Često čujemo kako se ljudi žale da nemaju dovoljno vremena za obavljanje zadataka. Ako i vi doživite isto, ne brinite! Svoje raspoloživo vrijeme možete maksimalno iskoristiti ovladavši nekim osnovnim organizacijskim vještinama i vještinama upravljanja vremenom. Što mudrije upravljate svojim vremenom, više će zadataka biti završeno.
Korak
Metoda 1 od 3: Identifikovanje načina na koji koristite svoje vrijeme
Korak 1. Zapišite sve dnevne aktivnosti
Promatrajte koje aktivnosti radite svaki dan i zabilježite koliko vam je potrebno da ih dovršite. Možda ne mislite da je izgubljeno vrijeme daleko više od vremena koje se zapravo koristi za obavljanje svakodnevnih zadataka.
Ne zaboravite zabilježiti svoje rutinske aktivnosti kod kuće, poput pripreme doručka, čišćenja kuće, tuširanja itd
Korak 2. Zabilježite sve aktivnosti u bilježnicu
Kada znate aktivnosti koje radite tokom dana i vrijeme koje vam je potrebno, zapišite ih u bilježnicu. Ako se sve informacije objedine i predstave na jednoj stranici, vidjet ćete obrasce i aktivnosti koji mogu izazvati gubitak vremena.
- Vodite potpune i jasne beleške. Ne bilježite više aktivnosti u jedan unos, ne zanemarujte naizgled trivijalne zadatke i precizno pratite vrijeme dok pratite provedbu dnevnih aktivnosti.
- Grupirajte aktivnosti u kategorije. Na primjer, kućanske poslove označite plavom bojom, uredske poslove crvenom bojom, a aktivnosti u slobodno vrijeme crnom bojom. Ova metoda pomaže vam da procijenite koliko će svakoj grupi trebati vremena.
Korak 3. Saznajte kako koristite svoje vrijeme
Da li provodite: 1 sat dnevno sanjareći? 2 sata da odlučite gdje ćete jesti? 8 sati za pristup internetu? Pronađite obrasce koji opisuju kako koristite svoje vrijeme, a zatim odredite koje su aktivnosti korisne, a koje nisu.
- Gubite li vrijeme zbog nedostatka samokontrole? Jeste li navikli odgađati posao? Snosite li veliku odgovornost? Postavite si ova pitanja pri procjeni načina na koji koristite svoje vrijeme.
- Možda svoje dnevne aktivnosti zakazujete na iracionalan način. Na primjer, niste pametno raspolagali svojim vremenom ako radite 30 minuta, napravite pauzu od 10 minuta kako biste se pobrinuli za trivijalne stvari, a zatim se vratite na posao 30 minuta. Bit ćete koncentriraniji i produktivniji ako radite 1 sat, a zatim se pobrinete za trivijalne stvari.
- Dovršite zadatke postavljanjem rokova. To se postiže navođenjem vremena za izvršavanje određenih zadataka bez ometanja.
Korak 4. Učinite prilagodbe rasporeda
Kad točno znate kojim aktivnostima se bavite i na šta trošite vrijeme, prilagodite dnevni raspored. Pobrinite se da znate koje aktivnosti ne možete ili nećete ukloniti zbog nedostatka vremena. Aktivnosti koje oduzimaju puno vremena ne gube uvijek vrijeme.
Korak 5. Ako vam za slanje e-pošte vezanih za posao treba 3 sata dnevno, malo je vjerojatno da ćete skratiti vrijeme predviđeno za ovu aktivnost
Međutim, ako odgovarate na 4-5 osobnih e-poruka dok šaljete poslovnu e-poštu, smanjite dodijeljeno vrijeme.
Korak 6. Promijenite svoje navike i perspektivu
Čak i ako imate problema sa upravljanjem svojim vremenom, uvijek postoji rješenje. Sada kada znate zašto gubite vrijeme ili kako biste trebali iskoristiti svoje vrijeme, sljedeći korak je promijeniti način na koji upravljate svojim vremenom kako biste stekli nove navike.
- Ako puno vremena provodite čisteći kuću ili kuhajući, bilo bi dobro zaposliti sobaricu ili se pretplatiti na ugostiteljsku uslugu. Za neke ljude vrijeme je vrijednije od novca.
- Možda vam je potrebno malo vremena za pristup internetu bez ikakve posebne svrhe. Ograničite vrijeme pristupa određenim web stranicama ili društvenim medijima ako imate važnije poslove.
Metoda 2 od 3: Izbjegavanje diverzija
Korak 1. Odredite stvari koje vam odvlače pažnju tokom svakodnevnih aktivnosti
Dosljedno ometanje glavna je prepreka za mudro upravljanje vremenom. Saznajte koje aktivnosti ili ljudi vam oduzimaju puno vremena, poput prijatelja koji vole čavrljati ili se žele opustiti pa zanemarujete posao. Pokušajte izbjeći stvari zbog kojih gubite vrijeme.
