Lakše je zabilježiti aktivnost čekovnog računa pomoću registara provjera stvorenih iz programa Microsoft Excel. Možete postaviti registre čekova za kategorizaciju troškova tako da možete pratiti sve isplate gotovine. Možete stvoriti formulu kako biste saznali stanje novca na računu. Osim što je korisno, stvaranjem registra čeka u Excelu možete upoznati i osnove programa Excel.
Korak
1. dio od 5: Kreiranje kolona u Excelu
Korak 1. Upoznajte Excel
Excel je softver za proračunske tablice koji se koristi za upravljanje podacima i proračune s formulama. Excel proračunske tablice organizirane su po stupcima i redovima.
- Desktop verzija programa Excel može se instalirati na PC ili Mac. Postoje i besplatne online aplikacije za vaš računar, tablet ili telefon. Funkcionalnost svake verzije samo se malo razlikuje.
- Excel postoji već duže vrijeme i uvijek se pojavi nova verzija svake godine. Način rada svake verzije samo se malo razlikuje.
- U Excelu su redovi vodoravni i razvrstani po broju. Kolone su okomite i poredane po slovima. Kvadrati na kojima se spajaju redovi i stupci nazivaju se ćelije. Ćelije se zovu po redovima i kolonama. Ćelija u petom redu u koloni D naziva se D5 (kolona D, red 5).
- Saznajte razliku između radnog lista i radne sveske. Radni list je Excel datoteka koja sadrži jednu ili više proračunskih tablica. Svaka proračunska tablica nalazi se na zasebnim karticama unutar radne knjige. Radne sveske općenito imaju tri kartice, ali se mogu dodati ako je potrebno.
- Jednostavno možete koristiti jednu karticu za kreiranje osnovnog registra čekova.
- Upotrijebit ćete dvije kartice za kreiranje funkcije kategorije opterećenja u registru čeka.
Korak 2. Otvorite praznu tabelu
Način otvaranja proračunske tablice ovisi o operativnom sistemu i vrsti računara koji koristite.
- Za računare sa operativnim sistemom pod operativnim sistemom Windows 7, kliknite na meni Start u donjem levom uglu radne površine. Na izborniku koji se pojavi kliknite Programi. Na izborniku koji se pojavi zatim kliknite Microsoft Office, a zatim kliknite Microsoft Office Excel. U ovom se trenutku na radnoj površini pojavljuje prazna proračunska tablica.
- Za računare sa operativnim sistemom Windows 7 ili novijim, kliknite ikonu Windows u donjem levom uglu ekrana, a zatim kliknite pločicu Microsoft Excel da biste otvorili Excel. S lijeve strane bit će stranica koja prikazuje nove datoteke, a s desne opcije novog predloška dokumenta. Kliknite prvu opciju predloška, Prazna radna knjiga da biste otvorili novu proračunsku tablicu.
- Da biste otvorili Excel na Macu, kliknite Excel na doku. Kliknite "Datoteka" na traci s izbornicima. Pritisnite "Otvori", a zatim "Novo". Bićete preusmereni na novu praznu tabelu.
Korak 3. Kreirajte oznake stupaca
Koristite oznaku koja se obično nalazi u čekovnoj knjižici registra. Kreirajte kolone za datum, br. ček, primalac uplate i opis ili dopis. Zatim stvorite kolone za zaduženja (tj. Plaćanja ili podizanja), kredite (tj. Depozite) i terminska salda.
- Unesite "DATE" u ćeliju B1 (kolona B, red 1). Ovdje se unosi datum transakcije.
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju C1 (kolona C, red 1). Upišite "ITEM #". Ovdje se unosi broj čeka ili vrsta transakcije, poput "bankomata" ili "depozita".
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju D1 (kolona D, red 1). Upišite "PAYEE". Ovo je ime primatelja čeka ili primatelja uplate.
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju E1 (kolona E, red 1). Upišite "OPIS". Ovdje se unose detalji o transakciji.
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju F1 (kolona F, red 1). Upišite "DEBIT". Ovdje se evidentira novac koji izlazi s računa (odljev).
