Plan upravljanja opisuje kako će se organizacija ili poslovanje odvijati. Pomoću plana upravljanja možete formulirati upravljačke strukture i operacije. Plan također osigurava da svi članovi dijele isto mišljenje i da će ciljevi biti postignuti. Plan upravljanja možete lako izraditi kroz nekoliko jednostavnih koraka.
Korak
1. dio od 4: Pokretanje plana upravljanja
Korak 1. Odredite potrebu za planom upravljanja
Plan upravljanja služi za formuliranje procedura i politika koje su važne za organizaciju, kao i odgovornosti i ovlaštenja svih uključenih. Bez plana, operacije mogu biti nedosljedne, odgovornosti su nejasne, a organizacija nespremna za određene događaje.
- Poslovni plan omogućava svim članovima organizacije da jasno znaju svoj položaj, uključujući kome trebaju prijaviti, ko im podnosi izvještaje i njihove odgovornosti.
- Tvrdnja uloge također stvara osjećaj odgovornosti jer će biti jasno ko je kriv ako se nešto dogodi ili ne.
Korak 2. Nacrtajte plan
Plan upravljanja trebao bi sadržavati niz ključnih elemenata. Nacrtajte jednostavan nacrt na tabli ili računarskom dokumentu koji prikazuje dijelove plana upravljanja kako biste vi i vaš tim mogli o njima razgovarati. Plan upravljanja trebao bi sadržavati sljedeće odjeljke:
- Opis strukture upravljanja.
- Odeljak koji detaljno opisuje svakog člana i njegove odgovornosti i ovlaštenja.
- Tabela koja prikazuje interakcije i odgovornosti između svakog nivoa u organizaciji.
- Odeljci koji opisuju različite aspekte organizacije kojom se upravlja, kao i politike i procedure upravljanja.
- Raspored za ažuriranje, proširenje i razvoj planova upravljanja i upravljanja.
Korak 3. Opišite svoju upravljačku strukturu
Svaka organizacija ili preduzeće ima donekle drugačiju strukturu upravljanja. Na početku plana riječima ili dijagramima opišite upravljačku strukturu. Jasno objasnite ko donosi konačne odluke, bilo da se radi o upravi, odboru ili jednoj osobi. Uključite vanjske i unutrašnje donosioce odluka, kao i konsultante. Ako je potrebno, objasnite kako se dodjela odluka temelji na organizacijskoj hijerarhiji.
Korak 4. Navedite različite aspekte organizacije kojima će se upravljati prema planu
Podijelite sve procese i funkcije u kategorije. Kategorije se mogu definirati prema odjelima u velikom preduzeću ili prema poslovnom procesu u malom preduzeću. Aspekti poslovanja koji su općenito uključeni su upravljanje zaposlenima, finansijska kontrola, kontrola zaliha ili snabdijevanja, marketing ili odnosi s javnošću, te operacije (poput proizvodnje ili prodaje). Podijelite sve aspekte organizacije tako da možete definirati njihove uloge i procedure.
Dio 2 od 4: Opisivanje vlasništva i upravljanja
Korak 1. Obratite pažnju na tip vlasništva organizacije
Jasno opišite vlasništvo kompanije. Navedite je li organizacija javna, privatna ili neprofitna. Osim toga, ako postoji više vlasnika ili ulagača, morat ćete objasniti podjelu ovlasti, obaveza i udjela. Na primjer, vlasništvo nad organizacijom može se podijeliti u ugovoru o partnerstvu ili dioničaru kompanije.
Korak 2. Navedite imena članova odbora
Navedite članove ako vaše preduzeće ima odbor. Napišite sažetak njihovog liderstva, iskustva, prednosti i slabosti. Privatna preduzeća možda nemaju upravni odbor. Ako nema ploče, ne morate ulaziti u ovaj odjeljak.
Uključite kopiju politike odbora, uključujući uslove izbora, mandat, odgovornosti, ovlaštenja i rješavanje sukoba. Ove informacije moraju biti navedene u ugovoru o poslovanju ili drugom osnivačkom dokumentu
Korak 3. Predstavite ključne članove uprave
Zapišite kvalifikacije i iskustvo svakog člana. Osim vlasnika i članova odbora, ovaj odjeljak uključuje investitore, rukovodioce, menadžere, ključne zaposlenike i osoblje te poduzetnike. Opišite pozadinu članova, zajedno s njihovim karakteristikama i doprinosom uspjehu poslovanja.
Korak 4. Predstavite snage svakog pojedinca u menadžerskom timu
Objasnite koliko su ove kvalitete vrijedne za položaj svakog člana. Uključite atribute kao što su motivacijske sposobnosti, financijske sposobnosti i poslovna snaga.
- Navedite prethodne pozicije i dužnosti svakog člana koji se odnose na njihove trenutne obaveze. Objasnite kako obaveza koristi sposobnosti i jača položaj menadžmenta.
- Unesite obrazovanje svakog menadžera. Objasnite koliko je njihova obuka korisna za kompaniju. Uključite obrazovanje koje je relevantno samo za njihov trenutni položaj.
- Ako ste jedini zaposlenik, uključite vlastito iskustvo i prednosti.
Korak 5. Opišite proces zapošljavanja
Objasnite osnove zapošljavanja novih radnika. Navedite kvalifikacije i iskustvo potrebno za svako radno mjesto. Ovo je posebno važno ako niste zaposlili menadžera. Uključite proces obuke i sve implementirane programe poticaja ili nagrada. Ovdje se može uključiti i opis prednosti.
