguće jer održavanje sastanka na kojem sudjeluje mnogo ljudi nije lako.
Korak 4. Rasporedite dnevni red sastanka tako što ćete selektivno odrediti teme o kojima želite razgovarati
Odredite prioritete važnim temama o kojima treba razgovarati na sastanku jer ne možete sve teme staviti na dnevni red.
- Na primjer, možda ćete htjeti navesti "pregovore o roku projekta", "prezentacije izvještaja o napretku", "nove projektne planove" i "prijedloge". Zbog vremenskih ograničenja, niste uključili sesiju brainstorminga u dnevni red sastanka.
- Razmislite trebate li održati sastanak s nekoliko ljudi kako biste razgovarali o glavnom dnevnom redu u pripremi za plenarni sastanak.
Korak 5. Prvo navedite najvažnije teme
Prilikom planiranja sastanka, dobra je politika da najvažnije teme stavite na početak sastanka. Na ovaj način svi sudionici mogu razgovarati o važnim temama dok su im misli jasni i fizički sposobni kada sastanak počne.
- Na primjer, zakažite "donošenje odluka", a zatim "prezentaciju izvještaja o napretku" (osim ako je za donošenje odluka potreban izvještaj o napretku).
- Osim toga, raspravljalo se o najvažnijim temama u slučaju da sastanak treba završiti ranije ili neki učesnici sastanka moraju napustiti sastanak prije završetka sastanka.
Korak 6. Procijenite koliko će vremena trebati za obradu svake teme
Iako ne možete biti sigurni koliko će vremena trebati za obradu svake teme, napravite procjenu. Razmislite koliko će sastanak trajati i koliko će tema biti obrađeno. Odvojite više vremena za najvažnije teme.
- Na primjer, dodijelite 30 minuta za izvještavanje o napretku, 10 minuta za raspravu i 10 minuta za postavljanje novih rokova.
- Često se sastanci ne mogu dovršiti jer nema dodijeljenog vremena za svaku temu. Napravite vremensku podjelu prije održavanja sastanka kako biste bili sigurni da se o svim temama dnevnog reda može razgovarati do kraja.
- Prilikom izračunavanja dodatnog vremena uzmite u obzir broj pozvanih učesnika sastanka. Ako će sastanku prisustvovati 15 ljudi, a vi dodijelite 15 minuta za svaku temu, to znači da svaka osoba dobije otprilike 1 minutu vremena za govor po temi. Iako nisu svi govorili, vrijeme je bilo prekratko.
Dio 2 od 3: Priprema dnevnog reda sastanka
Korak 1. Napišite naslov dnevnog reda sastanka
Koristite naslov dnevnog reda sastanka kako biste čitatelju dali do znanja da čita dnevni red koji sadrži temu o kojoj će se raspravljati. Nakon što odredite naslov, stavite ga na vrh praznog dokumenta. Odaberite naslov koji je jednostavan i jasan.
- Primjeri naslova dnevnog reda sastanaka: "Agenda za juli: raspravite o novim projektnim idejama" ili "Agenda za avgust 2018.: Produženje roka projekta".
- Upišite dnevni red sastanka koristeći poslovni font, poput Times New Roman ili Calibri.
Korak 2. Odvojite vrijeme da pozdravite i zahvalite se učesnicima što su prisustvovali sastanku
Iskoristite ovu priliku da pozdravite učesnike. U ovom trenutku vi ili neko drugo predsjedavajući sastanka možete otvoriti sastanak i objasniti glavne teme o kojima će se razgovarati.
- Ako se mnogi od učesnika sastanka ne poznaju, odvojite malo vremena da poboljšate raspoloženje.
- Ako želite dogovoriti dnevni red sastanka za važan sastanak, poput konferencije, vrijeme potrebno za otvaranje sastanka obično je duže. Za redovne uredske sastanke, otvaranje obično traje samo nekoliko minuta.
- Ostavite vrijeme za predviđanje promjena dnevnog reda kada sastanak počne.
Korak 3. Uključite dnevni red sastanka u obliku pitanja kako biste pobudili znatiželju učesnika
Pitati će se ako formulirate dnevni red sastanka u samo nekoliko riječi. Pitanja mogu otkriti kontekst o kojem će se razgovarati, tako da učesnici sastanka imaju priliku razmisliti o tome dosta prije sastanka.
- Na primjer, umjesto da napišete "Rasprava o rokovima projekta", uključite: "Treba li rokove projekta produžavati s povećanjem potražnje?"
- Ako je potrebno, podnesite kratko objašnjenje ispod pitanja.
Korak 4. Navedite predviđeno vrijeme pored svake teme
Iako procjene vremena možda nisu na dnevnom redu, ove informacije pomažu suradnicima da se pripreme ili zatraže dodatno vrijeme ako je potrebno.
Takođe su imali vremena da skrate izveštaj koji će podneti u skladu sa dodeljenim vremenom
Korak 5. Pripremite tok rasprave za svaku temu na dnevnom redu
Tok rasprave je metoda za diskusiju o svakoj temi. Na primjer, kada se raspravlja o produženju roka projekta, svi će raspravljati prema unaprijed utvrđenom toku. Tako će svi učesnici sastanka imati istu perspektivu.
