Kada odlučite napustiti posao i preseliti se na novu lokaciju, morate obavijestiti najmanje dvije sedmice o svojoj namjeri da date otkaz. Nastavite čitati kako biste naučili kako napisati pristojno, ali čvrsto pismo ostavke koje ćete predati svom šefu.
Korak
1. dio od 3: Šta reći i kako to reći
Korak 1. Iznesite jasnu i sažetu izjavu
U prvom retku vašeg obavještenja treba jasno biti navedeno da ćete podnijeti ostavku na svoju dužnost na kraju dvotjednog perioda. Nemojte koristiti rečenice koje mogu ostaviti utisak da ste spremni ostati duže ili se predomisliti uz odgovarajuću ponudu.
- Dobar primjer: "Ovo pismo je službeno obavještenje o mojoj ostavci na [naziv kompanije] kao [naziv posla], na snazi od [datum ostavke]."
- Dobar primjer: "Ovim podnosim ostavku kao [naziv posla] u [naziv kompanije], stupa na snagu [datum ostavke], dvije sedmice od [današnjeg datuma].
- Loš primjer: "Namjeravam napustiti svoju poziciju [naziv posla]. Molim vas obavijestite me kada je za vas najprikladniji vremenski okvir."
- Loš primjer: "Ako sve bude kako se očekuje, namjeravam podnijeti ostavku na svoju poziciju u ovoj kompaniji za dvije sedmice."
Korak 2. Dajte svom šefu najmanje dvije sedmice
Danas većina zaposlenih ne mora podnijeti ostavku dvije sedmice unaprijed, ali se to i dalje smatra profesionalnom ljubaznošću.
- Ako date otkaz prije dvije sedmice, vaš budući poslodavac će se možda zapitati biste li i vi učinili isto njima.
- Ako vaša kompanija trenutno ulazi u posebno radno razdoblje, razmislite o tome da unaprijed date "četiri sedmice unaprijed" umjesto samo dvije sedmice.
- Viši rukovodioci i zaposlenici na višim nivoima također bi trebali razmisliti o tome da daju otkaz duže od dvije sedmice. Kao opće pravilo, dodijelite količinu vremena jednaku količini vremena odmora dodijeljenog vašem radnom mjestu. Na primjer, ako vam položaj daje tri sedmice odmora, morate unaprijed dati i "tri sedmice unaprijed".
Korak 3. Izbjegavajte navesti razloge svoje ostavke
Ovo je posebno važno ako su vaši razlozi donekle problematični, ali čak i ako želite napustiti kompaniju pod dobrim odnosima, ipak biste trebali izbjegavati navođenje tih razloga u službenom pismu o ostavci.
- Međutim, morate navesti ovaj razlog kada vas direktno zamole da ga navedete.
- Trebali biste navesti i razlog za dijeljenje sa nadzornicima i suradnicima koji će vas definitivno pitati zašto planirate otići. Ovo obrazloženje ne mora biti uključeno u službeno pismo, ali je ipak korisno biti spreman kad vas to osobno zamoli.
Korak 4. Budite i formalni i prijateljski raspoloženi
Cjelokupni ton vašeg pisma obavještenja trebao bi biti profesionalan, ali ne toliko profesionalan da ćete se činiti hladnim ili ukočenim. Obično biste trebali napisati pismo najprijateljskijim tonom koji ste ikada imali sa šefom.
- Ako vaša komunikacija sa šefom uvijek slijedi krutu profesionalnu strukturu, slijedite taj ton u svojim obavijestima. S druge strane, ako sa šefom komunicirate na osobniji način, nemojte se bojati upotrijebiti ličniji ton. Lični ton je i dalje prikladan sve dok nije ležeran i neozbiljan.
- Dobar primjer: "Veoma sam zahvalan na iskustvu i razvoju koji mi je dat dok sam radio s vama."
- Loš primjer: "Formalno, službeno potvrđujem da i dalje poštujem najveće poštovanje prema kompaniji ABC i nemam lošu volju prema nadređenima ili saradnicima u ovoj kompaniji."
- Loš primjer: "Hvala na svemu!"
