Razvoj efikasnog plana upravljanja rizicima može spriječiti da mali problemi postanu veliki. Različite vrste planova upravljanja rizicima mogu se baviti izračunavanjem vjerojatnosti događaja, njegovog utjecaja na vas, koji su rizici spekulativni i kako ublažiti probleme povezane s tim rizicima. Planiranje će vam pomoći da se nosite i spriječite teške situacije koje su se ili će se pojaviti.
Korak
Korak 1. Shvatite kako funkcionira Upravljanje rizikom
Rizik je učinak (pozitivan ili negativan) zbog događaja ili niza događaja koji se dešavaju na jednoj ili više lokacija. Rizik se izračunava na osnovu vjerovatnoće da događaj postane problem i rezultirajućeg uticaja (Rizik = Nepredviđena situacija X Uticaj). Za analizu rizika moraju se identificirati različiti faktori, uključujući:
-
Pojava: Šta bi se moglo dogoditi?
Razviti plan upravljanja rizikom Korak 1Bullet1 -
Vjerovatnoća: Koliko je vjerovatno da će se događaj dogoditi?
Razviti plan upravljanja rizikom Korak 1Bullet2 - Uticaj: Koliko će biti ozbiljan uticaj ako se dogodi?
- Ublažavanje: Kako (i za koliko) možete smanjiti vjerovatnoću.
- Nepredviđena situacija: Kako (i za koliko) možete smanjiti uticaj?
- Smanjenje = Ublažavanje X Nepredviđena situacija
- Izloženost = rizik - smanjenje
- Nakon što identificirate gornje varijable, rezultat je izloženost. Ovo je iznos rizika koji se ne može izbjeći. Izloženost se može nazvati i prijetnjom, odgovornošću ili ozbiljnošću, ali se sve odnosi na istu stvar. Izloženost će se koristiti za utvrđivanje treba li planiranu aktivnost provesti.
- Ovo je često formula troškova i koristi. Pomoću ovih elemenata možete utvrditi je li rizik od implementacije promjene veći ili manji od rizika neprovođenja promjene.
- Pretpostavljeni rizik. Ako odlučite nastaviti (ponekad, nemate izbora, na primjer vladine propise), vaša izloženost postaje pretpostavljeni rizik. U nekim okruženjima, pretpostavljeni rizik se prevodi u vrijednosti rupija koje se zatim koriste za izračunavanje profitabilnosti konačnog proizvoda.
Korak 2. Definišite svoj projekat
U ovom članku, zamislimo da ste zaduženi za računarski sistem koji pruža važne (ali ne i kritične) informacije velikoj populaciji. Glavni računar u kojem se nalazi ovaj sistem je star i treba ga zamijeniti. Vaš zadatak je razviti Plan upravljanja rizikom za ovaj potez. Ovaj plan će biti prikazan u pojednostavljenom modelu gdje će rizik i utjecaj biti kategorizirani kao visoki, srednji ili niski (ova metoda je vrlo česta u upravljanju projektima).
Korak 3. Dobijte mišljenje od drugih
Opasnosti od moždanog udara. Okupite nekoliko ljudi koji su vrlo upoznati s projektom i traže podatke o tome što će se dogoditi, kako to spriječiti i što treba učiniti ako se to dogodi. Vodite mnogo bilješki! U sljedećim koracima ćete nekoliko puta koristiti izlaz ove važne sesije. Budite otvoreni prema datim idejama. Razmišljanje „izvan kutije“je u redu, ali zadržite kontrolu nad sesijom kako biste je fokusirali na metu.
Korak 4. Identificirajte posljedice svakog rizika
Iz vaše brainstorming sesije prikupljene su različite informacije o tome šta se dešava ako rizik postane stvarnost. Povežite svaki rizik sa posljedicama na koje se aludira tokom sesije što je moguće konkretnije. "Odlaganje projekta" treba raščlaniti na npr. "Projekat će biti odgođen za 13 dana." Ako postoji vrijednost rupije, jednostavno spominjanje “Prekoračenja” bilo bi previše općenito.
Korak 5. Uklonite nebitna pitanja
Na primjer, ako premjestite računarski sistem prodavača automobila, nuklearni rat, kuga ili asteroidi ubojice neće ometati vaš projekt. ništa ne možete učiniti da planirate ili smanjite utjecaj. Međutim, imajte na umu da ove događaje ne uključujete u svoje planiranje rizika.
Korak 6. Navedite sve identifikovane elemente rizika
Ne morate ih slagati po redu. Jednostavno ih registrirajte jedan po jedan.
