Microsoft Excel ima razne mogućnosti, a jedna od njih je automatsko generiranje izvještaja. Možete stvoriti interaktivne proračunske tablice kako biste pojednostavili proces unošenja podataka za druge u radnu knjigu, a istovremeno automatizirali generiranje izvješća. Obje ove značajke zahtijevaju dovoljno znanja o Visual Basicu. Koraci za izvršavanje oba zadatka opisani su u nastavku.
Korak
Metoda 1 od 2: Kreiranje interaktivne proračunske tablice
Korak 1. Odredite izgled proračunske tablice
Izgled proračunske tablice mora biti napravljen tako da drugi mogu pronaći polja potrebna za unos podataka.
Raspored proračunskih tablica može se postaviti vodoravno ili okomito. Većini korisnika je lakše raditi s vertikalnim rasporedom, posebno ako će se ispisati proračunska tablica
Korak 2. Kreirajte tekstualne oznake za proračunsku tablicu
Napišite oznaku na vrhu svake kolone i lijevo od svake ćelije u koloni koju planirate koristiti kao unos podataka.
Korak 3. Pritisnite alt="Image" i F11 zajedno
Ova kombinacija tipki otvorit će uređivač Microsoft Visual Basic.
Korak 4. Dvaput kliknite na "Ova radna sveska" u oknu "Project-VBA Project" u gornjem lijevom kutu
U glavnom dijelu uređivača pojavit će se prozor za pisanje koda.
Korak 5. Odaberite "Postupak" iz izbornika Umetanje
Pojavit će se dijaloški okvir Dodavanje procedure.
Korak 6. Unesite naziv procedure u polje Ime
Unesite smislen naziv procedure, kao što je "SumExpenses" ako će se proračunska tablica koristiti za izvještavanje o putnim troškovima. Pritisnite OK da biste zatvorili dijaloški okvir.
- Nazivi procedura ne mogu sadržavati razmake, ali mogu koristiti donju crtu (_) za zamjenu razmaka.
- Nakon zatvaranja dijaloškog okvira Dodavanje procedure, pojavit će se redak s oznakom "Public Sub" iza kojeg slijedi naziv procedure. Ispod te linije nalazi se razmak i riječi "End Sub."
Korak 7. Unesite kôd za svako polje za unos u proračunsku tablicu
Za svaki unos ćete napisati dva reda koda.
- Prvi red koda je u obliku "Raspon (" naziv ćelije "). Odaberite", "naziv ćelije" predstavlja ćeliju u koju se unosi ulaz. Popunite naziv ćelije koja se nalazi odmah desno od oznake teksta. Ako je tekstualna oznaka u ćeliji A2, polje za unos je ćelija B2 (Raspon ("B2"). Odaberite). Navodnici prije i poslije imena ćelije su još uvijek napisani u ovoj fazi, ali više nisu uključeni u kompletnu naredbu koda.
- Kod u drugom redu je "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". "InputPrompt" predstavlja tekst koji će se pojaviti da obavijesti korisnika o vrsti podataka koje treba unijeti u ćeliju za unos. Na primjer, ako će ulazna ćelija biti ispunjena troškovima hrane, zamijenite "InputPrompt" sa "Unesite ukupne troškove obroka, uključujući napojnice". (Navodnici za ulazni tekst instrukcije su još uvijek uključeni, dok se navodnici prije i poslije naredbe ne moraju pisati.)
Korak 8. Unesite kôd za svako polje za izračunavanje
Opet su dva korištena retka ista kao i prije, ali ovaj put ActiveCell. Value je proračun numeričke funkcije, na primjer SUM, gdje se funkcija InputBox koristi za prikaz uputa za unos.
Korak 9. Dodajte red koda da biste spremili svoju interaktivnu proračunsku tablicu
Format je "ActiveWorkbook. SaveAs Filename: =" Filename.xls "." Filename "je naziv interaktivne proračunske tablice. (Navodnici prije i poslije" Filename.xls "ostaju zapisani, dok su navodnici za sve naredbe nije potrebno.)
Ako koristite Microsoft Excel verziju 2007 ili noviju, koristite ".xlsx" umjesto ".xls". Međutim, ako postoje korisnici interaktivnih proračunskih tablica s verzijom Excel 2003 i starijim verzijama, oni neće moći koristiti proračunsku tablicu bez dodatka za čitač
Korak 10. Pritisnite istovremeno alt="Slika" i Q tipke
Uređivač Visual Basic će se zatvoriti.
Korak 11. Pritisnite istovremeno alt="Slika" i F8
Pojavit će se dijaloški okvir Makro.
Korak 12. Kliknite na naziv procedure na popisu Makroi
Ako je kreirani postupak jedini na popisu, bit će automatski odabran.