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju G1 (kolona G, red 1). Upišite "EXPENSE CATEGORY". Prvo ostavite ovo polje prazno. Ove opcije stupaca bit će kreirane u kasnijem koraku.
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju H1 (kolona H, red 1). Upišite "KREDIT". Ovdje se evidentira novac koji ide na račun (priliv).
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju J1 (kolona J, red 1). Upišite "KATEGORIJA PRIHODA". Ove opcije stupaca će također biti kreirane u kasnijem koraku.
- Pomaknite jednu ćeliju udesno, ćeliju K1 (kolona K, red 1). Upišite "BALANS". Ovo je iznos na računu nakon što su evidentirane sve transakcije.
Korak 4. Formatirajte oznake kolona
Dodajte oblikovanje stupcu oznaka podebljanim fontom i dajte redovima oznaka registra drugačiju boju pozadine za lakše čitanje. Prvo odaberite raspon ćelija koje želite oblikovati, a zatim odaberite opciju oblikovanja.
- Potražite opcije formata na kartici "HOME" na vrpci s alatnom trakom. Ova kartica "HOME" već je otvorena kada otvorite novu radnu knjigu.
- Odaberite ćeliju B1 (DATE), zatim povucite kursor na sve oznake do ćelije K1 (BALANS).
- U gornjem lijevom kutu trake s alatima kliknite "B" za odabir podebljanog formata.
- Pritisnite ikonu kante s bojom za prikaz palete boja pozadine za promjenu boje pozadine.
Korak 5. Promijenite veličinu više stupaca
Obično je veličina stupca premala za spremanje podataka koje ste unijeli. Na primjer, stupci “PAYEE” i “DESCRIPTION” mogu sadržavati duga imena ili dugačke bilješke. Stupac A služi samo kao separator, pa je njegova veličina vrlo uska.
- Pritisnite zaglavlje stupca A da biste odabrali cijelu kolonu. U gornjem desnom kutu trake s alatima na vrpci "HOME" kliknite gumb "FORMAT". Na padajućem izborniku kliknite "Širina stupca", unesite 2, a zatim kliknite U redu. Kolona A će biti vrlo uska.
- Proširite kolonu D, "PLAĆNIK". Kliknite odjeljak zaglavlja u koloni D da biste odabrali tu kolonu. Zadržite pokazivač iznad granice kolona D i E. Kursor će se promijeniti u kursor za promjenu veličine, u obliku poput znaka plus sa strelicom. Kada je kursor vidljiv, kliknite lijevim tasterom miša i povucite miša udesno da stupac bude što širi.
- Ponovite isti postupak za proširenje kolone E, "DESCRIPTION".
Korak 6. Centrirajte oznaku registra
Odaberite cijeli prvi red. Kliknite lijevim tasterom miša na broj jedan na lijevoj ivici stranice. U gornjem lijevom dijelu trake s alatima na vrpci "HOME" kliknite gumb za poravnanje po sredini. Svi podaci u odabranim ćelijama bit će centrirani. Oznake stupaca u svakoj ćeliji sada su centrirane.
Dio 2 od 5: Oblikovanje ćelija
Korak 1. Unesite neke podatke
Da biste vidjeli izvršene promjene formata, unesite četiri retka podataka u ćelije. Počnite s početnim saldom, a zatim unesite ostale tri transakcije.
- Dodajte datum početnog stanja u ćeliju B2, na primjer 27. 9. 2015. U kolonu "PAYEE" u ćeliji D2 upišite "Otvaranje salda". U kolonu "BILANS" u ćeliji K2 unesite iznos novca na svom računu prema datumu u ćeliji B2.
- Dodajte još tri transakcije. Kombinirajte debitne transakcije (poput plaćanja čekovima ili podizanje bankomata) i kreditne transakcije (poput depozita).
- Uočite nedosljedno oblikovanje svakog broja u ćeliji. Format stupca datuma može se promijeniti u "2015/09/27" ili "27-septembar". Stupac iznosa dolara može prikazati pogrešan broj decimalnih mjesta. Formatirajte ga tako da sve bude čisto.
