Sigurno ste imali posla s bankama, osiguravajućim društvima, državnim agencijama, poslodavcima u kompanijama ili čak školama. Ako je tako, morate nekoga nagovoriti da učini ili vam pomoći da učinite nešto. Kako napisati uvjerljivo ili uvjerljivo pismo koje daje rezultate? Evo nekoliko ključnih ideja koje možete upotrijebiti u svom pismu uvjeravanja.
Korak
1. dio od 4: Priprema za pisanje pisma
Korak 1. Stimulirajte dobre ideje
Prije nego napišete pismo, navedite šta želite, zašto ga želite, razloge zašto ga treba donijeti, kao i argumente protiv toga. Naglašavanje svih ideja koje su vam pri ruci može vam pomoći da sastavite pismo i u potpunosti razumijete svoj stav o toj temi.
- Počnite s ovim: želim uvjeriti „svoje čitatelje“da mi budu „cilj“. Zamijenite “moje čitatelje” za ono što želite uvjeriti, a “moj cilj” za ono na što ih uvjeravate.
- Nakon što je gore navedeno jasno i nedvosmisleno, zapitajte se: Zašto je to tako? Navedite razloge zašto želite da vaši čitaoci rade ono što želite.
- Nakon mapiranja razloga, razvrstajte ih po stepenu koji je važniji. Stavite sve važne detalje u jednu kolonu, a zatim manje važne u drugu kolonu. Ovo će vam pomoći da suzite svoj um na najvažnije i najistaknutije tačke naglaska.
Korak 2. Upoznajte svoje ciljeve
Uverite se da tačno znate šta želite ili trebate. Šta želite postići? Kako bi ova kancelarija trebala djelovati?
Prilikom definiranja ciljeva razmislite o svim mogućim rješenjima koja možete ponuditi
Korak 3. Upoznajte svoje čitatelje
Analiza i razumijevanje vaših čitatelja pomoći će vam da odlučite kako uokviriti svoje pismo. Ako je moguće, odlučite hoće li se čitatelj složiti s vama, ne slaže se ili će biti neutralan. To će vam pomoći da odlučite koliko težine ćete dodijeliti svakoj strani vašeg argumenta.
- Pokušajte pronaći osobu kojoj se možete obratiti u pismu. Ko su oni, kakvu moć imaju da vam pomognu? Hoće li jednostavno ignorirati vašu žalbu? Kako biste ih trebali pozdraviti? Jesu li na visokim ili funkcionalnim pozicijama? Govorite prema njihovom položaju.
- Pokušajte otkriti vjerovanja i predrasude čitatelja o vašoj temi. Kakve bi nesuglasice mogle nastati između vas i vaših čitatelja? Kako iznijeti kontraargument na pošten način?
- Saznajte šta čitatelje brine o vašoj temi. Imaju li ograničena sredstva za trošenje? Da li vaša tema direktno utiče na njih? Koliko vremena imaju da razmotre vaš dokument?
- Razmislite o vrsti dokaza koji će vašim čitateljima biti potrebni u argumentu da ih uvjeri.
Korak 4. Istražite temu
Učinkovito pismo uvjeravanja sadrži dokaze i činjenične podatke koji idu u prilog stavu. Svakako uzmite u obzir više gledišta. Nemojte samo istraživati svoje gledište; Spomenite i suprotna mišljenja i činjenice koje ih okružuju.
- Koristite činjenice, logiku, statistiku i anegdotske dokaze da potkrijepite svoje tvrdnje.
- Nemojte odmah reći da opozicija nije u pravu. Umjesto toga, budite poštovani kada objašnjavate zašto je vaš položaj jači i zaslužuje pažnju.
Dio 2 od 4: Oblikovanje slova
Korak 1. Koristite format bloka
Poslovna pisma imaju poseban format. Ako je format uredan i ispravan, to neće nimalo promijeniti mišljenje čitalaca. Međutim, ako je format neispravan i neuredan, ostavit će loš dojam na vas i potencijalno će biti bačeni.
- Počnite s upotrebom dvostrukih razmaka, blokiranih odlomaka.
- Poravnajte svaki odlomak ulijevo; drugim riječima, nemojte uvlačiti odlomke kao u prozi ili esejima.
- Ostavite jedan razmak nakon svakog odlomka.
- Koristite standardni font, obično Times New Roman ili Arial, veličina 12.
Korak 2. Pravilno adresirajte memorandum
Započnite upisivanjem adrese u gornjem lijevom kutu. Nemojte navesti svoje ime - zapišite samo naziv ulice, grad, područje i poštanski broj. Takođe možete uključiti telefonski broj i adresu e-pošte, svaki u zasebnom redu. Ako živite u Velikoj Britaniji, adresa mora biti napisana s desne strane. Popunite jedan red.
- Unesite datum. Napišite pun datum, naziv mjeseca i godinu. Popunite jedan red.
- “4. jun 2013.”
