Sistem za skladištenje datoteka jedan je od važnih aspekata upravljanja urednom uredskom administracijom. Odredite najbolje podešavanje sistema za skladištenje datoteka tako da svako ko ima ovlaštenje za pristup dokumentu, bilo da je to netko drugi ili vi, može lako pronaći dokument koji vam je potreban. Neadekvatan sistem otežava vam rukovanje dokumentima jer su oni često ušuškani ili izgubljeni tako da je radna površina puna hrpa datoteka.
Korak
Korak 1. Odredite sistem za skladištenje datoteka koji želite primijeniti
Bez obzira koji sistem odabrali, pobrinite se da znate gdje spremiti svaki dokument, na primjer uređen prema tome:
- Abeceda. Ovaj sistem se najbolje primjenjuje kada pohranu datoteka obavlja klijent, pacijent ili ime korisnika.
- Predmet ili kategorija. Općenito, sistem za pohranu datoteka organiziran prema predmetu ili kategoriji vrlo je koristan ako se njime pravilno upravlja, ali može biti vrlo zbunjujući ako dokumenti nisu uredno organizirani.
- Broj ili hronološki. Ova je opcija najbolja ako je dokument serijski ili datiran, poput fakture o kupovini ili potvrde o uplati.
Korak 2. Postavite viseću fasciklu u ladicu datoteka
Viseći folder nije potrebno vaditi iz ladice jer služi kao mjesto za stavljanje kartonske mape Manila. Ova mapa će biti uključena u viseću mapu i po potrebi će se preuzeti.
Korak 3. Sortirajte dokumente u gomile po kategorijama
Kad hrpa dokumenata dosegne 3-4 cm, odvojite ih u potkategorije. Više hrpa tankih dokumenata može se kombinirati, a zatim definirati naziv nove kategorije. Odaberite ime koje vam olakšava sortiranje dokumenata.
Korak 4. Stavite svaki snop u kartonsku manikulu i jasno ga označite
Da biste izgledali urednije, upotrijebite mapu koja nudi mjesto za ispisivanje oznaka u sredini, umjesto poredanih.
Korak 5. Spremite kartonsku fasciklu manila u viseću fasciklu
Za spremanje tankih hrpa dokumenata možete koristiti običnu viseću fasciklu. Međutim, za spremanje debelih hrpa dokumenata ili onih koji su podijeljeni u potkategorije, upotrijebite viseću fasciklu s kvadratnim dnom. U ovom slučaju, datoteke se mogu sortirati po želji, ali najčešće se koristi abecedni redoslijed.
Korak 6. Označite viseću fasciklu prema oznaci navedenoj na kartonskoj fascikli u Manili
Postavite plastičnu naljepnicu na krajnju lijevu stranu fascikle, osim ako ne morate umetnuti fasciklu u ormar za datoteke u okomitom položaju tako da su mape poredane slijeva nadesno, a ne sprijeda prema natrag. U tom slučaju postavite plastičnu naljepnicu s desne strane.
Korak 7. Pripremite viseće fascikle i rezervne kartonske fascikle iz Manila tako da možete dodati fascikle ako postoje dokumenti koji se ne mogu grupisati u označene fascikle
Nemojte učitavati previše ili premalo dokumenata u fasciklu. Razmislite trebate li promijeniti oznake mapa i ponovno ih sortirati jer se dokumenti moraju grupirati u nove kategorije.
Korak 8. Na kraju godine uklonite sve fascikle iz ormara za datoteke, označite nove kartonske fascikle iz Manila prema kategoriji, a zatim ih vratite u viseće fascikle
Provjerite sve datoteke da biste vidjeli postoje li dokumenti koje je potrebno kombinirati u već dostupnim mapama, a zatim spremite ostale dokumente kao arhive.
Savjeti
Ako želite napraviti šarene naljepnice, odštampajte ih pomoću računara ili na neki drugi način učinite da fascikla izgleda atraktivnije. Međutim, kada morate unijeti promjene, poput dodavanja nove mape, možete se osjećati zbunjeno jer je teško odabrati boje ili ih morate ručno označiti. Dakle, koristite jednostavnu metodu
Upozorenje
- Nemojte stvarati razne kategorije za dokumente koji se ne mogu grupirati u određene kategorije jer ova metoda čini da se dokumenti i dalje gomilaju.
- Nakon što odredite sistem za skladištenje datoteka, steknite naviku da redovno upravljate dokumentima. Odvojite vrijeme za spremanje datoteka na radni stol svaki dan. Nemojte biti u iskušenju da stavite dokumente u veliku korpu jer će se korpa brzo napuniti i postati nova gomila datoteka.