- Ako gubite puno vremena, ali ne postižete rezultate kojima ste se nadali, možda ćete morati izbjeći smetnje.
- Dok radite u uredu, možete naići na neke ometajuće kolege. Nemojte pričati ili besciljno razgovarati tokom radnog vremena. Međutim, budite ljubazni prema njima jer je ponašanje u uredu jednako važno kao i sposobnost upravljanja vremenom za uspjeh u karijeri.
Korak 2. Nemojte dugo ostati na telefonu
Ako dio svog vremena provedete na dugim telefonskim razgovorima, promijenite tu naviku. Često je razgovor licem u lice efikasniji nego preko telefona. Zato se riješite navike dugog razgovora telefonom.
Kada razgovarate telefonom, početak ili kraj razgovora obično su samo trivijalne stvari. Mnogi ljudi se ne mogu usredotočiti i sanjariti o telefonu. Zato pokušajte biti svjesni ovoga. Za najbolje rezultate, održite sastanak licem u lice ako trebate razgovarati o pitanjima vezanim za posao, o čemu obje strane mogu raspravljati bez ometanja tokom sastanka
Korak 3. Ne pristupajte web stranici prečesto
Mnogima je internet potreban kao glavno sredstvo za izvršavanje zadataka. Međutim, mnogi također gube vrijeme bez koristi od jednostavnog traženja članaka, sportskih vijesti, fotografija umjetnika, slika mačića ili štenaca. Usredotočite se na korištenje interneta. Postoje različiti programi za blokiranje određenih aplikacija, web stranica i medija kako bi se smanjila preusmjeravanja s interneta.
- Zatvorite Facebook, Twitter i druge društvene medije kada se trebate usredotočiti na važnije stvari.
- Traženje tema putem Googlea također oduzima mnogo vremena. U početku samo želite pronaći neke informacije, ali prije nego što to saznate, pregledavate različite web stranice 3 sata.
Korak 4. Postavite znak "Molimo vas da se smirite"
Možda ste vidjeli znak kako visi na vratima hotelske sobe. Postavite ovaj znak u svoju kancelariju ili radni prostor. Umjesto da ga tražite u hotelu, sami ga odštampajte i po potrebi objesite na vrata radnog prostora. Na taj način vas nitko ne poziva na chat kako biste se mogli usredotočiti na posao.
Ako radite od kuće, postavite posebnu prostoriju za rad. Nemojte raditi na mjestu koje se obično koristi za aktivnosti sa članovima porodice. Lako se možete omesti kada čujete zvuk sa televizora, zvonjenje telefona ili zvuk video igre
Korak 5. Budite spremni na neočekivana skretanja
Ponekad su diverzije neizbježne, na primjer zato što vas vaš šef poziva na razgovor putem WA -a ili vaši roditelji traže pomoć za izvršavanje lakih zadataka. Ako ste zakazali, ove vam stvari ne skraćuju vrijeme za dovršenje zadataka i izvršavanje prioritetnih aktivnosti.
Metoda 3 od 3: Efikasno korištenje vremena
Korak 1. Zapišite sve stvari koje trebate učiniti
Ne oslanjajte se na memoriju za dnevne zadatke. Napravite popis aktivnosti koje morate obaviti i čitajte ga što je češće moguće kako biste postigli sve radne ciljeve.
- Čak i ako vam se neki zadaci čine trivijalnima ili laganima, samo ih zapišite. Raspored na dnevnom redu sadržavat će nešto poput "Pozovi Stevea", "Izračunaj profitnu maržu" ili "Pošalji e -poruku šefu".
- Neka vam postane navika da bilješke vodite sa sobom tokom svakodnevnih aktivnosti kako biste bili spremni za bilješke o novim aktivnostima ili zadacima. Iako to možete zapisati kasnije, najbolje je da ne odgađate kako ne biste zaboravili.
Korak 2. Koristite kalendar
Korištenje kalendara ili dnevnog reda kao sredstva za zakazivanje dnevnih aktivnosti pomaže vam da efikasno upravljate svojim vremenom. Zapišite sve novo što trebate uključiti u svoj raspored, poput roka, zadatka ili sastanka. Svakog jutra odvojite vrijeme za čitanje dnevnog reda i saznajte koje aktivnosti treba raditi tokom dana.
Korak 3. Nemojte zakazivati termine sa istim rasporedom
Kako biste mogli pametno upravljati vremenom, dogovorite raspored aktivnosti koje nisu pretrpane. Nemojte poštovati rokove niti zakazivati termine po istom rasporedu. Prvo pročitajte dnevni red prije nego što pristanete na novi raspored kako biste osigurali dostupnost vremena. Na ovaj način ćete moći dobro upravljati svojim vremenom i pridržavati se dosljednog dnevnog rasporeda.