- Napišite ime i adresu primaoca. Pokušajte pronaći određenu stranu kojoj ćete poslati pismo. Popunite jedan red.
Korak 3. Započnite pismo pozdravom ili pozdravom
Obično u obliku riječi "Draga" iza koje slijedi ime osobe kojoj se obraćate. Provjerite jeste li ispravno napisali ime dok ste ga unosili. Ovdje ime mora biti isto kao ime napisano na memorandumu adrese.
- Prilikom pozdravljanja nekoga upotrijebite ispravan naslov ili čin (Pak/Madam/Dr./itd) nakon čega slijedi prezime. Ako niste sigurni kako žena preferira da je zovu, samo napišite "Miss".
- Nakon toga uvijek slijedite dvotočku.
- Dopunite liniju između pozdrava i prvog odlomka.
- "Dragi dr. Smeđa:"
Korak 4. Zatvorite pismo završnom riječi
Razmislite i razmislite o tonu vašeg eseja pri odabiru završne riječi. Reči poput "Hvala" prilično su standardne, dok su drugi oblici poput "Pozdrav" intimniji. Odlučite želite li da vaše propratno pismo bude formalno ili intimno. Šta god da odaberete, prva riječ mora biti napisana velikim slovima, dok je sljedeća riječ obična. Pratite zatvaranje zarezom.
- Odaberite riječ "S poštovanjem", ako želite da bude formalnija. „Pozdrav“, „Pozdrav“, „Hvala“ili „S poštovanjem“standardne su završne riječi za poslovnu e-poštu. Dok riječi "Pozdrav", "Pozdrav" ili "Vidimo se" djeluju opuštenije i intimnije.
- Preskočite sljedeća 4 retka da ostavite mjesta za potpis prije nego upišete svoje ime.
- "Hvala ti,"
3. dio 4: Pisanje pisama
Korak 1. Sažeto i sažeto
Uvjerljivo pismo ili uvjeravanje treba biti sažeto i pristojno. Zauzeti ljudi rijetko čitaju pisma duža od jedne stranice ili kada je ton grub. Nemojte biti previše cvjetne riječi. Pokušajte koristiti jasne i uredne rečenice. Nemojte iznositi iskrivljene i nepotrebne informacije, uključujući anegdote.
- Izbjegavajte preduge rečenice. Koristite jake deklarativne rečenice. Vaše pisanje treba biti jezgrovito, jezgrovito, lako i čitljivo.
- Ne vucite odlomke predugo. Ne gomilajte toliko informacija da čitatelj izgubi interes, skrene s glavne točke ili vam oteža razumijevanje. Držite se relevantnih informacija i mijenjajte odlomke kad god želite prenijeti novu ideju ili poentu.
Korak 2. Iznesite svoju glavnu poentu u prvih nekoliko rečenica
Počnite s prijateljskom uvodnom rečenicom, a zatim prijeđite na stvar. Navedite svoje potrebe (glavna svrha pisanja pisma) u prve dvije rečenice.
Ovaj odlomak može se sastojati samo od 2-4 rečenice
Korak 3. Naglasite važnost vašeg zahtjeva u drugom paragrafu
U ovom odlomku sažmite svoju zabrinutost, zahtjev ili zahtjev. U ovoj fazi niste naveli nikakve posebne razloge, podršku ili glavne tačke; u ovoj fazi u potpunosti objašnjavate svoj stav, parametre zabrinutosti ili zahtjeva i razloge zašto je dovoljno važno djelovati.
Ne zaboravite da tijelo slova bude logično, pristojno i činjenično. Izbjegavajte pretjerano emotivan jezik, ne zahtijevajte ništa niti oštro govorite protiv osobe ili kompanije kojoj je pismo upućeno, ili protivnika
Korak 4. Podržite svoju prijavu u sljedećem paragrafu
Sljedećih nekoliko odlomaka trebali bi opravdati vaš stav pružanjem pozadine i detaljnih informacija. Uvjerite se da su ove informacije logične, činjenične, obrazložene, praktične i legitimne. Ne zasnivajte svoj zahtjev samo na ličnim emocijama, uvjerenjima ili željama. Nemojte dosaditi čitaocu dugim pričama; prijeđite na stvar brzo i precizno. Postoji nekoliko različitih strategija koje možete koristiti za postizanje ovog cilja:
- Navedite isječke statistike i činjenica kako biste privukli simpatije i logiku čitatelja. Pobrinite se da statistika i činjenice potječu iz vjerodostojnih i uglednih izvora te da podatke koristite i iskreno, ne izvlačeći ih iz konteksta.
- Predložite citate stručnjaka na tu temu koji podržavaju vaš stav ili opovrgavaju protivljenje. Ovi stručnjaci moraju biti cijenjene osobe u svojim oblastima i zaista moraju imati odgovarajuće kvalifikacije za mišljenje o temi o kojoj se raspravlja.