Na primjer, na sastanku će se razgovarati o produženju roka projekta kako bi se zadovoljila sve veća potražnja. Za to pripremite tok rasprave koji se sastoji od "10 minuta za raspravu o dosadašnjem napretku rada; 15 minuta za odlučivanje o načinu povećanja produktivnosti; 10 minuta za razmatranje pozitivnih i negativnih aspekata; 5 minuta za odlučivanje o produženju roka"
Korak 6. Odlučite ko će voditi diskusiju o svakoj temi
Stavite njegovo ime pored teme kako bi se mogao pripremiti. Potvrdite ovaj zadatak sa dotičnom osobom nekoliko dana prije sastanka i stavite ga na dnevni red.
Ako ćete predsjedavati sastankom od početka do kraja, navedite ovo pod naslovom dnevnog reda sastanka
Korak 7. Odredite vrijeme ako na sastanku ima gostujućih govornika
Ako će na sastanku nekoliko gostujućih predavača raspravljati o važnoj temi, morat ćete im dodijeliti dio vremena sastanka. U dnevni red postavite raspored tako da svaki gost ima priliku govoriti čak i ako želi razgovarati o nekoliko tema. Tako mogu pripremiti materijal za isporuku što je bolje moguće.
Nekoliko dana prije sastanka, pozovite gostujućeg govornika kako biste ga pitali o vremenu koje je potrebno za raspravu o temi koju želite obraditi. To će vam pomoći da organizirate svoj raspored tako da se ne sukobljavaju
Korak 8. Odvojite vrijeme za raspravu o drugim pitanjima
Zakažite ovu sesiju na kraju sastanka. Iskoristite ovu sesiju da pitate sve učesnike ima li još nešto o čemu bi htjeli razgovarati prije zatvaranja sastanka. Osim toga, oni i dalje mogu prenijeti stvari koje su propuštene ili o kojima nije bilo riječi.
- Uključivanjem ove sjednice u dnevni red pozvani znaju da mogu doprinijeti čak i ako ono što želi prenijeti nije uključeno u dnevni red sastanka.
- Ostavite vrijeme za pitanja i odgovore u ovoj sesiji.
3. dio 3: Dovršavanje dnevnog reda sastanka
Korak 1. Navedite detalje koji se odnose na vođenje sastanka
Na dnevni red upišite vrijeme, datum i mjesto sastanka zajedno sa imenima učesnika koji mogu prisustvovati sastanku. Na taj način već znaju koga će sresti na sastanku kada dobiju poziv.
- Bilo bi dobro uključiti imena učesnika koji obično prisustvuju sastanku, ali ovog puta ne mogu prisustvovati. Jasno obavijestite da ime ne može prisustvovati sastanku.
- Priložite mapu lokacije za ljude koji ne znaju gdje se sastanak održava.
Korak 2. Recite stvari koje je potrebno pripremiti prije sastanka
Obavijestite suradnike koji su pozvani ako postoje stvari koje trebaju unaprijed pripremiti, poput čitanja izvještaja, prikupljanja informacija radi utvrđivanja rješenja ili identificiranja problema.
Uključite ove informacije na dno dnevnog reda sastanka koristeći podebljana ili obojena slova kako bi bilo jasno i lako za čitanje svim učesnicima sastanka
Korak 3. Pažljivo provjerite dnevni red sastanka prije nego ga podijelite kako ne bi došlo do grešaka
Dnevni red sastanka je važan za pozvane ljude. Prije distribucije provjerite dnevni red sastanka kako biste bili sigurni da su informacije napisane u potpunosti i ispravno te da nema pravopisnih pogrešaka. Osim što pokazuje visoku radnu etiku, ovaj način odražava i to da obraćate pažnju na detalje i cijenite ih.
Korak 4. Raspodijelite dnevni red 3-4 dana prije sastanka
Kolege koje dobiju poziv imaju još vremena da se pripreme ako su pročitale dnevni red sastanka nekoliko dana prije, ali nemojte ga slati prerano jer postoji mogućnost da će biti zanemaren.
Ako želite održati važan sastanak tokom konferencije, pripremite dnevni red nekoliko mjeseci unaprijed
Savjeti
- Koristite format dnevnog reda sastanka koji je dostupan u programu Word. Mnogi programi za kreiranje dokumenata, kao što su Microsoft Office, Pages for Mac itd. koji pruža lične i profesionalne formate dokumenata, na primjer za brzo i jednostavno dogovaranje dnevnih redova sastanaka.
- Ako u vašem preduzeću postoji standardni format dnevnog reda sastanaka, koristite taj format.
- Pobrinite se da sastanak protekne prema unaprijed utvrđenom rasporedu, ali budite fleksibilni. Morate pratiti sastanak tako što ćete često provjeravati sat. Ako je rasprava o prvom dnevnom redu završena, uputite učesnike da nastave sastanak raspravljajući o narednom dnevnom redu. Uljudno možete reći: "Obradit ćemo sljedeću temu kako bi sastanak završio po rasporedu."