Korak 4. Izbjegavajte smetnje
Iskoristite svoje vrijeme produktivno tako što ćete ukloniti stvari koje vam odvraćaju pažnju ili vam odvraćaju od skretanja s rasporeda i odgađanja drugih aktivnosti. Isključite televizor i video igre kako biste se mogli usredotočiti na prioritetne zadatke i kasnije se zabaviti.
Korak 5. Odredite prioritete zadacima koje treba dovršiti
Organizirajte svoje vrijeme najbolje što možete tako što ćete zakazati najvažnije zadatke ili moraju biti na prvom mjestu. Zapišite ovaj zadatak na raspored koristeći svijetle boje ili male naljepnice. Prvo zakažite zadatke s najvećim prioritetom kako biste imali dovoljno vremena za njihovo izvršavanje, a zatim navedite ostale aktivnosti koje se mogu obaviti kasnije.
- Budite spremni promijeniti prioritete u bilo kojem trenutku. Postoje stvari koje nastaju iznenada i moraju se odmah riješiti tako da ste primorani prestati raditi na usmjeravanju pažnje i dodijeliti vrijeme za ispunjavanje vrlo hitnih rokova s maksimalnim rezultatima. Uvjerite se da su ovakvi događaji rijetki.
- Ako često mijenjate dnevne prioritete, čini se da nešto treba popraviti. Iako je normalno napraviti male prilagodbe u svom rasporedu, prečesto mijenjanje rasporeda ukazuje na nemogućnost pravilnog postavljanja prioriteta.
Korak 6. Budite realni
Odredite realnu raspodjelu vremena kako bi svaki zadatak bio pravilno završen. Ako vam je za izvršavanje zadatka potrebno 30-60 minuta, rasporedite 60 minuta. Izrađujući realne procjene vremena, ne osjećate se preopterećeno niti trebate mijenjati raspored rada.
Bolje biti oprezan s davanjem više vremena nego što je potrebno. Ako je zadatak ranije završen, radite na sljedećem i to nema apsolutno nikakvog utjecaja na produktivnost
Korak 7. Rasporedite dnevne rutinske aktivnosti
Ne zaboravite zakazati svoju dnevnu rutinu, poput jela i kupanja. Ovo će se vjerojatno riješiti, ali ćete morati rasporediti vrijeme između zakazanih zadataka kako ne biste propustili ili odgodili druge zakazane aktivnosti.
Korak 8. Koristite podsjetnike
Osim dnevnog reda, upotrijebite i druge alate koji će vas podsjetiti na važne zadatke ili rokove, poput post-it listova ili postavljanja podsjetnika na telefonu koji će zvoniti ili iskočiti u određeno vrijeme da vas podsjeti da učinite nešto ili pripremite se za sledeći raspored. Na ovaj način ne zaboravljate zakazane aktivnosti.
- Ne oslanjajte se na druge ljude da vas podsjete jer postoji velika šansa da će zaboraviti kao i vi.
- Ako je zakazana vrlo važna aktivnost, postavite nekoliko podsjetnika u slučaju da se zanemari mala bilješka ili alarm mobitela.
Korak 9. Zatražite pomoć
Možete zatražiti pomoć od drugih ili po potrebi delegirati lagani posao. Možete napraviti dobar raspored ako ne oklijevate zamoliti nekoga drugog da vam pomogne u čišćenju kuće ili pripremi večere ako ste još uvijek zaposleni do kasno u noć.
- Prenesite odgovornost na nekoga na koga možete računati. Umjesto da tražite pomoć od ljudi koji su u stanju izvršiti zadatak, odaberite nekoga tko je spreman dobro raditi do kraja.
- Ne navikavajte se na prebacivanje zadataka na druge ljude. Osim što pokazujete nesposobnost upravljanja vremenom, možete se činiti i lijenima i nemotiviranima.
Korak 10. Saznajte svoju produktivnost
Povremeno morate odvojiti vrijeme za analizu onoga što ste postigli, koliko dobro radite i koliko vam vremena treba. Procjenjujući različite aspekte vašeg privatnog i profesionalnog života, možete prilagoditi svoj radni raspored i svakodnevni način života tako da možete postići rezultate koji premašuju vaše ciljeve.
Korak 11. Dajte sebi poklon
Prevelik ili predug rad dovodi do dosade, što vam otežava fokusiranje čak i na najlakše zadatke. Zato, odvojite vrijeme da proslavite svoja postignuća i poklonite sebi poklon koji volite.
- Odvojite vrijeme za odmor i opustite se. Isključite telefon i ne odgovarajte na e -poštu. Ako se posao i slobodno vrijeme kombiniraju, ovo nije način da se nagradite ili spriječite izgaranje.
- Ako radite od ponedjeljka do petka, odmarajte vikend za odmor. Na primjer, ako dovršavate projekt koji je trajao 3 mjeseca zaredom, odvojite vrijeme za kratki odmor nakon završetka projekta.
