Postoje dvije vrste planova upravljanja promjenama. Prva vrsta plana bavi se utjecajem promjena na organizaciju, što olakšava tranziciju. Druga vrsta plana prati određene promjene projekta, što rezultira jasnim zapisom o promjenama opsega projekta. Oba plana imaju za cilj jasno i precizno prenijeti šta treba učiniti.
Korak
Metoda 1 od 2: Pisanje plana za upravljanje organizacijskim promjenama
Korak 1. Pokažite razlog promjene
Navedite faktore koji su doveli do promjene, poput loših performansi, nove tehnologije ili promjene u misiji organizacije.
Jedan pristup koji se može koristiti je opisivanje trenutne situacije i buduće situacije koju organizacija želi stvoriti
Korak 2. Definirajte vrstu i opseg promjene
Ukratko opišite prirodu projekta promjene. Odredite hoće li ova promjena utjecati na naziv radnog mjesta, poslovne procese, promjene politike i/ili organizacijsku strukturu. Navedite odjela, radne grupe, sisteme ili druge komponente koje će se podvrgnuti promjenama.
Korak 3. Opišite podršku zainteresovanih strana
Navedite sve strane na koje će predložena promjena utjecati, na primjer, više rukovodstvo, voditelji projekata, sponzori projekata, krajnji korisnici i/ili zaposlenici. Za svaku stranu napišite podržava li stranka promjenu.
- Razmislite o stvaranju dijagrama kako biste to jasno i sažeto prenijeli. Jedan primjer je navođenje svijesti, nivoa podrške i uticaja svake strane rangirane na visokoj/srednjoj/niskoj ljestvici.
- Ako je moguće, obavite lični intervju radi mjerenja podrške.
Korak 4. Formirajte tim za upravljanje promjenama
Ovaj tim je odgovoran za pružanje informacija svim stranama, saslušanje zabrinutosti i osiguravanje što lakšeg procesa promjena. Odaberite ljude koji imaju kredibilitet u organizaciji i dobre komunikacijske vještine.
Ovaj tim bi također trebao imati članove sa višeg izvršnog nivoa. Naglasite da su oni odgovorni za promicanje promjena, a ne samo za davanje odobrenja
Korak 5. Razviti pristup upravljanju
Puna podrška važnih ljudi u organizaciji vrlo je važna za uspjeh promjene. Omogućite starijim zaposlenicima priliku da daju povratne informacije i rade s njima kako bi stvorili aktivnu ulogu u pokazivanju i vođenju promjena.
Korak 6. Napravite plan za svaku zainteresovanu stranu
Procijenite rizike i brige svih strana, uključujući i one koje podržavaju promjene. Odredite upravljački tim da riješi probleme.
Korak 7. Kreirajte plan komunikacije
Komunikacija je najvažnija komponenta u upravljanju promjenama. Redovno komunicirajte sa ljudima na koje promjena utiče. Naglasite razloge koji stoje iza promjene i koristi koje ćete ostvariti promjenom.
- Zainteresovane strane treba da prihvate dvostranu ličnu komunikaciju. Sastanci licem u lice ili licem u lice su veoma važni.
- Komunikacija bi trebala doći od visoko rangiranog sponzora promjena, od vašeg neposrednog nadređenog i od drugih osoba od povjerenja zainteresiranih strana. Sva komunikacija mora prenositi dosljednu poruku.
Korak 8. Pratite utakmicu
Uvijek postoje oni koji se opiru promjenama. Ova utakmica je na individualnom nivou. Dakle, komunicirajte s osobom kako biste razumjeli njihovo zaključivanje. Pratite pritužbe kako bi ih tim za upravljanje promjenama mogao riješiti. Uobičajeni razlozi za otpor uključuju:
- Nema motivacije za promjenu, nema osjećaja hitnosti
- Nemate razumijevanja o cjelokupnoj situaciji niti zašto je potrebna promjena
- Nedostatak unosa u procesu
- Nesigurnost u pogledu sigurnosti posla, budućih uloga ili zahtjeva i vještina potrebnih za obavljanje budućih poslova.