Korak 7. Uključite vjerovatnoće
Za svaki element rizika na vašoj listi utvrdite da li je vjerovatnoća da se ti rizici zaista pojave dovoljno velika, srednja ili niska? Ako morate koristiti brojeve, vjerojatnost za nisku skalu je 0,01-0, 33, srednja = 0,34-0, 66 i visoka = 0,67-1,00.
-
Treba napomenuti, ako je vjerojatnost da će događaj postati realan jednaka nuli, to znači da se rizik više ne uzima u obzir. Nema smisla razmatrati šta se neće dogoditi (bijesni T-Rex jede svoj računar).
Korak 8. Definišite uticaj
Općenito, utjecaj je označen kao visok, srednji ili nizak na osnovu definiranih smjernica. Ako morate koristiti brojeve, to znači da je skala utjecaja od 0,01 do 1,00, tj. 0,01 do 0,33 = niska, 0,34 - 0,66 = srednja, 0,67 - 1,00 = visoka.
-
Napomena: ako je utjecaj događaja nula, rizik nije potrebno registrirati. Nema razloga razmatrati nebitne stvari, bez obzira na izglede (moj pas je večerao).
Korak 9. Odredite rizik elementa
Za to se često koriste tablice. Ako koristite visoke, srednje i niske vrijednosti, preporučujemo upotrebu gornje tablice. Ako koristite numeričke vrijednosti, morat ćete razmotriti malo složeniji sistem bodovanja sličan drugoj tablici ovdje. Važno je napomenuti da ne postoji univerzalna formula za kombiniranje vjerojatnosti s utjecajem, a formula varira ovisno o osobi i projektu. Formule u ovom članku samo su primjer (iako zasnovane na istinitoj priči):
-
Budite fleksibilni u analizi.
Ponekad morate ići naprijed-nazad između T-S-R metode i numeričke metode. Možete koristiti tablicu sličnu donjoj.
Korak 10. Sortirajte sve rizike
Navedite sve elemente koji su identifikovani počevši od najvećeg rizika do najnižeg.
Korak 11. Izračunajte ukupni rizik
Ovdje će vam brojke pomoći. u tablici 6 imate 7 rizika s vrijednostima T, T, S, S, S, R i R. Ove se vrijednosti mogu promijeniti u 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2 i 0, 2, iz tabele 5. Prosječni ukupni rizik je 0,5 ili umjeren.
Korak 12. Razviti strategiju ublažavanja
Ublažavanje je osmišljeno kako bi se smanjila vjerovatnoća da će rizik postati očigledan. Obično ćete to morati učiniti samo za visoke i srednje elemente. Možete smanjiti element Low, ali ostale staviti na prvo mjesto. Na primjer, ako bi element rizika mogao odgoditi isporuku kritičnih dijelova, rizik možete smanjiti naručivanjem na početku projekta.
Korak 13. Izradite rezervni plan
Nepredviđene situacije obično su osmišljene da smanje utjecaj ako rizik ne postane očit. Opet, obično ćete razviti samo nepredviđene situacije za elemente visokog i srednjeg nivoa. Na primjer, ako važan dio koji vam je potreban ne stigne na vrijeme, možda ćete biti prisiljeni koristiti stare dijelove koji su dostupni dok čekate nove.
Korak 14. Analiza efikasnosti strategije
Koliko je smanjena vjerovatnoća i utjecaj? Procijenite svoju strategiju za nepredviđene slučajeve i ublažavanje i prenesite efektivnu procjenu na svoje rizike.
Korak 15. Izračunajte svoj efektivni rizik
Vaših sedam rizika su S, S, S, R, R, R i R, što se prevodi u 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 i 0, 2. Tako dobivate prosječan rizik od 0,329. Pogledajte Tablicu 5 i otkrivamo da je ukupni rizik kategoriziran kao Nizak. U početku je vaš rizik umjeren (0, 5). Nakon implementacije strategije upravljanja, vaša izloženost je niska (0,329). To znači da postižete smanjenje rizika od 34,2% ublažavanjem i nepredviđenim okolnostima. Sigurno!
Korak 16. Pratite svoj rizik
Nakon što saznate veličinu rizika, morate odrediti kako saznati je li rizik stvaran kako biste znali kada i trebate li izraditi rezervni plan. To se postiže identifikacijom znakova rizika. Učinite to s visokim i srednjim elementarnim rizikom. Zatim, kako projekt napreduje, moći ćete utvrditi je li element rizika postao problem. Ako ne poznajete znakove, velika je vjerojatnost da bi rizik mogao postati stvaran, a da nitko ne primijeti i utječe na projekt, čak i ako imate uspostavljen dobar plan sigurnosne kopije.