Korak 2. Formatirajte datum
Uvjerite se da ova kolona prikazuje dosljedne datume. Postoji mnogo mogućnosti za oblikovanje datuma u Excelu. Odaberite koji želite.
- Kliknite na zaglavlje u koloni B, koje je "DATE". Biće izabrana cela kolona.
- Desnom tipkom miša kliknite stupac i odaberite Oblikovanje ćelija. Pojavit će se prozor Oblikovanje ćelija.
- Odaberite karticu "Brojevi". Odaberite "Datum" u "Kategorija". Odaberite željeni format datuma i kliknite U redu u donjem desnom kutu prozora.
- Dok je stupac još odabran, centrirajte podatke u ove ćelije klikom na ikonu za poravnavanje po sredini u gornjem lijevom kutu trake s alatima na vrpci "HOME".
Korak 3. Formatirajte kolonu "ITEM #"
Podaci u ovoj koloni moraju biti centrirani. Označite cijelu kolonu C klikom na zaglavlje kolone. Kliknite na ikonu poravnanja po sredini. Obratite pažnju na podatke koji su uneti u ovu kolonu. Pisanje mora biti centrirano.
Provjerite format kolona D i E, "PAYEE" i "DESCRIPTION". Excel obično oblikuje ćelije tako da su podaci poravnati lijevo. Ovaj format će biti prikladan za ovu kolonu. Dvaput provjerite veličinu stupca. Sada u tim ćelijama ima nekih podataka, pa prema potrebi prilagodite širinu stupca kako biste ga učinili širim ili užim
Korak 4. Formatirajte valutu u kolonama F, H i K ili "DEBIT", "KREDIT" i "BILANS NAPRED"
Valuta koristi dvocifrene decimale. Postoji mogućnost prikaza znaka dolara. Debitni broj možete po želji učiniti i crvenim.
- Odaberite stupac F. Desnom tipkom miša kliknite kolonu F i odaberite Oblikovanje ćelija. Pojavit će se prozor Oblikovanje ćelija. Na kartici "Broj" odaberite "Računovodstvo". Odaberite "2" u opciji "Decimal places". Odaberite znak dolara u "Simbol".
- Ponovite gornje korake za stupce H i K.
- Da bi broj zaduženja izgledao crveno, kliknite zaglavlje u koloni F da biste odabrali cijelu kolonu. Desnom tipkom miša kliknite stupac i odaberite Oblikovanje ćelija. Odaberite karticu Font kada se pojavi prozor Oblikovanje ćelija. Na ovoj kartici kliknite padajući izbornik pored opcije Boja. Na paleti kliknite crvenu boju.
Dio 3 od 5: Stvaranje formula
Korak 1. Kreirajte formulu za izračunavanje trenutnog stanja
Unesite formulu matematičke operacije za izračun trenutnog stanja u kolonu K. Formula vam nije potrebna u ćeliji K2. Ovdje se unosi vaše početno stanje.
- Kliknite ćeliju K3. Kliknite na traku s formulama pri vrhu proračunske tablice. Unesite formulu da biste izvršili izračun. Unesite = ZBIR (K2-F3+H3). Ova formula govori proračunskoj tablici da uzme početno stanje (ćelija K2), oduzme zaduženja ako ih ima (ćelija F3) i doda kredite ako ih ima (ćelija H3).
- Ako je početno stanje 200 USD, a vaš prvi unos ček na 35 USD, zabilježite 35 USD kao zaduženje u ćeliji F3. Formula koju ste unijeli u ćeliju H3 uzima početno stanje i oduzima zaduženje tako da stanje iznosi 165 USD.
Korak 2. Kopirajte formulu
Odaberite ćeliju K3. Desnom tipkom miša kliknite i odaberite Kopiraj. Odaberite ćelije K4 i K5, zatim desnom tipkom miša kliknite i odaberite Zalijepi. Sada se formula kopira u ove ćelije. Sada je trenutno stanje izračunato u koloni K za sve unesene redove podataka.