Korak 5. Postavite pozitivan ton
Ovo pismo će biti posljednji dokument u vašoj mapi osoblja, pa bi trebalo ostaviti dobar utisak. Čak i ako mrzite posao koji napuštate i ne želite više imati posla s bilo kim u kompaniji, ipak biste trebali ostaviti mostove umjesto da ih spalite do temelja.
- Ako je vaš budući poslodavac kontaktirao vašeg prethodnog poslodavca i čuo da ste ostavili pozitivno pismo o otkazu, ostavilo bi dobar utisak na vas. Takođe je korisno ako zaposleni u staroj kompaniji zadužen za izvlačenje vašeg dosijea ne zna mnogo o vama.
- Nikada nemojte zlostavljati nikoga u kompaniji ili kritikovati vođenje kompanije u pismu o ostavci.
Korak 6. Zahvalite sefu
Unesite rečenicu ili dvije zahvaljujući svom šefu što mu je pružio priliku i iskustvo rada u kompaniji. Svaki posao doprinosi životu čovjeka, čak i ako nedostaci daleko nadmašuju prednosti.
- Ako je vaše radno iskustvo uglavnom pozitivno, pobrinite se da pokažete svoju zahvalnost. Napišite nešto poput ovoga: „Ne mogu vam se ni zahvaliti dovoljno u protekle tri godine. Naučio sam mnogo više nego što sam očekivao i zaista cijenim vašu ljubaznost i strpljenje."
- Ako je vaše radno iskustvo uglavnom negativno, navedite opću zahvalnicu. Pokušajte nešto poput sljedećeg: "Također vam želim zahvaliti što ste mi dali iskustvo u posljednje tri godine."
Korak 7. Recite svom šefu da namjeravate dovršiti velike projekte
Kao završni čin lojalnosti i odgovornosti, trebali biste zabilježiti sve projekte koji su na čekanju ili koji su trenutno u tijeku i koji bi mogli propasti bez vaše pomoći i obećati da ćete dovršiti projekt i nećete ostaviti kompaniju u nevolji.
- Tekući projekti i mali projekti kojima bi mogao upravljati netko drugi mogu se isključiti.
- Ovo će ostaviti dobar utisak na vašeg šefa, pa je vjerojatnije da će šef biti spreman dati vam dobru preporuku za drugog šefa u budućnosti ako to od vas zatraži.
Korak 8. Ponudite podršku nakon ostavke
Budući da kompanija prelazi na drugačiji tijek rada nakon vašeg odlaska, doći će do nekih problema. U pismu o otkazu ponudite pomoć kompaniji u tranziciji čak i nakon isteka ugovora o radu.
Navedite telefonski broj i/ili adresu e-pošte koju kompanija može koristiti da vas kontaktira u slučaju bilo kakvih pitanja
Korak 9. Zatvorite sa zahvalnicom
Čak i ako ste mu se zahvalili ranije u pismu, pametno je zaključiti pismo ponovnom zahvalnošću.
Primjer: "Uvijek ću biti zahvalan vama i osoblju kompanije ABC na svemu što ste učinili za mene."
2. dio 3: Sastavljanje pisama
Korak 1. Napišite pismo, a ne e-poštu
Prilikom podnošenja obavijesti o ostavci, trebali biste je zapisati otkucanim i štampanim pismom, a ne e-poštom. Ovo pismo se mora dostaviti direktno vašem nadzorniku.
- Iako se pisanje e-pošte može činiti lakšim i bržim, općenito se smatra manje profesionalnim i općenito se ne voli.
- Ne šaljite pismo sa obaveštenjem poštom ili sistemom isporuke u kancelariji. To će uzrokovati kašnjenja, a do trenutka kada vaš šef primi pismo, vaše planirane dvije sedmice možda su već na pola puta.
Korak 2. Unesite datum u gornji lijevi kut
Kao standard za pisanje službenog pisma, morate upisati datum u formatu datum-mjesec-godina u gornjem lijevom kutu stranice. Mjesec mora biti napisan slovima, dok datum i godina moraju biti u numeričkom formatu.
- Primjer: 26. juna 2013
- Upamtite da obično ne morate uključivati povratnu adresu jer će vaša biti ista kao adresa vašeg poslodavca. Međutim, možete koristiti memorandum kompanije s adresom ako to želite.