Korak 6. Uključite ime konsultanta ili vanjskog savjetnika koji ćete koristiti
Postoje ljudi koje možete kontaktirati radi marketinga, ličnih savjeta i financijskog savjetovanja. Na primjer, vašem preduzeću će možda trebati:
- Advokat
- Računovođa
- Agent osiguranja
- Konsultant
Korak 7. Uključite sažetak sposobnosti upravljačkog tima
Napišite kratak opis objašnjavajući zašto je vaš tim uspješan. Na kraju plana upravljanja navedite zašto će vaš tim odrediti uspjeh poslovanja. Objasnite kako će kombinacija menadžera u ovom poslovnom modelu pomoći kompaniji u godinama koje dolaze. Ovaj odjeljak kombinira različite točke plana.
Na primjer, „Naš tim ljudi različitih sposobnosti ima kombinaciju 40 godina iskustva u ovoj oblasti. Sa koordiniranom demokratskom strukturom, oni mogu efikasno raditi zajedno kako bi postigli željene rezultate. S timom vjerujemo da će posao biti isplativ za dvije godine.”
Korak 8. Opišite odnos između uprave, vlasnika i zaposlenika
Važan aspekt operacija upravljanja je interakcija između nivoa menadžmenta i između menadžmenta/vlasnika i zaposlenih. Opišite ovlaštenje, odgovornost i ulogu svakog nivoa u aspektima poslovanja. Uključite zajedničke procese donošenja odluka i saradnje, kao i neophodne sastanke ili linije komunikacije. Pobrinite se da se svi dogovore o tome kako riješiti sporove i podijeliti moć.
Dio 3 od 4: Pisanje politika i procedura
Korak 1. Razmotrite potrebu za pisanom politikom
Pisane politike imaju za cilj definisanje rada u velikim organizacijama. Politike će stvoriti dosljednost i osigurati da svi procesi rade glatko. Međutim, vrlo malim preduzećima ili organizacijama možda neće trebati politika. U stvari, politike ponekad mogu ograničiti saradnju i usporiti rad malih grupa. Razmislite o veličini i potrebama vaše organizacije prije izrade politike.
Korak 2. Okupite grupu menadžmenta i zaposlenih
U svakom razmatranju aspekata poslovanja okupite članove uprave i zaposlenike koji su izravno pogođeni ili odgovorni za proces ili područje. Definirajte politike i procedure s njima, prihvatite unos i razjasnite sve detalje. To omogućava implementaciju planova u stvarnim operacijama i daje zaposlenicima osjećaj vlasništva.
Korak 3. Zapišite politike i procedure za svaki aspekt poslovanja
Ovo će se koristiti kao objašnjenje menadžmentu i zaposlenima o tome kako upravljati ovim dijelom organizacije. Organizacijske politike, filozofije i propisi osmišljeni su tako da postignu ciljeve i osiguraju da su operacije u skladu s organizacijskim principima. Ova politika se ostvaruje kroz procedure, koje su specifične metode za obavljanje poslovnih operacija.
Na primjer, politika korištenja i prodaje samo ekološki prihvatljivih materijala i proizvoda. Postupak koji podržava ovu politiku je kupovina robe od ekološki prihvatljivih prodavača ili provjeravanje utjecaja materijala ili proizvoda na okoliš
Korak 4. Provjerite odgovara li politika vašoj kulturi i filozofiji
Politike i procedure moraju biti u skladu sa filozofijom i ciljevima. Provjerite svaku točku politike kako biste bili sigurni da sve vodi do istog kraja. Ako se nešto ne poklapa ili je upitno, unesite izmjene kako bi bolje odgovarale misiji.
Dio 4 od 4: Revidiranje Plana
Korak 1. Pažljivo ponovo pročitajte plan
Plan upravljanja mora biti profesionalan. Dokument ne smije sadržavati pravopisne i gramatičke greške. Štampajte na bijelom papiru bez bora i mrlja.
Korak 2. Odaberite jasan format
Format plana upravljanja trebao bi biti isti kao i za bilo koji drugi poslovni prijedlog. Glavne sekcije možete označiti podebljanim naslovima. Koristite font koji se lako čita. Standardni font je Times New Roman, veličina 12. Možete koristiti znakove za nabrajanje da navedete svoja iskustva, sposobnosti i odgovornosti ili predstavite važne informacije u kratkim odlomcima.
Korak 3. Razmislite o tome da zatražite od poslovnog konsultanta da pregleda nacrt plana
Što više ljudi to pročita, to bolje. Poslovni savjetnik ili finansijski planer može vam dati bolje savjete. Razgovarajte sa konsultantom. Možda će u tome pronaći praznine ili sukobe.
Korak 4. Pošaljite ga svim vlasnicima
Svi vlasnici i menadžeri na visokom nivou u kompaniji moraju odobriti plan upravljanja. Pobrinite se da svaki vlasnik ima kopiju. Mogu vam poslati ispravke i revizije. Pažljivo razmotrite njihov doprinos. Ako se ne slažete s promjenom, razgovarajte o tome s njima kako biste pronašli kompromis.
Kad se slože, neka svi vlasnici potpišu plan upravljanja prije nego što ga predate investitorima, bankama ili tijelima za financiranje
Korak 5. Obavežite se da ćete promijeniti plan ako je potrebno
Svi novostvoreni planovi upravljanja su neprovjereni i vjerovatno će zahtijevati reviziju nakon što se implementiraju. Stoga biste trebali uključiti odredbu da se planovi mogu mijenjati i revidirati tokom službenih putovanja. Počnite tako što ćete napraviti raspored procjene, navodeći kada će se održati sastanak na kojem će se raspravljati o efikasnosti plana i uspjehu ili neuspjehu njegove implementacije.
- Uvjerite se da postoji način za sve uprave i zaposlenike da dostave povratne informacije vezane za plan upravljanja.
- Zatim stvorite način odobrenja i primijenite promjene.