- Predstavite razloge zašto bi vaš zahtjev trebao biti odobren. Prisiljavanje ljudi da rade ono što želite nije učinkovita tehnika uvjeravanja, ali ako objasnite zašto mislite da nešto treba učiniti, to može pomoći da se promijeni mišljenje. Objasnite trenutnu situaciju i zašto bi se ona trebala promijeniti.
- Predstavite pojedinosti, specifikacije i ograničenja svog položaja i prijave. Raspravite o naporima koji su uloženi ranije u vezi s prijavom, pa čak i ako se u vezi s njom ne poduzimaju ili nedostaju radnje.
- Navedite primjere svjedočanstava koja se odnose na vaš položaj. Sjetite se drugih dokaza koji bi se mogli izvesti o tome zašto je vaš stav važan.
- Ne zaboravite ograničiti ono što možete i želite uključiti u odlomak. Objasnite svoju tačku i situaciju. Ne pretjerujte sa previše detalja, već uključite sve važne tačke. Odaberite samo najrelevantnije statistike, stručnjake i svjedočenja.
Korak 5. Pozovite opoziciju
Jedan od najefikasnijih načina ubeđivanja ili ubeđivanja je žalba opoziciji. Morate biti u mogućnosti predvidjeti sve primjedbe, zamjerke ili pitanja čitatelja, tako da na njih možete odgovoriti u pismu. Pronađite zajednički jezik sa opozicijom ili snažno podržite svoju poziciju.
- Pobrinite se da javno priznate razlike između svog stava i opozicije. Nemojte to skrivati jer će oslabiti vašu argumentaciju. Naglasite svoje zajedničke vrijednosti, iskustva i probleme s opozicijom.
- Izbjegavajte optužujuće izjave. Ovo će pismo učiniti previše emocionalnim i oslabiti vašu logičku privlačnost. Pretjerano negativan i optužujući stav spriječit će opoziciju da pristane na vašu tvrdnju.
Korak 6. Zatvorite pismo ponovnom potvrdom svoje prijave
Ponovite svoj zahtjev ili mišljenje na kraju pisma. Ovo je odlomak u kojem izlažete rješenje ili se zalažete za akciju. Recite čitatelju da ćete pratiti ovu prepisku telefonom, e -poštom ili lično.
- Završite pismo snažnom rečenicom koja će pomoći ubediti čitaoca da stane na vašu stranu, ili bar jasnije vidi sa vašeg stanovišta.
- Ponudite vlastita rješenja ili pomoć. Pristanite na kompromis ili se nađite u sredini. Pokažite da ste učinili ili da ste spremni riješiti situaciju.
4. dio od 4: Donošenje posljednjih detalja
Korak 1. Provjerite ima li grešaka
Greške u gramatici, izgovoru i pravopisu riječi ostavit će loš dojam. Želite da se čitalac usredsredi na vašu ideju i zahtev, a ne na grešku u kucanju. Pročitajte svoje pismo nekoliko puta pre nego što ga pošaljete. Pročitajte ga naglas da biste čuli kako zvuči.
Ako je potrebno, neka neko provjeri imate li pravopisne greške u pisanju (ili upotrijebite funkciju provjere pravopisa u softveru)
Korak 2. Stavite svoj potpis
Ako želite slati pisma poštom na e-poštu, morat ćete se potpisati. Personalizira i ovjerava vaše pismo.
Korak 3. Po potrebi dostavite kopije svog službenog pisma drugim ključnim stranama
Ako bi još neko u ciljnoj kompaniji ili organizaciji trebao pročitati i vaše pismo, dostavite mu kopiju. To znači štampanje i slanje više od jednog pisma, sa originalnim potpisima.
Korak 4. Zadržite kopiju za sebe
Uvijek čuvajte kopiju svojih pisama i pravite lične bilješke, zajedno sa bilješkama o tome kada je pismo poslano i kome. Zapišite bilješke koje ste poduzeli dok problem nije riješen.
Savjeti
- Ostanite na temi. Pazite da ne dodajete nasumične informacije koje nisu povezane s pitanjem o kojem razgovarate. Držite se relevantnih činjenica i neka to bude jednostavno. Upotrijebite ove činjenice da biste bili što opisniji.
- Uporedite tačke na sredini pasusa samo ako ste potpuno sigurni i jasni u vezi koraka, radnji ili preporuka.
- Prilagodite svoje ključne točke vrsti kompanije ili ciljnoj organizaciji. Neprofitne institucije imaju drugačiji način razmišljanja od velikih kompanija.
- Pišite u standardnom pisanom indonezijskom obliku. Ovo nije slanje poruka ili društveni mediji; već formalno pismo. Upotreba stenografije, slenga i emotikona može vas zanemariti.
- Ne ponašajte se prema čitateljima kao da su vam nešto dužni i tada se osjećate pravo tužiti. Uvjerite ih zadržavajući ton pisma prijateljskim i profesionalnim.