Korak 3. Razmislite o uključivanju adrese primaoca
Ako koristite memorandum kompanije, možete odlučiti da ne uključite adresu primatelja, jer je ovo pismo poslano iz same kompanije. Ali uključivanje adrese je dobra ideja jer vam omogućuje da pismo uputite posebno svom šefu.
- U prvu rečenicu upišite naslov i puno ime svog šefa.
- Napišite naziv ulice u sljedeći red, a grad, državu i poštanski broj u sljedeći red.
- Preskočite jedan red između datuma i adrese primaoca. Preskočite još jedan red između adrese primatelja i pozdrava ispod nje. Sama adresa mora imati jedan razmak.
Korak 4. Pozdravite šefa direktno u pozdravnoj rečenici
Vaše pismo bi trebalo otvoriti sa “Poštovani. (ime poslodavca)”i nikada nemojte koristiti nejasan ili općenit pozdrav, poput“Koga to može zabrinuti”.
Trebalo bi pozdraviti svog šefa na isti način na koji biste to inače učinili, čak i ako je ta metoda pomalo ležerna. Na primjer, ako svog šefa obično pozdravljate imenom, napišite „Dragi. Jennifer. " Ako je vaš odnos sa šefom samo profesionalan, upotrijebite “Poštovani. Majka Jennifer Smith."
Korak 5. Napišite sadržaj vašeg pisma
Preskočite red nakon pozdrava prije nego što počnete pisati tijelo pisma u skladu sa smjernicama datim u ovom članku.
- Svaki pasus u tekstu mora imati jedan razmak, ali mora postojati prazan red između svakog zasebnog pasusa. Takođe, nijedan odlomci ne moraju biti uvučeni.
- Napravite pismo maksimalno na jednoj stranici.
Korak 6. Koristite topli poklopac
Kako biste zadržali prijateljski i pozitivan ton, trebali biste dati zaključak koji izgleda toplije i iskrenije od tipičnog završetka, poput "Pozdrav", "Hvala" ili "S poštovanjem".
-
Neki primjeri omota uključuju:
- Moj najtopliji pozdrav
- Imam velike nade u vaš uspeh
- Hvala vam puno na svemu do sada
- Uz najiskrenije zahvale i najtoplije želje.
Korak 7. Upišite svoje ime i potpišite ga
Upišite svoje puno ime četiri reda ispod zatvaranja i stavite potpis između naslovnice i imena.
Dio 3 od 3: Podnošenje pisma ostavke
Korak 1. Dostavite otkaz direktno poslodavcu
Najprofesionalniji način je da prvi put i lično predate ostavku šefu.
- Obično morate zakazati sastanak, ali ako radite za malu kompaniju i imate bliske odnose sa šefom, možda ćete moći nenajavljeno doći u njegovu kancelariju.
- Zatvorite vrata za sobom kad uđete da razgovor ostane privatan.
- Predajte poslodavcu otkazno pismo i objasnite, kada ga podnesete, šta je to.
- Velike su šanse da će vaš šef s vama razgovarati o situaciji. Čak i ako pismo već odgovara na postavljena pitanja, odgovorite u potpunosti na svako pitanje.
- Recite hvala kad izađete iz sobe i rukujete se.
Korak 2. Predajte kopiju pisma onome kome je potrebno
To varira od kompanije do kompanije, ali obično će odjelu za ljudske resurse biti potrebna kopija kao i vašem nadzorniku.
Saradnici, mentori, članovi tima i klijenti trebali bi biti lično obaviješteni o vašoj ostavci. Ne trebaju ovjerenu kopiju vašeg otkaznog pisma
Korak 3. Marljivo radite do kraja
Ako se od vas zatraži da završite velike projekte prije odlaska kada pišete pismo, morate se pridržavati i dovršiti projekte.
- Čak i ako ne zakažete nijedan termin, ne možete zakasniti u posljednje dvije sedmice svog posla. Prijelaz će svima biti težak, a vaš je profesionalni posao da učinite tranziciju što je moguće lakšom za poslodavca kojeg napuštate.
- S druge strane, ako sumnjate da se kompanija prema vama odnosi nepravedno jer ste najavili ostavku, ne dopustite im da vas iskoriste ili izlude s nehumanom količinom dodatnog posla.