Korak 3. Kreirajte uvjetnu formulu za brisanje kolone trenutnog stanja
Gornju formulu možete kopirati u ćeliju K6. Međutim, budući da niste unijeli nikakve podatke, trenutno stanje iz ćelije K5 također će se pojaviti u ćeliji K6. Da biste to razjasnili, stvorite uvjetnu formulu koja će isprazniti ćeliju ako se ne unesu transakcije, ali će prikazati stanje ako postoji.
U ćeliju K6 unesite formulu = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). Ovo će Excelu reći da ako je ćelija B6 u stupcu "DATE" prazna, ćelija H6 mora biti prazna, ali ako ćelija B6 nije prazna, saldo treba izračunati
Korak 4. Proširite formulu automatskim popunjavanjem
Funkcija automatskog popunjavanja popunjava formulu susjednih ćelija tako da nema potrebe za ponavljanjem unosa formule "BALANS".
- Potražite polugu za automatsko popunjavanje u aktivnoj ćeliji. Pogledajte mali tamni pravokutnik u donjem desnom kutu aktivne ćelije. Zadržite pokazivač miša dok se ne promijeni u kursor za automatsko popunjavanje, koji izgleda kao tanki plus.
- Kliknite na ćeliju K6. Zadržite pokazivač iznad poluge za automatsko popunjavanje i kursor će se promijeniti u tanki znak plus. Kliknite lijevim tasterom miša i držite ručicu za automatsko popunjavanje. Povucite kursor na ćeliju K100 (kolona K, red 100).
- Formula se sada kopira u sve ćelije od stupca K do reda 100. Brojevi redaka i stupca u svakoj ćeliji automatski se prilagođavaju tako da formula može ispravno izračunati.
4. dio od 5: Dodavanje kategorija
Korak 1. Kreirajte kategoriju transakcija
Kategorije transakcija korisne su za praćenje odljeva gotovine i vrsta prihoda. Kategorije se mogu odnositi na porez na prihod, poput poreza na imovinu ili dobrotvornih priloga. Kategorije se također mogu koristiti za stvaranje grafikona koji lako vizualiziraju finansijske aktivnosti računa.
Korak 2. Kreirajte karticu "Kategorije"
Ova kartica služi za spremanje svih potencijalnih kategorija provjera evidencije prihoda i rashoda. Preimenujte jednu od kartica u radnoj svesci "Kategorije". Dvaput kliknite na naslov postojeće kartice tako da istakne naziv. Naziv će se promijeniti u "List 2" ili "List 3". Kada je naziv lista istaknut, upišite novi naziv za karticu, poput "Kategorije".
U ćeliju B4 upišite "Kategorije". Oblikujte ćelije podebljano i centrirajte ih
Korak 3. Kreirajte kategorije prihoda
Upišite "*** prihod ***" u ćeliju B5. Ovdje su uključene sve kategorije prihoda koje imate ili biste mogli imati koristi u budućnosti. Unesite sve svoje kategorije prihoda počevši od ćelije B6 pa napredujući.
- Najčešća kategorija prihoda je "Plaće" (nadnice). Podijelite različite kategorije plaća ako postoji više od jednog posla.
- Vaša finansijska situacija je odlučujući faktor za druge kategorije prihoda. Kreirajte kategoriju "Dividende" ako posjedujete dionice. Također stvorite kategorije izdržavanja za djecu ako je primjenjivo. Druge kategorije, kao što su „Prihodi od kamata“, „Pokloni“i „Ostalo“.
Korak 4. Kreirajte kategorije opterećenja
Očistite ćelije u zadnjoj kategoriji prihoda. Pomaknite se jednu ćeliju prema dolje, a zatim upišite "*** Troškovi ***". Sve kategorije opterećenja su u ovom odjeljku.