Savjeti
- U situacijama u kojima voditelj projekta ima previše funkcija upravljanja rizikom, analiza se može ograničiti na kritičnu putanju projekta. U takvim slučajevima, preporučljivo je izračunati više kritičnih putanja sa, možda, dodatnim vremenom kašnjenja za proaktivnije identifikovanje zadataka koji će vjerovatno biti na kritičnom putu. Ovo je posebno prikladno kada jedan voditelj projekta kontrolira više projekata, ali ne zasjenjuje druge funkcije planiranja i kontrole (vidi Upozorenja).
- Smanjenje = rizik - izloženost. U ovom primjeru (i pod pretpostavkom projekta od 1000000 USD) vaš rizik je 0,5 X 1000000 USD (500000000 IDR), a vaša izloženost 0,329 X 1 000 000 000 IDR (329.000.000 IDR) što znači da vrijednost smanjenja = 171.000.000 IDR. koristiti ga kao pokazatelj iznosa razumnih troškova za upravljanje rizikom, koji bi trebao biti dio revidirane procjene projekta (kao što je osiguranje).
- Promjene plana. Upravljanje rizikom je neizvjestan proces jer se rizik uvijek mijenja. Danas možete dodijeliti više rizika s velikom vjerovatnoćom i utjecajem. Sljedećeg dana vjerovatnoća ili uticaj mogu se promijeniti. Osim toga, neki rizici mogu potpuno nestati dok se drugi pojave.
- Možete upotrijebiti Izlaganje kako biste lakše utvrdili održivost projekta. Ako je ukupni procijenjeni projekt 1000000 USD, a vaša izloženost 0,329, općenito je pravilo da projekt ima potencijal premašiti procjenu za 329 000 USD. Možete li za svaki slučaj predvidjeti dodatni novac, za svaki slučaj? U suprotnom, možda ćete ponovo razmotriti opseg vašeg projekta.
- Koristite radne papire za stalno praćenje planiranja rizika. Rizici se uvijek mijenjaju, stari se rizici mogu izgubiti, a novi rizici dolaze u fokus.
- Signali ranog upozorenja dio su dobrog planiranja sigurnosne kopije. ako neki rezultati ispitivanja ukazuju na to da je potreban plan sigurnosne kopije, svakako ubrzajte rezultate ispitivanja. Ako nema dobrog signala upozorenja, pokušajte stvoriti vlastiti.
- Uvijek napravite istragu. Šta ste propustili? Šta bi se moglo dogoditi da niste uzeli u obzir? Ovo je jedna od najtežih i najvažnijih stvari za učiniti. Napravite listu i provjeravajte više puta.
- Ako ste voditelj projekta s minimalnim iskustvom ili mali projekt, razmislite o uštedi vremena preskačući korake koji ne funkcioniraju ili imaju mali utjecaj na projekt, preskočite formalnu procjenu vjerojatnosti i utjecaja, napravite „mentalni proračun“i skočite izravno i pogledajte projekt. Na primjer, ako trebate izvršiti održavanje električnog kruga, a ova aktivnost će „isključiti“poslužitelj, rizik od premještanja poslužitelja u novi krug je veći od čekanja da se završi održavanje kako bi se server ponovo aktivirao. U oba slučaja poslužitelj će se isključiti, ali možete odrediti koja je radnja manje rizična za projekt.
Upozorenje
- Nemoj neka se politika miješa u vaš sud. to se dešava često. Ljudi ne žele vjerovati da ono nad čim imaju kontrolu može biti problematično i da će se boriti protiv vašeg nivoa rizika. Možda se zaista rizik neće dogoditi, ali postoji mogućnost da osoba slijedi vlastiti ego.
- Nemojte potpuno zanemariti elemente niskog rizika, ali ne gubite vrijeme ni na njih. Visoke, srednje i niske mjere pokazuju koliko će se napora uložiti u praćenje svakog rizika.
- Razmislite šta se može dogoditi ako se dva ili tri problema pojave zajedno. Vjerovatnoća je vrlo mala, ali će utjecaj biti ogroman. Gotovo sve velike katastrofe uključuju različite greške.
- Ne komplicirajte projekt previše. Upravljanje rizikom važan je dio projekta. Međutim, ne dopustite da stvarni rad vašeg projekta bude ometen. Ako niste oprezni, možda ćete na kraju loviti nebitne rizike i preopteretiti svoje planove beskorisnim informacijama.
- Nemojte pretpostavljati da su svi rizici identificirani. Priroda rizika je nepredvidiva.