Korak 13. Pritisnite dugme Opcije
Od vas će biti zatraženo da unesete znak tastature koji će se koristiti kao prečica pomoću tastera Ctrl. Odaberite smisleno slovo koje nije korišteno kao znak prečice, poput "e" za "unos".
Korak 14. Pritisnite "OK" da biste zatvorili dijalog Opcije makroa
Sada možete distribuirati interaktivne proračunske tablice korisnicima. Nakon otvaranja, korisnik može koristiti tipke prečica za unos i slijediti upute koje ste stvorili za popunjavanje podataka.
Metoda 2 od 2: Automatiziranje generiranja izvještaja
Korak 1. Kreirajte izvještaj u izvedenoj tablici
Zaokretne tablice su dizajnirane za sažimanje podataka tako da možete usporediti brojeve i identificirati trendove. Zaokretna tablica mora se odnositi na podatke koji se nalaze u jednom od procesora podataka ili su uvezeni iz određene baze podataka.
Korak 2. Napišite Visual Basic skriptu za otvaranje i zatvaranje izvještaja
Skripta bi trebala moći izvršavati različite funkcije navedene u nastavku. Svaka funkcija će biti opisana nakon čega slijedi kôd naveden u zagradama za njenu implementaciju. Prilikom pisanja stvarnog koda, napišite ga u jednom bloku, zamjenjujući ime u primjeru sa svojim, i nemojte uključivati zagrade na početku i na kraju uzorka koda.
- Otvorite proračunsku tablicu u načinu samo za čitanje. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / filename.xls, 3,]
- Ponovno učitajte podatke i spremite izvješće, u ovom primjeru se sprema kao PDF s natpisom datuma. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy, Now ()) &"-"& Right (" 0 "& DatePart (" m ", Now ()), 2) & "-" Desno ("0" & DatePart ("d", Sada ()), 2) & ".pdf"] Ako je format izlaznog dokumenta različit, zamijenite format ".pdf" sa odgovarajuće proširenje po želji.
- Zatvorite proračunsku tablicu bez spremanja, a zatim zatvorite Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Koristite ".xlsx" umjesto ".xls" na kraju proračunske tablice ako je proračunska tablica spremljena u Excelu 2007 i kasnijem formatu zasnovanom na XML-u.
Korak 3. Napišite paketnu skriptu za pokretanje Visual Basic skripte
Svrha pisanja skripte je da se skripte Visual Basic mogu automatski pokrenuti. Bez paketne skripte, VB skripte se moraju ručno pokrenuti.
Skripta je napisana u sljedećem formatu, zamjenjujući vlastitim imenom foldera i imenom datoteke za ime dato u ovom primjeru: [cscript /nologo / fileloc / script.vbs]
Korak 4. Napišite paketnu skriptu kako biste bili sigurni da izlazna datoteka postoji onako kako je stvorena
Vaša skripta bi trebala obavljati dolje navedene funkcije. Nakon svake funkcije slijedi kôd naveden u zagradama za njenu implementaciju. Prilikom pisanja stvarnog koda, napišite ga u jednom bloku, zamjenjujući ime u primjeru s imenom koje vam je potrebno, i nemojte uključivati zagrade na početku i na kraju uzorka koda.
- Provjerite postoji li izlazna datoteka. [Za /f "tokene = 2-4 delims = /" %% a in ('date /t') postavite rreport = reportname _ %% c-%% a-%% b.pdf)] Ako je format izlazne datoteke nije PDF, zamijenite ".pdf" odgovarajućim nastavkom.
- Ako izlazna datoteka/izvještaj postoji, pošaljite ih e -poštom osobi kojoj je potrebna. [Ako postoji / pdfloc \%rreport%(sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Zakažen izveštaj -m Izveštaj %% izveštaj%je u prilogu. -A / pdfloc \%rreport%-s vaš server: port -xu korisničko ime -xp lozinka)]
- Ako izlazna datoteka/izvještaj ne postoji na navedenoj lokaciji, kreirajte proceduru tako da vam može poslati poruku da isporuka nije uspjela. [Inače (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Izvještaj nije pokrenut -m datoteka % rreport % ne postoji u / pdfloc / -s vašem serveru: port -xu korisničko ime -xp lozinka)]
Korak 5. Uverite se da se fascikla "Desktop" nalazi na računaru
Morate provjeriti postojanje mape Desktop i za 32-bitne i za 64-bitne sisteme. U suprotnom, Excel i proračunska tablica moraju se otvoriti ručno.
- 32-bitna lokacija sistema: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- 64-bitna lokacija sistema: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
Korak 6. Rasporedite zadatke za pokretanje skripti prema potrebi
Paketne skripte moraju se izvršavati uzastopno i kontinuirano, čak i ako niko ne koristi računar. Privilegije moraju biti postavljene na najveću moguću postavku.