Broj kategorija opterećenja prilagođen je vašim okolnostima, uključujući "hipoteku", "iznajmljivanje", "osiguranje", "plaćanje automobila", "plin", "struju", "telefon" ili "zabavu"
Korak 5. Dajte ime rasponu ćelija koje sadrže kategoriju
Odaberite ćeliju B5, zatim označite iz ćelije B5 sve kategorije prihoda i rashoda. Potražite okvir s nazivom ćelije u gornjem lijevom kutu prozora, lijevo od okvira s formulom. Naziv prve ćelije u označenom rasponu prikazat će "B5". Kliknite okvir s nazivom ćelije i upišite "Kategorije". Ovo je naziv raspona ćelija koje možete koristiti u registru čeka.
Korak 6. Koristite kategorije rashoda i prihoda u registru čeka
Vratite se na karticu na kojoj ste kreirali registar čeka. Sada će se stupci “EXPENSE CATEGORY” i “INCOME CATEGORY” dodati u padajući izbornik.
- Odaberite ćeliju G2 u provjeri kartice registra. Ovo je prva ćelija u koloni "KATEGORIJA RASHODA".
- Odaberite vrpcu "DATA" na alatnoj traci. Kliknite na dugme "Validacija podataka". Odaberite "Provjera valjanosti podataka" s padajućeg izbornika. Otvorit će se prozor "Validacija podataka".
- Na kartici "Postavke" u prozoru "Validacija podataka" pronađite padajući okvir "Dozvoli". Pritisnite strelicu prema dolje i odaberite "Lista". Unesite "= Kategorije" pod "Izvor". kliknite OK.
- Mala strelica će se pojaviti pored ćelije G2. Pritisnite ovu strelicu za prikaz popisa kategorija. Kliknite na kategoriju koja odgovara transakciji retka.
- Kopirajte formulu iz ćelije G2 u ćeliju G100 pomoću funkcije AutoFill.
- Idite u ćeliju J2 da ponovite postupak u koloni “KATEGORIJA PRIHODA”.
5. dio od 5: Zaštita registra čeka
Korak 1. Zaključajte ćelije formule i zaštitite proračunsku tablicu
Zaštita radnog lista znači da ne možete prebrisati podatke u zaključanim ćelijama pa ne morate brinuti o tome da su budući proračuni bilansa pogrešni zbog grešaka u formuli. Također možete dodati lozinku kako bi vaš čekovni registar bio zaštićeniji od drugih korisnika. Uvjerite se da se lozinka lako pamti ili je zapišite na sigurno mjesto. Radni list neće biti dostupan ako zaboravite lozinku.
Korak 2. Otključajte ćeliju
Nakon što se radni list zaštiti, sve ćelije će biti zaključane. Stoga morate otključati ćelije podataka koje želite unijeti, čak i ako je radni list zaštićen.
- Odaberite ćelije B2 do J100. Ovo su sve ćelije svih stupaca registra čeka, osim zadnje kolone K, koja je kolona "BALANS". Podaci se i dalje moraju unijeti u ove ćelije čak i ako je radni list zaštićen.
- U odabranom rasponu ćelija kliknite desnom tipkom miša. Odaberite Oblikovanje ćelija.
- U prozoru Oblikovanje ćelija odaberite karticu Zaštita. Poništite okvir "Zaključano", a zatim kliknite U redu.
Korak 3. Omogućite zaštitu na radnom listu
To znači da će sve ćelije ostati zaključane, uključujući ćelije u stupcu K ("BALANS"), tako da se ne mogu prebrisati.
- Otvorite vrpcu "PREGLED" na alatnoj traci. Pritisnite “Zaštiti list” da biste otvorili prozor “Zaštiti list”.
- Ako želite zaštititi radni list, dodajte lozinku ovdje. Ako nije, ostavite polje prazno.
- kliknite OK. Registri čeka sada nisu zaštićeni.
Korak 4. Uklonite zaštitu radnog lista kako biste promijenili zaključane ćelije
Ovaj postupak možete kasnije poništiti ako želite promijeniti formulu u zaključanoj ćeliji. Otvorite vrpcu "PREGLED" na alatnoj traci. Pritisnite "Unprotect Sheet" dok se ne pojavi prozor "Unprotect Sheet". kliknite OK.