- Neuspjeh menadžmenta u ispunjenju očekivanja u pogledu implementacije promjena ili komunikacije
Korak 9. Prevladajte prepreke
Mnoge pritužbe treba riješiti poboljšanjem komunikacije ili promjenom komunikacijskih strategija radi rješavanja specifičnih pitanja. Neke pritužbe zahtijevaju dodatni pristup koji možda možete uključiti kao dio plana ili ga možete delegirati menadžerskom timu kako bi mogli učiniti ono što je potrebno. Razmislite koji su koraci prikladni u vašoj organizaciji:
- Za promjenu uloga ili radnih procesa, dajte prioritet obuci zaposlenika.
- Ako predviđate nizak moral ili stresno prijelazno razdoblje, pozabavite se događajima u kompaniji ili beneficijama zaposlenika.
- Ako zainteresirane strane nisu motivirane za promjenu, podstaknite ih.
- Ako se zainteresirane strane ne osjećaju uključenima u proces promjene, sazovite sastanak kako biste prikupili povratne informacije i razmotrili promjenu planova.
Metoda 2 od 2: Praćenje promjena projekta
Korak 1. Definirajte ulogu upravljanja promjenama
Napravite spisak pozicija koje ćete imenovati za ovaj projekat. Opišite odgovornosti i vještine potrebne za svako radno mjesto. Uključite u najmanju ruku voditelja projekta za svakodnevne promjene i sponzora projekta koji će pratiti opći napredak i donositi velike odluke o promjenama.
Za široki projekt u velikoj organizaciji podijelite ulogu upravljanja projektom na nekoliko ljudi sa specijaliziranim znanjem
Korak 2. Razmislite o stvaranju kontrolne ploče za promjene
Projekti za razvoj softvera općenito imaju Odbor za kontrolu promjena sastavljen od predstavnika svake od zainteresiranih grupa. Odbor odobrava zahtjeve za promjenu, a ne menadžer projekta i saopštava odluke zainteresovanim stranama. Ovaj pristup dobro funkcionira za projekte koji uključuju više grupa i projekata čiji minimalni opseg i ciljevi često zahtijevaju ponovnu evaluaciju.
Korak 3. Kreirajte proces za realizaciju zahtjeva za promjenom
Kada netko iz tima za promjenu smisli sljedeći korak, kako pretvoriti ideju u stvarnost? Opišite ovaj proces uz saglasnost tima. Primjer:
- Članovi tima popunjavaju obrazac zahtjeva za promjenu i šalju ga menadžeru projekta.
- Rukovodilac projekta unosi obrazac u evidenciju zahtjeva za promjenu i prilagođava taj zapis kako se promjene implementiraju ili odbijaju.
- Menadžer traži od članova tima da napišu određeni plan i procijene koliko će truda biti potrebno.
- Menadžer projekta šalje plan sponzoru projekta na odobrenje ili odbijanje.
- Implementirajte promjene. Zainteresovane strane redovno se informišu o razvoju događaja.
Korak 4. Kreirajte obrazac zahtjeva za promjenu
Donje podatke treba uključiti svaki put kada se podnese zahtjev za promjenu i unijeti ih u dnevnik promjena:
- Promijenite datum zahtjeva
- Promijenite broj zahtjeva koji je dodijelio menadžer projekta
- Naslov i objašnjenje
- Ime podnosioca prijave, adresa e -pošte i broj telefona
- Prioritet (visok, srednji ili nizak). Planovi upravljanja hitnim promjenama mogu zahtijevati posebne rokove.
- Broj proizvoda i verzija (za softverske projekte)
Korak 5. Unesite dodatne informacije u napomene o promjenama
Evidencija promjena treba bilježiti odluke i implementaciju. Osim podataka kopiranih iz obrasca zahtjeva za promjenu, morate pripremiti mjesto za upisivanje sljedećeg:
- Znak odobrenja ili odbijanja
- Potpis osobe koja odobrava ili odbija zahtjev
- Promijenite rok implementacije
- Promijenite datum završetka
Korak 6. Pratite važne odluke
Osim dnevnih bilješki, praćenje važnih odluka bit će korisno za projekt. Ovi zapisi će vam olakšati praćenje dugoročnih projekata ili projekata koji prolaze kroz promjenu vodstva. Ovi zapisi takođe mogu voditi komunikaciju sa klijentima ili višim rukovodstvom. Za sve promjene rokova, opsega ili zahtjeva projekta, nivoa prioriteta ili strategije, uključite sljedeće informacije:
- Ljudi koji donose odluke
- Datum donošenja odluke
- Sažetak razloga koji stoje iza odluke i procesa donošenja odluke. Uključite dokumente koji se odnose na ovaj proces.
